自社が属する業界や業種に関わらず、ビジネスにおいては情報共有が必要になります。社内外と円滑に連携すると、仕事もスムーズに進むため、組織の成長に貢献します。
 
一方、情報共有がメールや電話、会議といったシーンに代表されるアナログな管理方法では、共有漏れや伝達内容が伝わっていないといったトラブルが起こりがちです。
 
仕事での情報共有に関して、アナログな管理では実現できなかった「効率化」をするために、今日では「情報共有アプリ」がメジャーなトレンドになっています。しかし、導入を考えていても目的に沿ったものを導入しなければ、業務効率化に失敗してしまったり、結局使われなくなってしまったりするので、おすすめがどれなのかわからない方も多いはず。
 
そこで今回は、仕事の目的別に使えるアプリ10選を特徴を解説しながらご紹介します。
 
  • 仕事で使える情報共有アプリを導入し、コミュニケーションのストレスを無くしたい
  • アナログな情報管理で非効率な現状を打開したい
  • 非IT企業でも使える最適なアプリを知り、効率化を実現したい
という担当者の方はこの記事を参考にすることで、自社で使えるアプリは何が最適なのかがわかるようになります。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
https://www.stock-app.info/

仕事の目的別におすすめする情報共有アプリ10選

以下では、仕事の目的別に使える情報共有アプリをご紹介します。
 
情報共有アプリにはさまざまなものがありますが、社内にスムーズにアプリを浸透させるには、「必要な機能はありつつも、教育コストがかからないアプリ」を選定する必要があります。
 
特に、社内のリテラシーが異なる場合は、導入した担当者を筆頭に部署やチーム、規模が大きい企業では全社に使い方を共有したり、マニュアルを整備したりする必要があります。
 
日々の業務をしながら、全社員が導入したアプリの利用方法を習得するのには時間がかかります。しかし、アプリは運用されてはじめて効果を発揮しますので、「なるべく簡単、かつ情報共有に必要な機能最低限な機能があれば良い」と考える方も多いはずです。
 
その場合は、「Stock」のような過不足のない機能とシンプルさを併せ持つアプリの導入が必須です。Stockは非IT企業を含む導入実績が80,000社を超え、導入したその日から業務効率化が実現できる情報共有アプリです

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。

リアルタイムコミュニケーションを重視するなら「チャットワーク」

チャットワークのトップページ

「チャットワーク」|ビジネスが加速するクラウド会議室

https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは、ビジネス向けのチャットツールです。
メールに比べ気軽にコミュニケーションを取れることから、社内の情報共有が活発になります。

■チャットワークの特徴

1.気軽にコミュニケーションが取れる
 LINEのようにチャットで気軽にコミュニケーションを取ることができるうえ、スタンプ機能や返信機能など、機能が充実しています。
 
2. 既読機能がない
 既読機能がないのが特徴で、メッセージを自分のタイミングで確認できるため、作業に集中しやすくなります。

■チャットワークの主な機能

チャットワークのチャット画面

グループチャットではテキストメッセージを送るだけでなく、絵文字の利用やファイル添付もできます。
また、返信機能もついているので、どのメッセージに対するメッセージなのかが分かりやすくなっているため、会話の流れが分かりやくなっています。

チャットワークのタスク管理画面

タスク管理では各グループチャットごとに、タスクを一覧形式で管理できます。
自分のタスクだけでなく、他メンバーのタスクも見ることができるため、各グループ内でどのようなタスクが発生しているかを管理できます。

■チャットワークの導入費用

チャットワークの料金プランページhttps://go.chatwork.com/ja/price/

チャットワークは、無料で使うことができますが、グループチャット数の制限(7個まで)があります。
グループチャット数を増やしたり、管理者機能などを利用するためには有料プラン(400円/月(1人)〜)を契約する必要があります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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ファイル管理を重視するなら「Dropbox Business」

Dropbox Businessのトップページ

「Dropbox Business」|新しい働き方を実現するワークスペース

https://www.dropbox.com/business

Dropbox Businessは、ビジネス版のオンラインストレージサービスです。
様々なファイルを一箇所で管理することができるほか、共有も簡単なため、社内のファイルを一括管理するのに適しています。

■Dropboxの特徴

1.全てクラウド上に保存できる
 端末に保存していたデータを、全てクラウド上に保存可能なため、端末を紛失してもデータが全て消えてしまったり、重要な情報が外部に漏れる心配がありません。
 
2.他人との共有が簡単
 簡単に共有フォルダやリンクを作ることができるので、他人との共有が簡単になります。

■Dropboxの主な機能

Dropbox Businessのファイル管理画面

ファイル管理機能では、フォルダ階層形式でファイルを管理ができます。
見慣れたユーザーインターフェイスのため、特に迷うことなく使うことができるのが特徴です。
また、共有フォルダを作って外部の人とフォルダを共有することもできます。

■Dropboxの導入費用

Dropbox Businessの料金プランページ
https://www.dropbox.com/business/plans-comparison

個人用とビジネス用で分かれており、30日間の無料トライアルがついていますが、個人の有料プラン(1,200円/月(1人あたり)〜)、もしくはチームの有料プラン(1,250円/月(1人あたり)〜)の契約が必要になります。
 


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社内イベントなどの情報も共有したいなら「Workplace by Facebook」

Workplace by Facebookのトップページ

「Workplace by Facebook」|チームとの共同作業を効率的に行えるスペース

https://www.facebook.com/workplace

Workplace by Facebookは、Facebookが提供しているビジネス向けのコラボレーションツールです。
Facebookとは異なり、個人単位ではなく、チーム単位でページを作ることになります。

■Workplace by Facebookの特徴

1. Facebookと使い方が似ている
 FacebookのUIとほとんど同じのため、Facebookを利用している人であれば違和感なく使うことができます。
 
2. 他社サービスとの連携が充実している
 Facebookとは異なり、ビジネス向けであることから、Google Driveとの連携やチャットボットなど、ビジネス向けにカスタマイズがしやすいものになっています。

■Workplace by Facebookの主な機能

Workplace by Facebookのグループ画面

グループ機能では、掲示板として各グループを使って投稿ができます。
グループ単位で投稿ができるため、掲示板として使いながらコミュニケーションもすることができます。

Workplace by Facebookのイベント画面

イベント機能では、「今日のイベント」や「今週末のイベント」など、社内で行われるイベントを登録することができます。飲み会や交流イベントなどを登録することで、チームメンバーの出欠確認までできるようになります。

■Workplace by Facebookの料金

Workplace by Facebookの料金プランページ

Workplace by Facebookは、無料でも利用できます。
一方で、アドバンスプラン($4/月(1アクティブユーザー))やエンタープライズプラン($4/月(1アクティブユーザー))を契約すると、管理者機能やセキュリティに関する機能が利用できるようになります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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タスク管理に特化したものを使うなら「Trello」

Trelloのトップページ

「Trello」|みんなで、どんなことでも整理できる無料タスク管理ツール

https://trello.com/

Trelloは、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスクが管理できるプロジェクト管理アプリです。

■Trelloの特徴

1.直感的な操作性
 付箋を貼る感覚でタスクを追加できます。
 
2.タスクの進捗が管理しやすい
 タスクをカードのように並べ、ドラッグ&ドロップでカードを動かしてタスクのステータスを管理できることから、進捗を視覚的に把握しやすくなります。

■Trelloの主な機能

Trelloのタスク管理画面

タスク管理機能では、カードのように並べるビジュアルと、直感的な操作性で簡単に管理できます。また、タスクの進捗ごとに、未着手・着手・確認待ちのようなステータスを管理もできます。

■Trelloの料金

Trelloの料金プランページ
https://trello.com/pricing

基本的には無料で利用できますが、タスクに添付できるファイル容量を増加(無料プランは10MBまで)させたり、権限機能を付けるには、ビジネスクラス($10/月〜)の契約が必要になります。
 


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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多機能なツールを使いたいなら「LINE WORKS」

LINE WORKSのトップページ

「LINE WORKS」|LINEとつながる唯一のビジネスチャット

https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSは、ビジネス版LINEとして、チャットだけでなく、カレンダー機能やフォルダ管理などができるグループウェアです。

■LINE WORKSの特徴

1. LINEと同じ感覚でチャットができる
 LINEと同じ使い方でチャットができるため、普段と同じ感覚で利用できます。
 
2. チャット以外にも様々な機能が使える
 チャットだけでなく、メール・カレンダー・掲示板など。グループウェアとしての機能が豊富です。

■LINE WORKSの主な機能

掲示板機能では、カテゴリーごとに掲示板を分類して、一覧で確認することができます。

LINE WORKSの掲示板画面

掲示板にはコメントをすることができ、LINE同様に既読管理をすることもできます。

LINE WORKSの掲示板にコメントと既読をつける

また、カレンダー機能では、社内イベントなども含め、スケジュールの共有・管理ができます。

LINE WORKSのカレンダー画面

■LINE WORKSの料金

LINE WORKSの料金プランページhttps://line.worksmobile.com/jp/home/price

30日間の無料トライアル期間がありますが、有料プラン(ライト:300円/月(1人)〜)で使うものになるので、無料トライアル期間中に様々な機能を試す必要があります。
 


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エンジニアが多い組織で使うなら「Backlog」

Backlogのトップページ

「Backlog」|オンライン プロジェクト管理 & コラボレーションツール

https://www.backlog.jp/目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!

Backlogは、プロジェクトで発生するタスクなどの進捗状況を一括管理できるプロジェクト管理アプリです。
エンジニアの方に多く使われるツールになっています。

■Backlogの特徴

1.進捗を視覚的に把握できる
 ガントチャートでタイムライン的に可視化できるので、進捗の把握が視覚的にできます。
 
2.タスクに関するコミュニケーションができる
 コメント以外に、絵文字やアイコン、スター機能を使ってコミュニケーションができるので、単なるタスク管理ツールよりもコミュニケーションが活発になります。

■Backlogの主な機能

Backlogのタスク管理画面

タスク管理機能では、期限だけでなく、ステータスや優先度などの設定もできます。また、ガントチャート表示にも対応しています。

BacklogのWiki画面

Wiki機能では、マークダウン形式でwikiを書くことができます。開発要件などの情報をタスクではなく、wikiとして残すことが可能です。

■Backlogの料金

Backlogの料金プランページ
https://www.backlog.jp/目的別に使える!おすすめ情報共有アプリ10選!

1プロジェクト10人までであれば、無料で利用ができます。
プロジェクト数を増やしたり、ユーザー数を増やす場合には、有料プラン(2,640円/月〜(1チームあたり))の契約が必要になります。
 


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グループウェアとして使いたいなら「サイボウズOffice」

サイボウズOfficeのトップページ

グループウェア「サイボウズOffice10」

https://products.cybozu.co.jp/office/

サイボウズOfficeは、国内のグループウェア市場で10年連続シェア1位のグループウェアです。

■サイボウズOfficeの特徴

1.個人単位で機能のオン/オフができる
 ユーザー毎に設定できるので、不要なアプリケーションを非表示にできます。
 
2.未読を一覧で見れる
 未読の通知をまとめて処理したり、機能ごとに未読の処理ができます。

■サイボウズOfficeの主な機能

掲示板
社内のお知らせを書いておくだけでなく、コメント機能はもちろん、「いいね!」をはじめとするリアクション機能もついているので、一方的な発信になるのを防いでくれます。
Todoリスト
トップページやスケジュールにタスクの期限が表示されるので、タスク漏れを防ぐことができます。
カレンダー
指定したユーザーや部門内のユーザーの予定を一覧で確認できたり、設備の予約ができます。
ファイル共有
複数階層のフォルダを作成し、ファイルの管理をすることができます。

■サイボウズOfficeの料金

サイボウズOfficeの料金プランページ

サイボウズOfficeは無料お試しが30日間ありますが、それ以降はブラウザ版の場合、有料プラン(500円/月〜(1人あたり))を契約する必要があります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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社内SNSのように情報を流していきたいなら「トークノート」

トークノートのトップページ

「トークノート」|いい会社をつくる社内SNS

https://talknote.com/

トークノートは、社内のコミュニケーションを円滑化させるための社内SNSです。
社内SNSですので、コミュニケーションが中心になりますが、社内掲示板として利用できます。

■トークノートの特徴

1.シンプルなデザイン
 誰でも親しみやすいデザインで、スタンプや「いいね!」を気軽に残すことができます。
 
2.管理機能が充実している
 既読・未読の管理やタスク管理など、メンバーの管理機能に加え、必要な機能が備わっています。

■トークノートの主な機能

トークノートのグループ画面

グループ機能では、テーマごとに投稿することができますので、社内掲示板として利用することができます。
また、投稿内容に関してコメントやスタンプで返信することもできるので、掲示板の内容に対してのコミュニケーションが簡単です。

トークノートのタスク管理画面

タスク管理機能で作成したタスクは、期限と共に一覧で確認することができます。

■トークノートの料金

トークノートの料金プランページhttps://talknote.com/price/index.php

無料トライアルはついていますが、無料期間が14日間と限られています。
有料プランの場合には、初期費用の他、1ユーザーあたりの月額費用が発生しますが、詳細の記載がないため、問い合わせをする必要があります。
 


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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日報を使ったコミュニケーションを促進したいなら「gamba!」

gamba!のトップページ

「gamba!」国内最大級の日報共有アプリ

https://www.getgamba.com/

gamba!は、社内SNS型の日報共有アプリです。
テキストで日報を共有することに加え、チーム間の仕事に対する目標や達成状況も共有できます。

■gamba!の特徴

1.SNS型の日報
 日報を書くだけでなく、日報に対していいねやコメント、スタンプ、足あと機能が付いています。
 
2. 手軽に日報を書ける
 テンプレート機能や、Googleカレンダーとの連携など、簡単に日報を書ける仕組みが備わっています。

■gamba!の主な機能

gamba!の日報機能

ただ日報を書くだけでなく、日報を元にコミュニケーションができたり、日報からノウハウの共有ができたりと、社内の情報共有としての利用ができます。

■gamba!の導入費用

gamba!の料金プランページ
https://www.getgamba.com/

gamba!は15日間の無料お試し期間がありますが、それ以降は有料プラン(月800円〜/人)を契約する必要があります。
 
関連記事: 【目的別にご紹介】情報共有アプリ10選


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情報共有の重要性とは?

情報共有は仕事上はもちろん、自社のビジネスを成長させていく上でも重要な要素ですが、以下ではその理由について解説していきます。

業務効率化に繋がる

情報共有をすることで、ノウハウやナレッジを持たない社員を教育できたり、仕事上役立つ情報をメンバーに周知できます。結果として、教育コストや必要な情報を探すという時間的コストを削減でき、業務効率化に繋がります。
 
社内での情報共有が円滑に行われていると、社員それぞれの情報共有できる意識が変わり、社内の環境整備にも貢献します。

知識の格差が無くなる

プロジェクトに関する要件や社外との渉外で得られた情報が限られた人だけでなく、関わっているメンバーが同じような情報を得られ、情報格差を無くすことができます。
 
情報の共有がされていれば、その情報を知らなかったことによるトラブルや、担当者によって知識の差に大きな開きがあるために認識齟齬が発生するケースを防止できます。

部署間を超えた連携がスムーズになる

常に情報がオープンにされた状態であれば、他部署との連携もスムーズになります。
 
特に、アジャイル型でひとりの担当がいくつもの業務を担当するケースでは、部署をまたいで仕事に取り掛かるケースも数多くあります。そのため、情報共有が適切に行われていなかった場合、メンバーの業務が滞ってしまう可能性もあるのです。
 
しかし、情報共有によって、お互いの情報を事前に確認しておくと、ひとりが多くの仕事を担当していても混乱することなく複数の案件をこなせるようになります。
 
関連記事: 情報管理を一元化して、社内の情報アクセスを効率化しよう!


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情報共有アプリを使うメリット

アプリを用いて情報共有が適切に行えれば、以下でご紹介するメリットが得られます。したがって、アプリ選定前からメリットを認識しておくと、全社の認識の統一ができます。

社内コミュニケーションが円滑になる

情報共有アプリはチャット機能やメッセージ機能があるので、スマホやPCから手軽に投稿ができます。そのため、電話やメールと違い、多くのコミュニケーションを取ることができます。
 
テキストベースの場合、口頭での伝達よりも正確に情報共有できるので、多くの情報が共有されやすくなり、結果として社内のコミュニケーションがスムーズとなります。

常に最新の情報を閲覧できる

ファイル管理などをしていると、どの情報が最新なのかが一目で分からなくなることも多いです。しかし、情報共有アプリでは、最新の情報が更新されたら検索や更新日ごとの並べ替えで、最新の情報が何かを確認できます。
 
また、過去の履歴も見やすく、業務がどのような流れで進んでいるのかまで把握できるので、全体像を掴みやすくなります。プロジェクトに途中参加の社員であっても、話の流れを掴んでスムーズにプロジェクトにジョインできるようにもなるのです。

業務内容やノウハウの共有が楽になる

情報共有アプリを使うことで、一括で情報管理が可能になります。アナログ管理とは違い、必要な情報を探す時間を削減できます。
 
アプリによってはフォルダで階層を分けて管理できるものもあります。あらかじめ情報の管理ルールを定めておくと、社員によって管理方法が違い、どこにどのファイルがあるのかわからなくなってしまう状態を事前に防止できます。
 
関連記事: 情報共有ツールのメリットとオススメ13選!デメリットはある?


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チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

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仕事で使える情報共有アプリのまとめ

ここまで、仕事で使える情報共有アプリのおすすめや、重要性・メリットをまとめてご紹介してきました。
 
情報共有アプリのほとんどには無料トライアル期間があるので、複数のアプリを導入してまずは試してみる方法が有効です。一方で、日々の仕事が忙しくチームや部署の組織単位で、アプリを試用できない企業も多いのではないでしょうか。
 
その場合、ご紹介したアプリの中の「Stock」の利用一択です。情報共有に必要な過不足のない機能が備わっており、説明がいらないくらい簡単に使えることから、企業の規模や業界を問わず導入されている、今注目のツールです。
 
利用は無料からできるうえ登録も1分で完了します。ぜひStockで情報共有のストレスを解消し、効率的な業務遂行を実現しましょう。
 
関連記事: 情報共有とは?情報共有のメリットと共有不足で起きる問題を解説!
 
関連記事: 情報共有ツールの比較方法とは?社内の情報共有を円滑にしよう!