業界や業種に関わらず、社内では日々、さまざまな情報が共有されています。とくに、昨今ではメールや電話ではなく、スマホやパソコンで資料やファイルデータ、画像をシェアできる「情報共有アプリ」を導入する企業が増えているのです。
しかし、なかには「情報共有アプリは種類が多くて、どのアプリが最適なのか選定できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事の情報をシェアできるおすすめのアプリ7選を中心にご紹介します。
- 情報共有の無駄をなくして、仕事の効率を高めたい
- ファイルデータ、画像や動画、タスクも「情報」として共有したい
- 全社員が使いこなせる情報共有アプリでなければ困る
という方はこの記事を参考にすれば、自社に最適な情報共有アプリを判断できます。
目次
社内における情報共有の重要性とは？
ここでは、情報共有が重要とされる理由を解説します。情報共有はあらゆる業務の基礎であり、仕事における以下の3点に効果をもたらすのです。
（1）業務効率化につながる
情報共有をすれば、必要な情報を探すときのムダな時間が削減されます。
一般的に、ビジネスマンは「年間80時間も資料を探すために時間を浪費している」と言われるほど、作業効率が悪いと言えます。そこで、まずは社内で情報を共有して、目的の情報が見つけやすい環境を整えることが重要なのです。
たとえば、業務情報を個人単位で管理している企業では、確認事項があったときにメンバーとコンタクトを取らなければなりません。そこで、仕事を円滑に進めるためにも、許可されたメンバーが常に情報にアクセスできる仕組みをつくりましょう。
（2）情報の格差がなくなる
情報共有をすれば、社内の情報格差がなくなります。
本来周知されるべき情報が行き渡っていない場合、メンバーごとに仕事のクオリティに差が生まれます。業務品質が安定しなければ、商品・サービスの継続的な受注が困難になるうえ、クレームに発展する恐れもあるのです。
そこで、社内で適切に情報を共有すれば、メンバーに正しく情報が届くので情報の格差が改善されます。業務に関する情報やノウハウが社内で共有されると、メンバー全員の知識が均一になり、仕事のクオリティの安定につながるのです。
（3）部署間の連携がスムーズになる
常に必要な情報にアクセス可能な状態になっていれば、部署間の連携もスムーズです。
業務内容が異なる部署間の連携が必要な仕事では、前提認識のすり合わせが重要です。万が一、情報共有が不十分だと、認識のズレから業務ミスに発展しかねないのです。
したがって、必要な情報に簡単にアクセスできる環境を整えることが必須なのです。ただし、全情報が公開されているとセキュリティ上の懸念があるので、仕事の情報共有には、「ナレカン」のようにアクセス可能なメンバーを制限できるアプリを利用しましょう。
アプリで社内の情報を共有する3つのメリット
以下では、情報共有アプリを利用するメリットを解説します。とくに、これまで紙やホワイトボード、メールなどで情報共有していた企業は必見です。
（1）社内の意見交換が円滑になる
情報共有アプリは、社内のコミュニケーションを円滑化します。
一部の情報共有アプリに備わっている「メッセージ機能」を利用すれば、メールよりもスピーディーにやりとりができます。また、挨拶文やCC・BCC設定する手間を省けるので、気軽な意見交換が可能です。
以上のように、メンバーのコミュニケーションが円滑になれば、これまで以上に多くの情報が共有されるようになり、結果として社内連携が活発になります。
（2）最新の情報を常に閲覧できる
情報共有アプリでは、最新の情報を素早く確認できます。
Excelのようなファイル管理では、似たようなタイトルのファイルが多く作成されがちなため、一目で「どのファイルに、どの情報が記載されているのか」の判別するのが困難だと言えます。
一方、高度な検索機能が備わったアプリであれば、必要な情報がすぐにヒットするので、ファイルを開いて中身を確認する手間がかかりません。よって「目的の情報にアクセスすれば常に最新版が表示される」状況になり、ファイルを探す負担が解消されるのです。
（3）社内情報の安全性が高まる
情報共有アプリは、メールなどと比較して安全性が高いと言えます。
情報共有アプリは基本的に、任意の相手に一括で情報を共有する機能が備わっています。そのため、メールでの共有のようにアドレスをひとつずつ入力したり、別アプリから送信したりする手間を省けるので、誤送信による情報漏れを防げます。
さらに、ひとつのアプリ内で情報の一元管理が可能なため「情報が知らないうちに拡散される」といったリスクを回避できます。以上のことから、ビジネスでは「ナレカン」のようにあらゆる社内情報のストック・共有が完結できるアプリの導入が求められるのです。
【無料あり】仕事の情報をシェアできるおすすめのアプリ7選
以下では、仕事で使えるおすすめの情報共有アプリをご紹介します。
情報共有アプリを選ぶときは、「業務情報を簡単に共有できる機能が備わっているか」が重要です。とくに、ITに不慣れな方が多い現場に、多機能で複雑なアプリを導入しても、社内へ浸透せずに放置される事態になりかねません。
ただし、チャットツールでは情報が流れたり、ファイルストレージではメッセージが送れないので、別途共有する手間がかかったりすることが多いです。したがって、「操作が簡単で、情報の蓄積・共有を確実にできるツール」が最適なのです。
結論、自社が導入すべきなのは、大企業でも全社員が説明なしで使いこなせる情報共有ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンにはテキスト情報はもちろん、ファイルや画像・動画の添付ができて、リアルタイムで共有可能な「記事（ノート）」があります。さらに、記事には「コメント（メッセージ）」が紐づいているため、連絡にメールや別のチャットツールを使う必要がありません。
【ナレカン】社内ナレッジの管理・共有に便利なアプリ
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの機能＞
- あらゆる情報を残せる記事
- コメント機能
ナレカンの記事には、テキスト情報だけでなくファイルや画像・動画を残せます。参考資料やホワイトボードの写真を添付した、読み手が見やすいマニュアルや議事録を作成するのに最適です。
ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能が備わっています。1記事につき1つの業務マニュアルを作成することで、マニュアルごとの質疑応答を残せるので、同じ質問に返答する手間を省けるのです。
【Stock】シンプルで使いやすいノート型情報管理アプリ
Stockは、ナレカンと同じく、ノート形式で社内情報を残せる情報管理アプリです。
「Stock」の「ノート」には、議事録やマニュアルの情報を直接書けるうえ、ファイルや画像・動画も添付できます。さらに、ノートには、「タスク」「メッセージ」が紐づいているため、議事録から発生したメンバーのタスクを作成したり、マニュアルに対する質疑応答を残したりできる点が特徴です。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Trello】スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ
＜Trelloの特徴＞
- 直観的なタスク管理が可能
- タスクや進捗を可視化して把握できる
Trelloはプロジェクト管理に特化していて、ふせんを貼ったりはがしたりする感覚で、直感的にタスク管理ができます。
タスクカードを動かしてステータスを変えられるので、進捗を視覚的に把握できます。また、カレンダーを活用すればチーム全体の作業状況も可視化され、タスク状況を管理しやすくなります。
＜Trelloの機能・使用感＞
- タスクに優先順位がつけられる
- メンション機能でタスクにコメントを残せる
タスクを可視化できるため、1日の作業内容を明確に把握できます。さらに、タスクの優先順位もつけられるため、やるべき仕事の順番を瞬時に判断可能です。
「＠ユーザー名」「＠card」「＠board」というように、誰にコメントを残すかメンションを使い分けられます。ただし、〇〇チームというように、チーム単位で細分化できない点が不便です。
＜Trelloの注意点＞
- 他のメンバーの情報を簡単に移動できる
- 使い慣れるのに時間がかかる可能性がある
ユーザーからは「他の投稿者の記事もスライドでステータスを移動できてしまう為、間違えて移動していたことがしばしば…」という声もあります。固定機能がないため、知らずに移動してしまうことがないように気を付ける必要があります。（引用：ITreview）
ユーザーからは「全体的に自由度の非常に高いツールだが、悪く言えば扱いに慣れるのに時間がかかる」という声もあります。（引用：ITreview）
＜Trelloの料金体系＞
- FREE：$0
- STANDARD：$6 USD/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50 USD/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：～$17.50 USD/ユーザー/月（年払い）
50ユーザー～5,000ユーザーの価格は料金サイトで算出可能で、5,000ユーザー以上で利用する場合には問い合わせが必要です。
【LINE WORKS】多機能なビジネス版LINEアプリ
＜LINE WORKSの特徴＞
- ビジネス版のLINE
- 見慣れた画面で簡単に使える
LINE WORKSはビジネス版LINEとして、チャットやカレンダー、フォルダ管理などが利用できるグループウェアです。
LINE WORKSは、LINEとは別のアカウントを作成できます。また、同じような操作性なので、比較的すぐにやりとりできるのが特徴です。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- 音声・ビデオ通話ができる
- ウィジェット機能が追加された
音声通話だけでなくビデオ通話も無料で可能なため、リモートワークや在宅勤務が多い企業に適しています。
その日のやるべきことが一目で分かる「Today」ウィジェットが追加されました。具体的には「まだ読んでいない必読投稿（2件）、今日までに回答が必要なアンケート（1件）」というように表示されます。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 既読機能がストレスになりやすい
- 大人数でのミーティングセットは時間がかかる
既読メンバーが表示されるので、すぐに返さなくてはならないというストレスを感じる可能性があります。
利用しているユーザーからは「予定表で、複数人のミーティングをセットしないといけない時に、関係のないメンバーの予定表まで出てくるため何度も上下にスクロールする必要がある」という声があります。（参考
：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
下記の基本プランに加えて、トークのアーカイブやストレージの追加などのオプション商品もあります。
- フリー：0円
- スタンダード：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンスト：960円/ユーザー/月（月払い）
【サイボウズ Office】多種多様な機能を搭載するアプリ
＜サイボウズ Officeの特徴＞
- 業種を問わず導入できる
- 他のツールと連携できる
サイボウズ Officeは、国内のグループウェア市場でシェアが大きいグループウェアです。業種を問わず、課題に合わせた多種多様な機能で情報共有を円滑にします。
Googleカレンダー・Outlook・勤怠管理システムと連携して、スケジュールを同期できます。ただし、有料オプションなので、注意が必要です。
＜サイボウズ Officeの機能・使用感＞
- 日報機能
- フォーマットが多数用意されている
サイボウズのカスタムアプリで最も人気なのは「日報」機能です。読んだ日報には「いいね」をすることができ、日報の内容についてのコメントを残すことも可能なので、日報業務の形骸化を防げます。
あらかじめ用意されているフォーマットを使用して、簡単に議事録や報告書の作成ができるため、書類作業を効率化したい企業に最適です。
＜サイボウズ Officeの注意点＞
- 多機能ゆえに情報が分散しやすい
- スマホからでは利用しづらい
「メッセージ機能」「ファイル管理」「メール」というように情報をシェアする手段が複数あるため、かえって情報が分散しやすいと言えます。
利用しているユーザーからは「スマホアプリ版のレイアウトをPC版のように表示できるようにしてほしい。アプリ版だと表示が崩れてしまうのでスマホで見る際はブラウザから見るようにしている」という声があります。（参考：ITreview）
＜サイボウズOfficeの料金体系＞
基本料金
- スタンダードコース：500円/ユーザー/月（5名から利用可能）
- プレミアムコース：800円/ユーザー/月（5名から利用可能）
オプション
- セキュアアクセス：250円/ユーザー/月
- ディスク増設 10GB：1,000円/月
【Google カレンダー】カレンダー形式でスケジュール共有できるアプリ
＜Google カレンダーの特徴＞
- 簡単に始められる
- Google Meetとの連携
Google カレンダーは、Googleアカウントがあればすぐに始められます。
Google カレンダーでは、連携の設定をしなくてもGoogle Meetと連携ができる点が特徴です。Google カレンダーでGoogle Meetのビデオ会議を設定できます。
＜Google カレンダーの機能・使用感＞
- 簡単に予定を共有できる
- 通知機能
作成した予定の詳細から、ゲストを追加することで、簡単にメンバーと共有できます。複数人での作業や会議のスケジュール調整をするのに便利です。
Google カレンダーには通知機能があり、予定を事前に知らせることができます。そのため、「予定を忘れてしまうこと」を防止可能です。
＜Google カレンダーの注意点＞
- アカウントを使い分ける必要がある
- ビジネス向けではない
利用しているユーザーからは、「カレンダーがアカウントごとに登録する必要があり、不便。たとえば美容院や歯医者の予約日を登録してもアカウント違いで通知できなかった、、、 」という声があります。そのため、アカウントごとにカレンダーを分ける場合は、注意が必要です。（引用：ITreview）
利用しているユーザーからは、「他の社員をカレンダーに追加するときは1人1人登録しないといけないため、一括登録などができると便利だと感じます」という声があります。このように、大人数でのビジネスにおけるスケジュール調整においては、不向きなツールだといえます。（引用：ITreview）
＜Google カレンダーの料金体系＞
- 個人向け（料金なし）：0円
- Business Starter：816円/ユーザー/月
- Business Standard：1,632円/ユーザー/月
- Business Plus：2,448円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
以下は、他のGoogleサービスも利用できる「Google Workplace」の料金です。
【TimeTree】チームの予定管理に特化したアプリ
＜TimeTreeの特徴＞
- 複数のカレンダーを使い分けられる
- メモ機能が搭載されている
1つのアカウントで複数のカレンダーを作成でき、勤怠やミーティング予定など種別ごとにスケジュールの使い分けが可能です
メモ機能が搭載されているので、スケジュールの詳細もまとめて管理できます。
＜TimeTreeの機能・使用感＞
- 情報を一元的に管理し共有できる
- 広告が表示される
メッセージや写真共有といった機能も搭載されており、複数のアプリを使いこなす必要がないため便利です。
無料版では広告が表示されてしまうため、使っているうちにストレスを感じやすいと言えます。広告の表示をなくしたい場合には、有料版への移行が必須です。
＜TimeTreeの注意点＞
- 専用サポート窓口の対応は有料版のみ
- 他のカレンダーとの連携がしにくい可能性がある
アプリ内で問い合わせを送信可能な「専用サポート窓口」は、有料プランのみ利用可能です。
利用しているユーザーからは「有料機能でもよいので他のカレンダーからの予定表をインポートできるようにしてほしいです」という声があります。（引用：ITreview）
＜TimeTreeの料金体系＞
- 無料版あり
- TimeTreeプレミアム：300円/ユーザー/月（月払い）
【比較表】社内の情報共有に役立つ無料版アプリ
こちらは、社内の情報共有に役立つ無料の共有アプリの特徴や料金を比較した一覧表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock | Trello | LINE WORKS | サイボウズ Office | Google カレンダー | TimeTree | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内ナレッジの管理・共有に便利なアプリ |
シンプルで使いやすいノート型情報管理アプリ |
スマホでも直感的に使えるタスク管理アプリ |
多機能なビジネス版LINEアプリ |
多種多様な機能を搭載するアプリ |
カレンダー形式でスケジュールを共有するアプリ |
チームの予定管理に特化したアプリ |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】※カードに対するコメントが可能 |
【〇】 |
【〇】※メッセージ、メールなど複数あり |
【×】 |
【〇】 |
| ファイルの添付 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
ビデオ会議の機能はない |
カレンダー機能はついていない |
使い慣れるのに時間がかかる可能性がある |
誰が既読したかが分かるのでストレスになりやすい |
多機能ゆえに情報が分散しやすい |
ビジネス向けではない |
専用サポート窓口の対応は有料版のみ |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$6 USD/ユーザー/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月～（月払い） |
・無料プランなし
・有料プランは500円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは816円/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは300円/1ユーザー/月～（月払い） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「サイボウズ Office」の詳細はこちら |
「Google カレンダー」の詳細はこちら |
「TimeTree」の詳細はこちら |
アプリによって機能や料金が異なるので、導入目的を軸に比較・検討して、自社に適した安全なメモアプリを導入しましょう。
スマホで使える情報共有アプリの活用例
社用携帯で使える情報共有アプリの活用例をご紹介します。実際にどのように使われているのか理解し、社内での導入イメージを持ちましょう。
- 社内のノウハウを蓄積する
- スケジュールを共有する
- 連絡ミスを防止する
情報共有アプリで社内ノウハウを蓄積すれば、常に最新の情報をシェアできるので最適な業務の質が向上します。また、わずかな操作であらかじめ登録しておいたフォーマットを呼び起こせる「テンプレート機能」があれば、書式も統一できるので読み手が混乱しません。
メンバーのスケジュールを可視化することで、社内共通のスケジュールを立てやすくなります。また、メンバー間でスケジュールを把握できれば、「誰が、いつ、どの作業を進めるのか」分かるので、プロジェクトを円滑に進められます。
業務連絡が多い職場環境の場合、連絡ミスを防ぐために情報共有アプリの活用が有効です。とくに、情報をストックできる「記事（ノート）」に紐づいて「コメント（メッセージ）」ができる「ナレカン」のようなアプリなら、話題が混ざる心配がないので、連絡ミスを軽減できます。
以上のように、情報共有アプリにはさまざまな活用方法があります。そのため、自社が抱える課題を最も解決できるアプリを見極めて、比較・検討してから導入するのがおすすめです。
仕事の情報を共有できるビジネス向けアプリまとめ
ここまで、”情報共有の重要性”や”仕事の情報をアプリで共有するメリット””おすすめのアプリ”をご紹介しました。
情報共有はあらゆる業務の基礎となるので、業界や業種を問わずに対策が必要です。しかし「チャットのような大切な情報が流れてしまうアプリ」や「ファイル管理のような目的の情報が見つけにくいアプリ」では、情報共有が滞りやすくなります。
すなわち、理想的な情報共有アプリには、「情報を確実にストックして、素早くアクセスできる」という特徴があるのです。
したがって、職場の情報共有には、あらゆる社内情報が蓄積されるうえに、簡単に目的の内容を探し出せる「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、仕事の情報共有が活発になる環境を整備しましょう。
