Dropbox（ドロップボックス）は、情報をインターネット上で管理する「オンラインストレージ」の代表的なサービスで、多くの方々に利用されています。
しかし、利用者の中には、「Dropboxを使った情報管理に不便さを感じている」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Dropboxの代わりとなるオンラインストレージを中心にご紹介します。
- Dropboxが自社に合わないと感じている
- Dropboxに代わるサービスを探している
- 使いやすいオンラインストレージで、情報管理を最適化したい
という方はこの記事を参考にすると、Dropboxの特徴を理解でき、自社により適したオンラインストレージを見つけられます。
目次
Dropboxの問題点
Dropboxの利用において問題となるのが「ファイル形式でしか情報を残せない」点です。
Dropboxは、大量のデータを残せる点で重宝されている一方、ExcelやWord、PowerPointなどのファイル形式しか管理できません。加えて、これらのファイル形式による情報管理には、副次的なデメリットが付随します。
たとえば、ファイルが増えてくると整理整頓するためにフォルダを作る必要があり、Dropboxはフォルダを何階層にも深く作れてしまいます。そのため、ファイルを保存した場所を見失ってしまう恐れがあります。
さらに、ExcelやWordファイルは名前のルールがない限り、求めているファイルを見つけることが困難です。そこで、ファイル単体で管理するのではなく、ノート形式で管理できるツールであれば、必要な時に該当する情報を即座に得ることができます。
Dropboxを代替できるオンラインストレージ3選
以下では、Dropboxに代わる無料で使えるオンラインストレージを3つご紹介します。それぞれの特徴と注意点を確認し、自社に合ったサービスを探しましょう。
Google Drive
Google Driveの特徴
- 無料で15GBまで利用できる
- 他のGoogleアプリと連携できる
Googleアカウントを保持していれば、無料で「15GB」まで利用可能です。
ドキュメントやスプレッドシートなどの他のGoogleアプリと連携することができます。
Google Driveの機能・使用感
- 検索機能が充実している
- 重要なファイルを目立たせられる
名前検索だけでなく、ファイルの種類や最終更新日時、場所等で検索をかけることが可能です。
重要なファイルにスターをつけると、「スター付き」に分類され、容易に見つけることができます。
Google Driveの注意点
- Google Driveの容量はGmailとフォトと合算される
- アクセス権が分かりにくい
1つのGoogleアカウントでの使用容量は、Google Driveだけでなく、GmailとGoogleフォトで使用している容量も合算されます。
実際のユーザーからは、「アクセス権の有無がディレクトリを確認するまで分からない」という意見がありました。（参考：ITreview）
Google Driveの料金体系
- 個人向け：0円
- Business Starter：816円/月（月払い）
- Business Standard：1,632円/月（月払い）
- Business Plus：2,448円/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
MEGA
MEGAの特徴
- 無料で20GBまで利用できる
- 適切な量のストレージを取得できる
無料で利用できる容量は、他のオンラインストレージと比べても多い「20GB」です。
400GBから16TBまで、ストレージの上限が異なるプランが用意されているため、お好みに合わせて選択できます。
MEGAの機能・使用感
- ファイルを見分けやすい
- チームメンバーを招待してチャットができる
ファイルの一覧を見たときに文字だけでなく、画像も一緒に表示されるので一目で何のファイルなのかを判別しやすいです。
新しいグループチャットを作成して、複数人でのチャットが可能です。
MEGAの注意点
- パスワードを忘れるとデータが失われる場合がある
- ファイルを読み込むのに時間がかかる
セキュリティ面を重視しているため、パスワードを忘れて、リカバリキーもない場合は、データを復号化できなくなります。
ユーザーからは「ファイルをダウンロードするうときやアップロードするときに時間がかかりすぎる」という意見があります。（参考：ITreview）
MEGAの料金体系
個人利用
- 無料プラン：0円
- Pro I：1,681円/月
- Pro II：3,363円/月
- Pro III：5,046円/月
ビジネス利用
- ビジネス：2,524円〜/月（3ユーザー〜）
InfiniCLOUD
InfiniCLOUDの特徴
- 無料で20GBまで利用できる
- 紹介ボーナスがある
新規アカウントを作成することで、「20GB」まで無料で利用できます。
InfiniCLOUDに友達を紹介することで、紹介者にも友達にもボーナス容量（2GB ～ 最大1,000GB）がプレゼントされます。
InfiniCLOUDの機能・使用感
- 余白が多く見やすい
- 並べ替えが可能
アップロードや共有などが上部アイコンで示されているため、画面全体として文字が少なく見やすいです。
「サイズ」「種類」などをクリックすると、瞬時に並べ替えてくれます。
InfiniCLOUDの注意点
- 複数ユーザーでのアカウント共有はできない
- 活用方法の記載の場所が分かりにくい
InfiniCLOUDは個人向けサービスであるため、1アカウントにつき1ユーザーでの利用のみとなっています。
一部のユーザーからは「活用方法の記載の場所が分かりにくい」といった声がありました。（参考：ITreview）
InfiniCLOUDの料金体系
- 無料アカウント：0円
- 有料アカウント（300GB）：880円/月
- 有料アカウント（3TB）：1,320円/月
- 有料アカウント（10TB）：4,400円/月
オンラインストレージを使い続けるデメリット
そもそも、DropboxやGoogle Driveなどのオンラインストレージを利用し続けるのにはデメリットもあります。それは、「ファイルの管理が面倒」になることです。
オンラインストレージでは、フォルダを作ってファイルを整理するのが一般的な使い方です。ただし、ファイルが多くなればなるほど、フォルダや階層も増えてしまい、「どこに、どのファイルがあるのか」が分かりづらくなります。
また、同じような名称のファイルが増えていくので、どれが最新版なのか判別できなくなったり、いちいち開いて中身を確認する手間がかかったりするのです。
このように、「ファイルが増えるほど、整理・管理が難しくなる」のが、オンラインストレージのデメリットだと言えます。
【代替先はこれ】面倒なファイル管理から解放されるアプリ
以下では、面倒なファイル管理から解放されるアプリをご紹介します。
Dropboxは一番安価な有料プランでも大容量のファイルを残せる一方、ファイル以外の情報を残すにはほかのツールとの併用が必要です。しかし、「Google Drive」「MEGA」「InfiniCLOUD」もファイル管理ツールのため、上記のデメリットを補えません。
また、そもそもファイル形式での情報管理は「ファイルの保存場所がわからない」「ファイルを開くまでに5秒かかる」など、デメリットが伴います。そのため、簡単に情報の管理・更新ができるノート形式のアプリを選ぶべきなのです。
結論、ファイルの管理に最適なのは、ノート形式で情報を残せる「記事」と多階層の「フォルダ」のシンプルな情報構造をした「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に書き込んだ情報は、多階層の「フォルダ」で整理できる上、高度な検索機能によって即座に必要な情報にたどり着けます。また、管理者はフォルダ単位で、メンバーの編集/閲覧権限をコントロールでき、情報の管理がしやすいのが強みです。
欲しい情報にすぐにアクセスできるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【比較表】Dropboxの代替先におすすめのアプリ
以下の表は、Dropboxの代替先におすすめなアプリを比較表にしたものです。
| ナレカン【一番おすすめ】 | Google Drive | MEGA | InfiniCLOUD | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
欲しい情報にすぐアクセスできる |
他のGoogleアプリと連携できる |
無料で20GBまで使える |
紹介ボーナスがある |
| ファイル以外の保存 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
個人・グループ間のDMができない |
Google Driveの容量にGmailも含まれる |
パスワードを忘れるとデータが失われる恐れがある |
アカウント共有ができない |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランは816円/月～（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,681円/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは880円/月～ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Google Drive」の詳細はこちら |
「MAGA」の詳細はこちら |
「InfiniCLOUD」の詳細はこちら |
保存できる容量が多くても、ファイル形式でしかデータをのこせなければ、情報は更新されず陳腐化していきます。そのため、Dropboxの代替には、情報をテキスト上で残せるツールを導入すべきなのです。
Dropboxの代わりになるオンラインストレージまとめ
これまで、Dropboxの問題点や、代替となるアプリを中心にご紹介しました。
Dropboxは安価な有料プランで大容量を使える一方で、ファイル形式でしか情報を残せないという問題があります。また、検索機能や並べ替え機能などアクセス性の良い代替アプリであっても「情報の更新が面倒」というオンラインストレージのデメリットが残ります。
そのため、従来のExcelやWord、PDF上での情報管理ではなく、「ファイルへのアクセスがよく、簡単に情報を書き残せるノート形式のアプリ」を使うべきなのです。
そこで、面倒なファイル管理から脱却したい場合は、あらゆる情報を「記事」として一括管理し、求めている情報にすぐにアクセスできる『ナレカン』一択です。なお、ナレカンでは、既存データの移行支援を実施しているので、ツールの乗り換えに最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、ファイル管理を最適化しましょう。