製品を販売している企業にとって、販売管理は欠かせません。管理方法としてはエクセルが使われることが多いですが、管理が属人化するなどのデメリットもあります。
そのため、「エクセルでどのように販売管理をすれば良いのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、エクセルで販売管理をする方法やテンプレートを中心にご紹介します。
- エクセルを活用して販売管理を効率化したい
- 使いやすい販売管理用テンプレートを教えてほしい
- 自社に最適な販売管理を効率化できるツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、エクセルで販売管理をする方法がわかるうえ、販売情報を効率的に共有・管理するためのヒントを得られます。
目次
販売管理とは
販売管理とは、商品・サービスの販売に関わる一連の流れを管理することを指します。具体的には、「何を・誰に・いつ・どこで・いくつ・いくらで」販売したのかなど、「モノ（商品）」と「お金」の流れを管理します。
販売管理によって、損益状況や商品ごとの売上状況などを確認することができ、利益を最大化するための施策を立てやすくなるのです。そのため、ただ現状のデータを整理するだけでなく、改善策に繋げることが重要です。
エクセルで販売管理をする方法と必要な項目
ここでは、エクセルで販売管理をするときに必要となる、具体的な管理項目を紹介します。自社の用途に合わせて、過不足なく情報を記録しましょう。
- 売上管理表
- 取引番号
- 取引日
- 取引先企業
- 商材名
- 単価
- 個数
- 売上金額
- 原価
- 顧客管理表
- 顧客番号
- 企業名
- 住所
- 連絡先
- 取引履歴
- 商談・お問い合わせ履歴
- 在庫管理表
- 商品名
- 日付
- 入庫数、出庫数
- 仕入先
- 企業・店舗にある商品の在庫数
売上管理表とは、商品やサービスごとの売上金額や個数などを記録する表です。事業の収益状況を把握し、今後の経営戦略を立てるのに役立ちます。
〈必要な項目〉
顧客管理表とは、顧客の基本情報や取引履歴などを記録する表です。過去のやり取りや取引履歴を把握することで、顧客一人ひとりに合わせた最適な提案が可能となり、関係維持・強化や効果的なマーケティング施策につながります。
〈必要な項目〉
在庫管理表とは、商品の在庫数や入出庫状況などを記録する表です。適切な在庫数を維持し、販売機会の損失や過剰在庫を防ぐのに効果的です。
〈必要な項目〉
以上の3つの管理表は販売管理に必須であるため、自作や配布されているテンプレートを活用して、毎回作成する手間をなくしましょう。
【売上管理】小売業向けの売上管理・販売実績表テンプレート
ここでは、売上管理表のテンプレートを2つご紹介します。以下のテンプレートから、自社の用途に合ったものを選びましょう。
予算や実績を管理できる売上管理表のテンプレート
こちらのテンプレートには売上予算や成果を残せるため、計画的な営業活動ができるのが特徴です。月予算や売上目標の達成度が一目でわかるため、適切な目標設定をしやすくなります。
仕入れ単位で売上管理ができるシンプルなテンプレート
こちらは、仕入れた商品の売上金額を管理できるテンプレートです。「売上推移グラフの追加」や「見やすいようにカラー化する」といったカスタマイズも可能で、使い勝手の良さが特徴です。
【在庫管理】適切に仕入れるための在庫管理表テンプレート
ここでは、在庫管理表のテンプレートを2つご紹介します。以下のテンプレートから、自社の用途に合ったものを選びましょう。
1つの商品の在庫情報がまとまる在庫管理表のテンプレート
こちらは、一つの管理表に対して一つの商品を記入できるテンプレートです。日ごとに入庫数や出庫数を記録できるので、集計期間までの在庫数を把握しやすいです。
関数を使って正確に在庫管理ができるテンプレート
こちらは、在庫状況を一覧でチェックできるテンプレートです。関数が組み込まれているので、数値を入力するだけで自動計算してくれます。
【顧客管理】見やすく顧客情報を管理できるテンプレート
ここでは、顧客管理表のテンプレートを2つご紹介します。以下のテンプレートのうち、自社で活用しやすいものを選択しましょう。
カルテ形式の顧客管理台帳のテンプレート
こちらは、顧客情報をカルテ形式で管理できるテンプレートです。顧客情報と併せて商談・対応記録の管理ができる点が特徴で、こちらのシートを見るだけで前回以前の商談・対応内容を把握できます。
簡単な情報を記録できる顧客対応記録表のテンプレート
こちらは、必要最低限の顧客情報を管理できるテンプレートです。顧客情報の管理が煩雑になっている、もしくは顧客情報の入力にあまり負担をかけたくない方に適しています。
エクセル管理のデメリット
無料のエクセルテンプレートがあれば、一から管理表を作成する必要はありません。一方で、以下3点に注意する必要があります。
- データが増えると管理が難しい
- 人為的ミスが発生しやすい
- スマホやタブレットでは使いづらい
データが増えるにつれてファイルの動作が重くなり、入力や閲覧に時間がかかります。また、複数ファイルにデータが分散すると、目的の情報を見つけるのが困難になり、管理が非効率になります。
手入力や数式の変更によってミスが起こりやすく、誤ったデータが共有されるリスクがあります。また、複数人で同時に編集すると、意図しない上書きやデータの破損が発生する可能性もあります。
エクセルはパソコン向けに開発されているので、スマホやタブレットでは使いづらいです。そのため、誤操作をしてしまう可能性もあるので注意しましょう。
以上のように、エクセルの情報管理にはデメリットがあるため、自社で運用するときには具体的な対策が必要になります。したがって、「Stock」のような、社内の情報を簡単に一元管理できるツールを併用して、効率的に販売管理をしましょう。
エクセル管理の悩みを解決！販売管理を簡単に効率化できるツール
以下では、エクセルよりも販売管理を簡単に効率化できるシステムをご紹介します。
エクセルのテンプレートをダウンロードすれば、簡単に販売管理表が作成可能です。しかし、メールで共有すると情報が分散して、必要なデータが見つからなくなったり、共有漏れが起きたりする恐れがあります。
そこで、情報の蓄積・確認・更新が気軽にできる情報共有ツールを導入しましょう。また、販売管理は本部から店舗まで幅広いメンバーが確認するため、誰でも扱いやすい、操作がシンプルなツールを選ぶべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単な操作で情報を共有・確認できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テキストや画像、ファイルを一括で管理できるため、販売管理のエクセルファイルと周辺情報をまとめて残せます。また、「ノートに紐づくメッセージ」を使えば、情報の更新の周知や、関連するやり取りもすべて集約できるので便利です。
販売情報を最もシンプルに共有・管理できる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのノート機能＞
- あらゆる情報を残せるノート
- テンプレート機能
Stockのノートには、テキストだけでなくファイルや画像を残せるうえに、簡単に表やチェックリストを作れます。そのため、販売管理表とともに周辺情報をまとめたり、販売状況から生じた改善策を記録したりできます。
Stockには、テンプレート機能が備わっています。なので、わずかな操作であらかじめ登録しておいたフォーマットを呼び起こし、簡単に体裁の整った販売情報を作成できます。
＜Stockのメッセージ機能＞
- ノートに紐づくメッセージ
Stockの「ノート」にはメッセージ機能があるため、販売情報に関するやり取りをそのノート内で完結できます。別のチャットツールを使う必要がなくなり、必要な情報がすべて一か所にまとまるので便利です。
＜Stockのタスク管理機能＞
- ノートに紐づくタスク管理
Stockのノートには、タスク管理も紐づいています。タスクを任意のメンバーに割り当てることも可能なので、チームで販売管理をする場合に役立ちます。
＜5ステップ＞エクセルの販売管理表の作り方
以下では、エクセルでの販売管理表の作り方を手順に沿って5ステップで解説します。
- 必要な項目を洗い出す
- 見出しを設定する
- データを入力する
- 関数を設定する
- 見やすいように装飾する
まずは、管理したい項目を具体的にリストアップしましょう。最低限必要なのは「商品名」「単価」「個数」「売上日」ですが、より詳細に管理するために「顧客名」「原価」「粗利」なども追加するのがおすすめです。
洗い出した項目をエクセルの1行目に並べ、見出しとして設定します。「商品名」や「売上日」のように、簡潔でわかりやすい言葉にしましょう。
作成した見出しに沿って、日々の販売データを入力します。入力規則（ドロップダウンリスト）を活用すれば、同じ商品のデータを入力するときの手間が省け、入力ミスも防げます。
入力したデータが自動計算されるように関数を設定します。「売上金額 = 単価 × 個数」などの計算式をセルに設定することで、手計算の手間をなくせます。
最後に、罫線や色を使って表を見やすく整えます。条件付き書式を使えば、特定のデータ（例：売上が低い商品）に自動で色が付くようになり、データの傾向を直感的に把握できます。
エクセルで販売管理表を作るときは、手入力の多さや関数の知識がハードルとなりがちです。そこで、直感的に操作できるシンプルな「Stock」を導入すれば、誰でも簡単に、効率的な販売管理表を作成・運用できます。
販売管理表の作成に役立つ関数
ここでは、販売管理表の作成に役立つ関数について解説します。売上管理表における関数の使用例も紹介しているので、以下の内容を把握すると、関数の活用を具体的にイメージできます。
（1）COUNTIF関数
1つ目は「COUNTIF（カウント・イフ）関数」です。COUNTIF関数とは、指定した範囲の中で、特定の条件を満たすセルの個数を数える関数を指します。
たとえば、以下の表で「=COUNTIF(F7:F14,”>600000″)」と入力すると、F7~F14セルの中で「売上金額が60万円を超えている日」を数えられます。
このように、COUNTIF関数を使うと、特定の商材・期間・取引先・担当者について条件を満たす売上データを抽出し、ビジネスの成果を簡単に分析できます。
（2）SUMIF関数
2つ目は「SUMIF（サム・イフ）関数」です。SUMIF関数とは、指定した範囲の中で、特定の条件を満たすセルの合計値を計算する関数を指します。
例として、以下の表で「=SUMIF(C7:C14,”商材○○”,F7:F14)」と入力すると、C7~C14セルの中から「商材〇〇」と入力されている行を抽出し、対応するF7~F14セルの合計を計算できます。
以上のように、SUMIF関数を使えば、特定の商材・期間・取引先・担当者などの合計売上を簡単に集計して、ビジネスの現状をスピーディーに調査・報告できます。
（3）AVERAGE関数
3つ目は「AVERAGE（アベレージ）関数」です。AVERAGE関数とは、指定した範囲の平均値を計算する関数です。
具体的には、以下の表で「=AVERAGE(F7:F13)」と入力すると、F7~F13の平均値を計算して、12月1日（金）から12月7日（土）の1週間の平均売上金額を表示できます。
したがって、AVERAGE関数を使えば、特定の商材・期間・取引先・担当者などの平均値を簡単に集計して、売上の傾向を把握し、戦略的な意思決定に役立てられるのです。
（4）RANK関数
4つ目は「RANK関数」です。RANK関数とは、指定した範囲の順位を判断する関数です。
具体的には、以下の表で「=RANK(F7,F7:F14,0)」と入力すると、F7~F14の中で、F7が何番目に大きいかを表示できます。大きい順で判断したい時は0、小さい順の時は1を入力します。
したがって、RANK関数を使えば、どの商材が1番売れているのかを簡単に把握でき、スピーディーな売上分析に役立てられます。
（5）VLOOKUP関数
5つ目は「VLOOKUP関数」です。VLOOKUP関数とは、検索したデータに該当する行の指定列データを表示する関数です。
具体的には、以下の表で「=VLOOKUP(A3,A8:E15,5,FALSE)」と入力すると、A8~E15の中から、A3と同様の数値の行のうち、5列目の数値を表示できます。近似一致の場合は”TRUE”、完全一致の場合は”FALSE”を入力しましょう。
したがって、VLOOKUP関数を使えば、取引番号を参照して、商品名や売上金額を自動でマスタデータに入力したいときに便利です。
（6）ピボットテーブル機能
6つ目は「ピボットテーブル」です。ピボットテーブルは、関数ではなくエクセルの機能の一つですが、大量の販売データを瞬時に集計・分類・分析が可能なツールです。
手動での計算やフィルター操作に比べて、素早く正確にデータを集計できます。したがって、ピボットテーブルを使えば「どの商品が」「どの時期に」売れているかといった傾向も瞬時に把握することが可能になります。
ただし、上記のような関数や機能を使う場合、ある程度の専門的知識が必要になるので、販売管理が属人化してしまう恐れがあります。属人化を防止するには、「関数やITに不慣れな方でも直感的に操作できるツール」を使って販売情報を管理することがポイントです。
販売管理の方法とエクセルテンプレートまとめ
これまで、「エクセルで販売管理する方法」や「おすすめのテンプレート」を中心に紹介しました。
エクセルは、テンプレートを利用することで簡単に販売管理ができ便利です。しかし、ファイルを共有するときに、都度メールなどで送信する手間がかかったり、ファイル管理が煩雑になったりする恐れがあります。
そのため、「社内情報を一元化するツール」と併用することで、簡単に販売管理ができる環境を整えましょう。ただし、誰でも販売管理の情報にアクセスできるように、なるべくシンプルなツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、簡単な操作でファイルと画像・テキストの情報をまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、販売管理を効率化させましょう。
