製品を販売している企業にとって、販売管理は欠かせません。管理方法としてはExcelが使われることが多いですが、管理が属人化するなどのデメリットもあります。
そのため、「Excelでどのように販売管理をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで販売管理する方法やテンプレートを中心にご紹介します。
- Excelで販売管理する方法を把握したい
- 無料で販売管理ができるExcelのテンプレートを知りたい
- 属人化を防ぎながら販売管理を進められる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelで販売管理する方法が分かるうえ、販売情報を効率的に共有・管理するためのヒントを得られます。
目次
Excelで販売管理をする方法と必要な項目
ここでは、Excelで販売管理するときに必要となる、具体的な管理項目を紹介します。自社の用途に合わせて、過不足なく情報を記録しましょう。
- 売上管理表
- 取引番号
- 取引日
- 取引先企業
- 商材名
- 単価
- 個数
- 売上金額
- 原価
- 顧客管理表
- 顧客番号
- 企業名
- 住所
- 連絡先
- 在庫管理表
- 商品名
- 企業・店舗にある商品の在庫数
売上の情報を管理するための表です。
〈必要な項目〉
顧客情報を管理するための表です。
〈必要な項目〉
商品の在庫情報を管理するための表です。
〈必要な項目〉
以上の3つの管理表は販売管理に必須であるため、自作や配布されているテンプレートを活用して、毎回作成する工数をなくしましょう。
【販売管理】小売業向けの売上管理・販売実績表テンプレート
ここでは、売上管理表のテンプレートを2つご紹介します。以下のテンプレートから、自社の用途に合ったものを選びましょう。
Microsoftのテンプレート
こちらのテンプレートには売上予算や成果を残せるため、計画的な営業活動ができるのが特徴です。月予算や売上目標の達成度が一目で分かるため、適切な目標設定をしやすくなります。
テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、日別に商品の売上金額を管理できるテンプレートです。「売上推移グラフの追加」や「見やすいようにカラー化する」といったカスタマイズも可能で、使い勝手が良い点が特徴です。
【顧客管理】見やすく顧客情報を管理できるテンプレート
ここでは、顧客管理表のテンプレートを2つご紹介します。以下のテンプレートのうち、自社で活用しやすいものを選択しましょう。
［文書］テンプレート
こちらは、顧客情報をカルテ形式で管理できるテンプレートです。顧客情報と併せて商談・対応記録の管理ができる点が特徴で、こちらのシートを見るだけで前回以前の商談・対応内容を把握できます。
フリーテンプレート
こちらは、必要最低限の顧客情報を管理できるテンプレートです。顧客情報の管理が煩雑になっている、もしくは顧客情報の入力にあまり負担をかけたくない方に適しています。
【在庫管理】適切に仕入れるための在庫管理表テンプレート
ここでは、在庫管理表のテンプレートを2つご紹介します。以下のテンプレートから、自社の用途に合ったものを選びましょう。
ビズ研
こちらは、一つの管理表に対して一つの商品を記入できるテンプレートです。日ごとに入庫数や出庫数を記録できるので、集計期間までの在庫数を把握しやすいです。
業務用テンプレート
こちらは、在庫状況を一覧でチェックできるテンプレートです。関数が組み込まれているので、数値を入力するだけで自動計算してくれます。
販売管理表の作成に役立つ関数5選
ここでは、販売管理表の作成に役立つ関数5選について解説します。売上管理表における関数の使用例も紹介しているので、以下の内容を把握すると、関数の活用を具体的にイメージできます。
（1）COUNTIF関数
1つ目は「COUNTIF（カウント・イフ）関数」です。COUNTIF関数とは、指定した範囲の中で、特定の条件を満たすセルの個数を数える関数を指します。
例えば、以下の表で「=COUNTIF(F7:F14,”>600000″)」と入力すると、F7~f14セルの中で「売上金額が60万円を超えている日」を数えられます。
このように、COUNTIF関数を使うと、特定の商材・期間・取引先・担当者について条件を満たす売上データを抽出し、ビジネスの成果を簡単に分析できます。
（2）SUMIF関数
2つ目は「SUMIF（サム・イフ）関数」です。SUMIF関数とは、指定した範囲の中で、特定の条件を満たすセルの合計値を計算する関数を指します。
例として、以下の表で「=SUMIF(C7:C14,”商材○○”,F7:F14)」と入力すると、C7~C14セルの中から「商材〇〇」と入力されている行を抽出し、対応するF7~F14セルの合計を計算できます。
以上のように、SUMIF関数を使えば、特定の商材・期間・取引先・担当者などの合計売上を簡単に集計して、ビジネスの現状をスピーディーに調査・報告できます。
（3）AVERAGE関数
3つ目は「AVERAGE（アベレージ）関数」です。AVERAGE関数とは、指定した範囲の平均値を計算する関数です。
具体的には、以下の表で「=AVERAGE(F7:F13)」と入力すると、F7~F13の平均値を計算して、12月1日（金）から12月7日（土）の1週間の平均売上金額を表示できます。
したがって、AVERAGE関数を使えば、特定の商材・期間・取引先・担当者などの平均値を簡単に集計して、売上の傾向を把握し、戦略的な意思決定に役立てられるのです。
（4）RANK関数
4つ目は「RANK関数」です。RANK関数とは、指定した範囲の順位を判断する関数です。
具体的には、以下の表で「=RANK(F7,F7:F14,0)」と入力すると、F7~F14の中で、F7が何番目に大きいかを表示できます。大きい順で判断したい時は0、小さい順の時は1を入力します。
したがって、RANK関数を使えば、どの商材が1番売れているのかを簡単に把握でき、スピーディーな売上分析に役立てられます。
（5）VLOOKUP関数
3つ目は「VLOOKUP関数」です。VLOOKUP関数とは、検索したデータに該当する行の指定列データを表示する関数です。
具体的には、以下の表で「=VLOOKUP(A3,A8:E15,5,FALSE)」と入力すると、A8~E15の中から、A3と同様の数値の行のうち、5列目の数値を表示できます。近似一致の場合は”TRUE”、完全一致の場合は”FALSE”を入力しましょう。
したがって、VLOOKUP関数を使えば、取引番号を参照して、商品名や売上金額を自動でマスタデータに入力したいときに便利です。
ただし、上記のような関数を使う場合、ある程度の専門的知識が必要になるので、販売管理が属人化してしまう恐れがあります。属人化を防止するには、「関数やITに不慣れな方でも直感的に操作できるツール」を使って販売情報を管理することがポイントです。
Excel管理の課題点
無料のExcelテンプレートがあれば、一から管理表を作成する必要はありません。一方で、以下3点に注意する必要があります。
- データが多いと管理が難しい
- 人為的ミスが発生しやすい
- スマホやタブレットでは使いづらい
管理する情報が増えると、その分だけExcelが重くなって読み込みに時間がかかってしまいます。また、複数のExcelファイルで管理をしていると目的の情報を見つけるのが大変です。
Excelファイルで管理すると、二重転記や更新漏れが起こりやすくなります。また、人為的なミスはすぐには見つからないので注意が必要です。
Excelはパソコン向けに開発されているので、スマホやタブレットでは使いづらいです。そのため、誤操作をしてしまう可能性もあるので注意しましょう。
以上のように、Excelの情報管理には3つのデメリットがあるため、自社で運用する際には具体的な対策が必要になります。
【非IT企業向け】販売管理を最も簡単に効率化できるツール
以下では、販売管理を効率化できるツールをご紹介します。
販売管理はExcelのテンプレートをダウンロードすれば、誰でも気軽にはじめられます。しかし、Excelはパソコン向けに開発されているため、スマホやタブレット端末からは使いづらいデメリットがあるのです。
また、Excelファイルは各社員のパソコンに保存されていることも多く、管理が属人化してしまう恐れもあります。そのため、「販売管理に関する情報を簡単に社内共有できるツール」で代替しなければなりません。
結論、自社が導入すべきなのは、売上・顧客・在庫の情報をストックできる”記事（ノート）”があり、スマホからもサクサク使える「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」には、ドラッグ＆ドロップで簡単にExcelを添付できますが、表機能を使って簡単に管理表を直接つくることも可能です。また、ノートは任意のメンバーに常に共有されているので、わざわざメールやチャットでExcelファイルを送り合う必要はありません。
販売情報を最もシンプルに共有・管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンの記事機能＞
- あらゆる情報を残せる記事
- テンプレート機能
ナレカンの記事には、テキストだけでなくファイルや画像・動画を残せます。あらゆる情報を残せるため、販売管理だけでなく、マニュアルや議事録管理にも適しています。
ナレカンには、テンプレート機能が備わっています。なので、わずかな操作であらかじめ登録しておいたフォーマットを呼び起こし、簡単に体裁の整った販売情報を作成できます。
＜ナレカンの共有機能＞
- コメント機能
- 記事のURL化・印刷
ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能が備わっています。販売情報ごとのやり取りが可能で、チャットツールの併用をする必要がない点が特徴です。
記事は、URL化・印刷することも可能です。ナレカンで作成した記事をURL化・印刷して、取引先との面談の資料として、社外メンバーに共有するといった使い方もあるのです。
＜ナレカンの管理機能＞
- フォルダ管理
- PC以外のデバイス対応
ナレカンには、「多階層のフォルダ」が備わっており、部署や種類ごとに社内情報を整理できます。さらに、専属の担当者が貴社に適した”フォルダの設計”を考えるといった手厚いサポートもあります。
ナレカンは、スマホやタブレットからでも利用可能です。そのため、取引先への移動中や通勤時でもナレカンで管理している資料を確認できるのです。
販売管理の方法とExcelテンプレートまとめ
これまで、「Excelで販売管理する方法」や「おすすめのテンプレート」を中心に紹介しました。
Excelで販売管理をしている企業もありますが、社内サーバーから目的のファイルを見つけ出すのに苦労したり、スマホやタブレットで使いづらいのでわざわざパソコンを開いたりと不便なことも多いです。
そのため、「必要な情報をすぐに見つけられて、あらゆるデバイスで使えるツール」で管理しましょう。ただし、多機能なツールではITに詳しくない社員がいる現場には浸透しないので、必要な機能に過不足がないシンプルなものが最適です。
そのため、自社が導入すべきなのは、ITに不慣れな現場でも社員全員が、直感的に情報を管理できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、販売管理を効率化させましょう。
