業務で作成したファイルの管理に役立つのが、インターネット上でファイルを保管する「オンラインストレージ」です。とくに、有名なサービスとしてMicrosoftがリリースしている「OneDrive（ワンドライブ）」があります。
しかし、「そもそもOneDriveとは何か良く分からない」「会社でOneDriveを利用しているが、使いこなせている気がしない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は初心者向けに、OneDriveの特徴や使い方を中心にご紹介します。
- WordやExcelで作成したファイルをOneDriveで効率的に管理したい
- OneDriveを上手く使いこなせない
- 日々増えるファイル情報を楽に管理したい
という方はこの記事を参考にすると、適切なファイル管理の方法を身に付けられます。
目次
OneDrive（ワンドライブ）とは
OneDriveとは、Microsoftが提供している「オンラインストレージサービス」です。Microsoftアカウントを所有していれば誰でも使えます。
OneDriveでは、WordやExcel、PDFなどのさまざまなファイルを保存できます。有料プランの種類によっては、共有リンクの保護やファイルの復元といったセキュリティ機能も利用可能です。
また、モバイル用アプリもリリースされているため、場所を問わずスマホからアクセスできるのも特徴です。
OneDrive（ワンドライブ）の特徴
以下では、OneDriveの特徴をご紹介します。ほかのサービスとの違いや、パソコン上にファイルを保存することとの違いを知りたい方は必見です。
（1）複数人でのファイル共有
OneDriveでは、個人でのファイル保存だけでなく、チーム内外のメンバーとのファイル共有も可能です。
たとえば、PowerPointのファイルをメールやチャットで共有しても共同編集できません。しかし、OneDrive上に保存したうえで共有すれば、共同編集が可能になるのです。
ただし、この方法では手間がかかるうえに、編集した内容がすぐに反映されないこともあるので注意が必要です。
（2）5GBの無料容量
家庭向けのプランのなかには無料プランもあり、5GBまでの容量を利用できます。
また、容量が足りなくなった場合も100GBを229円/月で追加購入できるので安心です。ただし、無料版のOneDriveには、有料版に搭載されている一部のアプリケーションがないので注意しましょう。
（3）ファイルのバックアップ
OneDriveに重要なファイルを保存しておけば、PCが壊れたり紛失したりしてもファイルの復元ができます。
OneDriveにアップロードしたファイルはクラウド上に保存されるので、PCが壊れたとしてもスマホなどからダウンロードできるのです。たとえば、社内でPCを買い換えたときも、古いPCから新しいPCへデータを移行する必要はありません。
テキストのデータはもちろん、WEBサイトのバックアップ、アプリのβ版のデータなども格納しておけるため、トラブルのリスクを最小限に抑えられます。
（4）マルチデバイスに対応
OneDriveはスマートフォンアプリを提供しています。
そのため、移動中やPCを持ち込めない場所でも、ファイルの閲覧や編集が可能です。たとえば、スマホに保存した写真やファイルのアップロード、ファイルの共有などさまざまな操作ができます。
以上のように、時間や場所を問わず情報へアクセスできる環境が整っているのです。
【導入前に必見】OneDrive（ワンドライブ）のデメリット
以下では、OneDriveを利用するデメリットを解説します。導入後の「使い勝手が悪く、社内へ浸透しなかった」という事態を避けるために、ここで押さえましょう。
- ファイル化する作業が面倒
- ファイルの確認までに手間がかかる
OneDriveは情報をすべてファイル形式で保存するので、メモのようなテキストであってもファイルに変換しなければなりません。また、すべてのファイルを適切に分類しておかなければ、何がどこにあるのか分からなくなってしまいます。
ファイルが並んでいる状態ではタイトルしか分からないため、内容を確認するにはファイルを開く必要があります。とくに、探したいファイルのタイトルを忘れてしまった場合には、一つひとつファイルを開かなければならないのです。
このように、OneDriveには情報を適切に管理するのが難しいデメリットがあります。そのため、昨今では「Stock」のように、情報を簡単に整理できるツールを使う企業が増えているのです。
OneDrive（ワンドライブ）のデメリットを解消するツール
以下では、OneDriveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
OneDriveで情報を管理するデメリットは「すべてのデータをファイル化するのが面倒」「ファイルの中身を確認するのが手間」の2点です。
以上のデメリットが発生する背景には、”情報をファイル管理しなければならない”というOneDriveの特性があります。つまり、ファイル管理が不要になればストレスは解消するのです。
したがって、社内の情報管理には「ファイルを使わないツール」を使いましょう。結論、ストレスなく社内情報を管理できるのは、面倒なファイル管理をせずとも、誰でも簡単に情報を残せるツール「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に直接書き込んだ情報を蓄積していく仕様なので、OneDriveのようにファイル化したり、中身を確認するためにファイルを開いたりする手間がかかりません。
面倒なファイル管理のストレスを解消するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
OneDrive（ワンドライブ）のプラン比較表
ここからは「OneDrive」の料金・特徴の比較を表にして解説します。（※スマホの場合は表を右にスクロール可）
（1ユーザー/月）
| 料金プラン | 月額料金 | 容量 | 特徴 | |
|---|---|---|---|---|
|
家庭向け |
OneDrive（無料版） |
無料 |
5GB |
・複数ページのスキャン
・重要なファイルを保存する個人用Vault |
|
Microsoft 365 Basic |
¥229 |
100GB |
・無料プランの全機能 |
|
|
Microsoft 365 Personal |
¥1,284 |
1TB |
・Microsoftアプリ
・ファイルの復元
・高度なセキュリティ |
|
|
Microsoft 365 Family |
¥1,850※最大6名 |
合計6TB
※1TB/ユーザー |
・Microsoftアプリ
・ファイルの復元
・高度なセキュリティ |
|
| 一般法人向け |
OneDrive for Business(Plan1) |
¥540(年間契約) |
1TB/ユーザー |
・ファイル共有の制限
・24時間年中無休の電話/オンラインサポート |
|
OneDrive for Business(Plan2) |
¥1,090(年間契約) |
無制限の個人用クラウドストレージ |
・Plan1の全機能
・高度なセキュリティ |
|
|
Microsoft 365 Business Basic |
¥650(年間契約) |
1TB/ユーザー |
・Web版とモバイル版のWord、Excel、PowerPoint
・高度なセキュリティ
・メールのホスティングと50GBのメールボックス |
|
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Microsoft 365 Business Standard |
¥1,360(年間契約) |
1TB/ユーザー |
・Business Standardの全機能
・Microsoftアプリを最大5台のモバイルデバイスと5台のタブレットで使用可能 |
このように、OneDriveにはさまざまなプランが用意されているので、利用人数や特徴を考慮しながら導入する必要があります。
OneDrive（ワンドライブ）の使い方
ここでは、OneDriveをはじめて導入する方向けに「登録方法」と「ブラウザ、エクスプローラー、モバイルアプリでの操作方法」について画像付きでご紹介します。
登録・インストール
アカウントを持っていない場合、はじめに公式サイトから登録しましょう。
（1）[無料アカウントを作成]をクリックします。
（2）アカウントに紐づけるメールアドレスを入力します。
（3）任意のパスワードを作成し、入力します。
（4）名前を入力します。
（5）生年月日を入力します。ここまでで情報の入力は終わりです。
（6）下図のように確認コードの入力を求められるので、登録したメールアドレスに届いたコードを入力しましょう。
（7）コードを入力後、いくつかの画面を進んで[サインインを維持しますか？]で[はい]をクリックします。
（8）最後に、「はじめましょう」という画面で[開始]をクリックして完了です。
Webブラウザでの操作
以下では、ブラウザ版のOneDriveで「ファイルをアップロードする方法」「ファイルを共有する方法」「Microsoftアプリを操作する方法」について解説します。
＜ブラウザ版でファイルをアップロードする方法＞
（1）ブラウザでファイルをアップロードするには二種類の方法があります。一つ目は、以下のようにファイルをドラッグ&ドロップする方法です。
上の画像のようにファイルがアップされていたら完了です。
（2）アップロードする二つ目の方法では、OneDriveの[アップロード]をクリックし、該当するファイルをPC上から選択します。
一つ目の方法と同じように、ファイルが表示されたら完了です。
＜ブラウザ版でファイルを共有する方法＞
（1）はじめに、共有したいファイルを右クリックして[共有]を選択します。
（2）次に、メールアドレスやリンクでファイルを共有します。
メールアドレスを入力した場合、相手はファイルへのリンクが記載されたメールを受信します。リンクを送信した場合、相手はリンクから直接ファイルを開けます。
＜ブラウザ版でMicrosoft365アプリを操作する方法＞
画面左上をクリックして使用したいアプリを選択すると、ブラウザ上でMicrosoft365アプリを操作できます。
試しにPowerPointを選択してみると、以下のような画面になります。
このように、OneDriveを経由するとブラウザ上でもMicrosoft365アプリを操作できますが、デスクトップ版アプリとは使い勝手が違う場面もあるので注意しましょう。
エクスプローラーでの操作
以下では、エクスプローラーでの扱い方について解説します。
基本的に、Windows10/11にはデフォルトでOneDriveアプリがインストールされています。そのため、エクスプローラーからOneDriveのフォルダ、ファイルへ簡単にアクセスできるのです。
エクスプローラーでOneDriveのファイルを扱うときは、以下を参考にしましょう。
※オンラインでのみ利用可能とは？
青色の雲マークが表示されているファイルは、インターネット上にのみ保存されているため、ネット環境がなければ開けません。
※ローカルでも利用可能とは？
緑色のチェックマークが表示されているファイルは、インターネット上にもPC上にも保存されているため、ネット環境がない場合でも開けます。
モバイルアプリでの操作
OneDriveに保存したファイルは、モバイルアプリからも操作できます。アプリのトップ画面は以下のように表示されます。
下図のように画面の右上をタップすれば、スマホで撮影した写真をアップしたり、ファイルをアップロードしたりできます。また、Microsoftのモバイル版アプリもインストールしておくと、スマホ上でWordやExcelの操作が可能です。
さらに、ファイルの右横にあるマークをクリックすれば、ファイルの共有や削除、移動をスマホから操作できます。
以上のように、OneDriveのモバイルアプリをインストールするとスマホからファイルのアップロードや編集ができるので、移動中や外出先など場所を問わないアクセスが可能になるのです。
OneDriveの同期に関する設定方法
OneDriveはスマホ・PC問わずにファイル共有（同期）ができるオンラインストレージですが、同期の設定も任意に変えられます。
しかし、なかには「正しく同期されない」「任意のPCは同期の設定を解除したい」というケースもあるので、以下ではその方法について解説していきます。
同期されない場合の対処法
OneDrive上で共有したファイルが同期されない場合は、以下の状況に当てはまっていないかを確認しましょう。
- インターネット環境の確認
- OneDriveのバージョンは最新か確認
- OneDriveの容量を確認
- OneDriveの再インストール
- 「スマホ」のOneDriveのアプリが同期されていない場合
OneDriveに限らず「クラウドツールがインターネットに接続されておらず使えない」というケースは多いので、まずは自社のネットワーク状況を確認しましょう。
基本的には日々自動で更新されますが、任意のタイミングで手動更新もできるので、バージョンが古い場合には更新をしておきましょう。
自社で加入しているプラン容量を超過した場合も同期ができません。現在の使用容量は、下図のように画面左下から確かめましょう。
原因が特定できない場合は、再インストールをしてみましょう。古いアプリがアンインストールされたとしても、同じMicrosoftアカウントで入れるので安心です。
スマホアプリでファイルが同期されない場合は、まずWeb上のOneDriveに格納したファイルが正しく表示されるかを確認します。問題なく表示されている場合は、スマホのOneDriveのアプリを再インストールしましょう。
このように、OneDrive上で内容が同期されない問題に対するアプローチは複数あるので、一つずつ確認するのがおすすめです。それでも解消しない場合はMicrosoft 365 のサポートへの問い合わせが必要になります。
同期解除の方法
Windowsで同期を解除するには、下図の手順で行いましょう。
（1）はじめにPC下部の雲のマークをクリックします。
（2）設定マークを押します。
（3）最後に、[同期の一時停止]を選択します。
以上の手順で、同期を一時停止できます。なお、停止する期間は「2時間・8時間・24時間」から選択可能です。
OneDrive（ワンドライブ）の特徴や使い方まとめ
ここまで、OneDriveの特徴から基本的な使い方、料金など網羅的にご紹介しました。
OneDriveをはじめとしたオンラインストレージには「データをファイル化するのが面倒」「ファイルの中身を開いて確認するのが手間」というデメリットがあります。
デメリットを解消し、ストレスのない情報管理を実現するには、ファイル管理の必要がないツールが必要です。
たとえば、今回ご紹介したStockは「ノート」に直接情報を書き込んで、簡単にチームメンバーへ共有・管理できるツールです。
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