業務で作成したファイルの管理に役立つのが、インターネット上でファイルを保管する「オンラインストレージ」です。とくに有名なサービスとしてMicrosoftがリリースしている「OneDrive(ワンドライブ)」があります。
 
しかし、「そもそもOneDriveとは何か良く分からない」という方や「会社でOneDriveを利用しているが、使いこなせている気がしない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は初心者向けに、OneDriveの特徴やデメリット、使い方をご紹介します。
 
  • WordやExcelで作成したファイルをOneDriveで効率的に管理したい
  • OneDriveを上手く使いこなせない
  • 日々増えるファイル情報を楽に管理したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切なファイル管理の方法を身に付けられます。


「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
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OneDrive(ワンドライブ)とは?

OneDriveのトップページ
引用(以下含む):OneDriveのサービスページ
 
OneDriveとは、Microsoftが提供している「オンラインストレージサービス」です。Microsoftアカウントを所有していれば誰でも使えます。
 
OneDriveでは、WordやExcelやPDF、画像といったさまざまなファイルを保存できます。有料プランの種類によっては、共有リンクの保護やファイルの復元といったセキュリティ機能が利用可能なサービスです。
 
また、マルチデバイス対応でモバイル用アプリもリリースされているため、場所を問わずスマホからアクセスできるのも特徴です。


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OneDrive(ワンドライブ)の特徴

以下では、OneDriveの特徴をご紹介します。ほかのサービスとの違いや、パソコン上にファイルを保存することとの違いについて知りたい方は必見です。

複数人とのファイル共有が可能

OneDriveにファイルを保存すると、個人でファイルを保存するだけでなく、チームでのファイル共有や部署を超えたファイル共有も可能です。
 
たとえば、通常、PowerPointのファイルをメールやチャットで共有しても共同編集できません。しかし、OneDrive上に保存したうえで共有することで、共同編集が可能になるのです。
 
ただし、手間がかかるうえに、編集した内容がすぐに反映されないこともあるので注意が必要です。

5GBの無料容量

家庭向けのプランのなかには無料プランもあり、5GBまでの容量を利用できます。
 
また、容量が足りなくなった場合も100GBを229円/月で追加購入できるので安心です。ただし、無料版のOneDriveには、有料版に搭載されている一部のアプリケーションがないので注意しましょう。。

ファイルのバックアップ

OneDriveに重要なファイルを保存しておけば、PCが壊れたり紛失したりしてもファイルの復元ができます。
 
OneDriveにアップロードしたファイルは、クラウド上に保存されるので、PC内のデータがなくなったとしてもクラウド上から再度ダウンロードできるのです。たとえば、社内でPCを買い換えた際も、古いPCから新しいPCへデータを移行する必要はありません。
 
テキストのデータはもちろん、WEBサイトのバックアップ、アプリのβ版のデータなども格納しておけるため、トラブルのリスクを最小限に抑えられます。

マルチデバイス対応

OneDriveはスマートフォンアプリを提供しています。
 
そのため、移動中やPCを持ち込めない場所でもファイルの閲覧や編集が可能です。たとえば、スマホに保存した写真やファイルのアップロード、ファイルの共有などさまざまな操作ができます。
 
以上のように、時間や場所を問わず情報へアクセスできる環境が整っているのです。


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【導入前に必見】OneDrive(ワンドライブ)のデメリット

以下では、OneDriveを利用するデメリットを解説します。導入後の「使い勝手が悪く、結局社内へ浸透しなかった」という事態を避けるために、ここで押さえましょう。

ファイル化する作業が面倒

すべてファイル形式で保存するので、メモのようなテキストであってもファイルに変換して「データ化」する必要があります。
 
そのため、ひとつずつファイルを作成するという工数が発生するのがデメリットです。また、すべてのファイルを「ファイル名」「フォルダ名」で分類しておかなければ、何がどこにあるのか分からない状態になってしまいます。
 
以上のように、情報をわざわざファイル化し、名前を付けて定期的に整理しなければならないので面倒です。

ファイルの確認までに手間がかかる

ファイルの内容を確認するまでに手間がかかるのもデメリットです。
 
ファイルが並んでいる状態ではタイトルしか分からないため、具体的な中身を確認するにはファイルを開く作業が発生します。とくに、探したいファイルの「内容は分かるが、タイトルを忘れてしまった」という場合、一つひとつ開いていかなければならないのです。
 
以上のように何度もクリックする作業が続くと、利用者にとってはストレスになります。


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OneDrive(ワンドライブ)のデメリットを解消するツールとは

以下では、OneDriveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
 
OneDriveで情報を管理するデメリットは「小さなデータでもわざわざファイル化するのが面倒」「ファイルの中身を確認するのが手間」という2点です。
 
以上のデメリットが発生する背景には、”情報をファイル管理しなければならない”というOneDriveの特性があります。裏を返せば、ファイル管理が不要になればストレスは解消するのです。
 
したがって、社内の情報管理には「情報をファイル化せずに保存できるツール」を導入しましょう。結論、面倒なファイル管理をせずとも、誰でも簡単に情報を残せるツール「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」に直接書き込んだ情報を蓄積していく仕様なので、OneDriveのように「わざわざファイル化する」「中身を確認するためにファイルを開く」といった手間がかかりません。

面倒なファイル管理のストレスを解消するツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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OneDrive(ワンドライブ)のプラン比較表

ここでは、「OneDrive」の料金・特徴の比較を表にして解説します。
 
料金プラン
料金
(1ユーザー/月)
容量 特徴
家庭向け OneDrive Basic 無料 5GB ・複数ページのスキャン ・重要なファイルを保存する個人用Vault
OneDrive Standalone 100GB ¥224 100GB 無料プランの全機能
Microsoft
365
Personal
¥1,284 1TB ・Officeアプリ ・ファイルの復元 ・高度なセキュリティ
Microsoft
365
Family
¥1,850
※最大6名
合計6TB
※1TB/ユーザー
・Officeアプリ ・ファイルの復元 ・高度なセキュリティ
一般法人向け
OneDrive
for
Business(Plan1)
¥540
(年間契約)
1TB/ユーザー ・ファイル共有の制限 ・24時間年中無休の電話/オンラインサポート
OneDrive
for
Business(Plan2)
¥1,090
(年間契約)
無制限の個人用クラウドストレージ
・Plan1の全機能
・高度なセキュリティ
Microsoft
365
Business Basic
¥650
(年間契約)
1TB/ユーザー
・Web版とモバイル版のWord、Excel、PowerPoint
・高度なセキュリティ
・メールのホスティングと50GBのメールボックス
Microsoft
365
Business Standard
¥1,360
(年間契約)
1TB/ユーザー
・Business Standardの全機能
・Officeアプリを最大5台のモバイルデバイスと5台のタブレットで使用可能


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OneDrive(ワンドライブ)の使い方

ここでは、OneDriveをはじめて導入する方向けに「登録方法」と「ブラウザ、エクスプローラー、モバイルアプリでの操作方法」について画像付きでご紹介します。

登録・インストール

アカウントを持っていない場合、はじめに公式サイトから登録しましょう。
 
(1)[無料アカウントを作成]をクリックします。
 
OneDriveで無料登録を始める画面
(2)アカウントに紐づけるメールアドレスを入力します。
 
メールアドレスを入力する画像
(3)任意のパスワードを作成し、入力します。
 
パスワードを入力する画面
(4)名前を入力します。
 
名前を入力する画面
(5)生年月日を入力します。ここまでで情報の入力は終わりです。
 
生年月日を入力する画面
(6)下図のように確認コードの入力が求めらるので、登録したメールアドレスに届いたコードを入力しましょう。
 
確認コードの入力が求められる画面 登録したメールにコードが届いた画面
(7)コードを入力後、いくつかの画面を進んで[サインインを維持しますか?][はい]をクリックします。
 
ロボットではないことを確認する画面 のサインインの維持を確認する画面
(8)最後に、「はじめましょう」という画面で[開始]をクリックして完了です。
 
登録が完了した画面

Webブラウザでの操作

以下では、ブラウザ版のOneDriveで「ファイルをアップロードする方法」「ファイルを共有する方法」「Officeアプリを操作する方法」について解説します。

<ブラウザ版でファイルをアップロードする方法>

(1)ブラウザでファイルをアップロードするには二種類の方法があります。一つ目は、以下のようにファイルをドラッグ&ドロップする方法です。
 
ファイルをドラッグアンドドロップするイメージ ファイルのアップロード画面
上の画像のようにファイルがアップされていたら完了です。
 
(2)アップロードする二つ目の方法では、OneDriveの[アップロード]をクリックし、該当するファイルをPC上から選択します。
 
ファイルをアップロードするイメージ ファイルが正常にアップロードされたか確認する画面
一つ目の方法と同じように、ファイルが表示されたら完了です。

<ブラウザ版でファイルを共有する方法>

(1)はじめに、共有したいファイルを右クリックして[共有]を選択します。
 
共有したいファイルを右クリックした画面
(2)次に、メールアドレスやリンクでファイルを共有します。
 
メールアドレスを入力した場合、相手はファイルへのリンクが記載されたメールを受信します。リンクを送信した場合、相手はリンクから直接ファイルを開けます。
 
共有方法を選ぶ画面

<ブラウザ版でMicrosoft365アプリを操作する方法>

画面左上をクリックして使用したいアプリを選択すると、ブラウザ上でMicrosoft365アプリを操作できます。
 
ブラウザ版のOneDriveで左上をクリックする画面 操作したいMicrosoft365アプリをクリックする画面
試しにPowerPointを選択してみると、以下のような画面になります。
 
ブラウザ版OneDriveからPowerPointアプリを開いた画面
このように、OneDriveを経由するとブラウザ上でもMicrosoft365アプリを操作できますが、デスクトップ版アプリとは使い勝手が違う場面もあるので注意しましょう。

エクスプローラーでの操作

以下では、エクスプローラーでの扱い方について解説します。
 
基本的に、Windows10/11にはデフォルトでOneDriveアプリがインストールされています。そのため、エクスプローラーからOneDriveのフォルダ、ファイルへ簡単にアクセスできるのです。
 
エクスプローラーでOneDriveのファイルを扱う際は、以下の画面を参考にしましょう。
 
エクスプローラーでのOneDriveの扱い方
 
※オンラインでのみ利用可能とは?
青色の雲マークが表示されているファイルは、インターネット上にのみ保存されているため、ネット環境がなければ開けません。
 
※ローカルでも利用可能とは?
緑色のチェックマークが表示されているファイルは、インターネット上にもPC上にも保存されているため、ネット環境がない場合でも開けます。

モバイルアプリでの操作

OneDriveに保存したファイルは、モバイルアプリからも操作できます。アプリのトップ画面は以下のように表示されます。
 
モバイル版OneDriveの画面
下図のように画面の右上をタップすると、スマホで撮影した写真をアップしたり、ファイルをアップロードしたりできます。また、Officeのモバイル版アプリもインストールしておくと、スマホ上でWordやExcelの操作が可能です。
 
モバイル版OneDriveでファイルを操作する画面
さらに、ファイルの右横にあるマークをクリックすると、ファイルの共有や削除、移動をスマホから操作できます。
 
モバイル版OneDriveで操作する画面
以上のように、OneDriveのモバイルアプリをインストールするとスマホからファイルのアップロードや編集ができるので、移動中や外出先など場所を問わないアクセスが可能になるのです。


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OneDriveの同期に関する設定方法

OneDriveはスマホ・PC問わずにファイル共有(同期)ができるオンラインストレージですが、同期の設定も任意に変えられます。
 
しかし、なかには「正しく同期されない」「任意のPCは同期の設定を解除したい」というケースもあるので、以下ではその方法について解説していきます。

同期されない場合の対処法

OneDrive上で共有したファイルが同期されない場合は、以下の状況に当てはまっていないかを確認しましょう。
 
  1. インターネット環境の確認
  2. OneDriveに限らず「クラウドツールがインターネットに接続されておらず使えない」という状況がありがちなので、まずは自社のネットワーク状況を確認しましょう。
     
  3. OneDriveのバージョンは最新か確認
  4. 基本的には日々自動で更新されますが、任意のタイミングで手動で更新もできるので、バージョンが古い場合には更新をしておきましょう。
     
  5. OneDriveの容量を確認
  6. 自社で加入しているプラン容量を超過した場合も同期ができません。現在の使用容量は、下図のように画面左下から確かめましょう。
     
    使用容量が分かる画面
  7. OneDriveの再インストール
  8. 原因が特定できない場合は、再インストールをしてみましょう。古いアプリがアンインストールされたとしても、同じMicrosoftアカウントで入れるので安心です。
     
  9. 「スマホ」のOneDriveのアプリが同期されていない場合
  10. スマホアプリでファイルが同期されない場合は、まずWeb上のOneDriveに格納したファイルが正しく表示されるかを確認します。問題なく表示されている場合は、スマホのOneDriveのアプリを再インストールしましょう。
このように、OneDrive上で内容が同期されない問題に対するアプローチは複数あるので、一つずつ確認するのがおすすめです。それでも解消しない場合はビジネス向け Microsoft 365 のサポートを受けるへの問い合わせが必要になります。

同期解除の方法

Windowsで同期を解除するには、下図の手順で行いましょう。
 
同期解除の手順
(1)はじめにPC下部の雲のマークをクリックします。
(2)設定マークを押します。
(3)最後に、[同期の一時停止]を選択します。
 
以上の手順で、同期を一時停止できます。なお、停止する期間は「2時間・8時間・24時間」から選択可能です。

OneDrive(ワンドライブ)の特徴・使い方・料金まとめ

ここまで、OneDriveの特徴から基本的な使い方、料金など網羅的にご紹介しました。
 
OneDriveをはじめとしたオンラインストレージには「わざわざファイル化するのが面倒」「ファイルの中身を開いて確認するのが手間」というデメリットがあります。
 
そのため、そもそもファイル管理の必要がないツールを利用しなければ、ストレスのない情報管理は実現しないのです。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは「ノート」に直接情報を書き込んで、簡単に共有・管理できるツールです。
 
無料登録は1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入し、簡単に情報を残しましょう。
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。