営業活動で発生したあらゆるファイルは、社内で管理すべき情報として適切に保管されなければなりません。しかし、個人のデスクトップを使った管理の場合、保存は問題なくても共有の際に工数がかかります。そこで活用できるのが「オンラインストレージ」です。
 
オンラインストレージにはさまざまな種類がありますが、有名なサービスのひとつにMicrosoftがリリースしている「OneDrive(ワンドライブ)」が挙げられます。Office関連の社内シェアが高いので聞いたことはあっても、なかには詳細がわからないという担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は初心者向けに、OneDriveについて特徴から使い方、料金やその活用方法など網羅的にご紹介します。
 
  • 自社のファイル管理が属人化しているため、管理を統一したい
  • WordやExcelで作成したファイルをOneDriveで効率的に管理したい
  • OneDriveを社内に浸透させるのが適切かどうかを判断したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、適切なファイル管理の方法がわかるうえ、自社にOneDriveを導入するべきか否かも判断できます。


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OneDrive(ワンドライブ)とは?

OneDriveとは、Microsoftが提供している「オンラインストレージサービス」です。Microsoftアカウントを所有していればそれだけで無料版を使用可能です。
 
OneDriveでは写真や音楽から、PDFなどのさまざまなファイルを保存できます。有料プランの種類によっては、「Excel」や「Word」などのOffice365を併せて使用可能です。
 
マルチデバイス対応なので、場所や時間を問わずに格納したファイルなどの情報にアクセスできる点が、デスクトップ上で全て保存する場合との大きな違いです。


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OneDrive(ワンドライブ)の特徴

OneDriveはファイルを保存したりOffice365を使用できたりするだけでなく、以下3つの特徴もあります。

複数人とのファイル共有が可能

OneDriveにファイルを保存すると、チームのメンバーはもちろん部署を超えてファイルの共有ができます。また、リアルタイムでのファイルの共同編集も行えます。
 
他にも、共有ファイルを自分のPCにダウンロードし、OneDriveを開くことなく「ローカル環境」で編集を行えるのも特徴の1つになります。
 
また、ローカルで編集した内容をOneDrive内のファイルと同期させることもできます。

ファイルのバックアップ

OneDriveに重要なファイルを保存しておけばPCが壊れたり、紛失したりしてもファイルの復元ができます。
 
OneDriveにアップロードしたファイルは、クラウド上に保存されるので、PC内のデータが無くなったとしてもクラウド上から再度ダウンロードできます。たとえば、社内でPCを買い換えたときにも、古いPCから新しいPCへデータを移し替える必要はありません。
 
テキストのデータはもちろん、WEBサイトのバックアップ、アプリのβ版のデータなども格納しておけるため、トラブルのリスクを最小限に抑えられます。

マルチデバイス対応

OneDriveは、AndroidやiPhone専用のスマートフォンアプリを提供しています。
 
移動時間などの隙間時間にも、ファイルの閲覧や編集が可能です。また、タブレットでもファイルが確認できます。そのため、社内で使うデバイスが複数ある際に便利です。
 
PCに関しては、Windows10やMacOSでは使用可能ですが、Linux環境では使用できません。


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OneDrive(ワンドライブ)のプラン比較表

ここでは、「OneDrive」の料金・特徴の比較を表にして解説します。
 
料金プラン 料金(1ユーザー/月) 容量 特徴
家庭向け OneDrive Basic 無料 5GB ・複数ページのスキャン
・最も重要なファイル、写真、ビデオを保護するために、本人確認を行う(3ファイルまで)
OneDrive Standalone ¥224 100GB 無料プランの全機能
Microsoft 365 Personal ¥1,284 1TB(最大2TBまで) ・Officeアプリ
・ファイルの復元
・共有リンクの有効期限の設定
・オフラインフォルダ
一般法人向け OneDrive for Business(Plan1) ¥540(年間契約) 1TB(1ユーザーあたり) ・ファイル共有の制限
・24時間年中無休の電話/オンラインサポート
OneDrive for Business(Plan2) ¥1,090(年間契約) 無制限の個人用クラウドストレージ OneDrivefor Business(Plan1)の全機能
・高度なセキュリティ
Microsoft365 Business Basic ¥650(年間契約) 1TB(1ユーザあたり) MicrosoftTeams,SharePoint
・Web版とモバイル版のWord、Excel、PowerPoint
・高度なセキュリティ
・メールのホスティングと50GBのメールボックス
Microsoft365 Business Standard ¥1,360(年間契約) 1TB(1ユーザーあたり) Business Standardの全機能
・Officeアプリを最大5台のモバイルデバイスと5台のタブレットで使用可能
・Microsoft PlannerとYammerを使用可能


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OneDrive(ワンドライブ)の使い方

ここでは、OneDriveを初めて導入する方に向けて、基本的な使い方として以下の5点を写真付きでご紹介します。
 
  • 登録、インストール
  • ファイル、フォルダのアップロード
  • ファイル、フォルダ共有の方法
  • Webブラウザからofficeアプリの操作
  • 自動起動の設定

登録・インストール

公式ホームページから、OneDriveの登録を行います。
 
(1)Microsoftのアカウントをお持ちの方は「サインイン」、お持ちでない方は「無料でサインアップ」をクリック。
 
OneDriveのアカウント作成とログイン画面
 
(2)登録情報を入力すると、OneDriveへのログイン・登録は完了です。
 
OneDriveの登録情報の入力画像
 
(3)デスクトップアプリをインストールする場合は、画面左下にある「OneDriveアプリの入手」をクリックします。
 
OneDriveのアプリの入手画像
 
(4)下記画像のように「ダウンロード」をクリックすることで、デスクトップアプリのインストールは終了です。
 
OneDriveのアプリをダウンロードしている画像

ファイル・フォルダのアップロード

(1)ファイル・フォルダをアップロードするためには、下記画像のように「アップロード」ボタンをクリックします。
 
(2)「ファイル」「フォルダ」という項目が表示されるので、アップロードをする方を選択します。その後、PCのフォルダ管理一覧が出てくるので、任意のファイルやフォルダを選びます。
 
OneDrive内のフォルダ選択画面
 
ファイルとフォルダは「PCのフォルダ管理」から、任意のファイルなどをドラッグ&ドロップをしてアップロードも可能です。
 
OneDriveへファイルをドラッグアンドドロップしている画像

ファイル・フォルダ共有の方法

(1)共有をしたいファイル・フォルダを右クリックします。
 
(2)下記画像のように、ファイルやフォルダに対しての操作項目が表示されるので、「共有」ボタンを押します。
 
OneDriveから共有ファイルを選択している画像
 
(3)メールでファイル・フォルダを共有をする場合は、共有相手のメールアドレスを入力します。リンクをコピーし、チャットでリンクを共有する方法もあります。
 
共有相手へのアドレス入力画面
 
共有している、共有されているファイル・フォルダは、下記画像のように「共有」フォルダに振り分けられています。
 
OneDrive内で共有されたファイルの確認方法

Webブラウザからofficeアプリの操作

(1)下記画像のように、OneDriveのページ左上にあるボタンを押します。
(2)Officeアプリが表示されるので、使用するアプリを選択します。
 
OneDriveから使用するアプリを選択する画像
 
(3)下記画像のように、Webブラウザー上でOfficeアプリを使用可能です。
 
OneDriveが使用可能となっている画像

自動起動の設定

OneDriveのアプリをインストールすると、PCの立ち上げ時にOneDriveが自動起動されます。もし他のクラウドストレージサービスを併用する場合は、OneDriveの自動起動を無効にする必要があります。
 
(1)下記画像のように、OneDriveのアプリをクリックし、「ヘルプと設定」をクリックします。
 
ヘルプと設定を選択している画像
 
(2)選択項目が表示されるので、「基本設定」をクリックします。
 
基本設定を選択している画像
 
(3)「ログイン時に開く」のチェックを外します。
 
「ログイン時に開く」のチェックが外れている画像


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OneDriveの同期に関する設定方法

OneDriveはスマホ・PC問わずにファイル共有(同期)ができるオンラインストレージですが、同期の設定も任意に変更できます。
 
しかし、なかには「正しく同期されない」「任意のPCは同期の設定を解除したい」というケースもあるので、以下ではその方法について解説していきます。

同期されない場合の対処法

OneDrive上で共有したファイルが同期されない場合は、以下の状況に当てはまっていないかを確認しましょう。
 
  1. インターネット環境の確認
  2. まずは、自社のインターネットへ適切に接続されているかの確認です。OneDriveに限らず「クラウドツールがインターネットに接続されておらず使えない」という状況がありがちなので、まずは自社のネットワーク状況を確認しましょう。
  3. OneDriveのバージョンは最新か確認
  4. バージョンが最新でない場合も同期がうまくいかない原因となります。基本的には日々自動で更新されますが、任意のタイミングで手動での更新もできるので、バージョンが古い場合には更新をしておきましょう。
  5. OneDriveの容量を確認
  6. 自社で加入しているプラン容量を超過した場合も同期ができません。超過している場合は、そもそもファイルが格納できないものの、現在の使用容量は「⚙→基本設定→アカウントタブ」で確認できます。
  7. OneDriveの再インストール
  8. OneDriveに特定できない原因があり同期がされない場合は、再インストールをしてみましょう。古いアプリがアンインストールされたとしても、同じMicrosoftアカウントで入れるので安心です。
  9. 「スマホ」のOneDriveのアプリが同期されていない場合
  10. スマホアプリの方でファイルが同期されない場合は、まずWeb上のOneDriveに格納したファイルが正しく表示されるかを確認します。問題なく表示されている場合は、スマホのOneDriveのアプリを再インストールさせる必要があります。それでも解消しない場合はOneDriveもしくはMicrosoftのトラブルシューティングを利用しましょう。
このように、OneDrive上で内容が同期されない問題に対するアプローチは複数あるので、ひとつづつ確認するのがおすすめです。それでも解消しない場合はサポートを受ける – Microsoft 365 admin | Microsoft Docsへの問い合わせが必要になります。

同期解除の方法

PCとOneDriveの同期を解除するには、リンクを解除する必要があります。
 
「⚙→基本設定→アカウントタブ」で表示されたポップアップで、「このMacとリンクを解除(Windowsの場合はこのPCのリンク解除)」をクリックするとリンク解除及びログアウトができます。
 
OneDriveのアカウントを表示している画像
 
逆に、使用頻度が高くない別のPCでログインした際に「同期がされていない」と勘違いしやすいので、リンクが解除されている(そもそもリンクしていない)場合は、同じMicrosoftアカウントで再ログインすることで解消できる点にも注意しましょう。


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OneDrive(ワンドライブ)のデメリット

OneDriveに限らず、多くのオンラインストレージツールには以下の課題があるため、あらかじめ担当者は把握しておくことが必要です。

ファイルをひとつずつ作ることが煩わしい

大容量なストレージにファイルをドラッグアンドドロップするだけで簡単に管理ができるものの、ファイル管理をするためにはフォルダの作成をしたり、メモのようなテキストであってもファイルに変換したりして「データ化」する必要があります。
 
そのため、ひとつずつファイルを作成するという工数が発生してしまい、管理の際も「ファイル名」「フォルダ名」でそのデータが何かを判断する必要があります。
 
利用人数が少なければファイルの数や管理人数も少なくなるため問題になりにくいですが、利用人数が多い場合はファイルやフォルダの数が多くなってしまうので、管理方法のルール化が必要です

ファイルの扱いが「閲覧者」にとって負担が大きい

共有されたファイルは閲覧者にとって確認の負担が大きい、という点も無視できないデメリットです。
 
OneDriveに格納されたファイルやフォルダは、それがどんなデータであるかをタイトルで判断しなければならないので、詳細はファイルを開いて中身を確認する作業が発生してしまいます。そして、ファイルを開くためには「クリック」や「タップ」をしなければいけません。
 
また、オフラインで編集した後のファイルの更新時には「保存ボタンを押す」という作業も発生します。このように、わずか数クリック・数タップの差でもそれが積み重なると大きな負担となります。
 
そのため、OneDriveをはじめとした「情報を格納するオンラインストレージ」を選定する際には、ファイルが増えても余計な工数がかからず誰もが簡単かつシンプルに管理できるかを導入前に確認しておく必要があります。


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OneDrive(ワンドライブ)のデメリットを解消するツールとは

以下ではOneDriveのデメリットを解消するツールをご紹介します。
 
OneDriveはMicrosoft製品が社内に浸透している場合はおすすめです。しかし、別ツールを利用していたり、ITツールの利用に初心者が多かったり、社内のファイル管理が属人化したりしている場合は親和性が良くない可能性があります。
 
とくに、情報は蓄積が目的ではなく、活用されることで真価を発揮します。つまり、「蓄積だけでなくその後の共有」にも目を向ける必要があります。また、OneDriveではフォルダも自由に作成できるので細分化しすぎてしまい、運用によっては必要な情報へ辿り着けないという大きなストレスも発生しやすくなるのです。
 
そのため、情報の格納だけをOneDriveで行うのではなく、「ノート」でファイル保管から共有までシンプルに一元管理できる「Stock」を使った管理が必須です。
 
StockはOneDriveと同じようにあらゆるファイルをドラッグ&ドロップで簡単に管理し、ファイルも任意のメンバーへ素早く共有できます。さらに「フォルダ機能」や「検索機能」が備わっているので「情報を探すのに時間がかかる」というストレスを与えません。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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OneDrive(ワンドライブ)の特徴・使い方・料金まとめ

ここまで、OneDriveの特徴から基本的な使い方、料金など網羅的にご紹介しました。
 
OneDriveをはじめとしたオンラインストレージは、導入しただけでは社員が各々のやり方に沿ってファイルを格納していくので、必要な情報を探すのに不要な時間がかかり逆効果となってしまいます。そのため、管理ルールを作成して社内の管理フローを一元化するのが有効です。
 
ただし、作成した管理ルールもファイル化してしまうと、今度は「都度ファイルを開く」作業自体が面倒となり、ファイルを確認しない社員が出る可能性もあるのです。そのため、「ファイルをはじめとした情報共有のストレスを与えないツール」を使いましょう。
 
今回ご紹介したStockは「ノート」に直接テキストを打ち込みそのまま共有可能。画像・動画ファイルもプレビューで簡単に確認でき、「フォルダ」を使って誰でも素早くファイルを探し出せます
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」であらゆるファイルをスムーズに管理しましょう。