働き方改革や新型コロナウイルス感染予防のために、導入が大きく進められている「テレワーク」。
 
しかし、部下を直接オフィス内で管理することができないため、テレワークでの「マネジメント」に関して難しいと感じている方も多いかと思います。
 
そこで今回の記事では、テレワークでのマネジメントの課題と解決するポイントについて解説したいと思います。
 
テレワーク時のマネジメントについて課題を感じている方、どこを工夫すればいいか分からない方は是非参考にしていただければと思います。
 
関連記事: テレワークの語源と意味は?実際のテレワークの導入状況も解説!
 


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テレワークでのマネジメントとは?

「テレワークでのマネジメントとは何か」を知るためには、「マネジメント」とは何かを初めに理解する必要があります。
 
「マネジメント」とは、チームを率いるリーダーが成果を上げるために以下の3つを行うことです。
 
①目標の設定
②目標を達成するための「業務」と「部下」の管理
③成果の評価とフィードバック
 
テレワーク環境では、オフィス外で仕事をすることに特徴があります。
働く環境が違うため、通常のマネジメント方法では適応することができず、工夫しないと適切にマネジメントを行うことができません。
 
では、テレワークのマネジメントにおいて、どのような課題が出てくるのでしょうか。
以下の段落で解説したいと思います。
 
関連記事: 【課題と解決策は3つだけ】テレワーク時のコミュニケーション問題


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テレワークのマネジメントの課題

テレワークのマネジメントでは、「コミュニケーションを取りにくい」「労働管理が難しい」「評価するのが難しい」という3点を課題として抱えることが多いです。

コミュニケーションを取りにくい

テレワーク時の最も大きな課題が、「コミュニケーションを取りにくい」ことです。
 
対面で働かないので、部下に業務上の指示を適切に伝えきれないこともあります。また、世間話などが減ることによって、部下の変化や不安に気づけないことも考えられます。
 
部下の立場でも、上司との会話が減ることによって「業務上の疑問点」を伝えられず業務に支障が出てしまったり、気軽に相談できないがゆえに、問題が発生しても自分一人で対処しようとしてしまうことがあります。
 
物理的に「情報共有がしにくい」という問題以外にも、相手の表情や様子が見えないことから「業務外に関する不安」にも気付きにくいという問題が発生することが分かります。

労働管理が難しい

オフィス出勤がないテレワークでは、部下の「業務開始・終了時間」や「いつ、どのような業務を行っているか」の把握が難しくなってしまいます。
 
従来のマネジメント方法では「対面で確認」することもできましたが、物理的に離れていると気軽に確認できないため、テレワークに対応した労働管理の方法を検討する必要があります。
 
また、「仕事とプライベートの境界線が曖昧」になってしまうこともあります。
テレワークで仕事に集中できず、「生産性が下がった」「気付いたら長時間労働になっていた」ということもあります。

評価するのが難しい

テレワークでは、成果物そのものや、数値化できる仕事は評価をしやすいですが、テレワーク中の「見えない勤務態度」や作業途中の仕事に対しての評価が難しいです。
 
部下自身は、自分が正当に評価されているか不安に思ったり、評価制度が明確化されていないためにモチベーションが下がることで生産性が下がったりする可能性も考えられます。
 
関連記事: テレワークで直面する課題とは?解決のためのツールをご紹介!


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テレワークのマネジメントを適切に行うには?

コミュニケーションをとれる環境を整備する

テレワークでも、オフィスと同じように「コミュニケーションをとれる環境」を整備することが求められます。
具体的には、「情報共有ツール」や「チャットツール」、「Web会議ツール」の導入が考えられます。
 
「チャットツール」は、日常的な情報交換や報告などを可能にします。
メールより気軽に送ることができるので、小さな相談なども簡単にすることができます。
 
「Web会議ツール」は、テレワークでの「顔を合わせての対話」を可能にします。
メンバーの表情を実際に確認することで、コミュニケーションを効率的に行うことができます。
 
また、チームメンバーがテレワーク時に孤独感を感じないよう、定期的にWeb会議で顔を合わせるといいでしょう。

勤怠管理の方法を改める

今まで、タイムカードや対面で勤怠管理をしていた場合、テレワークに対応した方法に変更する必要があります。
 
具体的には、「チャットツール」で報告したり、「勤怠管理ツール」を導入し、勤務時間を管理をする方法が考えられます。
 
「勤務時間の報告」「進捗の報告」「在席・離席の報告」などを適宜上司に行うことをルールとし、テレワークでも適切な勤怠管理ができるようにしましょう。

評価基準を整える

テレワーク時でも適切な評価を行うために、評価基準を明確にしましょう。
 
成果物や数値で評価をすることは簡単ですが、成果物での評価に頼り過ぎてしまうと成果を出すことができなかった場合や数値化できなかった場合に、評価するのが難しいです。
 
上司も部下も評価する際に困ることがないよう、適切な目標設定と成果報告を心がけましょう。
 
関連記事: 【すぐにできる!】テレワーク導入の手順まとめ


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マネジメントを成功させるポイント

雑談をできる環境を作る

コミュニケーションをできる環境を整えることは、上記で解説しましたが、コミュニケーションの種類にも多々あります。
 
業務上のコミュニケーションも重要ですが、「雑談する」ことによって、気分転換になってチームワークが向上したり、仕事の生産性を高めるたりすることもできます。
 
テレワークでも雑談できるよう、雑談専用のチャットスペースを作成してコミュニケーションを促すといいでしょう。
スタンプを送ったり、雑談できるイベントを開催したりして、チーム内の親睦を図るのも有効です。

上司から積極的にコミュニケーションをする

いくら「たくさんコミュニケーションしましょう!」と連絡があっても、自ら進んでコミュニケーションをとるのはなかなか難しいかと思います。
 
そこで、上司が自ら進んで声がけをし、コミュニケーションを促しましょう。
 
「報告を待つ」のではなく、「調子はどう?」などの声がけをすることによって、コミュニケーションしやすい雰囲気作りをすることが重要です。

チームメンバーのタスクを可視化する

テレワークでは、部下がいつ、どんな業務をしているのか把握することが難しいため、「部下のタスクを可視化できる状態」にすることが有効です。
 
部下が抱えているタスクをチームで共有することによって、メンバーごとのタスク量の違いや実働時間を知ることができ、労働管理にもつなげることができます。
 
具体的には、「タスク管理ツール」で部下のタスクを管理したり、「チャットツール」で部下から報告してもらうことが考えられます。
 
関連記事: テレワークのやり方とは?導入手順やメリットもあわせて解説!


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テレワークのマネジメントに活用できるツール

テレワークのマネジメントに活用できるツールが「Stock」というツールです。
 
コミュニケーションを促す「メッセージ機能」や業務の進捗を把握する「タスク管理機能」、チームでの情報共有を簡単にする「ノート機能」が一体になった情報共有ツールです。
 
テレワークのマネジメントに関して「Stock」を導入するだけで、解決策の1つとして活用することができます。

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Stockのトップページ

「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用することで、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散したり混同することなく、常に整理された状態で仕事をすることができます。
 

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても大丈夫。詳しくなくても簡単に始めることができます
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用することができます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。
 
関連記事: テレワークで必須のオススメツール19選!時代に合った働き方を選択しよう!


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まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
テレワーク時のマネジメントを適切に行うためには、「コミュニケーションできる環境に整備する」「勤怠管理の方法を改める」「評価基準を整える」ことが有効だということが分かりました。
 
是非この記事を参考に、テレワークのマネジメントの改善を図っていただければ幸いです。
 
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