昨今の感染症拡大を皮きりに、さまざまな企業でテレワークが実施されるようになりました。テレワークには感染症対策だけでなく、業務効率の向上やコストの削減などのメリットがあるので、企業規模に関わらずあらゆる組織で導入の動きが加速しています。
 
一方で、テレワークは利点ばかりではないので、マネジメント上の課題に追われている企業もあります。そのため、「テレワークが始まってからチームのマネジメントが上手くいかなくなった」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、テレワークのマネジメント課題を解決する方法や成功事例、ポイントを中心にご紹介します。
 
  • テレワークで思うようにマネジメントができず、成果にもつながらないので困っている
  • 時間がないので課題解決に必要な要点だけを、すぐに確認したい
  • テレワークで課題解決ができた企業の具体的な取り組みを参考にしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社の限られた資源のなかでテレワークのマネジメント課題を解決する方法が見つかります。


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テレワークにおけるマネジメント課題

オフィス業務とは異なるマネジメントが求められるテレワークでは、以下の3つの課題を解消する必要があります。

部下の進捗が分からない

テレワークでは部下の仕事を直接確認できないので、進捗を把握するのが困難です。
 
とくに、大きなプロジェクトになると関係者も増えるので、マネジメントする上司に負荷がかかります。メールで進捗報告させる方法もありますが「リアルタイムの進捗情報でない」「メンバー全員からの進捗報告を管理するのは現実的でない」などが欠点です。
 
そして、テレワークで社員一人ひとりの進捗を正確に把握しなければ、「業務上の適切な判断ができずに納期が漏れてしまう」という事態を招きかねません

コミュニケーションが取りづらい

テレワークを導入した企業が直面するのが、コミュニケーションの取りづらさです。
 
テレワークではオフィス勤務以上に積極的にコミュニケーションをとる必要がありますが、「今、相手は忙しいかもしれない」と気を遣ってしまいます。そのため、最低限の業務連絡をするだけで、上司に相談ができない若手社員が多く存在するのです。
 
上司の立場としても部下の状況を正確に把握できないのは、「適切なマネジメントができていない」と同義なので放置するのは避けましょう。

情報共有が滞ってしまう

テレワークで最も大きな課題は「情報共有が滞り、業務に支障をきたすこと」です。
 
ビジネスにおいて情報共有は重要な仕事の一つですが、テレワークではメールや口頭などの、従来の方法ではスムーズに情報共有ができません。とくに、テレワーク勤務とオフィス勤務が混在する企業では「情報の格差」が生まれ、部門間の連携に支障をきたします
 
つまり、テレワークにはビジネスの基本である情報共有に課題があり、早急に解決しなければさまざまな業務に影響を与え続けるのです。
 
関連記事: 中小企業でも実践できるテレワークの3つの課題と解決策とは


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テレワークのマネジメント課題を解決する3つの方法

これまで、テレワークにおけるマネジメントの課題をご紹介しましたが、具体的な対策を講じなければ解決することはありません。そこで以下では、テレワークのマネジメント課題を解消する3つの方法を解説します。

(1)メンバーのタスクを可視化する

はじめに、部下一人ひとりのタスク(やるべき仕事)を把握できるようにしましょう。
 
具体的には、「何のタスクを担当しているか」「どこまで完了しているのか」「未完了のタスクはいくつあるか」などを正確に確認する必要があります。部下一人ひとりの進捗に目を光らせて、納期漏れなどの重大なミスを未然に回避しなければならないからです。
 
また、”上司と部下”だけでなく”チーム全体”でタスクを共有すれば、メンバー同士で業務の調整やサポートの判断できるので、マネジメントの難しさも大幅に軽減されます。

(2)コミュニケーション手段を用意する

テレワークでは気軽に連絡がとれるコミュニケーション手段を用意しましょう。
 
たとえば、対面のコミュニケーションと遜色のないやりとりができる「Web会議ツール」や、メッセージで円滑なコミュニケーションがとれる「チャットツール」が代表的です。しかし、チャットツールは大切な業務情報が流れてしまうという欠点があります。
 
そのため、テキストを中心としたコミュニケーションは「仕事の情報が流れないように蓄積できるうえに、メッセージ機能でスムーズに連絡がとれるツール」で行ないましょう

(3)誰でも簡単に共有できる仕組みをつくる

最後に、「情報共有が滞る」というテレワーク最大の課題を解消するために、誰でも簡単に共有できる仕組みをつくりましょう。
 
テレワークを開始した途端に、情報共有の質・スピードが悪化する原因の一つは「情報共有をするための工数が多すぎる」ことです。テレワークではオフィス業務よりもメンバーとの連携などに気を配る必要があるなど、精神的にも忙しくなります。
 
そのため、仕事に追われていても簡単に情報共有ができる仕組みが必要です。たとえば、一般的な情報共有をするツールは共有のために設定が必要ですが、「Stock」のような「情報を書き始めた瞬間から、リアルタイムで共有されるツール」もあります。
 
そして、不要な操作が一切ないシンプルな情報共有ツールはITに詳しくなくても、すぐに使いこなせるのもメリットです。わざわざ社員に教育するコストを割く必要がないので、テレワーク導入に最適と言えます。


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テレワークのマネジメントに成功した企業事例

わたし・みらい・創造センター

今回ご紹介する事例は、総合人材サービスやBPO事業を提供しているSBIビジネス・イノベーター株式会社の「わたし・みらい・創造センター」です。
 
わたし・みらい・創造センターでは、「テレワークでも社内情報を簡単に蓄積するツール」を活用したので、テレワーク業務や情報共有が滞りなく続けられました
 
また、ストックされた情報は分かりやすく分類できるので、「いくつものプロジェクトを並行している企業にとって価値がある」とインタビューで語っています。
 
わたし・みらい・創造センターが導入したITツールには、情報を蓄積する機能だけでなく、リアルタイムで部下の進捗を把握する「タスク管理機能」や社員同士で円滑なコミュニケーションがとれる「メッセージ機能」も搭載されています。
 
 
関連記事: 【事例あり】テレワークのコミュニケーションの課題を解決する方法5選


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マネジメントを成功させるポイント

テレワーク勤務の部下をマネジメントするのは困難です。しかし、以下の3つのポイントを押さえれば、負担を最小限にしながらチームの利益を最大化できる可能性があります。

ITツールで面倒な管理を簡単にする

結論、テレワークのマネジメントを成功させるためには、ITツールを活用しましょう。
 
ITツールにはテレワーク中のチームが抱える課題を解消する機能が豊富に搭載されているので、従来のやり方をアップデートするよりもはるかに効率的です。一方で、「機能が多すぎて使いこなせない」という問題には注意する必要があります。
 
とくに、ITに詳しくないメンバーが多いチームに多機能なITツールを導入すると、誰でも使いこなせないばかりか次第に利用されなくなります。そのため、社内メンバーの誰もが簡単に使いこなせるITツールを導入しましょう

こまめにコミュニケーションをとる

次に、テレーワークではコミュニケーション不足も課題となるので、コミュニケーションがとれる機会を設けましょう。
 
社員間で連絡がとれるITツールを導入しただけでは、根深いコミュニケーション不足は解消されません。ITツールで雑談ができるメッセージグループを作成したり、Web会議ツールで定期的に部下の話を聞いたりする機会をつくりましょう
 
上司から「積極的にコミュニケーションをとるように」と通達しても何も変わらないことが多いので、意図的にコミュニケーションがとれるようにするのも重要なマネジメント業務の一つです。

あらゆる情報を1か所にまとめる

テレワーク最大の課題は情報共有にあるので、営業活動で発生した情報は正しく活用できるように、1か所にまとめるのがおすすめです。
 
テレワークでは情報共有の質・スピードが低下するので、業務全体に悪い影響を与えます。そのため、迅速な情報共有ができるようにチャットツールを導入する企業もありますが、次々とメッセージが送られてくるので数日前の情報を探し出すのも大変です。
 
以上のように、情報共有が滞るからといって、チャットツールのような情報が流れてしまう環境では「情報の有効活用ができない」ので本末転倒と言えます。結論、情報共有に困っているチームは、あらゆる情報を一か所に蓄積できるITツールを導入しましょう。
 
関連記事: 【5分類】テレワーク・リモートワークに必須のおすすめツール10選!
 
関連記事: 自社でもテレワークができる4つのやり方!導入手順や課題も徹底解説


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テレワークのマネジメントに必須のITツール

以下では、テレワークのマネジメントに必須のITツールをご紹介します。
 
テレワークでは情報共有だけでなく、進捗管理やコミュニケーションに課題があります。つまり、テレワーク勤務でもオフィス勤務と遜色なくマネジメントをするためには、「情報共有」「タスク管理」「メッセージ」の3つの機能があるITツールが必須なのです。
 
結論、テレワークのマネジメント課題をすぐに解決するツールは、誰でも簡単に社内情報をストックできるうえに、テレワークに必要なタスク管理機能とメッセージ機能が備わっている「Stock」一択と言えます。
 
Stockは非IT企業を含め導入実績が100,000社を超える今注目のツールであり、ITに詳しくない65歳でも説明なしで使いこなせるほどシンプルなのが特徴です。

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Stockのトップページ

 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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テレワークのマネジメント課題を解決する方法まとめ

これまで、テレワークのマネジメント課題を解決する方法や成功事例、おすすめツールを中心にご紹介しました。以下は、マネジメント課題を解決する3つの方法です。
 
  1. メンバーのタスクを可視化する
  2. コミュニケーション手段を用意する
  3. 誰でも簡単に共有できる仕組みをつくる
とくに、「3.誰でも簡単に共有できる仕組みをつくる」はあらゆる企業が実践可能な方法です。テレワークで情報共有が滞ってしまう最大の原因は「情報共有の工数が多すぎる」なので、複雑な方法で情報共有するのは避けましょう。
 
たとえば、今回ご紹介した情報共有ツールのStockは、業務情報がすぐにチームで共有されるので余計な操作が不要であり、ITに詳しくない人が使いやすい仕様のITツールです。
 
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