労働基準法では「労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。」といった具体的な労働時間が定められています。したがって、企業は勤怠管理を通じて、従業員の労働状況を正確に把握することが必須なのです。
たとえば、管理方法としてExcelを使うと自動計算により勤怠管理が効率化されます。しかし、なかにはうまく活用できず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- 従業員の勤怠をExcelで管理しており、便利なテンプレートを探している
- 勤怠管理がうまくいかない原因が分からない
- 勤怠の記録や管理に役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Excelでの勤怠管理に使えるテンプレートが分かるうえ、従業員の勤怠を簡単に管理できるツールも見つかります。
目次
勤怠管理が必要な理由とは
勤怠管理は、企業の継続と従業員の定着に直結する業務であり、対応が不可欠です。
勤怠管理とは、企業が従業員の出退勤や残業時間、有給の取得状況などを含めた勤務状況を正しく把握することを指します。企業活動において、勤怠の記録・管理は下記の観点で必要性が求められます。
- 法令の遵守
- 正しい給与計算の実施
- 従業員の労働に対する満足度の改善
労働基準法をはじめとした法令を遵守しなければ、罰金や刑事罰の対象となる恐れがあります。したがって、企業は法定労働時間を超えた勤務になっていないかを把握することが求められます。
給与計算は、実務時間や時間外労働、休日出勤などの状況も総合して行います。そのため、従業員の勤怠を正確な記録が必要なのです。
長時間労働による従業員の負荷が高まれば、企業に対する満足度が低くなります。そこで、勤怠管理で具体的な労働時間を計れば、現状が分かり勤務状況の改善につなげられます。
このように、社会的なルールを守りつつ、従業員の労働環境を改善するには、勤怠管理が必須なのです。
【無料】勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選
ここでは、勤怠管理に使える無料のExcelテンプレートを紹介します。以下5つのテンプレートを用途に合わせて利用すると、勤怠管理で面倒な「時間計算」「勤怠管理表の作成」が簡単に実施可能になります。
【Microsoft】シンプルなタイムカード型のテンプレート
こちらは「Microsoft」が提供するタイムカードのテンプレートです。
一週間単位で労働時間の入力する形式で、所定労働時間に加えて残業や病欠、休暇の状況も併せて記載できます。また、時給や支払い額の合計を記載する項目もあり、給与計算にも有効です。
【［文書］テンプレートの無料ダウンロード】就業時間を自動計算する勤怠管理表
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」で提供する就業時間の自動計算に対応したテンプレートです。
タイムカード時刻の欄に出退勤の時間を入力すれば、自動で残業時間を反映した就業時間が算出されます。また「区分」を設定すると、出勤日数や欠勤日数が入力時点で何日になるか自動で表示される仕様になっています。
【EXCEL勤怠テンプレート】有給や直行直帰の管理可能な勤怠管理表
こちらは「EXCEL勤怠テンプレート」が提供する、出退勤に加えて有給や直行直帰の管理も可能な勤怠管理表のテンプレートです。
勤怠管理表内には社員番号や部署といった所属情報を記載する項目が設けられています。勤務時間は直行直帰を考慮した打刻に対応しているだけでなく、有給やフレックスの日数のカウントも可能です。
【業務用テンプレート】出勤や欠勤を1ヶ月間記録する出勤簿
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、1カ月単位で出勤や欠勤記録可能な出勤簿のテンプレートです。
この出勤簿では、メンバー全員の出勤状況を一覧で残せる点がポイントです。始業・就業時間と出勤・欠勤をカレンダー形式で入力するシンプルな形式になっています。
【ビズ研】項目が細分化された出勤簿
こちらは「ビズ研」が提供する、出退勤や残業時間などの項目が細かく設けられた出勤簿のテンプレートです。
出勤簿でありながら、勤務管理表のように細かく情報の記録が可能な仕様になっています。また、備考欄には各月の祝日が記載されており、連休が業務に影響を及ぼす企業に適している形式です。
【注意】Excelでの勤怠管理で気を付けるべきポイントとは
勤怠管理はテンプレートを活用するなどで作業の無駄を省けますが、取り組むうえでの注意点がいくつか挙げられます。そこで以下では、Excelでの勤怠管理で気を付けるべきポイントを紹介します。
従業員が打刻を怠る
勤怠の打刻に手間がかかると、従業員が打刻を怠る可能性が高くなります。
たとえば「都度Excelファイルを開いて更新する」「必要以上の手順を踏まなければ打刻できない」状態だと、従業員が打刻を怠るようになり正確な情報が得られなくなってしまうのです。
勤怠の情報が曖昧になれば、管理者層は勤務日数や残業時間の正しい数値が測れません。したがって、打刻は簡単なステップで完了する方法に設定しましょう。
管理方法が複雑になっている
勤怠の管理方法が複雑だと、管理者層の負担が増える点に注意が必要です。
勤怠管理を主体となって行う店舗責任者や総務責任者は、多忙なケースが多いです。しかし「従業員が勤怠を入力しない」「入力した情報を手計算で整理する必要がある」状況では、勤怠管理の負荷が重くなり、本業務の時間が削られてしまいます。
そこで、勤怠のチェックや情報の記録が簡単なツールを導入すると、勤怠管理にかかる無駄な工数の削減につながります。たとえば、「Stock」のようなシンプルな情報共有ツールを使うと、従業員と管理者層いずれもストレスなくやりとりできるのです。
勤怠の記録・管理が簡単なおすすめのツール
以下では、勤怠の記録・管理が簡単なおすすめのツールをご紹介します。
勤怠管理において「打刻方法が面倒」「管理が複雑」では、日々の打刻を正しく残せません。Excelテンプレートを使って勤務時間を自動計算する方法もありますが、記録したファイルが次々に増えていき、管理の手が回らなくなるリスクを伴う点に注意しましょう。
そこで、ITツールを活用して労働状況を記録すると、ツール内で情報が簡単に確認・更新できるので、勤怠管理にかかる負担を抑えられます。ただし、勤怠管理専用のツールを突然導入すると、ITに不慣れなメンバーがうまく使いこなせない可能性が高いです。
そこで、とくに非IT企業においては「シンプルな情報共有ツール」で勤怠の記録や連絡を行うだけでも、負担の少ない勤怠管理体制が簡単に整えられます。したがって、非IT企業の65歳以上のメンバーでも簡単に利用可能な情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockは「ノート」に文字や表の入力が可能で、記載した情報はリアルタイムでメンバーに反映されます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」「タスク」を活用すれば、勤怠に関するやりとりが一か所にまとまり、管理のしづらさが起こりません。
誰でも簡単に勤怠管理が可能なツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
勤怠管理に使えるExcelテンプレートまとめ
これまで、勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
企業が社会的なルールを守りながら、従業員の労働を適切に調整するためには、勤怠管理が不可欠です。ただし、勤怠の管理方法が煩雑だと従業員が打刻を怠けたり、管理者層の負担が増加したりする恐れがあるので注意しましょう。
勤怠管理の方法は、記録した情報や連絡を集約する観点で「ITツール」の利用が最適です。勤怠の記録に特化したツールもありますが、情報共有ツールを活用すれば、労働時間に関する内容はもちろん、社内情報の共有手段としての利用も可能になります。
結論、勤怠管理に利用すべきは直感的な操作で誰でも簡単に使える情報共有ツール：Stock一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、従業員と管理者双方が勤怠を記録・管理しやすい体制をつくりましょう。
