仕事のメールチェックは、出勤してまずはじめに取りかかるほど、重要な業務だと言えます。しかし、一度に複数のメールが届いたり、仕事とは関係のない営業メールが届いたりすることも多いため、メールを見落としてしまうケースも少なくありません。
たとえば、取引先からいつごろ対応が可能か催促するメールを受信していても、受信メールの存在をすぐに察知できずに対応が遅れた経験のある方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説します。
- メールを見落としてしまったときの最善策を知りたい
- お詫びメールをなんて送ったらいいか分からない
- メールを見落とさないための仕組みを構築したい
という方は今回の記事を参考にすると、仕事のメール見落としを予防する方法がわかり、確認ミスを起こさない対応方法を実践できます。
目次
メールを見落としてしまったときにすぐにやるべきこと
まず、メールを見落としてしまった際には、相手に即連絡を入れることが最も重要です。そこで以下では、メールと電話を使ったお詫びの方法を紹介します。
【例文あり】お詫びメールの返信をする
メールの見落としに返信するときには、相手の状況に合わせて迅速に、かつ丁寧に返信しましょう。以下はお詫びをする際のメールの例文です。
ケース1.【取り急ぎお詫びを伝える】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。
いただいた内容につきまして、至急確認し、遅くとも本日〇日の〇時までには回答させていただきます。
大変恐れ入りますが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。ご迷惑をお掛けし大変申し訳ございません。
今後はこのようなご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。
以上でございます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
ケース2.【お詫びとともにメール内容に返信する】
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社▲▲の××です。
この度はご連絡をお待たせし大変申し訳ございません。
○月○日にお送りいただいたメールを私の不手際により見落としておりました。
今後はご迷惑をお掛けすることがないように、一層確認に努めてまいります。
いただいたメールについての内容でございますが、(回答内容)～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～となります。
その他ご不明な点などございましたら、いつでもご連絡くださいませ。
以上でございます。
引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
＜署名＞
回答までに時間がかかってしまうときは、一度メールを返信して本日の何時までには回答が可能であるかを伝えましょう。
電話で第一報を入れる
相手に直通または相手の会社につながる電話番号を把握しているのであれば、電話でお詫びの連絡を入れる手段も有効です。電話で連絡するときには、下記の点にもとづいてお詫びの意思を伝えましょう。
- 不手際によりメールを見落としてしまった旨の謝罪 ※言い訳と捉えられる内容は伝えず、真摯に謝罪する
- 回答が何時までに回答可能かorこのあとこのまま電話口で内容を回答して問題ないか
- 今後は見落としによる迷惑をかけることがないように、一層努める旨のお詫び
なお、電話口で質問内容に回答したら、通話後にあらためてメールで回答内容を返信するか、会話内容のメモを社内メンバーに共有しておきましょう。回答済みであることの証跡が残り、あらたなトラブルの防止になります。
また、会話内容のメモを残す際には、「ナレカン」のような情報をストックでき、任意のメンバーに公開できるツールを活用すると、社内メンバーへの情報共有がスムーズです。
メールを見落としたお詫び文を書くときの３つのポイント
ここでは、メールを見落としたお詫び文を書くときの３つポイントを紹介します。内容次第では、今後の関係性を悪化させかねないため、以下のポイントを踏まえましょう。
(1)言い訳をせず理由を書く
まず、言い訳をせず端的に遅れた理由を記載しましょう。
連絡が遅れたうえで言い訳をすると、自社の印象がさらに悪くなってしまいます。その結果、信頼関係がなくなり今後の取引に影響がでる恐れがあるのです。
また、遅れた理由を長文で記載していると言い訳がましい印象になるので、遅れた理由は簡潔にまとめたうえ、言い訳をせず謝罪する必要があります。
(2)誠意を伝える
次に、相手側に対して誠意をもって見落としをお詫びしましょう。
メールの見落としが発生すると、連絡を待っている相手側は業務が進まなくなってしまいます。したがって、相手の時間を奪ったことを認識し、誠意をもった謝罪が必要です。
ミスを受け止めていると相手側に伝われば、今後の信頼関係回復につながります。
(3)今後の対応を伝える
最後に、今後の対応を伝えましょう。
メールを見落とされた相手側は、再びミスが発生するのではないかと不信感を抱いています。そのため、信頼回復のためにも「次はどのように対応してミスを予防するのか」を伝える必要があります。
今後の対策は具体的に述べ、ミスの再発防止に努めていく姿勢を伝えましょう。
メールの見落としが発生する３つの原因とは
メールの見落としは不注意により発生するものですが、不注意を引き起こしてしまう状況そのものにも原因は潜んでいます。
そこで、以下のメールの見落とし原因を知ることで、根本的な要因を理解し対策が立てられます。
(1)メールを確認する時間がない
メールチェックの時間が十分にとれていなければ、メールの受信に気が付かず見落としてしまう可能性が高くなります。
とくに、CCに含まれているメンバーも含め、意識してメールチェックするようにしなければ、対応する時間を捻出できません。また、元々のタスク量が多すぎる場合も対応の時間はなくなりがちです。
そのため、一日のうち「この時間帯にメールを確認する」というスケジューリングをしたり、メンバーのタスク量を見直したりする作業が必要になります。
(2)メールの優先順位付けができていない
メールの優先順位を決めず場当たり的に対応していることも、見落としが発生します。
受信メールが来るたびに対応していては、何から対応すればいいか不明確になるため、重要なメールがあることを見落としてしまいます。とくに、優先順位付けで迷う場合は「緊急度」と「重要度」を軸にして優先度を判断するのがおすすめです。
そのため、来たメールの内容はもちろん、件名や受信日時からも順序を決めましょう。
(3)メールの振り分けができていない
メールの振り分けができておらず、どのメールに対応したかがわかりにくくなってしまうことも原因のひとつです。
メールを「デフォルトの受信ボックスひとつ」ですべてのメールを管理している場合、顧客からの必要なメールと不要な営業メールが混ざってしまいます。とくに、取引先が多いほど、振り分けがされていなければ対応漏れが発生します。
そこで、メールを見落とさないためには受信したメールを「フォルダごとに」適切に振り分け、一目見てわかるような状態にすることが重要です。たとえば、「顧客先名」や「案件名」でフォルダに名前をつけたり、番号を採番したりするとわかりやすくなります。
【すぐできる】メールの見落としを防ぐ対処法
ここでは、メールの見落としを予防する対処法を紹介します。すぐにできる方法となるので、メール管理が煩雑でトラブルになりかけている場合は即実践しましょう。
メールを適切に整理して管理する
まずは、メールの「情報が見やすく管理されている」状態を作りましょう。メールが適切に整理できていれば、見落とすリスクがなくなります。
具体的には、受信時に自動でメールを分類化できるフォルダ分けや、重要なメールを目立たせるための目印づけがおすすめです。このように、自動振り分けや目印づけを活用したうえで、対応順を決めると順序だててメールが確認可能になります。
メールの受信ボックスを整理して対応が必要なものだけに分類できれば、対応の優先順位を間違えることなくメール返信に専念できるのです。
メールの見落としのない仕組みづくりをする
メールの管理方法そのものを、見落としが生まれない仕組みに変えてしまえば、メール対応が漏れることはありません。
たとえば、「来たメールに対して内容を確認後、必ずタスクとして管理する」などが代表例です。ただし、メールを個人で管理するだけでは個人によって対策に差が出るため、全社的な仕組み化にはつながりません。
そこで、個人ではなく複数人のチーム体制でもチェックできる仕組みをルールとして社内に浸透させていくことが重要です。とくに、メールの抜け漏れが発生しないチームは、メールの内容を「ナレカン」のようなツールでIT化し「仕組み化」に成功しています。
【必見】ビジネスメールを見落とさない仕組みとは
以下では、メールの情報を簡単に管理するのに最適なアプリをご紹介します。
メールの見落としがなくなれば、対応漏れが発生せず業務を円滑に進められます。しかし、メールの特性上、複数の異なる案件のメールが次々に届くため、重要なメールが埋もれてしまい見落としてしまうのです。
そのため、社内における情報共有には「ITツール」を活用し、情報をすぐに確認できる体制を整えましょう。しかし、理解の難しい複雑なツールではメンバーが使わずに既存の方法で管理し続けるので、仕組みは定着しません。
結論、他のITツールよりも簡単に使用でき、メールを使える方であればすぐに使いこなせるアプリ「ナレカン」一択です。
ナレカンを使って、テーマごとに用意された「フォルダ」内に「記事」を作成していけば、該当メンバーは見やすい状態で情報を確認できます。さらに、各記事には「コメント」を紐づけられるので、メールのように埋もれたりする心配がありません。
メールを使える方であればすぐに使いこなせるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
メールの見落としの原因と対処法まとめ
ここまで、仕事のメールを見落とす原因と対処法について解説してきました。
メールの特性として、ひとつの場所にさまざまなメールが届くことが、見落としの原因だと言えます。また、社内メンバー同士でやりとりする場合、メールだけでなくチャットも使用している企業もあるため、情報を見落とすリスクが高いのです。
そこで、あらかじめテーマごとに「フォルダ」を用意して置き、そのフォルダ内の「記事」に情報を書き込んでいく仕組みを整えれば、複数の案件が並走しても情報が混ざる心配がありません。
なかでも、「記事」に情報を残しつつ、各記事ごとに「コメント」を紐づけられる『ナレカン』であれば、細かいやりとりも流れたり埋もれたりする心配が一切ありません。
ぜひ「ナレカン」で情報を整理し、メールの見落としをなくしましょう。
