仕事を進めていくうえで業務上の問題はしばしば発生します。問題の発生を未然に防ぐ努力も重要ですが、近年では発生した課題を的確かつスピーディーに解決するための「課題解決能力」がとくに重要視されています。
一方、個人やチームの課題を解決する際、課題解決のための十分な能力が社内に不足しており、早急な対応ができない現状に悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、課題解決能力が重要視される理由や身に付けるまでのプロセスを中心に解説していきます。
- 課題が発生した後に最速で解決できる仕組みが構築できていない
- 個人の課題解決能力を向上させるための具体策を社内に浸透させたい
- チームで課題解決能力を身につけ、課題解決のスピード向上を実現したい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、個人・チームの課題解決能力を向上させたうえで業務効率化を実現できます。
目次
課題解決能力がビジネスで重要な理由
ここでは、ビジネスで課題解決能力が求められる理由を解説します。課題解決能力のあるチームには以下の理由が個人レベルで浸透している共通点があります。
課題の原因にミスなくアプローチしなければならない
課題を解決するときは、その課題が発生した根本的な原因にアプローチしていく必要があります。
業務上の課題が発生したとき、原因が発生した理由や本質を理解できれば、解決へのプロセスを組み立てられるようになります。一方、発生した課題の表面的な部分だけを見て場当たり的な対処を行うと、時間が経つにつれて深刻化したときに対処できません。
また、課題の本質を見極めてアプローチできるチームは、都度発生した課題を解決するだけではなく要因分析も正しく行なっているうえ、的確な指示や行動によって課題をいち早く解決できるのです。
不測の事態でも対応しなければならない
仕事を進めていくうえで、予想外の事態が発生してもすぐに対処しなければならないことも、「課題解決能力」が重要な理由のひとつです。
ビジネス上の課題はチーム内で発生するケースもあれば、クライアントや取引先といった社外の問題が影響して発生する課題もあります。しかし、予期しない不測の事態が発生しても、業務を進めるためには柔軟に対応していかなければなりません。
そこで、課題解決能力のあるチームであれば、発生した課題の原因をいち早く見つけ出し、解決のための具体策を立てられます。また、不足の事態が発生することが常にチーム内に前提として意識されているので、トラブル発生時にも冷静に対処できるのです。
課題解決に必要な3つの能力
ここでは、課題解決で必要な能力を3つ紹介します。以下の能力を身に付ければ発生した課題に対して状況に応じた的確な解決ができるようになります。
ロジカルに考えられる力
課題解決にはロジカル（論理的）に考えられる力を身に付けましょう。
論理的思考とは、筋道を立てて物事を考えることです。論理的思考が使えると、メンバーごとに順序立てて課題の解決に向かえるため、不測の事態や経験のない課題にも根本的な原因を探りながら対処できるようになります。
また、論理的思考によって具体的な解決策を立案して実行、見直して改善するPDCAサイクルを回せるようになります。このように、複雑な課題に対しても、対応力が向上させつつ的確に解決できるようになるのです。
課題の本質を見極める力
課題の本質を見極められると、解決へ筋道立てて解決できるようになります。
発生した課題には必ず原因がありますが、本質を見極められず課題の表面だけしか見られなければ、根本的な課題解決ができません。また、的を得た解決策を打ち出しにくくなるため、解決策を実行するにも必要以上の時間がかかってしまうのです。
したがって、業務を進めるにあたり発生する課題の本質を見極められれば、課題解決へのスピード感を高めつつ、解決へのポイントが発見しやすくなります。
計画的に実行できる力
課題を解決するにあたって計画的に実行できる力も非常に重要です。
課題解決への筋道を立てられると、解決までのゴールから逆算した計画を練ることができます。そして、計画におけるマイルストーン（中間目標）を設定したり、1タスクにかかるタイムマネジメントがしたりしやすくなるので、的確な目標設定が可能となり、結果として最短で無駄のない課題解決が実現するのです。
また、課題解決後の振り返りも行いやすくなります。メンバーが計画した解決策の改善点を発見して、「何が問題だったのか」「次はどうするべきか」を考えられるようになり、次の課題解決へのスピードや対応力向上も見込めます。
課題解決能力をチームメンバーへ身に付けさせるプロセスとは
ここでは、課題解決能力を身に付けさせるためのプロセスにおいて、とくに重要な点を解説します。以下のプロセスを踏むと、課題解決能力はチームメンバーへ効果的に浸透していきます。
発生した課題を幅広い視点でとらえる
まずは、発生した課題に対して、幅広い視点をもって対処することから始めます。
課題の発生にはさまざまな要因が存在します。原因がひとつとは限らない状況で視野が狭いと、偏った考え方から効果のない施策を実行してしまうこともあるのです。また、原因が複数ある場合でも優先順位を立てた対策を実行しづらくなります。
そこで、幅広い視点で課題を捉えるには、発生した課題に対して分解能を持って切り分けると、異なる原因から複数の解決策の考案につながります。したがって、課題が複雑になったとしても、状況に応じて正確に課題にアプローチできるようになり、解決までのスピードを短縮させられます。
状況を整理して原因を洗い出す
起きている課題の状況を一度整理して、原因を洗い出すことも重要です。
課題の発生には本質的な原因に加えて、発生した環境や課題を深刻化させる「内的要因・外的要因」が作用しています。解決に時間のかかりそうな大きな課題でも、状況を整理して必要な情報を洗い出すと、シンプルな原因にたどり着ける場合も多いです。
そして、課題の洗い出しによって、メンバーが取り組むべき問題が明確化され、直線的に課題解決ができるようになります。無駄な業務がなくなり、課題解決の時間を大幅に削減できるようになります。
情報共有を活発にする
課題解決能力の向上には情報共有の活発化が必要不可欠です。
チームで業務を進めるなかで、担当業務で発生した課題が情報共有によって把握されていれば、ほかのメンバーの意見によって柔軟な対応ができるようになります。また、チームメンバーが過去に解決した課題をチーム内で共有すれば、同じ課題が発生したときのマニュアルにもなり、対応工数の削減にも貢献します。
そして、情報共有のスピード感を保ちつつ、情報管理に成功しているチームは「Stock」のような、シンプルな情報共有ツールを使って課題解決へのスピードが向上させ、業務効率化を実現しています。
業務で発生する課題の解決に役立つツール
以下では、業務で発生する課題の解決に役立つツールをご紹介します。
課題解決には課題の根本を理解し、原因と解決策をチーム単位で考えていく必要があります。しかし、解決策を導き出すためには課題や原因の「情報」が正しく蓄積されていなければなりません。
とはいえ、口頭や紙などのアナログ手段では、情報の紛失や情報を探す”無駄な時間”が発生するため、「情報共有ツール」を用いる必要があるのです。ただし、複雑なツールでは社員が使いこなすまでに時間がかかり、課題解決で必要なスピード感を阻害します。
結論、課題解決におけるスピーディーな情報共有を行いつつ、ノウハウやナレッジもわかりやすく蓄積するには非IT企業における65歳以上のメンバーでも使える情報共有ツールの「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」へ課題解決のノウハウやナレッジを残しながら、直感的な「フォルダ」で課題を整理して管理できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」で課題の話題が混じらずにコミュニケーションがとれる点が、ほかのツールにはない大きな特徴です。
課題解決に必要な情報を簡単に共有・管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
課題解決の重要性と必要な能力まとめ
ここまで、ビジネスにおいて課題解決能力が重要視される理由や課題解決に必要な能力を中心に解説しました。
業務を進めるうえで課題の発生は避けられないなか、いかに原因を特定して解決するかが重要です。そして、個人レベルでは論理的思考や計画性の高さが必要であり、チーム全体としても情報共有を欠かさず、幅広い視点で課題へアプローチしなければなりません。
また、課題解決能力の高いチームは、アナログな情報管理ではなく「情報共有ツール」を用いてチーム間で課題を共有しながら情報管理をしています。そのため、同じ課題が発生したとしてもノウハウを生かして解決したり、ノウハウを横展開させて新しい課題へスムーズに対処したりしているのです。
とはいえ、とくに非IT企業がいきなり多機能なツールを導入しても、社内の強烈な抵抗感から使われずに放置されます。したがって、Stockのように誰でも簡単に情報を共有でき、管理もシンプルなツールを使うべきです。
無料登録は1分で完了するので、即日で利用可能の「Stock」で課題解決に必須の情報共有・蓄積を効率化させましょう。
