近年、業務の属人化や人手不足への対応を背景に、バックオフィス効率化に注目が集まっています。バックオフィス効率化とは、総務・経理・人事などの間接業務を見直し、無駄な作業や確認工数を削減して、生産性を高める取り組みのことです。
しかし、現場では「ツールを導入したのに業務負担が減らない」「業務の二度手間や確認漏れが発生している」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、バックオフィスが非効率化する原因や、優先して見直すべき業務、効率化を定着させるための運用設計の考え方を中心にご紹介します。
- バックオフィス業務が属人化し、ミスや対応漏れが増えている管理部門責任者
- 申請・承認・情報共有が複数ツールに散在し、確認作業に追われている管理職
- 人手不足の中でも、バックオフィス業務を安定して回したい業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、バックオフィス効率化は単なるツール導入ではなく、「業務整理・情報共有・運用設計」まで含めて見直すことが重要だと理解でき、自社で優先的に改善すべきバックオフィス業務を判断できるようになります。
目次
【一覧表】バックオフィス業務の種類
バックオフィス業務の種類は以下の6種類に整理できます。
| 職種 | 主な業務内容 | 主な課題と悩み |
|---|---|---|
| 総務 | 備品管理、施設・不動産管理、社内イベント運営、防災対策、株主総会対応 | 業務範囲が広すぎて「何でも屋」になりがち。成果が数値で見えにくい |
| 経理 | 日々の入出金管理、伝票整理、決算業務（月次・年次）、税務申告、経費精算 | インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正対応。決算期の業務過多。 |
| 人事 | 採用活動、教育・研修の企画、評価制度の運用、人員配置の検討 | 優秀な人材の確保（採用難）。離職率の低下やエンゲージメント向上 |
| 労務・法務 | 社会保険の手続き、給与計算、勤怠管理、契約書のチェック、コンプライアンス遵守 | 複雑な労働法制への対応。ミスが許されないルーチンワークの負担 |
| 情報システム | 社内インフラの構築・保守、セキュリティ対策、SaaSの導入・管理 | セキュリティ脅威への対応。ITリテラシーの個人差によるサポート負担 |
| 営業事務 | 見積書・請求書作成、受注入力、在庫管理、営業担当のスケジュールサポート | 営業担当ごとの「属人化」が起きやすい。突発的な依頼による業務分断 |
バックオフィス業務は社内に必須である一方、業務の効率化が難しい業務でもあります。
バックオフィス業務の効率化が難しい理由
バックオフィス業務の効率化が難しい理由は、総務・経理・人事など幅広い業務を少人数で対応するケースが多く、情報共有や業務管理が煩雑化しやすいからです。
- 人手不足によって業務負荷が増加している
中小企業では、限られた人数で複数業務を兼任しているケースが多くあります。そのため、日常業務だけで手一杯になってしまいます。 - 属人化によってミス・対応漏れが発生している
業務手順や対応履歴が担当者ごとに管理されていると、引き継ぎや状況確認に時間がかかってしまい、申請漏れや対応遅延などのミスも発生しやすくなります。 - メール・Excel・チャットに情報が分散している
申請・承認・情報共有を複数ツールで管理している場合、必要な情報を探すだけで時間がかかり、確認漏れや認識違いが発生する原因にもなります。
このように、バックオフィス業務の非効率化は単なる作業量の問題ではありません。人手不足・属人化・情報分散といった構造的な課題が組み合わさっています。
バックオフィス業務効率化が失敗する原因
ここでは、バックオフィス業務の効率化が失敗する主な原因について解説します。「ツールを導入したのに定着しない」と悩んでいる方は必見です。
（1）現場のITリテラシーや心理的抵抗を無視している
1つ目は、現場のITリテラシーや心理的抵抗を考慮していないことです。
バックオフィス業務では、総務・経理・人事など幅広い担当者がシステムを利用します。しかし、操作が複雑なツールを突然導入すると、「今までのやり方のほうが楽」「操作方法が分からない」という不満が生まれ、現場で活用されなくなる恐れがあります。
したがって、バックオフィス業務を効率化するには、現場担当者が無理なく使える操作性を重視しましょう。
（2）業務内容を整理せずにシステム導入している
2つ目は、業務内容を整理しないままシステム導入を進めてしまうことです。
現状の業務に無駄な確認作業や重複入力が含まれている場合、その状態のままシステム化しても非効率な運用は改善されません。むしろ、「入力項目だけ増える」「運用が複雑になる」といった問題が発生することがあります。
そのため、バックオフィス業務を効率化するときは、あらかじめ業務フローや承認ルールを整理し、「何を減らすべきか」を明確にしましょう。
（3）部署ごとの部分最適でツールを導入している
3つ目は、部署単位で個別にツールを導入してしまうことです。
バックオフィス業務は、総務・経理・人事など複数部署が連携して進める業務が多く存在します。しかし、部署ごとに異なるツールを導入すると、情報共有が分断され、「どのツールを見ればいいか分からない」状態になって、結局担当者への確認が増えてしまいます。
したがって、バックオフィス業務を効率化するには、部署単位ではなく、組織全体で情報共有しやすい運用設計を意識してツールを選定しましょう。
バックオフィス業務を効率化するための手順
ここでは、バックオフィス業務を効率化するための具体的な手順を解説します。「何から改善すればいいか分からない」と悩んでいる方は、以下の流れに沿って進めましょう。
STEP1：現在のバックオフィス業務を整理・可視化する
まずは、現在のバックオフィス業務を整理・可視化しましょう。
業務内容や担当者、利用しているツールが整理されていない状態では、どこに無駄な作業や確認工数が発生しているのか把握できません。粒度を細かくし、作業単位で業務を洗い出すことがはじめの一歩です。
したがって、バックオフィス業務を効率化するときは、最初に業務フローや情報管理方法を整理し、現状の課題を可視化することが必要です。
STEP2：優先的に改善すべき業務を決める
次に、優先的に改善すべき業務を決めましょう。
バックオフィス業務には、経理・人事・総務など幅広い業務が存在するため、すべてを一度に改善することはできません。「経費精算」「勤怠管理」といった「業務量×頻度が高いルーティンワーク」から改善していくことがポイントです。
そのため、バックオフィス業務を効率化するときは、業務量・ミスの発生頻度・確認工数などを基準に、優先順位を決めて改善を進めることが重要です。
STEP3：情報共有・業務フローを標準化する
そして、情報共有や業務フローを標準化する必要があります。
担当者ごとに管理方法や対応手順が異なる状態では、引き継ぎや確認作業が増え、属人化が解消されません。また、部署ごとに異なる運用が存在すると、複数ツールを確認する必要があり、確認漏れや認識ズレが発生しやすくなります。
したがって、バックオフィス業務を効率化するには、申請方法や情報共有ルールを統一し、誰でも同じ流れで対応できる状態を整えることが重要です。
STEP4：自社に合ったバックオフィス効率化ツールを導入する
最後に、自社に合ったバックオフィス効率化ツールを導入し、現場に定着させましょう。
操作が複雑なツールや、自社の業務フローに合わないシステムを導入すると、現場で利用されなくなる可能性があります。また、導入後の運用ルールが曖昧なままでは、結局メールやExcel管理に戻ってしまうケースも少なくありません。
そのため、バックオフィス業務を効率化するときは、機能の多さだけでなく、現場で継続的に運用しやすいツールを選ぶことが重要です。
バックオフィス業務効率化ツールの選び方
バックオフィス業務では、「機能が多いツールを選んだのに現場で定着しない」という失敗も少なくありません。ここでは、バックオフィス業務を現場で運用しやすいツールの選び方を解説します。
操作がシンプルで定着しやすいか
まずは、操作がシンプルで定着しやすいツールを選ぶことが重要です。
バックオフィス業務では、総務・経理・人事など幅広い担当者が利用するため、操作が複雑なツールは現場で浸透しにくくなります。申請作成や情報共有に複数画面の操作が必要なツールでは、「結局メールのほうが早い」と感じる担当者も少なくありません。
したがって、バックオフィス業務効率化ツールは、誰でも直感的に使いやすく、短期間で運用を定着させやすいものを選びましょう。
情報共有・検索がしやすいか
次に、情報共有や検索がしやすいかを確認する必要があります。
バックオフィス業務では、申請履歴や対応状況をすぐに確認できることが重要です。情報が探しづらい状態では、過去の申請履歴を探すために、チャット・メール・共有フォルダを何度も確認する手間がかかります。
そのため、バックオフィス業務効率化ツールは、「情報共有しやすい構造になっているか」「必要な情報をすばやく検索できるか」を重視しましょう。
非IT部門でも運用しやすいか
最後に、非IT部門でも運用しやすいかも重要なポイントです。
中小企業のバックオフィス業務では、システム専任担当者がいない場合も多くあります。そのため、設定変更や情報整理に特定の知識が必要なツールでは、現場で継続的にツール運用ができません。
そのため、「Stock」のような直感的で操作性に優れたツールを選びましょう。ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使えるほどシンプルなのです。
バックオフィス業務の二度手間を防ぐ方法
以下では、バックオフィス業務における二度手間を防ぎ、情報共有を効率化できる方法を紹介します。
たとえば経費精算では、「申請内容をExcelへ転記」「承認状況をチャットで確認」「最終データを会計ソフトへ入力」のように、同じ情報を複数回扱うケースがあります。このような“転記前提”の運用が、バックオフィス業務の二度手間を生む原因です。
しかし、メール・Excel・チャットを併用すると、「申請はチャット」「承認はメール」「最新版ファイルは共有フォルダ」のように情報が分散しやすくなります。その結果、「どれが最新か分からない」「過去対応を探せない」「担当者に確認するしかない」といった状態になり、確認作業が減りません。
そこで重要なのが、業務情報・タスク・やり取りを一元管理でき、誰でも同じ情報をすぐ確認できるツールを導入することです。情報共有の場所を統一すれば、確認のためのやり取りや二重入力を減らしながら、バックオフィス業務全体をスムーズに進められます。
こうした条件に最も当てはまるのが、非IT部門でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、「申請内容」「対応履歴」「担当タスク」を1つのノートにまとめられるため、“どこに情報があるか分からない状態”を防ぎ、確認のためのやり取りや、同じ説明を繰り返す負担を減らせます。
バックオフィス業務効率化ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockの機能＞
- ノートの作成「タスクとメッセージ」
1テーマ1ノートで「メッセージ」を残し、「タスク」を設定できます。少人数のバックオフィス業務であっても、申請内容・対応履歴・担当タスクをまとめて管理できるため、情報共有の抜け漏れを防げます。
＜バックオフィス業務の効率化の成功事例＞
株式会社イグニスでは、バックオフィス業務における情報共有や業務マニュアル管理、議事録共有などに「Stock」を活用しています。
同社のバックオフィス部門では、既存の情報共有ツールが「使いづらい」「入力が面倒」という課題を抱えており、情報共有が定着しない状況に悩んでいました。その結果、必要な情報がチーム内に共有されず、確認作業や情報整理に時間がかかっていたのです。
そこで、誰でも直感的に使えるシンプルな情報共有ツールを探す中で、「情報共有のハードルが低い」という点に魅力を感じ、Stockを導入しました。導入後は、各部門とのやり取り・議事録など、バックオフィス業務に関する情報をStockへ一元化しています。
その結果、過去の対応履歴や業務フローをすぐに確認できるようになり、「情報共有してください」と催促する必要がなくなりました。事実ベースで正確に会話できる環境が整い、バックオフィス業務の効率化につながっています。
バックオフィス業務効率化のまとめ
これまで、バックオフィス業務の種類や効率化が難しい理由、そしてバックオフィス業務を効率化する方法を紹介しました。
バックオフィス業務は、人手不足や属人化、情報の分散といった構造的な課題によって非効率になりやすく、単なるツール導入だけでは改善が定着しないケースも多くあります。現場のITリテラシーや心理的抵抗を無視しているケースも否めません。
こうした課題を解決するには、効率化すべきバックオフィス業務の優先順位を決め、非IT部門の担当者でも情報共有がしやすい仕組みを整えることが不可欠です。
なかでも、バックオフィス業務の属人化を防ぎ、申請・対応履歴・業務情報を一元管理したい方にはシンプルな操作性で直感的に使える情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、バックオフィス業務を効率化し、情報共有しやすい組織を実現しましょう。
