サイロ化とは、組織や情報・システムが分断され、連携が取りにくくなっている状態のことです。そのため、部署間の連携不足による業務の効率が下がる恐れがあります。
とはいえ、「サイロ化の原因が何か分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、サイロ化の原因や解消方法を中心にご紹介します。
- サイロ化とは何か、具体的に把握したい
- サイロ化の原因や解決方法を知りたい
- 部門を越えた情報共有を成功させ、業務効率化を実現したい
という方はこの記事を参考にすると、サイロ化の解消方法が分かり、組織内の業務効率化が実現できます。
目次
サイロ化とは？
サイロ化とは、組織や情報・システムが孤立して、連携が上手くいかない状態のことです。ここでは、「組織のサイロ化」「システムのサイロ化」の概要と対処法について解説します。
組織のサイロ化
組織のサイロ化とは、部署や部門間の連携がスムーズにいかず、他部門の業務を正確に把握できない状況です。
たとえば、組織がサイロ化していると、違う部署で同じような資料を作成するムダが生じてしまいます。また、ノウハウや成功・失敗事例を共有できず、同じようなミスを繰り返す恐れがあります。
そのため、組織のサイロ化を解消しなければ、作業効率や生産性の向上が実現できません。組織のサイロ化を解消するためには、各部署で情報を共有する仕組みづくりが重要です。
システムのサイロ化
システムのサイロ化とは、各部署や部門で導入したシステムが連携できていない状況です。
たとえば、営業部と開発部間でシステムがサイロ化していると、営業部で扱っている顧客情報が開発部にスムーズに共有されません。結果、開発部では顧客の声をもとに、ニーズを満たせる商品開発が困難となってしまいます。
したがって、社内統一のシステムを導入し、誰もが社内情報にアクセスできる仕組みを整えることは重要です。
情報共有の仕組み化には、「ナレカン」のような情報共有ツールを導入することが有効です。とくに、生成AIを活用した「自然言語検索機能」が搭載されていれば、メンバーの検索スキルに依存せず誰もが目的の情報を探せます。
サイロ化が生じる原因
サイロ化が生じる主な原因は、「縦割りの組織構造」です。部署を細分化したほうが部署ごとの目的が明確化し、仕事に集中しやすくなる場合もありますが、適切に情報共有をしなければかえって業務が滞ってしまいます。
たとえば、他部門との連携や協力を考えることなく、各部門で独自にシステムを導入したり、社内で情報の囲い込みが生じます。結果、社内でノウハウやマニュアルなどのナレッジが共有されず、業績低迷につながりかねません。
このように、縦割りの組織構造によって、部門が細分化され、組織や情報・システムのサイロ化が生じます。
組織やシステムのサイロ化によって生じる問題点
ここでは、組織やシステムがサイロ化することによって生じる問題点を3つご紹介します。
- データの活用が困難
- 不要なコストの増加
- 経営の意思決定の遅延
サイロ化によって、顧客や売上のデータが関連する部署で正しく共有されなくなります。結果、顧客情報をもとにした商品開発や売上データをもとにした資料の作成がスムーズに進められなくなるのです。
サイロ化によって、他部署がどのような業務をしているかを把握できなければ、違う部署で同じような資料を作成してしまう恐れがあります。結果、無駄な費用や時間が発生するのです。
業務システムや情報が分断されている場合、顧客や売上の情報をリアルタイムで把握し、顧客ニーズの変動に敏感に反応できなくなります。そのため、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。
サイロ化には以上のようなリスクがあるので、社内のリソースを適切に活用し、市場で生き残っていくために早急に解消しましょう。
サイロ化を解消する適切な情報の共有方法
以下では、サイロ化を解消する適切な情報の共有方法をご紹介します。
組織やシステムがサイロ化すると、重複して業務を進めてしまったり情報が共有されないことで業務が遅滞したりする恐れがあります。そのため、社内でマニュアルや顧客の対応状況を一元管理して、どの部署からでも必要な情報にアクセスできる仕組みが必須です。
また、共有した情報は、社員全員が思い通りに検索できるようにしておかなくてはなりません。そのため、検索機能の優れたITツールで社内情報を管理しましょう。
とくに、生成AIによってチャット形式での検索に対応していると便利です。結論、サイロ化の解消に最適なツールは、社内の情報を一元管理し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、あらゆる情報を残し、任意のメンバーとリアルタイムで共有できます。また、生成AIを活用した「自然言語検索」が備わっているので、検索スキルに依存せず、誰もが目的の情報にたどり着けます。
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
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サイロ化の原因や解消方法まとめ
これまで、サイロ化の原因や解消方法を中心に解説してきました。
サイロ化とは、部門ごとにシステムや情報を分断し、連携が取りにくくなっている状態です。サイロ化の解消には、社内に散在しがちな顧客情報やノウハウを一元管理して、各部署で情報共有する仕組みが重要です。
したがって、サイロ化を解消するには、「蓄積したナレッジを超高精度検索可能なITツール」の利用が最適です。とくに検索機能の優れたツールを活用すれば、目的の情報をスムーズに見つけられます。
結論、自社で利用すべきなのは、社内のあらゆる情報を残し、”平均0.2秒”かつ”ヒット率100%”の超高精度検索機能で情報にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、組織内の業務効率化を実現させましょう。
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