事業やプロジェクトの予実管理によく使われる方法として、Excelが挙げられます。Excelは自由度が高いため、目的に合わせて設計できるメリットがある反面、シートが増えていくにつれて管理が複雑になる点がデメリットです。
そのため、昨今ではITツールを導入して、効率よく予実管理をする企業が増えています。しかし、「予実管理に役立つツールを導入したいが、何を選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回は、企業規模別の予実管理におすすめのツール6選を中心に解説します。
- 予実管理ツールの選定ポイントや導入のメリットを知りたい
- 予実管理ツールそれぞれの特徴を比較検討したい
- 社内の情報を一元管理して、業績改善につなげたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社の規模やニーズに合致する予実管理ツールを見つけられ、事業やプロジェクト管理がスムーズにいきます。
目次
予実管理の概要
以下では、予実管理の概要を紹介します。まず予実管理とは何か把握しましょう。
予実管理とは
予実管理とは、企業の予算と実績を管理することを指します。
目標として設定した「売上や仕入などの予算」に対して、「どのような実績をあげているのか」を管理・確認するのです。達成状況によって、経営目標を達成できそうか、あるいは目標や業務計画に修正が必要か判断する際に使われます。
実績が良かったとしても悪かったとしても、要因を分析することで今後の経営に活かせるため、予実管理は重要です。
予実管理と予算管理の違い
予実管理と予算管理はほぼ同義で使われることが多いですが、焦点が異なります。
予実管理は、予算と実績の比較・分析に焦点を当てています。一方、予算管理は、財務計画の作成に焦点を当てているのです。
どちらも企業経営に不可欠ですが、本記事では予実管理について解説していきます。
予実管理ツールとは？基本機能を紹介
予実管理ツールとは「予算・実績を効率的に管理するためのITツール」です。たとえば、以下のような機能が備わっています。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 予算作成 | 部門やプロジェクト単位で柔軟に予算を設定し、計画を立てられる機能。 |
| データの取り込み | 外部システムやスプレッドシートから実績データを自動または手動で取り込む機能。 |
| アラート機能 | 予算超過や目標未達などの異常値を検出し、リアルタイムで通知する機能。 |
| レポート作成 | 棒グラフや円グラフなどで予実の差異を視覚的に分かりやすく表示する機能。 |
| シミュレーション | 将来の収支や計画変更の影響を事前にシミュレーションできる機能。 |
Excelで予実管理する場合、手入力で転記すると記載ミスが発生しやすくなったり、入力や集計に時間がかかったりします。一方、予実管理ツールを利用すれば、データ入力の工数が減るうえにファイルを開く手間がかからないため、Excelよりも素早く作業を進められます。
【企業規模別】予実管理ツールのタイプ
予実管理ツールには様々な種類がありますが、対象としている企業の規模によって2つのタイプに分類することができます。以下は、それぞれの分類の概要です。
- 大企業・多拠点向け
- 中小規模の企業向け
国内外に多数の拠点を設けている企業向けのタイプです。大容量のデータ処理や外部ツールとの連携に長けており、現場のプロジェクト管理からグループの連結管理まで幅広い用途で利用できます。
大企業向けのタイプと異なり、搭載されている機能は限定的です。その分操作性がシンプルで扱いやすいほか、単位・項目を詳細に設定できるという特徴もあります。
以上のように、予実管理ツールは対象としている企業規模によってできることが異なります。導入する際は、自社の企業規模に合ったツールを選び、機能の過不足は避けるように心がけましょう。
エクセルで予実管理をするデメリット
エクセルで予実管理を行うと、手間やリスクが増える点が大きなデメリットです。
たとえば、複数人での同時編集が難しいため、データの重複や整合性の問題が発生しやすいです。また、大量のデータを管理する際には、複雑な数式やマクロを使う必要があり、全社員が簡単に活用できるわけではありません。
そのため、次第に使われなくなり形骸化してしまう場合も多いのです。そのため、自動集計やリアルタイム共有が可能な専用のツールを導入しましょう。
＜無料あり＞おすすめの予実管理ツール6選
以下ではおすすめの予実管理ツール6選をご紹介します。
予実管理は複雑で手間がかかるため、ITツールを活用することが効果的です。しかし、エクセルなどで管理を行う場合、情報をリアルタイムに共有することが難しく、チーム全体でスムーズな連携が取れません。
そのため、予実管理には、予算と実績を管理したうえで情報を共有し業務改善につなげる、「タスク管理の付いた情報共有ツール」を選びましょう。情報共有と同時にメンバー間でのタスク管理もできれば、予実管理による情報をすぐに業務に活かせるのです。
結論、予算と実績に関する情報の管理を効率的に行うには、メンバー間の情報共有とタスク管理を効率化できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストに加え画像や表、ファイルを残せるため、予算と実績をより正確に管理できます。また、ノートに「タスク管理」と「メッセージ」が紐づいており、次にすべきことをメンバーと迅速に共有できるため業務効率化につながるのです。
「Stock」あらゆる情報・タスクを簡単に管理・共有できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
「Manageboard」計画的な経営を実現できるアプリ
＜Manageboardの特徴＞
- 中小規模の企業向け
- レポートやグラフを簡単に作れる
- PL/BS/CFが連動
変化の激しい状況であっても、対応してリアルタイムのデータをレポート化できます。
カスタマイズしたテンプレートをすぐに呼び出して、予実や業績を分析するレポートを簡単に作成できます。また、縦軸や横軸を項目から選択してカスタムグラフが作れるのも特徴です。
PL予算（損益計算書）を作成すると、キャッシュフローと貸借対照書（BS）にも数値が反映されるため、スピーディーな資金繰りや見通しが可能です。
＜Manageboardの機能・使用感＞
- 詳細計画
- 「スプレッドシート連携機能」がリリース
売上高や単価、人員数といったデータを表形式で管理できます。記録したデータはマーケティングや販売計画を立てるときに役立ちます。
「スプレッドシート連携機能」の追加により、スプレッドシート経由での数値の更新が可能になりました。また、同時に部門ごとの閲覧権限もスプレッドシート上に反映されます。そのため、既存のデータもそのまま活用できます。
＜Manageboardの注意点＞
- 慣れるまで時間がかかる可能性がある
- 動作が重い
- 外部ソフトとの連携が不十分
専門的な知識が必要な機能や高度な機能が搭載されており、操作に慣れるまでは時間がかかる可能性があります。
口コミで「レポートの作成時に仕訳データを読み込んでいるそうで、少し動作が遅く感じられます。」という意見もあり、レポートの作成に時間がかかる場合があります。（参考：ITトレンド）
口コミで「外部ソフトとの連携がスムーズになるとより色々な場面で役立ちます。」という意見もあります。（参考：ITトレンド）
＜Manageboardの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
「freee会計」経理の作業が初めてでも使えるシステム
＜freee会計の特徴＞
- 中小規模の企業向け
- ファイルをインポートできる
- 経営ナビゲーションがある
簿記の知識や経験が無くても扱えます。
freee会計上で手入力するだけでなく、Excelやスプレッドシートで作成したファイルをインポートする方法も利用できます。
勘定科目ごとの予算と実績を対比する経営ナビゲーションを見て、経営状況を分析できます。そのため、中長期的な戦略を考えるときにも役立ちます。
＜freee会計の機能・使用感＞
画像引用：ヘルプセンター|freeeで予実管理する
- 経営プランニング
- 経理の自動化
予算と実績を比較でき、経営状況のチェックに役立てられます。具体的な数字に加え、達成率も表示されるため、一目で状況を把握できます
入力・仕分けをAIで自動化できるため、手入力の負担を削減できます。
＜freee会計の注意点＞
- 機能が複雑
- スマホでの操作が難しい
- UI（デザイン）の変更が多い
一部ユーザーからは「会計だけでなく勤怠や給与計算などいろいろありますが、機能群が多い一方で、多すぎるためUIがわかりにくいなと思います。」との不満の声が見られます。（引用：ITreview）
実際に利用するユーザーからは「もそもスマホだと操作が難しいので、結局会社に戻ってからPCで確認するしかないので、これが実現すればより承認作業がスピーディーになるかも。」との声があります。（参考：ITreview）
実際に利用するユーザーからは「アップデートするのは良いことなのですが、UIを突然大きく変えたり今までとレイアウトが大きく変わるなどかなり変更があります。」との声があります。（参考：ITreview）
＜freee会計の料金体系＞
以下は、101名以上の従業員規模の企業向けプランです。
- スターター：7,280円/月 + 従量課金（月払い）
- スタンダード：11,980/月 + 従量課金（月払い）
- アドバンス：51,980円/月 + 従量課金（年払い）
- エンタープライズ：要問合せ
（参考：freee会計の料金ページ）
「BizForecast」Excelの良さを取り入れたツール
＜BizForecastの特徴＞
- 大規模企業向け
- 各拠点・管理部門・マネジメント層で役割を明確化
多言語対応で海外からのアクセスも可能なので、幅広いメンバーが利用できます。
「各拠点」が予算・実績などの情報をシステムで管理して「管理部門」がデータを収集、「マネジメント層」が予実分析をしていくフローになります。
＜BizForecastの機能・使用感＞
- Excelに近い感覚で使える
- 収集進捗管理機能
Excelと似た表形式で情報を入力・管理できます。また、Excelにおける関数やグラフをBizForecastでそのまま転記することが可能です。
リアルタイムで入力状況を確認できます。そのため、従来のようにメールやファイルでの共有で発生していたタイムラグが改善されます。
＜BizForecastの注意点＞
- ワークフローの流れがわかりづらい
- 現場に浸透しづらい
- メンバーとの連携がとりにくい
実際に利用しているユーザーからは「ワークフローによる予算申請・承認という流れがややわかりづらい。」との声が見られます。（引用：ITトレンド）
ユーザーのなかには「帳票の作成など、事前に知識を持っていないと伝わらない項目などが多いと感じた。」との声があるため、現場に馴染むまでに時間がかかる恐れがあります。（引用：ITトレンド）
ユーザーのなかには「管理者が設定したフォーマットファイルに誤りがあった際、チャット等で指定をする必要があるため、本ツール上で簡単な連携が取れるとなおいい。」との声があります。（引用：ITreview）
＜BizForecastの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
「Jedox」業務データ管理のプラットフォーム
＜Jedoxの特徴＞
- 大規模企業向け
- 自由度が高い
- リアルタイムでデータを反映
外部データの読み込みに長けているため、既存のシステムを活かして予実管理ができます。
カスタマイズ性が高く、自社の業務へ柔軟に対応したプラットフォームを構築できるのが特徴です。
データを入力した瞬間からリアルタイムで反映されます。また、膨大なデータを瞬時に処理するため、膨大な時間がかかっていた集計や集約の業務を効率化できます。
＜Jedoxの機能・使用感＞
- 充実したETL機能（データ連携機能）
- データの権限機能
充実したETL機能により、データの読み込みや抽出はもちろん、指定した日時にJedoxデータを自動更新することも可能です。
集約されたレポートを基に、閲覧権限に沿って、各部署・各支店別の瞬時にレポートを作成できます。そのため、データを集計する手間を省けるのです。
＜Jedoxの注意点＞
- 導入に手間がかかる
- データが増えると動きが遅くなる
口コミで「もともとあるデータを移行する場合は、DBつなぎ込み等が発生しシステム開発が発生した。導入である程度コストがかかる点は改善点としてあげたい。」という意見もあり、導入に手間がかかります。（参考：BOXIL）
一部のユーザーからは、「エクセルファイルのシートが多いとファイル展開がやや遅くなる」という声もあります。（参考：BOXIL）
＜Jedoxの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
「Asana」プロジェクトの予実管理ができるツール
＜Asanaの特徴＞
- 大規模企業向け
- プロジェクト単位で情報を管理
- レポートダッシュボード
大人数のプロジェクトであっても、チームの状況を視覚化することで正確に把握できます。
メンバーのタスクやチームの進捗、目標や実績をプロジェクト単位で管理できます。
蓄積されたデータを、グラフで視覚化できます。そのため、現状の実績と予算や目標となっていた数値を比較しやすいです。
＜Asanaの機能・使用感＞
- プロジェクトビュー
- タスク管理
プロジェクトに関する情報を、かんばんボードやリスト、ガントチャートなどの様々な形式で表示できます。
タスクに期限や優先度を紐づけて管理できます。そのため、次何をすべきかが分かりやすいです。
＜Asanaの注意点＞
- 使いこなすのに時間がかかる
- 欲しい情報にすぐにアクセスできない
口コミで「初期設定の難しさは感じました。機能が豊富なことはとても良いのですが、初期設定や運用ルールを固めるのに時間がかかります。ツールの特性を理解するのに学習コストがかかります。」という意見があります。（参考：ITreview）
口コミで「検索の絞り込みが面倒」という意見がり、任意の情報にすぐにアクセスするのは難しいです。（参考：ITreview）
＜Asanaの料金体系＞
- Personal：無料
- Starter：1,475円/ユーザー/月
- Advanced：3,300円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Enterprise+：要問い合わせ
【比較表】おすすめの予実管理ツール6選
以下は、おすすめの予実管理ツール6選の比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Manageboard | freee会計 | BizForecast | Jedox | Asana | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
あらゆる情報・タスクを簡単に管理・共有できるツール
|
計画的な経営を実現できるアプリ |
経理の作業が初めてでも使えるシステム
|
Excelの良さを取り入れたツール
|
業務データ管理のプラットフォーム
|
プロジェクトの予実管理ができるツール
|
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| おすすめの会社規模 |
中小規模の企業
|
中小規模の企業
|
中小規模の企業
|
大規模企業
|
大規模企業
|
大規模企業
|
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| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
多機能
|
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| メッセージ機能 |
【○】
|
【○】
|
【×】
|
【×】
|
【×】
|
【○】
|
|||||||
| タスク機能 |
【○】
|
【×】
|
【×】
|
【×】
|
【×】
|
【〇】
|
|||||||
| 権限の設定機能 |
【○】
|
【○】
|
【○】
|
【○】
|
【○】
|
【○】
|
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| 注意点 |
・5名以上での利用が前提
|
・慣れるまで時間がかかる可能性がある
|
・スマホでの操作が難しい
|
・ワークフローの流れがわかりづらい
|
・導入に手間がかかる
|
・使いこなすのに時間がかかる
|
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| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり650円/月〜
|
・要問合せ
|
・無料プランなし
・有料プランは2,980円/月（年払い）～
|
・要問合せ
|
・要問合せ
|
・無料
・有料プランでも1,457円/月〜
公式サイト |
|
「Stock」の詳細はこちら
|
「Manageboard」の詳細はこちら
|
「freee会計」の詳細はこちら
|
「BizForecast」の詳細はこちら
|
「Jedox」の詳細はこちら
|
「Asana」の詳細はこちら |
各事業やプロジェクトを円滑に進めていくには、予実管理はもちろん「情報管理」「タスク管理」の徹底が必須です。そのため、「予実管理のどの過程にツールを活用したいのか」を検討したうえで、導入を進めましょう。
失敗しない！予実管理ツールの選定ポイント
あらゆるツールから自社に最適なものを選ぶためには、明確な判断基準を用意しなければなりません。そこで以下では、予実管理ツールの選び方を4つご紹介します。
- 自社のリソース（コスト）で運用できるか
- 自社の規模にマッチしているか
- サポート体制は充実しているか
- 誰でも使いやすいか
多くのツールは、利用人数や機能によって利用料金が変わります。そのため、料金表や口コミ情報などを活用して、自社のリソースで最も業務効率化が期待できるものを選ぶべきです。
企業規模によって求める要件は異なるため「理想的に運用を開始できるか」「必要な機能が過不足なく備わっているか」を基準に検討しましょう。
新しいツールを確実に導入・運用するには、「疑問点の解消」だけでなく、「自社に合った運用方法を提案」を受けられる手厚いサポートがあると安心です。
予実管理は、多機能で複雑なツールを使って特定のメンバーで取り組むよりも、操作がシンプルなツールを使ってメンバー全員で取り組むことで、より効果的に進められます。
ツールを検討するときには、以上の4つのポイントを満たしているのか確認しましょう。「Stock」のように無料トライアルで使用感を確認できるツールであれば、運用イメージをもってから導入できます。
予実管理ツールを導入するメリットとは？
以下では、予実管理ツールを導入するメリットを4つ解説します。「具体的に自社の状況がどのように変わるのか知りたい」という方は必見です。
（1）経営の改善につながる
一つ目のメリットは、経営の改善につながることです。
まず、予算と実績を対比することで、正確な数値を把握できるため「目標を達成できているのか」が一目で分かります。仮に、達成できていない場合は「何が（どこが）原因なのか」に焦点を当てて、分析すべき課題が見えてくるのです。
以上のように、予実管理の結果をもとにプロジェクトが改善されると、結果として経営状況の向上につなげられるのです。したがって、経営改善のPDCAを回すきっかけとなる点が、予実管理ツールを使うメリットだと言えます。
（2）データの共有が簡単
二つ目のメリットは、データの共有が簡単にできることです。
プロジェクトを進行するうえで、実績はメンバー全員が周知しておくことが重要です。しかし、従来のようにメールでExcelファイルを共有する場合、添付の手間がかかるうえ、ほかのメッセージに埋もれるリスクを伴います。
一方、一部の予実管理ツールでは、データを入力した瞬間からメンバーへ共有されるため、リアルタイムでデータのやりとりが可能になります。したがって、手間をかけずとも瞬時にメンバーにデータを共有できる点も予実管理ツールのメリットのひとつです。
（3）属人化を防止できる
三つ目のメリットは、属人化を防止できることです。
予実管理にツールを活用すれば、プロジェクトの進め方や進捗といった情報をチームのメンバーで共有でき、業務が透明化されます。
そのため、「特定の人しかプロジェクトの全体像を理解できていない」といった事態を防ぎ、より効率的に業務を進められるのです。
（4）セキュリティ強化につながる
四つ目のメリットは、セキュリティ強化につながることです。
予実管理ツールの多くには、データの暗号化やアクセス制御といったセキュリティ対策がされています。そのため、紙やフォルダでのデータ管理よりも安全に社内の情報を蓄積できるのです。
しかし、セキュリティの安全性やサポートの手厚さはツールによって異なるため、導入前に必ず確認しましょう。たとえば「Stock」のように、国際セキュリティ資格を取得しており、導入後の定期的なサポートがあるツールであれば、導入後も安心して運営できます。
おすすめの予実管理ツール6選まとめ
ここまで、おすすめの予実管理ツール6選を中心に解説しました。
予実管理ツールでは、一般的に用いられているExcelよりもスムーズに作業が進められます。しかし、企業規模や運用コスト、サポートの素早さといった選定ポイントを考慮せずに予実管理ツールを導入すると、自社に合わず長期的な運用が見込めません。
また、予実管理を業務改善につなげるためには、「情報をわかりやすく整理し、社内で共有・活用できる仕組みを持つツール」を選ぶことが重要です。
したがって、自社が導入するべきなのは、予実管理を含めた社内の情報をメンバーと素早く共有し、アクセスしやすく管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を使って、効率的な予実管理を実現しましょう。
