事業やプロジェクトの予実管理によく使われる方法として、Excelが挙げられます。Excelは自由度が高いため、目的に合わせて設計できるメリットがある反面、シートが増えていくにつれて管理が複雑になるデメリットが伴うのです。
そのため、昨今ではITツールを導入して、効率よく予実管理をする企業が増えています。しかし、「予実管理に役立つツールを導入したいが、何を選ぶべきか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、企業規模別の予実管理ツールおすすめランキングTOP3を中心に解説します。
- 予実管理の効率化のために、新たなツールの導入を検討している
- 予実管理ツールは数多くあるため、選定ポイントが知りたい
- 現状の予実管理ツールには不満があり、より自社に適したツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、自社の規模やニーズに合致する予実管理ツールを見つけられ、事業やプロジェクト管理がスムーズにいきます。
目次
予実管理の概要
以下では、予実管理の概要を紹介します。まず予実管理とは何か把握しましょう。
予実管理とは
予実管理とは、企業の予算と実績を管理することを指します。
目標として設定した「売上や仕入などの予算」に対して、「どのような実績をあげているのか」を管理・確認するのです。達成状況によって、経営目標を達成できそうか、あるいは修正が必要か判断する際に使われます。
実績が良かったとしても悪かったとしても、要因を分析することで今後の経営に活かせるため、予実管理は重要です。
予実管理と予算管理の違い
予実管理と予算管理はほぼ同義で使われることが多いですが、焦点が異なります。
予実管理は、予算と実績の比較・分析に焦点を当てています。一方、予算管理は、財務計画の作成に焦点を当てているのです。
どちらも企業経営に不可欠ですが、本記事では予実管理について解説していきます。
予実管理ツールとは
予実管理ツールとは「予算・実績を効率的に管理するためのITツール」です。
Excelで予実管理する場合、手入力で転記するゆえに記載ミスが発生しやすくなったり、データの入力や集計に時間がかかったりします。また、そもそも入力のたびにファイルを開く手間がかかるので、作業が面倒になりやすい点もデメリットです。
一方、予実管理ツールを利用すれば、データ入力の工数が減るうえにファイルを開く手間がかからないため、Excelよりも素早く作業を進められます。また、企業規模や導入目的に合わせて、自社に最適のツールを導入できる点も大きなメリットです。
入門編！予実管理ツールの選び方
予算管理ツールは数多くあるため、まずは企業規模によってツールを選びましょう。
たとえば、いくつもの部署を抱える大企業の場合は、部署ごとの情報を整理しやすくするために「多階層のフォルダ機能」を備えたツールが必要になります。中小企業の場合も、チームの規模や予算に合わせて適切なツールを選択しなければなりません。
しかし、「使いやすさ」は企業の規模に関係なく、重視するべきです。どんなタイプのツールであれ、社員全員が正しく機能を使えるものでなければ導入・運用は失敗します。
失敗しない！予実管理ツールの選定ポイント
あらゆるツールから自社に最適なものを選ぶためには、明確な判断基準を用意しなければなりません。そこで以下では、予実管理ツールの選び方を3つご紹介します。
（1）自社のリソース（コスト）で運用できるか
まず、自社のリソースで運用できるか確認しましょう。
多くのツールは、利用人数や機能によって利用料金が変わります。そのため、「無料トライアル期間で試行する」「公式サイトの料金プラン表を確認する」といった方法で複数のツールを比較しましょう。
このように、複数のツールを試用して、自社のリソースで最も業務効率化が期待できるものを選ぶべきです。
（2）自社の規模にマッチしているか
次に、自社の規模にマッチしているか確認しましょう。
たとえば、大企業向けのツールは数十〜数万名が使うので、「権限の設定機能」が必要ですが、少人数で利用する場合は必要ありません。不要な機能があれば、結果的に、実際の利用状況に見合わない料金を支払い続けることになり、無駄な運用コストが生まれてしまうのです。
したがって、自社の規模を考慮して「必要な機能が過不足なく備わっているか」を基準に選ばなければなりません。
（3）サポート体制は充実しているか
最後に、十分なサポート体制が取られているか確認しましょう。
新しく予実管理ツールを利用する場合、「自社に合った利用方法や疑問点」をサポート窓口に相談するとスムーズに導入できます。また、ツールの運用で不明点やトラブルが生じても、サポートセンターの対応が早ければ業務が停止することはありません。
したがって、ストレスなくツールを運用するには、「どのような手法でサポートが受けられるか」「自社に合った運用方法を提案してくれるか」をポイントに選定しましょう。
＜シンプル＞大手企業におすすめの予実管理ツールTOP3
以下では大手企業におすすめの予実管理ツールを、機能がシンプルな順にTOP3までご紹介します。
予実管理ツールは、会社やチームの規模、運用コストに合ったものを選ばなければ継続的に利用できません。また、メンバーへ目標の達成状況を知らせたり、改善方法を考えたりしてもらうためには、予実を管理するだけでなく「情報を共有する機能」が必須です。
ただし、複雑な設定が必要なツールや、自社にとって過度な機能が搭載されたツールは、社員のITスキルにばらつきがある大企業には浸透しません。したがって、予実管理ツールを長期的に運用するには「誰でも簡単に利用できる操作性」が必要なのです。
結論、大手企業に必要な予実管理ツールは、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンには予実の数値はもちろん、Excelファイルや画像など関連する情報を添付して、メンバーへリアルタイムで共有できます。また、期や月ごとに増えてしまう予実管理の情報を、シンプルな「フォルダ」によって分かりやすく整えられるのです。
1位：「ナレカン」最も簡単に社内情報を管理・共有できるツール
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
2位：「BizForecast」Excelの良さを取り入れたツール
＜BizForecastの特徴＞
- 各拠点・管理部門・マネジメント層で役割を明確化
「各拠点」が予算・実績などの情報をシステムで管理して「管理部門」がデータを収集、「マネジメント層」が予実分析をしていくフローになります。
＜BizForecastの機能＞
- Excelに近い感覚で使える
- 収集進捗管理機能
Excelと似た表形式で情報を入力・管理できます。また、Excelにおける関数やグラフをBizForecastでそのまま転記することが可能です。
リアルタイムで入力状況を確認できます。そのため、従来のようにメールやファイルでの共有で発生していたタイムラグが改善されます。
＜BizForecastの注意点＞
- 現場に浸透しづらい
利用しているユーザーからは「帳票の作成など、事前に知識を持っていないと伝わらない項目などが多いと感じた。」との声があるため、現場に馴染むまでに時間がかかる恐れがあります。（引用：ITreview）
＜BizForecastの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
3位：「Jedox」業務データ管理のプラットフォーム
＜Jedoxの特徴＞
- 自由度が高い
- リアルタイムでデータを反映
カスタマイズ性が高く、自社の業務へ柔軟に対応したプラットフォームを構築できるのが特徴です。
データを入力した瞬間からリアルタイムで反映されます。また、膨大なデータを瞬時に処理するため、膨大な時間がかかっていた集計や集約の業務を効率化できます。
＜Jedoxの機能＞
引用：Jedox｜機能紹介動画
- 充実したETL機能（データ連携機能）
充実したETL機能により、データの読み込みや抽出はもちろん、指定した日時にJedoxデータを自動更新することも可能です。
＜Jedoxの注意点＞
- クラウドサービスの提供はない
- 分析機能が不十分な可能性がある
SaaS型のクラウドサービスの提供はないことに注意が必要です。
口コミで「分析やシミュレーションにおいてはほかの代表的なBIツールに劣る」という意見もあり、専門的な分析機能を求めている場合は合わない可能性があります。（※参考：BOXIL）
＜Jedoxの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
【比較表】大手企業におすすめの予実管理ツール
以下は、大手企業におすすめの予実管理ツール比較表の比較表です。
| ナレカン | BizForecast | Jedox | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
・シンプルな操作性
・メンバーにリアルタイムで共有 |
・収集進捗管理機能がある
・多言語に対応 |
・自由度が高い
・リアルタイムでデータを反映 |
| メッセージ機能 |
【○】 |
【×】 |
【×】 |
| クラウドサービス |
【○】 |
【○】 |
【×】 |
| 注意点 |
・分析機能は備えていない |
・メンバーとの連絡はツール上で取れない |
・クラウドサービスの提供はない |
| 料金 |
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・要問合せ |
・要問合せ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「BizForecast」の詳細はこちら |
「Jedox」の詳細はこちら |
＜無料あり＞中小企業におすすめの予実管理ツールTOP3
以下では、中小企業におすすめの予実管理ツールTOP3をご紹介します。シンプルさ・使いやすさを基準に順位をつけました。
1位：「Stock」あらゆる情報を簡単に管理・共有できるツール
中小企業のようにITに不慣れな社員が多い環境では、多機能なツールではなく、予実管理に必要な機能を過不足なく備えたシンプルなツールが最適です。どれだけ便利な機能を備えたツールであっても、社員にとって使いやすいツールでなければ、運用は失敗します。
そこで、数名〜数千名の中小企業であれば、非IT企業の65歳の社員でも使いこなせるほどシンプルなツール「Stock」の利用が適しています。
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位：「Manageboard」計画的な経営を実現できるアプリ
＜Manageboardの特徴＞
- レポートやグラフを簡単に作れる
- PL/BS/CFが連動
カスタマイズしたテンプレートをすぐに呼び出して、予実や業績を分析するレポートを簡単に作成できます。また、縦軸や横軸を項目から選択してカスタムグラフが作れるのも特徴です。
PL予算（損益計算書）を作成すると、キャッシュフローと貸借対照書（BS）にも数値が反映されるため、スピーディーな資金繰りや見通しが可能です。
＜Manageboardの機能＞
- 詳細計画
- 「スプレッドシート連携機能」がリリース
売上高や単価、人員数といったデータを表形式で管理できます。記録したデータはマーケティングや販売計画を立てるときに役立ちます。
「スプレッドシート連携機能」の追加により、スプレットシート経由での数値の更新が可能になりました。また、同時に部門ごとの閲覧権限もスプレットシート上に反映されます。
＜Manageboardの注意点＞
- 慣れるまで時間がかかる可能性がある
専門的な知識が必要な機能や高度な機能が搭載されており、操作に慣れるまでは時間がかかる可能性があります。
＜Manageboardの料金体系＞
料金は問い合わせが必要です。
3位：「freee会計」経理の作業が初めてでも使えるシステム
＜freee会計の特徴＞
- ファイルをインポートできる
- 経営ナビゲーションがある
freee会計上で手入力するだけでなく、Excelやスプレッドシートで作成したファイルをインポートする方法も利用できます。
勘定科目ごとの予算と実績を対比する経営ナビゲーションを見て、経営状況を分析できます。
＜freee会計の機能＞
- 経営プランニング
- 「Freee補助金」機能がリリース
予算と実績を比較でき、経営状況のチェックに役立てられます。
2023年10月からFreee補助金機能の全国版がリリースされました。これにより、47都道府県ごとに条件に合った補助金の情報を入手できるようになりました。
＜freee会計の注意点＞
- 低額のプランでは利用できない
- コストに見合わないと感じる可能性がある
小規模なチームの場合、freee会計で予実管理機能を利用できるのは、月額47,760円（月払い）のプロフェッショナルプランのみなので注意が必要です。
一部ユーザーからは「頻繁に利用するならまだしも、利用頻度が低い会社だとコスト面が微妙」との口コミが寄せられています。（※参考：ITreview）
＜freee会計の料金体系＞
以下は、従業員数1～20名向けの法人向け経理・会計ソフトの料金体系です。予実管理に対応しているのはプロフェッショナルプラン以上のプランです。
- ミニマム：2,680円/月（月払い）
- ベーシック：5,280円/月（月払い）
- プロフェッショナル：47,760円/月（月払い）
【比較表】中小企業におすすめの予実管理ツール
以下は、中小企業におすすめの予実管理ツール比較表です。
| Stock【一番おすすめ】 | Manageboard | freee会計 | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
・あらゆる情報を最も簡単に管理・共有できる |
・レポートやグラフを簡単に作れる
・PL/BS/CFが連動 |
・ファイルをインポートできる
・経営ナビゲーションがある |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
・自動でデータを分析する機能はない |
・慣れるまで時間がかかる可能性がある |
・低額のプランでは利用できない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・要問合せ |
・無料プランなし
・有料プランは2,680円/月（月払い）～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Manageboard」の詳細はこちら |
「freee会計」の詳細はこちら |
各事業やプロジェクトを円滑に進めていくには、予実管理はもちろん「情報管理」「タスク管理」の徹底が必須です。そのため、「予実管理のどの過程にツールを活用したいのか」を検討したうえで、導入を進めましょう。
予実管理ツールを導入するメリットとは？
以下では、予実管理ツールを導入するメリットを2つ解説します。「具体的に自社の状況がどのように変わるのか」と疑問に思っている方は必見です。
（1）経営の改善につながる
一つ目のメリットは、経営の改善につながることです。
予算と実績を対比して「目標を達成できているのか」「達成できていない場合、何が原因なのか」を考えることで、次に対策すべきことが見えてきます。予実管理が改善されると、結果として経営状況の改善にもつなげられるのです。
以上のように、経営改善のPDCAを回すきっかけとなる点が、予実管理ツールを使うメリットだと言えます。
（2）データの共有が簡単
二つ目のメリットは、データの共有が簡単にできることです。
従来のようにメールでExcelファイルを共有する場合、添付の手間がかかるうえ、ほかのメッセージに埋もれるリスクを伴います。さらに、メール添付ではデータ容量の重いファイルは送れないため、上手く共有できないストレスも発生するのです。
一方、一部の予実管理ツールでは、データを入力した瞬間からメンバーへ共有されるため、リアルタイムでデータのやりとりが可能になります。したがって、手間をかけずとも瞬時にデータを共有できる点も予実管理ツールのメリットのひとつです。
おすすめの予実管理ツールTOP3まとめ
ここまで、おすすめの予算管理ツールランキングTOP3を中心に解説しました。
予実管理ツールでは、一般的に用いられているExcelよりもスムーズに作業が進められます。しかし、企業規模や運用コスト、サポートの素早さといった選定ポイントを考慮せずに予実管理ツールを導入すると、自社に合わず長期的な運用が見込めません。
また、そもそも現場の従業員が使いこなせなければ、ツールの利用は社内へ定着しません。したがって、「誰もが簡単に使えるシンプルな操作性」を大前提に予実管理ツールを選びましょう。
したがって、自社の予実管理には、シンプルな操作性で、誰でも簡単に予実情報を管理・共有できるツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的な予実管理を実現しましょう。
