プロジェクトの進捗管理を効果的に行うことができれば、プロジェクトは成功に大きく近づきます。一方、各個人が担当するプロジェクトはひとつではないので、複数のプロジェクトの進捗管理を行う必要があります。
 
また、管理中に発生するスケジュールの遅延やトラブルが発生し、理想の管理にならないことも珍しくありません。そのため、複数案件を抱えるなかでも、より効率的に管理する手法やコツを探している担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、プロジェクトの進捗管理が効率的になる手法やコツを中心に詳しくご紹介します。
 
  • 複数のプロジェクト管理で疲弊しているので効率的な管理を実現したい
  • 今後案件がさらに増えてきたときにも対応できるような方法を確立したい
  • 自社の管理手法を見直し、IT化に即した管理手法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、プロジェクトが複数あっても適切に管理できるようになります。

進捗管理を進めるための4つのステップ

次の4つのステップに基づいたプロジェクト管理をすれば、簡単に管理ができるようになります。

現状把握

進捗管理において、基本となるのは現状を把握することです。目標やプロジェクトに対して、現時点でどの程度進んでいて、達成までにどの程度の作業が残っているのか確認していきましょう。
 
重要なのは、ただ進捗率を確認するのではなく、「実績の値」「計画とのズレ」「課題点」「スケジュールの遅延の可能性」などをはじめとする、現状におけるあらゆる情報を確認して状況を把握する点です。
 
こうして把握できた情報は、必ずチームへと共有していきましょう。

作業工程や作業時間の洗い出し

目標やプロジェクトの開始時に、作業工程や作業時間を洗い出すのが大切です。一方、プロジェクトが進行している最中であっても、常に洗い出した情報の継続的な見直しが必要です。
 
目標やプロジェクトの作業を進めている中で、必ずしもすべてが予定通りに進むということは稀です。たとえば、タスクの追加・変更や、問題点の発生などもあった場合、あらかじめ立てていた計画通りに進めることはできません。
 
そのため、これまでの進行状況と照らし合わせて、再度作業時間や作業工程を洗い出していく必要があります。常に問題に対処ができるように、アンテナを張っておくことが大切です。

計画と現実との比較

進捗管理において計画とのズレを把握し解消するために、プロジェクトの現状との比較も重要です。
 
まず、現状で残りの作業がどれ程あるのか、どれ程作業時間が残っているのかを分析し、計画と照らし合わせます。
 
この結果がイコールもしくは、残り作業が計画を下回っている場合はスケジュール通り、またはスケジュールよりも早く進んでいるので問題ありません。逆に残り作業が計画を上回っている場合には、スケジュールに対して遅延していることになります。
 
そのため、スケジュールを調整したり、タスク担当者を変更したりするなど、このギャップを解決する方法を探す必要があります。計画と現実の比較は、プロジェクトが終了するまで継続的に行いましょう。また、進捗確認と一緒に比較を行うなどのシステム構築、すなわちツールでの管理・情報更新もおすすめです。

解決策を思索する

大切なのは、問題が発生しないことではなく、問題が発生した場合にどのように対処するかなので、適切に現状を把握し、作業時間、目標期間、実際のタスク、目標値などさまざまな面から解決策を考えることが必要になります。
 
トラブルとならないためには小さな問題であっても、見つかった瞬間に対応し、問題を早期解決することが大切です。
 
このようにひとつのプロジェクト内でもPDCAサイクルを回していく必要があります。さらに、小さなトラブルであったとしても、どんな原因でどう対処したかは残しておきましょう。
 
情報を「ナレッジ」として蓄積しておけば、他のプロジェクトやサイド同じようなトラブルが起こった際も迅速に対応できるのはもちろん、新たな担当者への教育コストも削減できます。たとえば「Stock」のようなツールを用いれば簡単にノウハウをストックし、必要なときに必要な情報へとすぐにアクセスできます。


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プロジェクトの進捗管理を効果的に進めるコツ

進捗管理の効率化に悩む方は、以下でご紹介する4つのコツを実践してみましょう。

タスクを細分化する

プロジェクトで発生する作業内容を「タスク」のレベルまで細分化していくことが大切です。
 
タスクは「期限付きのやるべきこと」なので、ひとつのタスクにかかる時間がわかれば、作業全体にかかる時間も把握でき、ゴールから作業の計画段階におけるタスクの見積もりと、実際のタスクのレベルに相違がある場合、柔軟に対応できる可能性も向上します。
 
プロジェクトは複数のタスクが集まって成り立っています。タスクを一つひとつ処理していくことで、作業工程を進められるのです。
 
また、複数タスクを含んだ作業が1タスクとして設定された場合、どこまで完了しているのか、どの範囲までを1タスクとしているのかが分からずに現場の混乱を招きかねません。
 
こうした状況を回避するためにも、「いつまでに」「何を」を明確にし、メンバーが分かりやすいように作業計画を立てる必要があります。

進捗会議を定期的に行う

プロジェクトの進捗状況やチームメンバーの仕事量は、プロジェクト管理者だけが把握するのではなく、チーム全員で把握すべき情報です。したがって、情報を適切に共有するためにも、進捗会議のような共有の場を定期的に設定する必要があります。
 
進捗状況を会議で共有し確認することでチームの生産力の向上に加え、万が一問題が起こっていた場合に早期発見・早期解決できます。
 
ここで重要なのは、メンバーの意思疎通なので、必ずしも対面で会議をしなければならないわけではありません。リモートワークが進む昨今においては、チャット会議やビデオ会議などを利用するのもおすすめです。

進捗管理ツールを導入する

進捗管理ツールを導入して、プロジェクト全体を効率的に管理する手法はぜひとも実践したいコツとなります。
 
進捗管理ツールを使うことで、プロジェクトの進捗度が可視化されるほか、そのままツールを使って情報の共有まで可能です。ツールの導入・運用によって、思い込みで作業を進めてしまうなどのミスを少なくし、作業効率も上げられます。
 
また、各メンバーの担当しているタスクをプロジェクトを横断してすべて管理できるため、作業負荷の少ないメンバーをヘルプで当てる、というようなメンバー間のフォロー体制も向上させられます。

「イナズマ線」を意識する

「イナズマ線」とはExcelやスプレッドシートで作成したガントチャート「現時点におけるそれぞれのタスクの進捗率を結んだ線」のことです。

【プロジェクトマネージャーに必須】進捗管理を成功に導くためのコツや手法とは?

上の簡単な図では黄色い線が「イナズマ線」となります。このイナズマ線を見る事で作業がどれくらい遅れているか・進んでいるかが一目で分かるようになります。
 
また、明らかに遅れているタスクが何なのかが即座に発見できるため、迅速な対処が可能になります。そのため、イナズマ線を利用し、日ごとのタスクの進捗状況を管理していくことをおすすめします。
 
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進捗管理がうまくいかない原因

進捗管理が適切にできなければ、プロジェクトの達成が遅れてしまうこというトラブルも発生してしまいま。失敗する原因としては以下でご紹介する条件に当てはまっているケースが大半なので、事前に確認しておきましょう。

作業工数の見積もりがあまい

作業工数の見積もりがあまいと後の進捗率に大きな影響が出る可能性があります。この重要な進捗率ですが、その比率を出す際に気を付けなければいけないことがあります。
 
進捗率をメンバーからの報告で管理する場合、メンバーは「マネジャーに悪い報告はできない」と考え、進捗率を実際より高く報告してしまう可能性もあります。そのため、メンバーからの報告のみではなく、マネジメントの立場である管理者の目線で進捗率を確認する必要があります。
 
また、タスクを細分化していない場合にも、作業の進捗度を測れずに、実際の進捗率とのズレが生じることがあります。こうした事態を防ぐためにも、管理者はあらかじめタスクを細分化し、作業工数を明確にしておきましょう。
 
一方、タスクにかかる工数は一定ではないため、そこまでの作業が現段階で終わっていたとしても、残りが同じ時間で完了できるとは限りません。したがって、進捗率の数字だけに注目するのではなく、残りの工程やその内容にも目を向けるようにしましょう。

チームメンバーの心理的要因

チームにおいて信頼関係が築けていないケースも進捗管理の失敗の原因です。
 
チームの信頼関係が不十分だと問題や課題が発生したときに、メンバーが報告に精神的なストレスを感じてしまい、結果として解決を図るのが遅くなってしまうためです。
 
また、プロジェクトの雰囲気が悪いとチームメンバーを頼ることが難しくなり、作業効率が悪くなってしまうこともあります。
 
信頼関係が築けていれば、メンバー間で負荷の重いタスクを抱えているメンバーに対して、自発的に負荷が軽いメンバーが声かけをする、などの好循環が生まれます。そのためにも、積極的にチーム内でのコミュニケーションを促し信頼関係を築けるようにしましょう。

工程表が活用できていない

進捗管理を行うために工程表を作成しますが、その工程表が実際の現場で使いこなされていないことも、進捗管理が失敗する原因のひとつです。
 
たとえば、作成当初のままの工程表であり、新規のタスクが追加されても編集しない、会議の際に進捗状況が共有されても記入されていない工程表では意味がありません。
 
そのため、正しく使用し作業効率をあげるためにも、必要に応じて最新版となるように追記・更新を加え、定期的に工程表を編集することが重要です。工程表を使うことで進捗率を「イナズマ線」として確認でき、作業が効率的に行えるようになります。

チームへ情報共有できていない

効果的な進捗管理のためには、チームメンバーでの定期的な進捗状況の確認・情報共有が大切です。
 
チームへの共有の場が適切に設けられていれば、どのメンバーが今どんな作業を行っており、どれくらいの進捗なのかが分かるようになります。
 
情報共有の機会が少ないと、進捗を確認して現状を把握できなくなってしまうため、結果として進捗管理の精度が下がってしまいかねません。チームへの共有の機会を増やす方法としては定期的な進捗会議を行うほかに、ガントチャートや日報などを使って毎日の記録を取りそれを発信する方法があります。
 
情報共有は今日ではメジャーな方法であるITツールを駆使していれば、さらに共有がスムーズになります。チームにあった形の共有方法を導入し、進捗管理を効率的に進めていきましょう。
 
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プロジェクトの進捗管理に最適なツール

以下ではプロジェクトのマネージャーからメンバーまで直感的に管理できる最適なツールをご紹介します。
 
今日ではITツールを用いたプロジェクト管理が浸透していますが、導入時にありがちなミスとして「担当者や決裁者の独断で決めてしまい複雑なツールを導入して理想的な効果が得られなかった」というケースがあります。実際にツールを使うのは現場なので、プロジェクトに直接関与しない担当者や決裁者の独断での判断はおすすめできません。
 
つまり、導入すべきツールはメンバー全員がストレスなく使えるツールでなければいけません。また、複数のプロジェクトが走っているなか、ツールの利用のために学習に時間をかけるのは現実的ではないので教育コストについても検討する必要があります。
 
したがって、プロジェクトの進捗管理が誰でもすぐにできるようになるには、導入した即日でメンバー全員がストレスなく使えるほどシンプルな情報管理ツールの「Stock」を使うと、社内のITリテラシーを問わず教育コストを削減しながら効率的な進捗管理が可能です。

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Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
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まとめ

プロジェクトの進捗管理を成功させるにはタスクの細分化、工程表の活用、チーム内での信頼関係・共有の場の確保の4つが鍵となります。
 
今回ご紹介させてていただいた内容を参考に、プロジェクトの適切な進捗管理を行っていただければ幸いです。
 
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