プロジェクトの進捗管理を適切にすれば、計画通りに進んでいるか把握し、トラブルが発生した際にも素早く対応できます。さらに、案件を複数抱えている担当者の方は、進捗管理を並行して行わなければいけません。
 
一方で、プロジェクトの進捗状況を適切に管理できず、策定したスケジュールに遅れが生じている方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、プロジェクトの進捗管理が効率的になる手法やコツをご紹介します。
 
  • 複数のプロジェクトを効率的に管理する方法について知りたい
  • メンバーの進捗状況が可視化されておらず、計画通りに進んでいるかわからない
  • 作業工数の見積もりがうまくいかず、正確なスケジュールが立てられていない
という担当者の方はこの記事を参考にすると、プロジェクトの進捗管理を適切に行い、効率的に案件を進められるようになります。


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プロジェクトの進捗管理が重要な理由

以下では、プロジェクトの進捗管理が重要な理由についてご紹介します。進捗管理の重要性について理解し、チーム内でスケジュール遵守の意識を統一しましょう。

納期の延期を防ぐ

進捗管理の目的として、納期の延期を防ぐことが挙げられます。
 
プロジェクトが計画通りに進行するとは限らないため、こまめに進捗状況を確認するのが重要です。つまり、納期を守るためには、計画の策定だけでなく、正しく履行されているかチェックする必要があります。
 
各メンバーの進捗状況を確認し、遅れが発生している場合にはタスクの再振り分けを行うなど、適宜フォローするのがポイントです。

トラブルに素早く対応できる

プロジェクトの進捗管理をすれば、トラブルの発生時にも素早く対応できます。
 
トラブルが起きた際には、迅速に発生原因を突き止め、解決策を実行することが大切です。さらに、日ごろからメンバーと適切にコミュニケーションをとれていると、トラブルの早期発見につながり、軌道修正が容易になります。
 
ただし、プロジェクトのはじめに策定した計画にこだわりすぎず、臨機応変に計画を変更することも重要です。

社内のリソースを有効活用

メンバーごとの進捗状況を把握しておけば、社内リソースの有効活用につながります。
 
たとえば、スケジュールよりも早くタスクが完了した社員がいれば、遅れが発生している社員の応援に行ってもらうことが可能です。進捗管理で各タスクにかかる時間を正確に見積もれていると、メンバーごとの稼働状況を把握できます。
 
このように、案件の納期を遵守するにはタスクの進捗状況を把握し、人材を有効活用するのが重要です。


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進捗管理を進めるための4つのステップ

以下では、進捗管理を進めるための4つのステップをご紹介します。各段階のポイントを把握すれば、プロジェクトの抜け漏れを防げます。

現状把握

進捗管理において、基本となるのが現状把握です。目標やプロジェクトに対しての進捗状況を把握し、達成までの作業工数を確認します。
 
単に進捗率を確認するのではなく、「実績の値」「計画とのズレ」「課題点」「スケジュールが遅れる可能性」など、現状を多角的に分析する必要があります。
 
また、メンバーの特性と作業内容が適合しているかチェックし、配置転換や人員の追加を検討するのも重要です。

作業工程や作業時間の洗い出し

目標やプロジェクトの開始時に、作業工程や作業時間を洗い出すのが大切です。各タスクごとにかかる時間を見積り、全体のスケジュールを調整します。
 
一方、プロジェクトが進行している最中であっても、当初の計画通り進んでいるかこまめに確認しましょう。たとえば、タスクの追加・変更や問題が発生した際には、これまでの進捗状況と照らし合わせて、作業工程や作業時間の見直しが必要です。
 
このように、プロジェクトの進捗状況に応じて作業内容を見直すと、正確に時間や工数を見積もれるので、全体のスケジュールを遵守することにつながります。

計画と現実との比較

進捗管理を適切に行うには、当初策定した計画と現実の比較をするのが重要です。
 
まず、残りのタスク数と作業時間を把握し、計画と照らし合わせます。計画通りに進んでいる場合には、進捗状況に問題ないです。一方で、残りの作業数が計画よりも多い場合など、遅れが生じている場合には計画を練り直しましょう。
 
スケジュールの調整やタスクの担当者を変更するなど、計画と現実の差分を埋める必要があります。この計画と現実の比較は、案件が終了するまで継続的に行いましょう。また、進捗確認と一緒に比較をするにはツールの導入がおすすめです。

解決策を思索する

計画と現状の差分を把握して原因を突き止めたら、解決策を思索・実行しましょう。
 
適切に現状を把握し、作業時間や目標期間、残タスク、目標値などさまざまな面から解決策を考える必要があるのです。たとえ小さな問題であっても、早期に問題解決しなければ後々大きなトラブルへと発展しかねません。
 
このように、課題を発見したらメンバーと相談しながら解決策を考え、実行に移すことが重要です。そして、「追加で作業時間がいくら必要なのか」や「計画の見直しをするべきなのか」についても検討しましょう。
 
さらに、解決策を「ノウハウ」として蓄積しておけば、ほかの案件で同じトラブルが発生した際に対応でき、社員への教育コストも減らせます。たとえば、「Stock」のようなツールを用いれば簡単にノウハウをストックし、必要なときに素早くアクセス可能です。


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プロジェクトの進捗管理を効率的に進めるコツ

以下では、プロジェクトの進捗管理を効率的に進めるコツについてご紹介します。進捗管理がうまくいかない方は、以下のコツを実践しましょう。

タスクを細分化する

プロジェクトで発生する作業内容をタスクごとに細分化していくのが大切です。
 
タスクは「期限付きのやるべきこと」なので、ひとつのタスクにかかる時間がわかれば、作業全体にかかる時間も把握できます。タスクの細分化によって、作業内容が明確になり、時間の見積もりも正確に行えます。
 
プロジェクトは複数のタスクが組み合わさったものであり、タスクを一つひとつ捌いていくことで、着実に作業工程を進められるのです。このように、タスクごとに作業内容と期限を明確にし、メンバーがわかりやすいように作業計画を立てる必要があります。

進捗会議を定期的に行う

チーム内で進捗状況の認識を合わせるには、定期的に会議を開くのが重要です。
 
プロジェクトの進捗状況やチームメンバーの仕事量は、プロジェクト管理者だけが把握するのではなく、チーム全員で把握すべき情報です。したがって、情報を適切に共有するためにも、進捗会議のような共有の場を定期的に設定する必要があります。
 
また、会議の開催によって、メンバー間のコミュニケーションが活発化し、作業状況を積極的に開示するようになります。
 
ここで重要なのは、メンバーの意思疎通なので、必ずしも対面で会議をしなければならないわけではありません。リモートワークが進む昨今においては、ZoomやTeamsを利用したビデオ会議がおすすめです。

進捗管理ツールを導入する

進捗管理ツールを導入し、プロジェクト全体の進行を効率化するのが重要です。
 
進捗管理ツールを使えば、プロジェクトの進捗状況が可視化されると同時に、情報共有も行えます。さらに、ツールの導入・運用によって、リアルタイムで情報の更新・閲覧でき、作業効率を上げられます。
 
また、プロジェクトを横断して各メンバーの担当しているタスクをすべて管理できるため、作業負荷の少ないメンバーをヘルプで当てる、というようなメンバー間のフォロー体制を構築可能です。

「イナズマ線」を意識する

「イナズマ線」とはExcelやスプレッドシートで作成したガントチャート上で、「現時点におけるそれぞれのタスクの進捗率を結んだ線」のことです。

イナズマ線の画像

上記の簡単な図では、黄色い線が「イナズマ線」となります。このイナズマ線を見れば、作業がどれくらい進んでいるか・遅れているかが一目でわかります。上記では、タスクBが計画よりも遅れている一方で、タスクCが計画より少し進みが早いです。
 
また、明らかに遅れているタスクが何なのかが即座に発見できるため、迅速な対処が可能になります。そのため、イナズマ線を利用し、日ごとのタスクの進捗状況を管理していくことをおすすめします。
 
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進捗管理がうまくいかない3つの失敗例

進捗管理が適切にできなければ、プロジェクトの納期が遅れてしまう可能性が高いです。失敗する原因としては、以下でご紹介する条件に当てはまっているケースが大半なので、事前に確認しておきましょう。

作業工数の見積もりができていない

作業工数の見積もりができていないと、後の進捗率に大きな影響が出る可能性があります。
 
進捗率をメンバーからの報告で管理する場合、メンバーごとに粒度が異なり、正確に状況を把握できないケースがあります。そのような事態を避けるためにはチーム内で進捗報告の基準を設け、統一する必要があります。
 
また、タスクの細分化ができておらず、作業内容を可視化できていないと、正確に作業工数が見積れません。そのため、タスクの細分化を徹底し、作業内容とかかる工数を明確にしておくのが重要です。

工程表が活用できていない

進捗管理を行うために工程表を作成しますが、工程表が実際の現場で活用されていないと、進捗管理が失敗します。
 
たとえば、新規のタスクが発生した際に工程表を更新しなければ、進捗管理を正確に行えません。正確な情報が記入されていない工程表を共有しても閲覧する人はわずかで、最終的には活用されなくなります。
 
そのため、活用される工程表にするためには、編集・更新をこまめに行い、常に最新情報を保つ必要があります。タスクの役割分担や作業効率を向上させるためには、工程表の活用が重要です。

情報共有が適切に行われていない

情報共有が適切に行われていないと、メンバーの現状を把握できず、結果として進捗管理の精度が下がってしまいます。
 
口頭で情報伝達をするだけでは進捗状況が属人化し、チーム内で作業状況の認識を合わせるのが難しくなります。そのため、メンバー内で定期的に進捗状況の確認・共有を行う必要があるのです。
 
チームへの共有機会を増やすには、定期的な進捗会議を行うほかに、ガントチャートの更新や日報の作成などで日々の作業記録を発信しましょう。ITツールを導入すれば、時間や場所を問わず情報共有が行えるため、進捗状況をリアルタイムで発信可能です。
 
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プロジェクトの進捗管理に最適なツール

以下では、プロジェクトの進捗管理に最適なITツールをご紹介します。
 
ITツールの導入時にありがちなミスとして、「担当者や決裁者の独断で複雑なツールの導入を決めてしまい、社内で浸透しなかった」というケースがあります。実際にツールを使うのは現場なので、案件に携わるメンバーにツールを合わせることが重要です。
 
つまり、導入すべきツールは「メンバー全員がストレスなく使えるツール」でなければいけません。さらに、複数のプロジェクトが並行しているなかで、ツールの使い方を教える余裕はないため、教育コストについても検討する必要があります。
 
したがって、選ぶべきツールは導入初日から説明不要で使いこなせるほどシンプルで、プロジェクトの進捗管理に必要な機能が過不足なく備わっている「Stock」一択です。
 
Stockは「ノート」へ直感的に情報を書き込めるので、案件に関する画像やファイルもまとめてストックできます。さらに、ノートに紐づいたメッセージ機能で情報伝達も迅速にでき、タスク管理機能でタスクの割り振りや期限の設定を簡単も行えます。

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Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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プロジェクトの進捗管理まとめ

これまで、プロジェクトの進捗管理の重要性やコツ、失敗例についてご紹介してきました。とくに、ご紹介した進捗管理における4つのポイントは以下になります。
 
  • 作業時間を正確に見積もるためにタスクを細分化
  • 定期的に会議を開きチーム内で情報を共有する
  • リアルタイムで情報共有が可能なITツールを導入する
  • 進捗状況を可視化するために、ガントチャート上で「イナズマ線」を作成
プロジェクトの進捗状況を即座に把握するためにはITツールの導入が一番であり、効率化の効果をすぐに実感しやすい対策です。
 
そして、数多くのツールがあるなかでもStockは、非IT企業の社員でも簡単に使いこなせるシンプルなツールであり、業界・業種を問わず100,000社以上が導入して情報共有の効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入してプロジェクトの進捗管理を効率化し、情報共有のストレスを解消しましょう。
 
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