製造現場における工程管理は、各作業工程の進捗や担当、期限を可視化し、プロジェクト全体を計画どおりに進めるために欠かせない管理手法です。適切に工程管理を行わなければ、手戻り・不良・再加工といったトラブルが起き、遅延が発生します。
一方で、「製造の工程管理が属人化しており、進捗状況が正しく把握できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、プロジェクト工程管理の基本、工程遅延やトラブルを防ぐ方法、ツール選定を中心にご紹介します。
- 複数案件の進捗を手作業で管理し、遅延や抜け漏れに悩むマネージャー
- 工程表や作業工数の管理が統一されず、手戻りや不良が起きている現場リーダー
- ツール導入を検討しているが、最適な選定に悩む管理部門担当者
という方はこの記事を参考にすると、プロジェクト工程遅延やトラブルを防ぐ具体策を踏まえ、自社プロジェクトの最適な工程管理の方法が見つかります。
目次
プロジェクトの工程管理とは？
以下では、プロジェクトの工程管理の基本的な考え方と、実務で押さえるべきポイントについて解説します。
工程管理の基本
工程管理の基本は、作業内容・担当者・期限を明確にし、進捗状況を継続的に把握することです。
工程が可視化されていない状態では、作業の遅れや担当の抜け漏れに気付きにくく、問題が発覚した時点で手戻りや納期遅延が発生しやすくなります。
たとえば、工程設計・製造・検査といった工程を詳細に分解し、各工程の開始日・終了日と担当者を設定して進捗を更新することで、どの作業が遅れているのかを即座に把握できます。
そのため、工程管理では作業内容と期限、担当者、進捗状況を常に見える状態にして管理することが重要です。
プロジェクト管理の3大要素
プロジェクト管理の3大要素は「品質・コスト・納期」です。
いずれか一つだけを重視すると、品質低下や予算超過、納期遅延といった問題が発生しやすくなり、プロジェクト全体の成果に悪影響を及ぼします。
たとえば、納期を優先しすぎると十分なレビュー時間を確保できず品質が下がり、品質を重視しすぎると工数が増えてコストが膨らむといった事態が起こります。
そのため、工程管理では品質・コスト・納期のバランスを意識しながら、各工程の進め方を調整することが不可欠です。
工程管理がうまくいかないと何が起きる？よくある失敗3選
以下では、工程管理が適切に行われていない場合に起こる3つの失敗について解説します。プロジェクト工程管理に潜む課題を整理し、改善したい方は必見です。
（1）納期遅れ・手戻りが発生
1つ目に、工程管理が不十分な場合、納期遅れや手戻りが発生しやすくなります。
各工程の作業内容や完了基準が曖昧なまま進めてしまうと、加工ミスや組立不良が発生し、再加工や再作業が必要になるためです。
たとえば、図面や作業手順の認識が統一されないまま加工工程に進むと、検査工程で不良が発覚し、前工程に戻ってやり直すことになります。その結果、生産ラインの停滞や納期遅延につながります。
そのため、各工程の作業内容と完了条件を事前に定義し、進捗と品質の両面を管理することが納期遅れと手戻りを防ぐために重要です。
（2）複数メンバーの進捗が見えていない
2つ目に、工程の進捗や作業状況が可視化されていないと、プロジェクトの進み具合が分からなくなります。
進捗報告が口頭やファイルに分散していると、全体状況を正確に把握できなくなるためです。
たとえば、複数メンバーが並行して作業しているプロジェクトで、遅れている工程が共有されておらず、期限直前になって対応が必要な工程が判明するケースがあります。
そのため、工程ごとの進捗と担当者の作業状況をまとめて管理し、誰でも確認できる状態にすることが不可欠です。
（3）引き継ぎミスや品質問題が発生
工程管理が属人化すると、引き継ぎミスや品質問題が発生しやすくなります。
作業履歴や判断理由、対応経緯が記録されていない場合、担当者が変わった際に正しい作業内容が引き継がれず、不良や再作業が発生する原因になります。
たとえば、検査工程で発見された不良への対応方法や暫定処置の理由が共有されないまま担当者が交代すると、同じ不良に対して誤った対応をしてしまい、再加工や再検査が発生します。その結果、品質低下や工数増加につながります。
そのため、各工程の作業内容や対応履歴を記録し、誰が見ても経緯を把握できる状態にすることが、品質を維持するために重要です。
工程管理の失敗を招く背景と理由
工程管理の失敗が起こる最大の原因は、工程管理の基本と「PMの5つのプロセス」が現場の運用に落とし込まれておらず、特に「計画→実行→監視」の各段階で必要な管理が欠落している点にあります。
PM（プロジェクトマネジメント）の5つのプロセスとは、「立ち上げ・計画・実行・監視（コントロール）・終結」です。
しかし実務では、工程管理がスケジュール管理に偏り、計画の精度や実行時の共有、進捗の監視が十分に行われていません。その結果、どの段階に問題があるのか把握できず、工程管理が形骸化してしまいます。
しかし実務では、工程管理がスケジュール管理に偏り、計画の精度や実行時の共有、進捗の監視が十分に行われていません。その結果、どの段階に問題があるのか把握できず、工程管理が形骸化してしまいます。
たとえば、「計画→実行→監視」の各段階では、次のようなミスが起こりやすくなります。
| ミスの状況 | 業務への影響 | |
|---|---|---|
| 計画 |
作業の粒度が粗く、担当者・期限・完了条件が設定されていない
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作業範囲の認識がメンバーごとにずれる
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| 実行 |
作業状況や変更点が共有されない
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個別のファイルや口頭報告に依存し、情報が分散する
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| 実行 |
担当者しか進捗を把握していない
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チーム全員が状況をすぐに確認できず、フォローが遅れる
|
| 監視 |
進捗確認のルールやタイミングが決まっていない
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遅延や課題の発見が遅れる
|
| 監視 |
遅れが判明しても、工程の組み替えや日程調整がされない
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プロジェクト全体のスケジュール遅延につながる
|
このように、工程管理の失敗は単なるツール不足ではなく、工程管理の基本と5つのPMプロセス中でも特に「計画・実行・監視」の管理が抜け落ちていることが原因です。そのため、各工程について「どの段階で」「誰が」「何を管理するのか」を明確にし、計画から監視までを一貫して管理できる体制を整えることが重要です。
【必見】プロジェクト工程管理を成功させる3つの手法
以下では、実践しやすく、工程管理の精度を高める代表的な3つの手法を解説します。工程の抜け漏れや遅延を防ぎたい方に役立つ内容です。
手法1｜WBS（作業分解構造図）
WBS（作業分解構造図）は、プロジェクトを作業単位まで分解し、管理しやすくする手法です。
作業を大きな工程のまま管理すると、担当範囲や完了条件が曖昧になり、進捗管理が難しくなります。そこでWBS（作業分解構造図）でタスクを細かく分解することにより、担当者・期限・作業範囲を明確にできます。
たとえば「製品製造」という工程を、「工程設計」「部材調達」「加工」「組立」「検査」に分解すれば、どの作業が遅れているのかを正確に把握できます。
そのため、工程管理の第一歩として、作業を粒度の揃ったタスクに分解するWBS（作業分解構造図）の作成が重要です。
手法2｜ガントチャート
ガントチャートは、工程の順序と期間を時系列で可視化できる管理手法です。
各工程の開始日や終了日、前後関係が把握できていない状態では、どの工程の遅れが生産全体に影響するのか判断できません
たとえば、部材調達や加工工程が遅れると、後工程の組立や検査に着手できず、生産ライン全体の遅延につながります。ガンチャートで工程間の依存関係を可視化しておけば、遅れが発生した際の影響範囲をすぐに把握できます。
そのため、工程の流れと期間、前後関係を一目で把握するために、ガンチャートによるスケジュール管理が有効です。
手法3｜進捗管理ツール
最後に、進捗管理ツールの活用も欠かせません。
進捗管理ツールを使えば、WordやExcelと異なり、内容確認のたびにファイルを開く手間がなく、情報共有もひとつのツールで完結します。複数プロジェクトの進捗や工程の把握も負担になりません。
ただし、紙やファイル管理では、進捗を瞬時に確かめられないストレスがかかります。そのため、「あらゆる情報が流れず確実に蓄積できるツール」を使うべきなのです。
たとえば、ノートで誰でも簡単に情報を残せる「Stock」を使うと、進行の計画から改善までのやりとりがスムーズにできます。
【製造業向け】プロジェクトの工程管理におすすめのツール
以下では、製造業のプロジェクトにおいて、工程管理の進行や情報共有に最適なツールをご紹介します。
複数の生産案件を手作業で管理し続けると、日々の対応に追われて最新の進捗が現場全体に行き渡らず、工程の遅延や抜け漏れが発生しやすくなります。その結果、手戻りや再加工が増え、作業工数を正確に見積もれず、納期遅れや現場の混乱につながります。
紙やExcel、共有フォルダでの管理では担当者ごとに方法が異なり、誰がどこまで対応しているのかをすぐに把握できません。さらに更新確認や転記の手間がかかるため、個人の努力だけで複数案件の進捗と工程を正確に揃え続けるのは困難です。
つまり、作業工程・関連資料・進捗状況を1か所に集約し、関係者全員が同じ情報をリアルタイムで確認できる仕組みを整えることが、工程遅延や手戻りを防ぐ近道です。
こうした条件に最も当てはまるのが、作業内容や資料をまとめながら工程と進捗を一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。。Stockなら、作業内容や手順をテーマごとに「ノート」に整理して蓄積できるため、誰でも最新状況を把握でき、不良や手戻りの防止、安定した工程管理の実現につながります。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクト工程管理のよくある失敗と成功する手法まとめ
これまで、プロジェクトの工程管理の基本や工程管理がうまくいかない原因、プロジェクト工程管理を成功させる3つの手法を中心にご紹介しました。
工程管理では、作業内容・担当者・期限・進捗を可視化し、計画・実行・監視の各段階で必要な管理を継続することが重要です。また、WBSやガンチャートによって工程を整理し、複数プロジェクトの状況を把握できる体制を整えることで、工程遅延引き継ぎミスを防げます。
そのためには、作業内容・関連資料・進捗状況を一か所にまとめ、誰でも最新状況を確認できる仕組みを用意することが欠かせません。
結論、自社に最適なツールは、工程管理に必要な情報をノートにまとめて蓄積でき、工程や進捗を一元管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、複数プロジェクトでも工程遅延のない管理体制を実現しましょう。
