近年、日本の労働力人口の減少に対応するために、社員個々のスキルを高める「人材開発」の必要性が高まっています。そのなかで注目を集めているのが、社員のスキルレベルをまとめた「スキルマップ」です。
一方で、スキルマップは作成しても「更新されない」「評価に活用されない」など、運用で悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スキルマップの作り方や運用ポイントを中心にご紹介します。
- 人材育成や評価制度を整えたいが、スキルマップの作り方が分からない人事担当者
- Excelでスキル管理を始めたものの、運用に課題を感じている現場リーダー
- 社員のスキルを可視化して配置や育成に活かしたいが、管理方法に悩む担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、スキルマップの作成手順を把握しつつ、円滑に運用する方法も分かるようになります。
目次
スキルマップとは
以下では、スキルマップの概要や作成する目的をご紹介します。以下を把握し、スキルマップの理解を深めましょう。
スキルマップの概要
「スキルマップ」とは、“業務に必要なスキル”と、“社員がどのレベルのスキルを持っているか”を一覧にまとめた表を指します。
従来、スキルマップは、製造業の多くの企業が導入していました。国際的な品質マネジメントの規格である「ISO 9001」を満たすために、スキルマップを使ってスキル管理に取り組んでいたのです。
一方、近年では、専門性が高いIT業界や建設業界においても、スキルマップの導入が進んでいます。また、今後はサービス業においても、高品質なサービスを提供するために、スキルマップを活用する企業が増加すると言われています。
意味ない？スキルマップを作成する3つの目的
スキルマップを作成する3つの目的は以下の通りです。
- 社員のスキルを可視化する
スキルマップは、社員一人ひとりのスキルを可視化し、保有スキルや習熟度を正確に把握するためのものです。これにより、属人的になりがちな評価を防ぎ、公正な人事評価や適切な人材配置の実現につながります。 - 効果的に人材育成する
スキルの保有状況や達成度を把握できるため、不足しているスキルに応じた教育・研修を計画できます。また、個人単位だけでなく組織全体のスキルギャップも可視化できるため、戦略的な人材育成が可能になります。 - 社員のモチベーションを向上させる
スキルマップによって「何を身に付けるべきか」が明確になるため、社員は目標を持って業務に取り組めます。さらに、自身の成長が可視化されることで、継続的な学習意欲の向上にもつながります。
つまり、スキルマップは単なる管理表ではなく、「人材の可視化・育成・成長促進」を実現するための重要な仕組みと言えます。
【テンプレートあり！】スキルマップの作り方
ここでは、スキルマップの作り方をご紹介します。テンプレートも紹介しているので、担当者の方は必見です。
手順1｜スキルマップを作成する目的を明確にする
まず、スキルマップを作成する目的を明確にします。
スキルマップを作成する目的によって、設定する評価項目は異なります。例として、以下の内容が挙げられます。
- 人事評価に役立てたい場合
現時点での業務の遂行能力を中心に、評価項目を設定する - 人材育成に役立てたい場合
将来を見据えて、個々の適性や必要なスキルを中心に、評価項目を設定する
スキルマップの作成には工数がかかるので、管理者や社員個々との協力が欠かせません。そのため、作成する目的を明確にし、関係者間で共有しましょう。
手順2｜対象職種・業務を洗い出す
次に、スキルマップを適用する対象職種・業務を洗い出します。
まずは、対象となる部署・職種を決め、その職種ごとに日常業務を細かく洗い出しましょう。たとえば営業職であれば以下の日常業務が挙げられます。
- 新規顧客の開拓
- 商談・提案
- 見積作成
- 契約締結
- 既存顧客フォロー
このように、業務をタスク単位まで分解することがポイントです。そのうえで、「各業務を遂行するために必要なスキルは何か」を整理していくと、実態に即したスキルマップを設計できます。
手順3｜スキルマップの項目を設定する
次に、スキルマップの項目を設定します。
対象となる業務や職種ごとに、必要なスキルを洗い出し、項目として設定しましょう。とくに、業務項目から作業項目に分類すると、分かりやすい表を作成できます。
しかし、スキル項目を細かくしすぎると運用負荷が高くなるため、実務で評価できる粒度に調整することが重要です。また、手間をかけずに項目を設定したい場合は、以下のようなテンプレートを活用することも手法のひとつです。
＜厚生労働省が提供しているスキルマップのテンプレート＞
こちらは、厚生労働省が提供している、スキルマップ（職業能力評価シート）のExcelテンプレートです。
業種や職種、キャリアごとに多様なテンプレートが用意されています。また、自己評価欄と上司評価欄があるので、認識のずれを確認しながら、評価を進められる点が特徴です。
手順4｜スキルの評価基準を設定する
スキル項目を設定したら、スキルの評価基準を定めます。
評価基準が曖昧だと、評価者によって判断がバラつくため、誰が見ても同じ評価ができるように具体化しましょう。たとえば、以下のようにレベル1からレベル4までの4段階で評価すると、達成度が分かりやすくなります。
- レベル1｜常に周囲の助けが必要なレベル
- レベル2｜一部助けが必要だが、ほぼ一人で業務を遂行できるレベル
- レベル3｜完全に一人で業務を遂行できるレベル
- レベル4｜ほかのメンバーの教育ができるレベル
このように、評価基準を数値で設定すれば、部署全体の平均点を算出するなど、より高度な分析が可能です。
手順5｜テンプレートに落とし込む
最後に、整理した内容をテンプレートに落とし込みます。スキルマップは一度作って終わりではなく、継続的に更新・活用して初めて価値を発揮するため、テンプレート化して運用しやすい形に整えることが重要です。
ただし、スキルマップを運用するには、「すぐに更新できる」「更新内容が共有される」「必要なときにすぐ見つかる」といった環境が欠かせません。
しかし、Excelのようなファイル形式では、更新のたびにファイルを開く必要がある・共有の手間がかかる・どれが最新か分かりにくいといった理由から、運用が滞りやすくなります。
そこで、スキルマップの作成・更新・共有を一元化できるITツールを活用することで、無理なく運用を継続できます。たとえば、「Stock」であればテンプレートを使って簡単にスキルマップを作成できるうえ、更新内容もリアルタイムで共有されるため、常に最新の状態を保てます。
運用に問題あり？スキルマップが形骸化する理由
スキルマップが形骸化する理由として、以下のような運用面の問題が挙げられます。
- 更新されない
一度作成したまま長期間見直されていないと、評価項目やスキル内容が現場の業務とずれてしまい、徐々に使われなくなります。 - 入力・管理の負担が大きい
項目が多すぎたり、更新作業が煩雑だったりすると、現場の負担が大きくなり、次第に放置されます。とくに、ファイル管理では都度ファイルを開いて編集・保存し、誰のスキルマップか分かるよう適切に管理する必要があり運用に手間がかかるのです。 - 活用シーンが設計されていない
「評価に使うのか」「育成に使うのか」「配置判断に使うのか」といった活用シーンが曖昧だと、現場でどのように使えば良いのか分かりません。その結果、せっかく作成しても日常業務の中で活用されなくなるのです。 - すぐにアクセスできない
社内の膨大な情報から目的のスキルマップにすぐにアクセスできないと、あとから内容を振り返れず、活用の機会が減ってしまいます。
スキルマップを作成しても活用されなければ意味がないので、運用しやすい仕組みを整えましょう。
スキルマップの形骸化を防ぐ運用ポイント
以下では、スキルマップの形骸化を防ぐ運用ポイントをご紹介します。実際に、「更新されない」「活用されない」といった課題をお持ちの方は必見です。
更新タイミングを業務フローに組み込む
スキルマップの形骸化を防ぐには、更新タイミングを業務フローに組み込むことが重要です。
業務内容や組織体制が変化すると、スキルマップはすぐに実態と合わなくなります。そのまま放置すると、評価や人材配置にも活用できなくなってしまいます。
そこで、月次の1on1ミーティングや評価面談、プロジェクト終了時など、既存の業務フローに更新タイミングを組み込みましょう。あらかじめ更新の機会を設けることで、属人的な運用を防ぎ、継続的に最新の状態を保てます。
すぐにアクセス・更新できる仕組みにする
すぐにアクセス・更新できる仕組みにすることも、スキルマップの形骸化を防ぐ重要なポイントです。
スキルマップは必要なときにすぐ参照できなければ、日常業務で活用されません。しかし、ファイルサーバーで管理している場合、ファイルが増えるほど探しにくくなり、結果として使われなくなってしまいます。
さらに、更新のたびに共有が必要になり、どれが最新のファイルか分かりにくくなる点も課題です。このような状態では、せっかく作成したスキルマップも形骸化してしまいます。そのため、スキルマップを継続的に活用するには、更新・共有・検索を一元化できる仕組みを整えることが重要です。
【必見】スキルマップを無理なく運用できるツール
以下では、スキルマップを無理なく運用できるツールをご紹介します。
スキルマップは、継続的に更新・活用されてこそ意味があります。そのためには、「すぐに更新できる」「更新内容が共有される」「必要なときにすぐ見つかる」といった環境を整えることが重要です。
しかし、ファイル形式で管理している場合、更新や共有に手間がかかり、結果として運用が止まりやすくなってしまうデメリットがあります。
そのため、スキルマップの運用を無理なく続けるには、作成・更新・共有を一元化できるツールを活用する必要があります。
なかでも、「Stock」は、「ノート」に情報を記録しながら、更新・共有・検索を一体で行える点が特徴です。テンプレートを使ってスキルマップを簡単に作成できるだけでなく、更新内容も自動でチームに共有されるため、形骸化を防ぎながら継続的に活用できる体制を整えられます。
誰でも簡単にスキルマップを作成・管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
スキルマップの作り方・運用ポイントまとめ
これまで、スキルマップの作り方・運用ポイントを中心にご紹介しました。
スキルマップを作成するには、洗い出した業務から適切な項目を設定して、スキルの評価基準を明確にしましょう。しかし、Excelのようなファイル管理では、情報が増えるにつれ管理が煩雑になるほか、共有するにはメールなどのツールを使う必要があり面倒です。
そこで、情報管理ツールにスキルマップを集約し、管理・共有の手間を削減しましょう。また、ツール内でスキルマップを作成する仕組みがあれば、作成・管理・共有が1か所で完結します。
なかでも、テンプレートで簡単にスキルマップを作成でき、リアルタイムの共有でスムーズな運用が実現するツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、スキルマップを円滑に運用しましょう。
