全社アンケートの実施や業務協力の依頼、書類の提出要請などの場面では、依頼書の作成が必要です。ただし、一から書式を考えるのは手間がかかるため、テンプレートを活用して素早く文書を作成する場合が多いです。
一方、「どのテンプレートを使えば、作成の手間を省きつつ分かりやすい依頼書を作れるのか」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの無料依頼書テンプレート9選を中心にご紹介します。
- ビジネスに適した依頼書の書き方や例文を知りたい
- テンプレートを活用して社内・社外向けの依頼書を作りたい
- WordやExcelの依頼書を管理・共有する方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、依頼内容に沿った適切なテンプレートを入手できるうえ、依頼書を効率よく共有・管理する方法も分かります。
目次
依頼書とは
依頼書とは、業務上の依頼を口頭ではなく文書で正確に伝えるための書類です。依頼書では依頼を正しく伝えられるほか、依頼内容を明確に残すことで誤解や「言った言わない」といったトラブルを防ぐ効果があります。
依頼書の代表的な種類は以下の通りです。
- 支払依頼書
- 発注依頼書
- 押印依頼書
支払依頼書とは、取引先から受け取った請求書などの支払処理を、社内の経理部署に依頼するための文書です。具体的には、支払先、金額、支払期日、支払理由などを記載します。
発注依頼書とは、商品やサービスを依頼するときに、注文業者へ注文の承認を得る書類です。具体的には、商品名、数量、納品先、決済方法などを記載します。
押印依頼書とは、ビジネスや公的な文書において、印鑑を押すことを依頼するための書類です。おもに、押印の目的や必要部数、申請書類名などを記載します。
以上の通り、代表的な依頼書には支払依頼書・発注依頼書・押印依頼書の3つがあります。それぞれの目的や状況に応じた書式を使い分けることが大切です。
依頼書の基本構成
依頼書の基本構成は以下の通りです。
【依頼書の構成一例】
- 件名（依頼内容が一目で分かるタイトル）
- 前文（定型的な挨拶）
- 主文（依頼内容の説明や依頼理由）
- 末文（依頼相手へのお礼）
- 必要な伝達事項（期限や提出先）
上記の基本構成に沿えば、情報の過不足なく簡潔な文章が書けるため、依頼内容を正確に相手へ伝えられるのです。
メールで依頼書を送るときの文例
以下は、メールで業務依頼書を送るときの文例です。
株式会社△△
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社○○の△△（自分の名前）です。
先日お話ししました業務依頼について、正式な依頼書を添付いたします。
下記内容をご確認のうえ、ご対応いただけますでしょうか。
【依頼内容】
業務内容：〇〇の制作
期限：〇月〇日まで
費用：〇〇円（税込）
添付ファイル：「業務依頼書_○○株式会社_2025.pdf」
ご不明点がございましたら、お気軽にお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――
△△（名前）
株式会社○○
電話：000-1111-2222
メール本文には、添付ファイルの有無や納期・期限以外にも、確認や返信を促す一文を書くと、スムーズなやりとりにつながります。
＜社外向け＞おすすめの依頼書テンプレート4選
ここでは、無料で使える社外向けの依頼書テンプレートを4つご紹介します。それぞれの特徴を確認し、用途に応じて活用しましょう。
【Word】問い合わせ先の記載があるテンプレート
こちらは、ビジネス文書clipが提供する問い合わせ先が記載されたテンプレートです。
上図のようにテキストの色を変更できるため、メリハリのついた視覚的に分かりやすい依頼書を作れます。また、問い合わせ先を記載できるため、後のやり取りもスムーズです。
【Word】挨拶文が記載されているテンプレート
![[文書]テンプレートの無料ダウンロードの依頼書テンプレート](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/11/プレゼンテーション2.png)
こちらは、「[文書]テンプレートが提供する無料ダウンロード」が提供する挨拶文が記載されているテンプレートです。
挨拶文が2種類記載されているため、どちらか一方を削除して使用しましょう。また、主文に何を記載すべきかのコメントがあるため、迷わずスムーズに書き始められます。
【Excel】送付先の記載があるテンプレート
こちらは、テンプレート・フリーBizが提供する送付先の記載があるテンプレートです。
大きな枠で送付先や連絡先が明記されているので、郵送での書類提出などを依頼するときに便利です。
【テキスト】コピペして使える例文テンプレート
以下は、コピペして使える依頼文の例文テンプレートです。
拝啓
田中先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。
私どもは株式会社ストックの営業部でございます。突然のお願いで大変恐縮ではございますが、この度、弊社商品である「ストック」の販売拡大を目的とした、セミナーを開催することとなりました。
つきましては、田中先生に、ぜひともご講演いただきたく、謹んでお願い申し上げます。
依頼の文章の書き始めに悩む方は、上記を参考に作成しましょう。
＜社内向け＞お願い文書のテンプレート2選
ここでは、社内向けのテンプレートを紹介します。社内に対して依頼書を作成することが多い方は、より簡潔な体裁の以下2つのテンプレートが適しています。
【Word】挨拶が省略された依頼書テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートが提供する無料ダウンロード」の挨拶が省略された依頼書テンプレートです。
このテンプレートは社内向けのため、挨拶文は省略されています。社内の相手に簡潔に依頼したい場面に適しています。
【Word】アンケートへの協力依頼書テンプレート
こちらは、「[文書]テンプレートが提供する無料ダウンロード」が提供するアンケートへの協力依頼書テンプレートです。
社内向けのアンケートを想定しているため、こちらも挨拶は省かれています。しかし、アンケートに至った経緯・理由や提出期限など、必要な項目は過不足なく記載できます。
＜パターン別＞依頼書テンプレート3選
以下では、場面別に使える依頼書テンプレートを3選紹介します。基本的な依頼書とは必要項目が異なるので、手元に用意しておくと便利です。
【Word】口座振込依頼書テンプレート
![[文書]テンプレートの無料ダウンロードの口座振込依頼書のテンプレート](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/09/スクリーンショット-0006-09-04-12.45.57.png)
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する口座依頼書のひな型です。
振込依頼書は、社員の所得に関わる重要な文書になるので、以上のようにシンプルで実用的な様式が望ましいです。
【Excel/Word】見積依頼書テンプレート
こちらは、ビズ研が提供する見積依頼書のテンプレートです。
見積依頼書は取引先に提出する書類のため、企業名の変更漏れに注意しましょう。また、備考欄には振込手数料が「当社負担」「先方負担」のどちらになるのか記載しておくと親切です。
【Excel】作業依頼書テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが提供する作業依頼書のテンプレートです。
作業依頼書は、すぐに作業に取り掛かれるよう、具体的な作業内容や完了希望日を明記しましょう。また、完了報告書と一体化した様式を使えば、依頼から報告まで一括でやり取りできます。
依頼書をWord・Excelで書くデメリット
依頼書をWord・Excelで書くとファイルの管理が煩雑化することがデメリットです。
WordやExcelで作成した依頼書のファイルを共有する場合は、メールやチャットなどの他ツールを利用しなければなりません。また、ファイルの管理場所を確保しなければ、特定の依頼書を探すときに、他のファイルに埋もれてしまいすぐに見つけられません。
そのため、Word・Excelは依頼書の作成には適しているものの、共有や管理には適していないと言えます。
依頼書の作成・共有・管理にITツールを使うべき理由
以下では、依頼書の作成・共有・管理にITツールを使うべき理由をご紹介します。
WordやExcelのファイルは共有や管理に手間がかかるため、「テンプレートの作成・共有・管理が一か所で完結するITツール」の活用が有効です。また、依頼中のやりとりも同じツール上で管理できれば、スムーズです。
しかし、機能が多すぎるツールはITに不慣れな社員には扱いづらく、社内に定着しない可能性があります。そのため、過不足なく機能を備えているシンプルなツールを利用するのがおすすめです。
したがって、誰でも簡単に依頼書の作成・共有・管理ができるツール「Stock」が最適なのです。
StockにWordやExcelのフォーマットを登録すれば、毎回ダウンロードする必要がなく、項目を埋めるだけで簡単に依頼書を作成できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、依頼内容に関するやりとりも1つのツールで完結します。
依頼書の作成・管理・共有に最適なツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで作成した依頼書例
Stockを活用することで、以下のような依頼書を作成できます。
Stockにはテンプレート機能があり、あらかじめ登録したテンプレートを呼び出して、項目を埋めるだけで簡単に依頼書を作れます。また、ノートに紐づいたメッセージ機能によって、依頼書に関するやり取りが他の情報に埋もれることなくスムーズにできます。
依頼書を作成するときのポイント
以下では、依頼書を作成するときの3つのポイントを紹介します。
- 期日を設定する
- 依頼する目的を明確にする
- 5W1Hを意識する
期日を設定しないと、依頼相手は重要度が低いと判断し、対応を後回しにする可能性があります。また、スケジュールが未確定でも、おおよその期日を提示するようにしましょう。
依頼の目的を明確にし、なぜその相手に依頼するのかを伝えましょう。目的が不明瞭な依頼では、依頼相手からの同意を得づらいです。
5W1Hを意識することで、情報の漏れを防げます。とくに社内向けの依頼書では、体裁よりも内容を正確に伝えることを重視しましょう。
以上の3つのポイントを押さえ、相手にとって分かりやすい依頼書を作成しましょう。
おすすめの無料依頼書テンプレートまとめ
これまで、依頼書の基本構成やおすすめの無料テンプレートを中心に解説しました。
依頼書はWordやExcelのテンプレートを使えば、作成時間を短縮できます。ただし、作成後の共有には別ツールが必要で、ファイル管理も煩雑になりがちです。
そこで、依頼書テンプレートの共有・管理をすべて一元化できるツールを使いましょう。とくに、必要な機能が過不足なく、操作もシンプルなツールであれば、ITに不慣れなメンバーでも簡単に使いこなせます。
したがって、自社で利用すべき情報共有ツールは、誰でも簡単に依頼書を作成でき、自動で共有し管理できる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、依頼書の共有・管理を効率化しましょう。
関連記事： 社内向け依頼書の書き方とは？ポイントや例文も紹介
