プロジェクトの原価管理では、見積と実績を比較し、差分の原因を分析する必要があります。そこで、Excel（エクセル）を利用すれば、分析を効率化できます。
しかし、「プロジェクトの原価管理において、どのようにExcelで管理すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの原価管理表テンプレートと、運用のコツを紹介します。
- Excelでプロジェクトの原価管理をする方法を知りたい
- Excelテンプレートを利用して原価管理を簡単に進めたい
- プロジェクトの原価管理を効率よく進められるツールを探している
という方は本記事を参考にすると、自社に最適な原価管理方法が見つかります。
目次
原価管理の概要
以下では、予算管理やコスト管理との違いなど、原価管理の概要について紹介します。原価管理をする前に、定義を確認しておきましょう。
プロジェクトにおける原価管理とは
プロジェクトにおける原価管理とは、プロジェクトや業務活動で発生する費用を計画的に把握し、原価を適切に管理するプロセスを指します。
原価管理に取り組むのは、コストを抑えつつ収益性を確保することが目的です。とくにプロジェクトでは、事前にプロジェクト遂行にかかる原価を「予算原価」として設定し、実際にかかった「実際原価」との差を比較します。
予算原価と実際原価の差が明確になれば、進捗や工数のズレ、予期せぬ追加費用が可視化され、次のプロジェクトの改善に役立ちます。そのためにも、管理すべき項目は漏れがないように洗い出し、慎重にチェックすることが重要です。
原価管理・コスト管理・予算管理の違い
「原価管理」「コスト管理」「予算管理」は、それぞれの目的や管理範囲が異なります。以下の表を参考に、各管理方法の違いを確認しましょう。
| 目的 | 管理範囲 | 例 | |
|---|---|---|---|
| 原価管理 | プロジェクトの収益性を確保する | プロジェクト全体の費用 | 原材料費、人件費、設備費 |
| コスト管理 | 経費を削減し利益を最大化する | 個別のコスト項目 | 部門や活動ごとのコスト（例: 部門別人件費） |
| 予算管理 | 組織全体の財務目標を達成する | 企業全体の収入と支出計画 | 売上目標、営業費用、利益目標 |
このように、各管理方法にはそれぞれ異なる意味を持ちます。とくに、「原価管理」や「コスト管理」は「予算管理」の一部であり、「予算管理」よりも限定的と言えます。それぞれの違いと特性を把握し、適切に管理することが重要です。
【4ステップ】原価管理のプロセス
プロジェクトにおける原価管理は、以下の4ステップで進行します。
- 予算原価の計画
- 実際原価の記録
- 差異の比較
- 改善
まずはプロジェクト開始前に、必要なリソースやコストを見積もり、予算原価を設定します。ここでは、スケジュールや予算の範囲内で効率よくプロジェクトを進めるための計画を立てることが重要です。
そして計画に基づきプロジェクトを進め、実際に発生したコストを正確に記録します。計画時に見積もったリソースやコストと照らし合わせながら、リアルタイムで適切なコストを維持する必要があります。
次にプロジェクトの進行中に、実際にかかった原価と予算原価を比較し、進捗やコストのずれを把握します。定期的に差異を比較することで、予算超過やリソース不足の早期発見につながります。
最終的に差異分析で明らかになった差異の原因を分析し、改善策を講じます。さらに、プロジェクト終了後には次回以降のプロジェクトに精査結果を反映させ、効率的で精度の高い原価管理につなげます。
上記4つのステップに沿って原価管理をすることで、プロジェクトのコストを効率的に管理できます。
見やすい原価管理表を作るために！無料Excelテンプレート3選
以下では、原価管理に使えるExcelの無料テンプレート3選をご紹介します。テンプレートを活用して、一から原価管理表をつくる手間を省略しましょう。
幅広い業界に対応したシンプルな原価管理表
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、業種を問わず活用できるシンプルな原価管理表のテンプレートです。
材料費、加工費、経費、間接費の項目を合計すると、製品1単位当たりの原価を割りだせます。ただし、関数がほとんど入っていないため、社内のITリテラシーに合わせて、自力で関数を組み込む必要があります。
製造業向けチャージレート計算ができる原価管理表
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、チャージレート計算ができる原価管理表のテンプレートです。
間接費、経費、減価償却費、賃借料を複数製品で按分し、チャージレートを計算算出できます。特に、多品種を生産する製造業や、顧問先が複数発生するコンサルティング・士業で使いやすい原価管理表です。
飲食店向け見やすい商品別の原価率計算表
こちらは、「テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、飲食店向けの見やすい原価率計算表のテンプレートです。
商品ごとに原価率を算出できるため、適正な価格設定が可能です。ただし、多種類の食材を扱う場合は、料理単位で原価を管理するなどの工夫が求められます。
Excelで原価管理をする際のポイント
以下では、Excelで原価管理をする際の4つのポイントを紹介します。Excelを使って効率的に原価管理をしたい方は必見です。
（1）テンプレートを活用する
原価管理にテンプレートを活用して、計算の負担を軽減しましょう。
原価管理システムを一から作成するにはExcelの高度なスキルが必要な場合があります。IT人材が不足している会社には大きな負担になりかねません。また、システムを作る際にはミスが発生するリスクも考えられます。
円滑に効率的な原価管理を実現するためにも、テンプレートを活用しましょう。インターネット上の無料テンプレートも便利です。
（2）更新のルールやマニュアルを定める
社内で書式や運用ルールを定めておくことも、原価管理の成功には不可欠です。
ルールを作らず、担当者に任せていると書式や記入方法にばらつきが生じたり、業務が属人化したりする恐れが生じます。また、運用ルールがなければ、情報の更新が正確にできず、「管理データが複数あって、どれが最新版かわからない」という事態が発生する恐れがあるのです。
マニュアルによりファイルの取り扱い方が明確になれば、情報管理のリスク低減にもつながります。
したがって、原価管理を始める前には必ず書式や運用ルールを決めて、社内に周知しておくことが大切です。
（3）細かい項目までしっかりと洗い出す
原価管理をする場合、抜け漏れがないか必ず確認し、細かい項目まで洗い出しましょう。
人件費や材料費、外注費など、細分化して計上することで、見落としのないコスト管理が可能になります。これにより、プロジェクト全体のコスト把握がしやすくなり、将来の正確な予算策定に役立ちます。
たとえば、「Stock」のようなITツールを活用すれば、あらかじめテンプレートを作成・共有できるため、必要な項目を網羅した原価管理がスムーズにできます。そのため、抜け漏れを防ぎながら、効率的にコストを管理することが可能になるのです。
（4）マクロ・関数を活用する
Excelで原価管理をする場合、マクロや関数を活用すると作業を自動化できます。
複雑な計算や繰り返し作業が自動的にできるため、手動でのミスを防ぎ、より正確なデータ管理が可能になります。さらに、作業時間を短縮されると、重要な業務に集中する余裕が生まれるメリットも得られるのです。
また、一度設定しておけば、シートをコピーして使い回せるので、Excelが苦手なメンバーがいる場合でも安定した結果が出せます。
Excelで原価管理をする3つのメリット
プロジェクトの原価管理において、Excelを使用する企業は多くあります。以下では、Excelを利用する3つのメリットを紹介します。
（1）教育コストがかからない
Excelで原価管理をするメリットの1つ目は、教育コストがかからない点です。
Excelは多くの企業で導入されており、一般的なツールのため、社員がすでに習熟している場合が多く、新たな研修なしに運用しやすいです。さらに、操作が直感的で、入力漏れなどのリスクも抑えられます。
ただし、誰でも使えるからといって特定の担当者だけが管理する体制にすると、操作や管理が属人化しやすいです。そのため、チーム全体で原価管理表を閲覧・更新できる「Stock」のようなツールを導入して、業務の属人化を防ぎましょう。
（2）導入コストがかからない
Excelで原価管理をするメリットの2つ目は、導入コストがかからない点です。
Excelは追加のライセンス費用やサーバー導入コストが不要なため、すぐに原価管理を始められます。さらに、2024年のキーマンズネット調査によると、回答者の98.6％がExcelを利用していることから、社内環境が整っている企業が多いと言えます。
導入コストが低いことは短期的には大きなメリットですが、長期的にデータを蓄積・分析することを考えると、Excelだけでは運用が煩雑になる場合があります。そのため、長期的な使いやすさを考慮して、別の原価管理ツールの利用も検討してみることも必要です。
（3）テンプレートが使える
Excelで原価管理をするメリットの3つ目は、テンプレートが使える点です。
Excelは多くの無料テンプレートが公開されているため、自社に合ったものを簡単に見つけられます。そのため、一から原価管理表をつくる手間がかからず、効率よく作業を進められるのです。
また、テンプレートを活用すると、誰でも同じフォーマットで文書を作成できるため、情報共有や分析がスムーズになります。ただし、インターネット上のテンプレートを利用する場合は、必要に応じて自社用にカスタマイズしたり、関数を設定する必要があります。
Excelで原価管理をする3つのデメリット
ここでは、Excelで原価管理をする3つのデメリットを紹介します。以下を参考にメリットとデメリットを比較検討し、自社に適した方法を選びましょう。
（1）管理が属人化してしまう
Excelのデメリットの1つは、「管理の属人化」が起こりやすいことです。
関数やマクロを活用すればさまざまな処理が自動化される一方で、機能を使いこなせる社員が限られている場合、原価管理が特定の担当者に依存してしまいます。その場合、担当者が異動や退職すると、管理体制が崩れる可能性があります。
そのため、原価管理に使用するITツールを選ぶときには、シンプルで誰でも管理しやすいツールを選びましょう。
（2）管理に手間がかかる
次に、「管理に手間がかかる点」もExcelのデメリットです。
Excelでは、プロジェクトや用途ごとにシートやファイルが分かれるため、必要な情報の保存場所が分かりにくく、探す手間がかかります。さらに、各社員のパソコンで個別に管理するとファイルが乱立し、最新版の把握や業務の進行に支障をきたす恐れがあります。
この問題を解消するには、情報を一元管理できるツールを導入するのが効果的です。たとえば、「Stock」のようなツールなら、情報を整理しやすく、検索機能によって必要なデータをすばやく見つけられます。
（3）更新に手間がかかる
最後に、Excelの原価管理には、「更新に手間がかかる」というデメリットもあります。
Excelファイルは共有作業が不便なため、データを最新に保つためにはファイルを都度開いて編集し、更新されたファイルをメールなどで共有しなくてはならないため、最新版をリアルタイムで共有することが難しいです。また、情報が更新されても他のメンバーは気づくことが難しいのです。
そのため、更新・共有に時間がかかり、誤った情報が使われるリスクも生じます。そこで、リアルタイムで情報を更新・共有できるツールを活用することで、効率的な原価管理が可能になります。
【これで解消】Excelよりも簡単に原価管理ができるおすすめツール
以下では、Excelよりも簡単に原価管理ができるおすすめのツールをご紹介します。
Excelで原価管理表を作成すると、共有するときにメールやチャットを使う必要があり、手間がかかります。また、ファイル数が増えると、正確な情報への迅速なアクセスが難しいです。
そこで、プロジェクト管理ツールを使えば、別のツールを使わずとも同じツール上で原価管理表を共有や閲覧ができます。ただし、多機能なツールだと、操作が難しく作業が属人化してしまう恐れがあるため、誰でも使いこなせるツールを利用しましょう。
結論、自社が導入するべきツールは、ITに詳しくない65歳でも導入したその日から使えるほど、簡単に情報を共有できるプロジェクト管理ツール「Stock」一択です。
Stockの「テンプレート」を活用して作成した原価管理表は、リアルタイムでチームメンバーと共有可能なので、共有の手間を省けます。また、強力な「検索機能」により、目的の情報をすぐに見つけられるため、管理作業の効率化も実現できます。
非IT企業の社員でも導入したその日から使えるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
プロジェクトの原価管理にExcelを使うメリット・デメリットまとめ
ここまで、原価管理表のテンプレートやExcelで原価管理を行うメリット・デメリットを中心に紹介しました。
Excelテンプレートがあれば、一から原価管理表をつくる必要がないうえ、社内で様式を統一できるメリットがあります。一方で、更新や修正をしたときに、都度ファイルを共有する手間が発生するというデメリットもあるのです。
そのため、「記載した内容がリアルタイムでメンバーに共有され、誰でも簡単に使いこなせるプロジェクト管理ツール」を導入しましょう。
結論、プロジェクトの原価管理には、ITに詳しくない65歳でも使いこなせて、直感的に目的の情報を見つけ出せるツール「Stock」が必須です。実際に、非IT企業を中心に240,000社以上がStockを導入して、効果的な管理を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、原価管理表を適切に運用しましょう。
