発注管理表を作成すると、商品の発注から仕入までを円滑に進められます。また、テンプレートを活用すれば、手間をかけずに体裁を整えられて、スピーディーに発注管理表を作れます。
しかし、「発注管理表を作成するのにどのテンプレートを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで使える発注管理表の無料テンプレートを中心にご紹介します。
- Excelを使った発注管理表の作り方を知りたい
- 発注管理表を手間なく作れる無料テンプレートを探している
- 発注管理表の作成・共有・管理を一箇所にまとめたい
という方はこの記事を参考にすると、Excelで使える発注管理表のテンプレート見つかり、発注管理を最適化することができます。
目次
発注管理表とは
「発注管理表」とは、原材料や備品などの発注から仕入れまでの流れを一覧で管理するための表です。
発注の具体的なプロセスは以下の通りです。
- 見積依頼
- 発注
- 納品・仕入・検品
- 受領書の送付
- 支払
仕入先に商品の内容・数量・納品日・取引条件などを伝えます。
注文書を作成し、発注します。
商品が納品されたら、検品をして、商品の内容を確認します。
納品が完了したら、仕入先に受領書を送付します。
仕入先から請求書を受け取り、取引条件通りに支払をします。
以上のように、商材を発注してから手元に届くまでにはいくつかのステップを踏むため、過程によっては担当者が異なる場合もあります。そこで、発注管理表で一連の流れを把握しておくことで作業ミスを防ぎ、確実に発注を進められるのです。
発注管理表に必要な項目とは
発注管理表に必要な項目は、以下の通りです。
- 品名：発注する商品や備品の名前
- 数量：発注する個数や数量
- 依頼部署：発注を依頼した部署名
- 依頼者名：実際に発注を依頼した担当者の名前
- 依頼日：発注依頼を提出した日付
- 承認日：発注が上長などに承認された日付
- 発注日：実際に発注をした日付
- 入荷日：商品や備品が実際に納品された日付
発注管理表を作成するときは、自社の用途に合わせて項目を追加・削除して、過不足なく情報を記載しましょう。
Excelでの発注管理表の作り方
ここでは、Excelでの発注管理表の作り方について、”自作テンプレートに登録する手順”と”自作テンプレートを挿入する手順”に分けて説明します。定期的に利用する発注リストはテンプレートに登録して、一から作成する手間を省きましょう。
（1）自作テンプレートに登録
- 必要項目の設定
- 数式の設定
- テンプレートに登録
まず、テンプレートに登録する表を作成するために、自社の用途に合った発注管理の項目を入力していきます。項目の入力は、Excelの列（縦方向）に列挙するのではなく、行（横方向）に列挙するようにしましょう。
次に、必要な箇所に数式を設定します。たとえば「単価」と「数量」の積が「合計金額」に表示されるように数式を設定しておけば、商品の発注毎に計算する手間が省けます。
発注管理表を作成したら、作成したファイルをテンプレートに登録します。[ファイル]＞[テンプレートとして保存]をクリックし、テンプレート名と保存場所を設定したら完了です。
（2）自作テンプレートの挿入
- テンプレートの挿入
- 発注データの入力
作成したテンプレートは、[ファイル]＞[テンプレートから新規作成]を選択して表示される画面に並べられます。自身が作成したテンプレートを選択して、新たにブックを作成しましょう。
テンプレートを読み込んだら発注データを入力し、「データが見やすいか」「数式が正常に機能しているか」を確認します。問題がある場合は修正しましょう。
以上が、Excelで発注管理表のテンプレートを作成してデータを入力する手順です。
Excelでの発注管理表作成に便利な関数
発注管理表の作成に役立つ、Excelの関数は以下の通りです。
|
＜関数＞ |
＜内容＞ |
|---|---|
|
=SUMIF（範囲,条件,合計の範囲） |
条件を満たす値の合計を計算する
品番を条件にすると、在庫数を表示できる |
|
=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型） |
列から指定した値を検索し、その値に対応するデータを抽出する
特定の品番の在庫数や受発注数を抽出できる |
| =INDIRECT（指定の文字列,参照の形式） |
指定したセルに書かれている文字列を表示する
入力ミスを防止できる |
| =IFERROR（値,エラーの場合の値） |
数式がエラーとなった場合に、セルに表示する文字列を指定できる
エラーが表示されるのを防げる |
| =ROUND（数値,桁数） |
数値を指定した桁数に切り上げまたは切り下げをする
端数を処理できる |
このような関数を利用して、発注管理表を作成する手間を削減しましょう。
【無料】Excelで使える発注・受注管理表のテンプレート4選
ここでは、Excelで使える発注・受注管理表のテンプレート4選をご紹介します。無料でダウンロードできるので、以下のテンプレートを活用して、発注管理表を作成する手間を削減しましょう。
（1）4項目のシンプルな注文管理表テンプレート
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、4項目のシンプルなテンプレートです。設定されている項目は以下の通りです。
- 品名
- 適正在庫
- 現在在庫
- 補充数
「補充数」の欄には、「適正在庫」から「現在在庫」を差し引いた数量が自動的に入力されるため、手計算によるミスを防げます。
（2）項目が異なる2種類の受注一覧表テンプレート
こちらは、「業務用テンプレート」が提供する、項目が異なる2種類の受注一覧表テンプレートです。こちらのサイトでは、項目が異なる2種類のリスト形式テンプレートをダウンロードでき、9項目のテンプレート（上段）には、以下の内容が設定されています。
- 商品コード
- 商品名
- 前日在庫
- 入庫数
- 出荷数
- 在庫数
- 最低在庫
- 最高在庫
- 発注数
一方、5項目のテンプレート（下段）には、以下の内容が設定されています。
- 商品名
- 在庫数
- 適正在庫数
- 過剰数
- 発注数
このように、テンプレートによって項目の数・内容が異なるので、自社の用途に合わせて最適なテンプレートを選びましょう。
（3）出荷・入荷予定が残せる発注管理表テンプレート
こちらは、「テンプレート倉庫」が提供する、出荷・入荷予定が残せるテンプレートです。設定されている項目は以下の通りです。
- 製品コード
- 製品名
- 在庫数
- 出荷予定数
- 入荷予定数
- 発注点
製品名や在庫数に加えて、出荷予定や入荷予定を入力しておくと、在庫の変動が予測しやすくなります。そのため、必要なタイミングでの発注計画を立てやすくなります。
（4）出荷連絡の確認もできる受注管理表テンプレート
こちらは、「フリーテンプレート」が提供する、出荷連絡の確認もできる受注管理表テンプレートです。設定されている項目は以下の通りです。
- 受注番号
- 受注日
- 受注先名
- 商品名
- 数量
- 出荷日
- 出荷連絡
受注管理に関する項目が充実しており、縦型のリスト形式で管理できます。また、出荷連絡が済んでいるかチェックする項目も含まれているため、抜け漏れが減らせるのです。
Excelで発注管理表を作成する注意点とは
ここでは、Excelで発注管理表を作成するときの注意点について解説します。以下の内容を把握して、Excelの利用を慎重に検討しましょう。
（1）データが多いと処理速度が遅くなる
1つ目の注意点は、データが多いと処理速度が遅くなる点です。
発注管理表などの膨大なデータが蓄積していくと、処理速度が遅くなり作業効率が低下する恐れがあります。また、データ量が多いと共有や保存にも時間がかかるため、データが膨大になりすぎないように注意する必要があります。
たとえば、不要なシートを削除したり、データが多い場合はファイルを分けたりして、処理速度を遅くさせないように気をつけましょう。
（2）スマホで操作しづらい
2つ目の注意点は、スマホで操作しづらい点です。
スマホは画面が小さいため、Excelの編集が難しく、入力ミスが起こりやすいと言えます。また、発注管理表を閲覧するときには、何度もスクロールする必要があり面倒です。
このように、Excelはスマホでは使いづらいので、発注管理表の運用にストレスが生じてしまいます。
（3）簡単に共有できない
3つ目の注意点は、簡単に共有できない点です。Excelのファイルを共有するには、メールやチャットツールに添付して送信する手間がかかります。
とくに、関係者が多い発注業務では各企業に対してファイルを送付し、確認を依頼する手間が増えます。その結果、情報のやり取りに時間がかかり、納期の遅延や在庫不足といったトラブルが起きやすくなります。
また、情報共有が滞ると、一部の担当者だけが発注管理表の内容を把握する状態になり、業務が属人化するリスクが高まります。
（4）ファイル管理に手間がかかる
4つ目の注意点は、ファイル管理に手間がかかる点です。
Excelでは、発注管理表を使うたびにファイルを開く必要があり、どこに情報があるか探す手間もかかります。さらに、内容が更新されても関係者が気づきにくいです。
そのため、目的の情報にすぐにアクセスできるツールと併用することで、Excelのデメリットを補うのが最適です。
発注管理表の作成・管理・共有に最適なツール
以下では、発注管理表の作成・管理・共有に最適なツールをご紹介します。
Excelのテンプレートを活用すれば、発注管理表を簡単に作成できます。ただし、作成したファイルを各自のPCで管理していると、共有に手間がかかるほか、必要なときにファイルの所在が分からず探すのが面倒です。
そこで、発注管理表の作成から管理、共有までできるITツールを導入すれば、ファイル管理が煩雑になりません。しかし、多機能で操作性が複雑なツールでは、社員に定着しない恐れがあります。
結論、発注管理表の運用には、ITに不慣れな65歳の方でも導入初日から使いこなせる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、テキストはもちろん、ファイルや画像も保存できるため、発注に関するあらゆる情報を一元管理できます。さらに、ノートに紐づいた「メッセージ」機能を活用すれば、発注内容のやり取りも話題ごとに整理され、スムーズにできます。
社内の情報共有を円滑化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで作成した発注管理表例＞
Stockでは、画像やPDF、Excelなど、さまざまな形式のファイルをノートに添付できます。
また、テンプレート機能を使えば、あらかじめ用意した発注管理表の形式を呼び出して、項目を埋めるだけで簡単に作成できます。
さらに、ノートに紐づくメッセージ機能を活用すれば、発注に関するやり取りを一箇所でできるので、情報の見落としを防げます。
Excelで使える発注管理表のテンプレートまとめ
これまで、Excelで使える発注管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelのテンプレートを使えば、簡単に発注管理表を作成できます。テンプレートは豊富なため、自社の業務に合った項目かを確認して使いましょう。
ただし、Excelで発注管理表を作成すると管理・共有が面倒なため、スムーズに運用できません。そこで、「簡単に情報を残せて共有・管理もしやすいツール」を併用すると便利です。
したがって、発注管理表の作成・管理・共有には、テンプレートが使え、情報共有が自動化できるツール「Stock」が最適です。また、メッセージ機能によって、発注に関するやり取りもノートごとに整理できます。
ぜひ「Stock」を使って、発注管理表を円滑に運用しましょう。
