オンラインコミュニケーションは場所や時間を問わず、やりとりができるため、情報共有を迅速に行えます。一方で、相手の実際の様子がわからないため、認識のずれが生じてしまう場合があります。
なかには、適切なオンラインコミュニケーションの方法がわからず、苦労している担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決方法を中心に解説します。
- オンラインコミュニケーションを活発化したい
- オンラインに対する抵抗・緊張感をなくしたい
- やり取りがオンライン上になることのメリットを知りたい
といった方は本記事を参考にすることで、認識のずれを起こさず、スムーズに意思疎通ができるオンラインコミュニケーションの方法がわかります。
目次
オンラインコミュニケーションとは
オンラインコミュニケーションとは、インターネットを使って行うコミュニケーションのことを指し、主に「テキストコミュニケーション」「ボイスコミュニケーション」「ビデオコミュニケーション」の3つに分類されます。
以下では、各コミュニケーションの概要を紹介します。
種類1｜テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションとは、文字を使用したオンライン上のコミュニケーションのことを指します。具体例としてチャットやメールが挙げられます。
実際の会話と違い、話し手の表情や感情が直接見えないため、言葉の言い方や表現に工夫を必要とすることが特徴です。
種類2｜ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションとは、同じ場所にいなくても、リアルタイムで声を使用して行うコミュニケーションのことです。例として電話やスマホの通話アプリが挙げられます。
緊急性が高い連絡や、文字で伝えることが難しいニュアンスを伝えることができます。
種類3｜ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションとは、インターネットを介して、映像と音声でコミュニケーションを取ることです。具体的にWeb会議ツールやビデオ通話が挙げられます。
オンラインでありながらも、相手の顔や様子が分かるため、対面に近い形でコミュニケーションを取れるのが特徴です。
オンラインコミュニケーションが難しい理由とは
以下では、オンラインコミュニケーションが難しい理由を解説します。
オンラインコミュニケーションは対面のやりとりと性質が異なるため、オンライン独自の問題が発生します。よって、対面のやりとりにおける問題とは切り離して問題を分析する必要があります。
（1） 相手に感情や意図が伝わりづらい
オンラインでのやりとりでは、メールやチャットを利用したテキストコミュニケーションがほとんどであるため、相手に感情や意図が伝わりづらいことがあります。
対面のやりとりでは相手の顔色を伺いその場の状況に応じて、臨機応変に対応することが可能です。しかし、オンラインのやりとりでは相手の文面や声色から判断する必要があるため、一方的なコミュニケーションとなってしまう場合があります。
たとえば、共有事項をわかりやすく伝えたつもりでも、一部の人にとってはわかりづらく、正しく情報が伝達されていなかったというケースもあります。また、ボイスコミュニケーションにおいてもお互いの顔が見えないため、声色が暗いと冷たい印象を与えてしまうのです。
（2）やりとりのテンポが悪い
ボイスコミュニケーションやビデオコミュニケーションでは相手とリアルタイムでやりとりを行えます。しかし、電波の接続状況が悪い場合はタイムラグが発生し、やりとりのテンポが悪くなります。
すぐに通信状況が改善されないと、改めて情報共有を行わなければならず面倒です。また、緊急事態であった際に早急に対応することができません。
加えて、テキストコミュニケーションにおいても返信が滞った場合にはテンポが悪くなり、情報共有の遅さによってストレスを感じることがあります。
（3）対面よりも緊張する
聞き手の様子がわかりづらいオンラインの方が緊張する、という場合もあります。
聞き手が対面でいないことで緊張しない人もいる一方、多くの人は普段カメラで撮られながら話す機会が限られているため、カメラを意識すると自分の表情や目線の位置が必要以上に気になってしまいうまく喋れなくなります。
また、通信環境の悪さから映像・会話が乱れ、自分のペースで喋れなくなることもあるため、普段よりも緊張してしまうのです。
（4）機能が多すぎてうまく活用できない
オンラインコミュニケーションに役立つITツールを導入しても、昨日が多すぎると、ツールの機能を活用しきれません。
社員のITスキルを考えずに多機能なツールを導入すると、ITツールに不慣れなメンバーは使いこなすことができません。その結果、情報共有がうまくいかず、業務にも支障をきたし、メールを利用した従来のやりとりへと戻ってしまいます。
とはいえ、メールを利用した情報共有では返信や転送を繰り返すと情報が錯綜したり、緊急を要する内容でもすぐにメールが開封されない可能性もあります。したがって、機能に過不足のないシンプルなITツールを選ぶべきです。
（5）業務の進捗確認が行いにくい
オンラインで業務の進捗管理を行うことは難しく、メンバーの業務進捗の確認漏れが発生する可能性があります。
とくに、チームメンバーのタスク管理を日報やメールで行う場合は、メンバーによって体裁が異なる業務報告をすると、包括的にメンバーの進捗が確認できません。
たとえば、対面の進捗確認のように細かい指摘や確認がしづらく、一度にメンバー全員の進捗確認を行うと必要以上に時間がかかってしまい進捗確認以外の業務にも支障を来たします。
【解決策】オンラインでスムーズなやりとりを行う方法
以下では、オンラインでスムーズなやりとりを行う方法を解説します。以下のポイントを理解し、自社のオンラインコミュニケーションにおける問題の解決に役立てましょう。
（1）記号や絵文字を使い柔軟な表現をする
相手に感情や意図が伝わりやすくするためには、記号や絵文字を適度に利用すると文面でも自分の感情や意図を表現できます。
特に、相手を褒めたり感謝したりする際にはメールであれば絵文字を、チャットであればスタンプを利用することで細かい感情表現が可能になります。また、確認したこともスタンプで伝えることで、メッセージを送る必要がなくなり、無駄なやりとりを減らせるのです。
しかし、上司や取引先など立場が上の人とやり取りをする場合には、失礼のないような使い方を考え、相手に合わせて柔軟な対応をすることが求められます。
（2）要点をわかりやすくまとめる
認識のずれを防ぐためにも、伝える内容の要点をわかりやすく端的に説明する必要があります。
あらかじめ伝達事項の要点を整理しておき、結論を先に伝えるように心がけることでスピーディーな情報共有が行えます。とくに、電話やWeb会議では接続が不安定になる可能性があるので、事前に内容を資料として送っておくとテンポ良く情報共有ができます。
このように、情報共有の際にはまとめ方や内容に過不足がないかを意識するのはもちろん、資料共有をすることで通信環境のトラブルにも対応できるようにしましょう。
（3）本題前に軽く雑談をする
緊急性が高くないオンライン会議を行うときには、会議を始める前に雑談を行うことでチームの雰囲気が良くなります。
たとえば、最近あったことなどを軽く話すことで、仕事面だけでなく、話している人の人柄を知るきっかけにもなります。このことにより、その後のコミュニケーションが取りやすくなり、信頼関係も構築できます。
雑談の場では、話すことを強要しない、自由に発言できるようにする、といったことを心がけ、どの立場の人もリラックスして過ごせる環境にしましょう。
（4）運用をあらかじめルール化する
コミュニケーションの方法が属人的にならないように、チームでのやりとりや情報共有の際にルールを設けておくと、情報の管理がしやすくなります。
たとえば、日報を送る時間をあらかじめ定めておくことで、担当者も確認する時間が定まり、他の業務時間も安定して確保できます。ほかにも、確認の旨を伝える際にはスタンプで返事をするようにしておくと、確認していない人が一目でわかるようになります。
このように、やりとりの方法や進捗報告のルールを定めておくことで、メンバーの進捗管理も効率的に行えるようになるのです。
（5）情報の蓄積がシンプルにできるツールを使う
情報の蓄積がシンプルにできるツールを利用すると、情報へのアクセス性が向上します。
「メール」や「チャットツール」を利用して情報共有を行うと、情報が錯綜したり流れたりするため、情報を探す際に必要以上の時間がかかってしまいます。この時間が多くなると業務に支障をきたすため、はじめから「情報が正しく蓄積できるツール」を利用するのもひとつの手法です。
また、ITリテラシーが高くなく多機能なツールを使いこなせないメンバーのためにも、誰でも簡単に使えるツールの導入・運用が求められます。
たとえば、「Stock」のように誰でも情報を蓄積・共有できるツールを利用することで、必要な情報を即座に確認できるようになります。
【非IT企業向け】オンラインで円滑なやりとりを行えるツール
以下ではオンラインで円滑なやりとりを行えるツールをご紹介します。
オンラインコミュニケーションで一般的に使われるのはメールやチャットツールです。しかし、メールは証拠として残るものの、宛先を間違えば情報漏洩に繋がるリスクも高い手法です。また、「メールの文言チェック」という非効率な確認も頻繁に発生します。
一方、チャットツールも気軽にやりとりができるものの、同一のチャットで複数の話題が錯綜し、情報が流れるという大きなデメリットがあるのです。したがって、オンラインコミュニケーションにはスピーディにやりとりしながら、情報が話題ごとに正しく「蓄積」されるツールを選択すべきです。
結論としては非IT企業のメンバーでも簡単に情報共有・蓄積ができ、オンラインコミュニケーションにおけるストレスを解消するツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には共有された情報が蓄積され、必要に応じて即座に取り出せます。また、「メッセージ」はノートに”紐づく””紐づかない”を任意で選択可能なので、情報の錯綜を防ぎながらやりとりできる点がほかのチャットツールとの大きな違いです。
誰でも簡単にオンラインコミュニケーションができるツール【Stock】
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
オンラインで話すメリット
ここでは、オンラインで話すメリットを紹介します。うまく活用すると、業務で以下のような効果を得ることができます。
場所や時間を選ばない
まず、場所や時間を選ばずコミュニケーションが取れることが挙げられます。
メッセージやチャットでのやり取りだけでなく、Webミーティングを使用することで、対面と同じような環境で仕事をすることもできます。また移動時間や宿泊費・交通費などの諸経費がかからないため、金銭的なコスト削減も可能です。
削減できた時間や費用を、他のことに有効に活用することができ、業務をより効率的に進められます。
情報共有がしやすい
次に、情報共有がしやすいことが挙げられます。
オンライン上でのやり取りは、メッセージだけでなく、画像や動画、資料を一緒に送ることができます。また、複数人に同時に送ることができるため、連絡をする手間が省けます。
情報共有をスムーズに行うことは、信頼関係の構築にも繋がるため、オンラインでのやり取りは、活性化させるべきなのです。
多様な働き方ができる
最後に、多様な働き方ができることが挙げられます。
Web会議ツールやチャットを使えば、リアルタイムでやり取りができるため、同じ場所にいる必要がありません。また、働く場所を自分で選択することで、プライベートとの両立が可能です。
また、海外からでも働けるため、より多様な人材も雇用することができ、企業の成長にも繋がります。
オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策まとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションが難しい理由と解決策を中心に解説しました。
オンラインのコミュニケーションでは相手に感情や意図が伝わりづらくテンポが悪くなりがちです。また、認識のずれを防ぎながら情報共有を行わなければならないので、記号や絵文字で感情や意図を表したり要点を事前にまとめたりすることが必要です。
しかし、メールやチャットツールには運用の工夫だけでは解消できない「情報共有・蓄積」の課題があります。したがって、「情報共有・蓄積に特化したツール」を用いて、情報を安全に管理しながらスピーディなコミュニケーションを実現しましょう。
結論、メールとチャットのデメリットをカバーしながら情報共有を効率化するには、65歳以上の非IT企業メンバーでも簡単にオンラインコミュニケーションが取れるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して自社のオンラインコミュニケーションの問題を解決し、快適なやりとりを行いましょう。
