近年、様々な業務を自動化する手段として、AIチャットボットを導入する企業が増えています。とくに、ネオス株式会社が提供するチャットボット「OfficeBot」は、ChatGPTを活用して社内のナレッジマネジメントをかなえることができ、注目を集めているのです。
しかし、「Office Botがどのようなサービスなのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Office Botの使い方や料金、口コミを中心にご紹介します。
- Office Botの特徴や機能が知りたい
- Office Botの導入判断に口コミを参考にしたい
- Office Botよりも簡単に導入・運用可能なサービスを探している
という方はこの記事を参考にすると、Office Botの使い方などが網羅的にわかり、自社で導入すべきか判断できるようになります。
目次
Office Bot（オフィスボット）とは
以下では、“Office Botと他ツールの違い”や“Office Botの機能”についてご紹介します。まずは、Office Botについての理解を深めましょう。
「Office Bot」と他のツールの違い
Office Botは、AIチャットボットを活用して問い合わせ対応を中心とする業務を自動化し、社内業務の効率化を支援するナレッジマネジメントツールです。
独自開発の生成AIによって、社内のあらゆるデータを蓄積・活用できる点が他のツールと比較した最大の特徴です。登録済みのFAQやシナリオだけでなく、関連情報をもとに具体的な解説を提供する高度な情報処理技術と文章生成能力を備えています。
さらに、Office BoxはAzure AI Searchなどの高度なAIサービスを組み合わせることで、高性能な検索機能を実現しています。独自の設定とチューニングにより、必要な情報を的確に素早く検索できる仕組みが整っているのです。
このように、Office Botは高度な自動化と検索機能を備え、業務の効率化に大きく貢献できるツールとして期待されています。
Office Botの機能
以下の表はOffice Botの機能をまとめたものです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 基本質問機能 |
チャットボットに質問を入力すると、自動で回答を生成してくれる機能です。 |
| サジェスト機能 |
質問をサポートする機能です。入力した文字をもとに、登録済みのFAQから複数の候補を提示してくれます。 |
| 類義語対応 |
入力した言葉の類義語も表示してくれる機能です。たとえば、「有給」と入力したときに表示されるFAQの候補は、「有休」「年休」と入力した場合にも表示されます。 |
| 複数候補表示 |
入力した文字に関するFAQ候補を複数表示してくれる機能です。「別の候補を探す」をクリックすると、さらに候補を表示してくれます。 |
| 画像付き回答 |
画像を使って回答してくれる機能です。文章では表現しづらい回答への対応が可能になります。 |
| 有人対応 |
自動応対では対応しきれない問い合わせに対して、オペレーターがチャットで回答する機能です。必要に応じて自由に切り替えできます。 |
以上のように、Office Botは高度なAI技術を活用して豊富な機能を備えています。上記以外の機能もあるので、詳しく知りたい方はOffice Bot｜機能紹介を参考にしましょう。
Office Botの活用方法2選
以下では、Office Botの活用方法を2選ご紹介します。Office Botをどのように業務に活かせるのか知りたいという方は必見です。
（1）社内規定の問い合わせ対応
（画像引用：活用シーン｜活用シーン01）
1つ目の活用方法として、社内規定の問い合わせ対応が挙げられます。
社内規定に関する問い合わせは、必要な情報が複数のドキュメントに分散していることが多く、探すのに時間がかかりがちです。そこで、Office Botを利用すると社内ドキュメントから関連情報を迅速に抽出し、雇用形態ごとに要約して提供してくれます。
さらに、社内規定だけでなく、手順書の情報をもとにシステムの操作方法を尋ねることも可能で、操作手順の確認にも役立ちます。
（2）ナレッジ共有による顧客対応
（画像引用：活用シーン｜活用シーン02）
2つ目の活用方法として、ナレッジ共有による顧客対応が挙げられます。
営業担当が取引先から商品に関する質問を受けた際には、迅速な回答が求められます。しかし、必要な資料が適切に共有されていなかったり、複数の資料を横断して探す必要があると、回答に時間を要してしまうのです。
そこで、Office Botを活用すると、複数の資料やマニュアルにまたがる情報をまとめて要約してくれ、問い合わせに対する迅速な対応が可能になります。結果的に、営業担当者の商品に関する知識が平準化され、自己解決力の向上が期待できるのです。
Office Botの料金プラン一覧
Office Botの料金プランについては、資料請求をして確認する必要があります。
以下から資料請求ページに移行可能です。
Office Botの評判
以下では、Office Botの「良い口コミ・評判」と「改善点に関する口コミ・評判」をご紹介します。実際にOffice Botを利用したユーザーが回答しているので、導入の参考にしましょう。
※こちらで紹介する口コミ・評判はITトレンド＞Office Bot、BOXIL SaaS＞Office Botより引用しています。
Office Botの良い口コミ・評判
以下では、Office Botの良い口コミと評判をご紹介します。ユーザーからは「FAQの登録が簡単」「シンプルなUIで扱いやすい」という声が多く寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年07月27日）管理画面などがシンプルですっきりとしているので機能などが分かりやすいです。質問の際に類義語なども自動で判別して回答してくれるので運用が簡単だと思いますね。またFAQの登録が簡単なので、修正なども楽です。（参考：BOXIL SaaS）
非公開のユーザー（投稿日：2023年07月27日）問い合わせに対する正答率が高く、FAQの登録や運用・修正が簡単なので扱いやすいです。簡単な問い合わせに自動で対応してくれるのでスタッフの負担低減につながりました。（参考：ITトレンド）
非公開ユーザー（投稿日：2022年08月06日）シンプルなUIで扱いやすく、Excelで質問と答えを入力、そのデータをアップロードするだけで使えるので簡単です。またFAQの登録が簡単であるということは、データの修正や確認も簡単なので便利です。（参考：ITトレンド）
Office Botの改善点に関する口コミ・評判
以下では、Office Botの改善点に関する口コミと評判をご紹介します。ユーザーからは「価格が高い」「マニュアルや運用事例が少ない」という声が多く寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年07月27日）コストの面が結構かかるのがネックですね。またどのように運用するとより役に立つかの運用事例がより豊富にあると参考になると思います。（参考：ITトレンド）
非公開ユーザー（投稿日：2022年12月05日）強いて挙げればFAQの検索の精度の向上、表記の揺れにより多く対応してくれるとユーザーとしても便利になります。（参考：ITトレンド）
非公開ユーザー（投稿日：2021年12月22日）例えばボットの活用をより効率的に行うための豊富なマニュアルなどがあると、色々と参考にしながらそれぞれの会社に合わせていけるようになると思います。（参考：ITトレンド）
以上のように、Office Botの導入には高コストが伴うため、慎重な検討が必要です。また、マニュアルや運用事例が少ないため、自社内で円滑に運用するための体制を整えることが前提となる点に注意しましょう。
【必見】Office Botよりも簡単にツールを運用する方法
以下では、Office Botよりも簡単にツールを運用する方法をご紹介します。
Office Botは、AIとの対話機能と検索性能によって、「問い合わせ対応」や「ナレッジ管理」を効率化することができます。しかし、マニュアルの少なさを改善点として挙げるユーザーが多く見受けられました。
優れたツールであっても、全社員が使い方を理解し活用できなければ教育に手間がかかるうえ、次第に使われなくなるリスクが高まるのです。そこで、ツールの導入時には「充実したサポートを受けられるか」も重要なポイントになります。
結論、自社が導入すべきなのは、すぐに運用開始できるセットアップ支援や既存データの移行サポートが受けられる「ナレカン」一択です。
ナレカンは、「フォルダ設計」や「部署登録」などの代行支援があるため、導入後のセットアップに手間がかかりません。さらに、AIを活用した「自然言語検索」や「ファイル要約」機能によって必要な情報に迅速にアクセスでき、社内の業務効率化に貢献します。
充実したサポートで導入直後から運用に乗せられる『ナレカン』
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Office Botの使い方や評判まとめ
これまで、Office Botの機能や使い方、口コミを中心にご紹介しました。
Office Botは、AIによる高度な情報処理技術を備え、業務の効率化に大きく貢献するツールです。そのうえ、FAQ登録のしやすさといったUIのシンプルさを評価するユーザーの声も多く挙げられます。
一方で、マニュアルや活用事例の少なさを不安に感じるユーザーもいます。優れたツールであっても、全社員が使い方を理解し活用できなければ次第に使われなくなるため、「充実したサポートを受けられるツール」を導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、充実した初期導入サポートがあり、シンプルな操作性で誰でもすぐに活用できる『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、AIを活用した業務効率化を実現しましょう。
