近年、様々な業務を自動化する手段として、AIチャットボットを導入する企業が増えています。とくに、ネオス株式会社が提供するチャットボット「OfficeBot」は、ChatGPTを活用して社内のナレッジマネジメントをかなえることができ、注目を集めているのです。
しかし、「OfficeBotがどのようなサービスなのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、OfficeBotの使い方や料金、口コミを中心に紹介します。
- 設定が難しすぎて、ボット導入を諦めかけているシステム担当者
- 質問が放置され、役に立たないFAQをどうにかしたい管理責任者
- 難しいツールが使いこなせず、結局以前のやり方に戻る現場リーダー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、OfficeBotの使い方が網羅的にわかり、OfficeBotを導入すべきか、他ツールの方が適しているかを判断できるようになります。
目次
OfficeBot（オフィスボット）とは？特徴とできること
以下では、OfficeBotと他のチャットボットとの違いやおもな機能、OfficeBotの導入がおすすめな企業について紹介します。まずは、OfficeBotについての理解を深めましょう。
「OfficeBot」と他のチャットボットとの違い
OfficeBotの特徴は、独自開発の生成AIによる高度な文章生成能力と検索機能にあります。
一般的なチャットボットは、事前に登録された一問一答（FAQ）の範囲内で回答を返します。対してOfficeBotは、社内のマニュアルやドキュメントを直接学習できるため、FAQに未登録の質問に対しても、関連情報から回答を自動で生成して提示することが可能です。
また、Azure AI Searchなどの高度なAIサービスを組み合わせることで、言葉の揺れにも対応しています。独自の設定とチューニングにより、必要な情報を的確に素早く検索できる仕組みが整っているのです。
OfficeBotのおもな機能
以下の表は、OfficeBotのおもな機能をまとめたものです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 基本質問機能 |
チャットボットに質問を入力すると、自動で回答を生成してくれる機能です。
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| サジェスト機能 |
質問をサポートする機能です。入力した文字をもとに、登録済みのFAQから複数の候補を提示してくれます。
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| 類義語対応 |
入力した言葉の類義語も表示してくれる機能です。たとえば、「有給」と入力したときに表示されるFAQの候補は、「有休」「年休」と入力した場合にも表示されます。
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| 複数候補表示 |
入力した文字に関するFAQ候補を複数表示してくれる機能です。「別の候補を探す」をクリックすると、さらに候補を表示してくれます。
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| 画像付き回答 |
画像を使って回答してくれる機能です。文章では表現しづらい回答への対応が可能になります。
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| 有人対応 |
自動応対では対応しきれない問い合わせに対して、オペレーターがチャットで回答する機能です。必要に応じて自由に切り替えできます。
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以上のように、OfficeBotは高度なAI技術を活用して豊富な機能を備えています。上記以外の機能もあるので、詳しく知りたい方はOfficeBotの機能と特長を参考にしましょう。
OfficeBotがおすすめな企業
OfficeBotは、社内に散らばった膨大な資料を整理し、問い合わせ対応を自動化したい企業に向いています。
なぜなら、AIが複数のドキュメントから回答を生成できるためです。たとえば、多くの書類を抱える組織でも、AIに資料を読み込ませるだけで、社員が自分で答えを見つけられる環境を作ることができます。
このように、社内の情報を共有の資産に変え、誰もが瞬時に正確な情報にたどり着けるようにしたい組織に向いているツールです。
OfficeBotの評判・口コミ
以下では、OfficeBotの「良い口コミ・評判」と「改善点に関する口コミ・評判」を紹介します。実際にOfficeBotを利用したユーザーが回答しているので、導入の参考にしましょう。
良い点に関する口コミ
以下では、OfficeBotの良い口コミと評判を紹介します。ユーザーからは「FAQの登録が簡単」「シンプルなUIで扱いやすい」という声が多く寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2025年04月28日）社員からのよくある質問（休暇申請、経費精算ルールなど）をOfficeBoxに登録し、chatbotが質問回答してくれるようになったことで、問い合わせ対応の工数を大きく削減することができました。（参考：BOXIL SaaS）
非公開のユーザー（投稿日：2025年03月22日）OfficeBotは、社内の問い合わせ対応を効率化し、従業員の生産性向上に貢献してくれるツールです。自然言語処理による高度な回答精度により、自然な受け答えができるため、内容も頭に入ってきやすいです。（参考：BOXIL）
非公開ユーザー（投稿日：2025年02月24日）自社製品の情報をチャットボットに集約することで、顧客からの質問に対して迅速かつ正確に回答できるようになります。その結果、開発部門への電話問い合わせが激減し、本来の業務に集中できる環境が整いました。（参考：BOXIL）
改善点に関する口コミ
以下では、OfficeBotの改善点に関する口コミと評判を紹介します。ユーザーからは「価格が高い」「マニュアルや運用事例が少ない」という声が多く寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年07月27日）コストの面が結構かかるのがネックですね。またどのように運用するとより役に立つかの運用事例がより豊富にあると参考になると思います。（参考：ITトレンド）
非公開ユーザー（投稿日：2023年5月17日）一番のネックはコストかと。費用的にもいいラインの価格設定であり、導入ハードルは低くないと感じる。全てのパターンを網羅した料金設定になっているので、ミニマムスタートできるようになると尚良いかと。（参考：ITトレンド）
非公開ユーザー（投稿日：2022年12月05日）強いて挙げればFAQの検索の精度の向上、表記の揺れにより多く対応してくれるとユーザーとしても便利になります。（参考：ITトレンド）
以上のように、OfficeBotの導入には高コストが伴うため、慎重な検討が必要です。また、マニュアルや運用事例が少ないため、自社内で円滑に運用するための体制を整えることが前提となる点に注意しましょう。
OfficeBotの課題と注意点
OfficeBotは、高度な文章生成能力を備えており検索性も高いツールですが、運用にあたって注意すべきポイントもあります。以下では、OfficeBotの課題と注意点を2つ紹介します。
運用の負担が大きい
1つ目の課題は、運用の負担が大きい点です。
AIチャットボットは運用を続けるほど、FAQの重複や情報更新の手間が増え、管理が煩雑になる課題があります。また、回答の根拠となるナレッジが分散している場合、AIが正確な情報を参照できず、誤った回答が生成されるリスクもあるのです。
そのため、導入前に運用体制を整えないと、ツールが定着しない可能性があります。たとえば、ツールの導入自体が現場の負担にならないよう、「ナレカン」のような精度の高いAI検索機能を備えた、簡単に運用できるツールを選択しましょう。
回答の精度にばらつきがある
2つ目の課題は、回答の精度にばらつきがある点です。
「あれについて教えて」といった主語が抜けた質問や曖昧な表現に対しては、AIの回答精度は下がります。また、回答の根拠となるドキュメントが複雑すぎると、AIが正しく内容を解釈できなくなって回答が不安定になるのです。
さらに、定期的に情報を更新しないと、AIの回答が実態と合わなくなり、ツールが誰からも使われなくなるおそれがあります。
チャットボット選定で失敗しないポイント
以下では、チャットボット選定で失敗しないポイントを3つ紹介します。下記の事項を参照し、自社に最適なチャットボットを導入しましょう。
操作性が簡単なものを選ぶ
1つ目のポイントは、操作性が簡単なものを選ぶことです。
多機能なシステムであっても、使い方が難しいと現場に浸透せず、結局は誰も使わなくなってしまうリスクがあります。マニュアルを読み込まなくても、見ただけで次に何をすべきか直観的に判断できるものを選びましょう。
一部の得意な人だけが使うのではなく、全社員が迷わずに使いこなせる環境を整えることが、導入を成功させる近道となります。
セキュリティの高いものを選ぶ
2つ目のポイントは、セキュリティの高いものを選ぶことです。
ツールを選ぶときは、社内データがAIに学習されて外部に漏えいしないか、データが保存されるサーバーのリージョンを指定できるかを確認しましょう。
とくに、ISO27001などの国際セキュリティ資格に認定されているツールを導入すれば、安全に情報を管理できます。
更新が簡単なものを選ぶ
3つ目のポイントは、更新が簡単なものを選ぶことです。
AIの回答精度を高く保つには、社内ルールやワークフローの変化に合わせて情報を更新する必要があります。そのため、更新のハードルが低いツールを導入しましょう。
とくに、「ナレカン」には、記事の閲覧数・検索数を確認できる「利用状況レポート機能」や、指定の期間内で1度も閲覧されていない記事を検出する「断捨離機能」があるため、どの資料を削除・更新すればよいかが簡単に把握できます。
OfficeBotに代わる情報共有の最適解
以下では、OfficeBotに代わる情報共有の最適解を紹介します。
社内の問い合わせ対応を自動化しようとしても、チャットボットの学習や操作が複雑だと、導入後の管理負担がかえって増えてしまいます。この状態を放置すると、せっかく導入しても次第に使われなくなり、結局は担当者が直接回答する運用に逆戻りする恐れがあります。
しかし、チャットボットでは、回答の元となるナレッジが増えるほど管理が困難になり、必要な情報へ正確にたどり着けなくなります。運用ルールを細かく整備しても、全員が最新情報を反映し続けるのは難しく、人力での管理には限界があるのです。
このように、チャットボットは「回答生成」には優れていますが、「情報管理」には向いていません。この点を解消するツールとして、AIを活用して社内ナレッジを一元管理しながら必要な情報をすぐに検索できる「ナレカン」が適しています。
ナレカンは、フォルダ設計や部署登録を代行支援してもらえるため、導入直後から運用に乗せやすい点が特徴です。さらに、AIを活用した「自然言語検索」や「ファイル要約」機能によって必要な情報に迅速にアクセスでき、社内の業務効率化に貢献します。
【ナレカン】社内知識の蓄積と検索性に特化したツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Notion】自由度の高いドキュメント管理ができる多機能ツール
＜Notionの特徴・使い方＞
- カスタマイズ性
- 細かなタスク・プロジェクト管理
テキスト、画像、数式などをパズルのように組み合わせることで、自社の業務フローに完全にフィットした専用ツールをノーコードで作成できます。
タスクの表示を、カンバンボードやガントチャート、カレンダーなど複数形式に切り替えられるため、チームの状況に合わせて最適な視点で進捗を管理できます。
＜Notionがおすすめな企業＞
- スタートアップ企業
- ITリテラシーの高い社員が集まる企業
組織の形やワークフローが頻繁に変わる環境では、状況に合わせて柔軟に作り変えられるNotionの機動性が大きな武器になります。
白紙の状態から自由にページを作るツールであるため、IT初心者だと使いこなせない可能性が高いです。
＜Notionの注意点＞
- 情報の管理場所が分からなくなるおそれがある
- UIが見づらい
誰でも自由にページを作れる反面、ルールを決めずに運用するとどこに何があるか分からなくなるおそれがあります。
利用しているユーザーからは「データベースをテーブルビューにしたとき、表の見出し行を縦長にするなど、情報量が多くても見やすくできたらいいなと思っています。」という声があります。（参考：ITreview）
Notionの料金体系
- フリー：0円/ユーザー/月
- プラス：2,000円/ユーザー/月
- ビジネス：3,800円/ユーザー/月
- エンタープライズ：要問い合わせ
主要3ツールの機能・コスト比較一覧
以下では、社内の情報共有を円滑化する主要ツールとOfficeBotの比較表を紹介しています。（表は左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | OfficeBot | Notion | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内知識の蓄積と検索性に特化したツール
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生成AIによる文章生成と検索ができるチャットボット
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自由度の高いドキュメント管理ができる多機能ツール
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| 操作性 |
簡単
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難しい
|
難しい
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| セキュリティ |
高い
|
高い
|
高い
|
| 更新が簡単か |
簡単
|
簡単
|
簡単
|
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可
|
マニュアルや運用事例が少ない
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情報の管理場所が分からなくなるおそれがある
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| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
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・要問い合わせ
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・無料プランあり
・有料プランは2,000円/ユーザー/月～
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| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら
|
「OfficeBot」の詳細はこちら |
「Notion」の詳細はこちら |
以上の3ツールは、いずれもセキュリティが高く、情報も簡単に更新できます。しかし、操作性において「ナレカン」が優れており、IT初心者のいる現場でも定着しやすいです。
OfficeBotの使い方や評判まとめ
これまで、OfficeBotの機能や使い方、口コミを中心に紹介しました。
OfficeBotは、AIによる高度な情報処理技術を備え、業務の効率化に大きく貢献するツールです。そのうえ、FAQ登録のしやすさといったUIのシンプルさを評価するユーザーの声も多く挙げられます。
一方で、マニュアルや活用事例の少なさを不安に感じるユーザーもいます。優れたツールであっても、全社員が使い方を理解し活用できなければ次第に使われなくなるため、「充実したサポートを受けられるツール」を導入しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、充実した初期導入サポートがあり、シンプルな操作性で誰でもすぐに活用できる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、AIを活用した業務効率化を実現しましょう。
