近年、情報管理ツールを使って、部署や場所を問わず社内情報を利用できるようにしている企業が増加しています。なかでも注目を集めているのが、「Knowledge Suite(ナレッジスイート)」です。
 
しかし、「Knowledge Suiteの概要や機能が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Knowledge Suiteの機能や口コミ・料金まで幅広くご紹介します。
 
という方は本記事を参考にすると、Knowledge Suiteについて理解しつつ、社内情報の適切な管理方法が見つかります。


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情報管理ツール「Knowledge Suite」の特徴

以下では、Knowledge Suiteの特徴や機能を解説します。これから導入を検討する企業は必見です。

「Knowledge Suite」と「他の情報管理ツール」の違い

Knowledge Suiteのトップ画像
 
Knowledge Suiteとほかの情報管理ツールとの違いは、多機能で幅広い業務に活かせるオールインワンサービスである点です。
 
Knowledge Suiteは、顧客管理に便利な「GRIDY SFA」、社内外の情報共有に適した「GRIDY グループウェア」といった複数のアプリを連携できます。そのため、小規模なプロジェクトから支社を横断する大規模なプロジェクトまで、幅広く活用可能です。
 
また、必要な機能だけを選択して、自社に適したツールにカスタマイズすれば、機能に過不足のないアプリ運用ができます。多機能なツールにありがちな「利用しない機能にもお金を払ってしまう」といった事態を防げます。
 
このように、多機能で幅広い業務に対応できる「汎用性の高さ」と自社に最適な「柔軟なカスタマイズ性」がKnowledge Suiteの特徴であり、ほかの情報管理ツールとの違いと言えます。
 

Knowledge Suiteの機能

Knowledge Suiteにはさまざまな機能が搭載された情報管理ツールです。大きく分けて、SFA(営業支援)、CRM(顧客管理)、名刺管理、グループウェアの4つの機能に分けられます。
 
主な機能 機能詳細
SFA(営業支援) 顧客管理機能 顧客情報の項目は、自由にカスタマイズできます。また、営業活動履歴やファイル、ToDoを顧客情報と紐づけられる点が特徴です。
商談管理機能 商談の進捗状況や商談履歴を一元管理できます。そのため、複数人で担当している場合でも、リアルタイムで状況を把握できます。
集計・分析機能 情報の更新が滞っている顧客を掘り起こしたり、商談が進んでいる顧客の数を視覚化したりするのに役立ちます。
CRM(顧客管理) 見込み客機能 新商品の案内やリマインドメールを一斉送信できる機能があります。なので、見込み客を手間なく育成することにつながります。
問い合わせ管理機能 問い合わせフォームを作成し、結果を一元管理できます。また、問い合わせ情報を顧客データと自動で紐づけられます。
名刺管理 名刺のデジタル化機能 スマホから撮影するだけで、名刺をデジタル管理できます。また、自分の名刺をURLやQRコードに変換でき、オンライン上で名刺交換が可能です。
顧客情報との紐づけ機能 お客様の名刺を顧客情報と紐づけられます。また、商談履歴と連携して、名刺交換日といったメモを残せる点が特徴です。
グループウェア コミュニケーション機能 チャットや掲示板で、任意のメンバーと社内情報のやり取りができます。チャットでは、テキスト以外にファイル共有が可能です。
業務管理機能 ワークフロー機能や電話メモ機能によって、管理業務のペーパーレス化に役立ちます。そのため、社内の書類管理の手間を減らせます。
 
このように、Knowledge Suiteは社内に散在している情報を一元管理するのに便利なツールです。


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Knowledge Suiteの使い方

Knowledge Suiteは、優れた情報管理ツールの一つです。そこで以下では、Knowledge Suiteのプロジェクトとワークフロー管理の手順を紹介します。

(1)プロジェクト管理

ここでは、プロジェクト管理の使い方について説明します。以下の手順は、以下の操作マニュアルを参考にしているので、こちらも併せて確認しましょう。
 

<プロジェクトの登録>

  1. アカウントにログインして、ポータル画面を表示します。
  2. [プロジェクト管理]を選択します。
  3. Knowledge Suiteでプロジェクト管理を選択する画面
     
  4. [新規作成]をクリックして、情報を入力して、[登録]を押します。
  5. Knowledge Suiteでプロジェクトの新規登録する画面
     
    Knowledge Suiteの新規プロジェクトの登録画面

<プロジェクトの確認・編集>

  1. アカウントにログインして、ポータル画面で[プロジェクト管理]を選択します。
  2. プロジェクトが一覧表示されるので、確認・編集したいプロジェクト名をクリックします。
  3. Knowledge Suiteでプロジェクトの確認画面
     
  4. [編集]をクリックして、情報を編集してから再度[編集]を押します。
  5. Knowledge Suiteの新規プロジェクトの編集画面
     
    Knowledge Suiteの新規プロジェクトを編集する画面

(2)ワークフロー管理

以下では、ワークフロー(書類)管理の使い方について説明します。ワークフロー管理機能を活用することで、書類管理の手間を削減できます。

<ワークフローの登録>

  1. アカウントにログインして、ポータル画面を表示します。
  2. [ワークフロー]を選択します。
  3. Knowledge Suiteでワークフローを選択する画面
     
  4. [新規申請]をクリックして、申請する申請フォーム名をクリックします。
  5. Knowledge Suiteでワークフローの新規申請する画面
     
    Knowledge Suiteの新しいワークフローの申請画面
     
  6. 情報を入力し、[内容を確認し、経路を設定する]をクリックします。
  7. Knowledge Suiteで有給休暇申請情報を入力する画面
     
  8. [ユーザ選択]もしくは”虫眼鏡”のアイコンからメンバーを指定し、[経路を確定し、内容を確認する]をクリックします。
  9. Knowledge Suiteで有給休暇申請の経路を確認する画面
     
  10. 内容を確認し、[内容を確定し、申請する]をクリックします。
  11. Knowledge Suiteで有給休暇申請をする画面
     
  12. 確認画面の内容を確認し、[OK]をクリックします。

<ワークフローの削除>

  1. アカウントにログインして、ポータル画面で[ワークフロー]を選択します。
  2. 削除したい申請書の申請フォーム名をクリックします。
  3. Knowledge Suiteで削除したいフォームの選択画面
     
  4. [取り下げる]をクリックして、情報を確認したら[OK]を押します。
  5. Knowledge Suiteの申請を削除する画面


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Knowledge Suiteの料金プラン一覧

Knowledge Suiteには、3種類の価格体系が存在し、それぞれの価格は以下のとおりです。
 
  • SFAスタンダード:55,000円/月
  • SFAプロフェッショナル:85,000円/月
  • SFAエンタープライズ:155,000円/月
プランごとに、容量や機能の制限が異なる点に注意が必要です。また、セキュリティ強化や追加機能を希望する場合は、追加料金が発生するので、料金をホームページで確認しましょう。
 


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Knowledge Suiteの口コミ・評判

ここでは、Knowledge Suiteを実際に利用しているユーザーの口コミ・評判をご紹介します。こちらを参考にし、自社に適した情報管理ツールを選定しましょう。
 
※こちらで紹介する口コミ・評判はITreview(アイティーレビュー)より引用しております。

Knowledge Suiteの良い口コミ・評判

以下では、Knowledge Suiteの良い口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「安価で導入しやすい」「社内のあらゆる情報を一元管理できる」との声が寄せられています。
 
カトウ アキヒロ、投稿日:投稿日:2024年7月12日
 
安価な割にSFAとグループウェアの機能はそれなりに揃っているのが魅力。顧客管理、案件管理、営業日報、スケジューラーなど一通りの機能が最低限のレベルで揃っていて、導入して短期間で運用を開始できるのは最大のメリットだと思います。
非公開ユーザー、投稿日:投稿日:2023年10月24日
 
とにかく安価であることと、SFAとグループウェアが一体化しているところに興味を持って契約しました。
非公開ユーザー、投稿日:投稿日:2023年1月6日
 
複数拠点の営業担当が日々の営業TOPICSを記録、共有するのに使っています。現場として、どんな商談がどこまで進んでいるのかが見えるので、前もって心構えもできて良いです。

Knowledge Suiteの改善点に関する口コミ・評判

以下では、Knowledge Suiteの改善点に関する口コミ・評判を紹介します。ユーザーからは「検索機能が使いにくい」「サービスが度々停止する」「セキュリティ面が不安」との声が寄せられています。
 
カトウ アキヒロ、投稿日:投稿日:2024年7月12日
 
SFA、グループウェアともPCでもアプリでもUIが今一歩で、思うように操作するのは慣れが必要かもしれません。検索機能も全体的に使いにくく、検索条件の保存機能がついているものの、私は条件の上書き操作がわからず毎回作り直しています。
非公開ユーザー、投稿日:投稿日:2023年10月24日
 
メッセージがフォルダ分けできなかったり、検索機能があまり役に立たなかったり、細かな不満はちょくちょくありますが、なんといっても信頼性が低すぎます。運用されているサーバが不安定なのか、度々サービスが停止しますし、一度停止すると午前中使用できなかったりしますので、ビジネスで使用するにはリスクが高すぎると感じます。
非公開ユーザー、投稿日:投稿日:2023年1月6日
 
顧客情報を細かく書くのですが、中にはかなり重要な情報が入っていることもあり、これを全員で共有するのは少し問題がある場合もあります。公開項目・範囲などを細かく設定できると良いかなと思います。


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Knowledge Suiteよりも安心して社内情報を管理できるツール

以下では、Knowledge Suiteよりも簡単で安心して社内情報を管理できるツールをご紹介します。
 
Knowledge Suiteは顧客管理や見込み客の育成などさまざまな用途で利用できます。一方で、メンテナンスやトラブルにより度々サービスが停止してしまったり、検索の精度が低かったりするため、業務に支障が生じてしまう恐れがあります。
 
また、Knowledge Suiteは多機能であるため、使いこなせるようになるまでに時間がかかり、社内に浸透しない恐れがあります。そのため、社内のナレッジ管理には、厳格なセキュリティ基準を満たした、ナレッジ管理専用のツールを使いましょう。
 
結論、社内情報を管理するなら、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、超高精度の検索機能を備えた「ナレカン」一択です。
 
ナレカンでは、顧客情報のファイルや商談記録のほか、メール転送機能によってメールのやり取りまで一元管理できるので、担当者以外も顧客対応記録を簡単に把握可能です。また、検索機能も充実しているので、誰もが確実に欲しい情報を見つけられます。

社内情報を一元管理して即アクセスできるツール「ナレカン」

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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Knowledge Suiteの使い方や口コミ・評判まとめ

ここまで、Knowledge Suiteの機能や口コミ・料金について解説しました。
 
Knowledge Suiteは、多機能で汎用性が高い点が特徴で、社内のあらゆる情報の管理に役立つツールです。ただし、ユーザーの中には、”使いこなしにくいUI(デザイン)”や”セキュリティ”を不安に感じている人もいます。
 
そのため、社内情報の管理には「厳格なセキュリティ基準で保護されており、誰もが簡単に欲しい情報にアクセスできるツール」を選びましょう。
 
結論、情報セキュリティの国際規格認証を取得し、ITスキルに依存せずに欲しい情報を探せる高精度な検索機能を備えた「ナレカン」を導入すべきです。
 
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、社内の情報管理を効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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