Microsoft Loopは、社内に散在しているナレッジを一元管理するのに役立つツールです。WordやExcelなどのMicrosoftアプリを連携可能で、アプリを開かずともLoop上で内容を確認したり編集したりできる点が特徴です。
しかし、「Microsoft Loopを使ったナレッジ管理の方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft Loopで社内ナレッジを管理する方法や活用すべき機能を中心にご紹介します。
- ナレッジ管理に便利なMicrosoft Loopの機能を知りたい
- Microsoft Loopで何ができるかを理解して自社のナレッジ管理に活かしたい
- Microsoft Loopに代わるナレッジ管理ツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、Microsoft Loopの活用方法が分かり、業務効率化に役立ちます。
目次
Microsoft Loopとは？
Microsoft Loopは、さまざまなツールを紐づけて情報を一元管理するために作られたツールです。
たとえば、WordやTeamsをMicrosoft Loopと連携することで、アプリを切り替えることなく、TeamsのチャットやWordをLoop上で確認したり共同編集したりできます。また、OneDriveと連携することで、OneDriveにファイルを自動保存することも可能です。
このように、Microsoft Loopは、ほかのMicrosoft製品を紐づけて情報を一か所に集められる点が特徴です。そのため、ツールを切り替える作業が発生せず、ストレスなく複数のツールをまたいだ業務ができます。
Microsoft Loopのナレッジ管理に活用すべき機能
ここでは、Microsoft Loopのナレッジ管理に活用すべき機能について説明します。とくに、Microsoft Loopでプロジェクトのナレッジ管理をする方法が分からない方は必見です。
（引用：Microsoft Loop の概要）
- Loop ワークスペース機能
- Loop ページ機能
- Loop コンポーネント機能
ワークスペースを活用することで、プロジェクト概要や作業中のタスクを共有し、進捗を可視化できます。ワークスペースで編集されたものは同期され、リアルタイムで反映されます。
ページは、テキストや表を残して共有できる機能です。プロジェクト業務に役立つマニュアルや進捗状況トラッカーを記載しておけます。
コンポーネントは、ほかのツールと同期して共同編集を可能にする機能です。たとえば、WordやExcelといったファイルを添付することで、業務に必要な資料に複数人が同時にアクセスできます。
このように、Microsoft Loop ワークスペースでは、プロジェクトごとの作業状況をリアルタイムで共有できます。また、コンポーネントでほかのツールの情報を同期可能です。
Microsoft Loopでナレッジ管理するメリット
ここでは、Microsoft Loopでナレッジ管理するメリットを2点ご紹介します。ナレッジ管理ツールを選定する場合の参考にしましょう。
あらゆる情報を残せる
1つ目のメリットは、テキストだけでなく、ファイルや画像といったあらゆる形式の情報を残せる点です。
テキスト以外の情報を残すためには、「/」「@」を入力する必要があります。残せるものの区別は以下を参考にしましょう。
| 挿入できるもの | |
|---|---|
| 「/」 |
画像・動画
表
チェックリスト
箇条書き
かんばんボード・進捗管理
|
| 「@」 |
ほかのページへのハイパーリンク
WordやExcelのファイル
|
このように、あらゆる情報を残せることによって、画像や動画付きの分かりやすいマニュアルの作成や、業務に必要な資料へすぐアクセスすることにつながります。
厳重なセキュリティー対策
2つ目のメリットは、厳重なセキュリティーで社内情報を保護できる点です。
Microsoft Loopでは、以下の手順でページごとの権限設定ができます。
- まず、ページ右上の[共有]＞[ページリンク]をクリックします。
- 次に、[設定]から共有範囲や権限などのアクセス権を細かく設定できます。
組織のアカウントからしかアクセスできない設定や、任意のメンバーしか編集できない設定も可能です。アクセス権の設定を活用し、社内情報の漏洩を未然に防ぎましょう。
Microsoft Loopの始め方
以下では、Microsoft Loopの始め方を順に説明していきます。
- Microsoftアカウント作成
- Microsoft Loopにログイン
- メンバーを招待
Microsoft Loopは、ほかのMicrosoft製品と同じアカウントでログインできます。Microsoftアカウントを作成していない方は、作成しましょう。
・Webの場合は、こちらからログインしましょう。
・iPhoneの場合は、こちらからダウンロードして、ログインします。
・Androidの場合は、こちらからダウンロードして、ログインします。
Microsoft Loopのページの右上にある、[共有]＞[ページリンク]＞[設定]から、招待したいメンバーのメールアドレスを入力することで、招待できます。
この順に従うことで、任意のメンバーと共同で業務を進められます。
ただし、以下のMicrosoft365プランに入っていないと、Loopの一部の機能しか使えないので、注意が必要です。
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Business Premium
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 A3
- Microsoft 365 A5
以上のように、上記のプランに入り、自身のMicrosoftアカウントでLoopにログインすることで、Loopを始めることができます。
Microsoft Loopでナレッジ管理するデメリット
Microsoft Loopでナレッジ管理するデメリットとして、ページが増えすぎるとアクセス性が悪くなってしまう点が挙げられます。
Microsoft Loopは、テキスト情報の検索はできる一方で、ファイル内の検索はできません。そのため、業務に必要なファイルをすぐに探すことが難しくなる可能性があります。
また、あいまい検索や画像内の検索に対応していないため、欲しい情報にアクセスしづらく、検索時のストレスを感じやすくなってしまいます。
このように、Microsoft Loopは検索性が低く、ナレッジを管理しても活用しづらくなってしまう懸念があります。
Microsoft Loopでのナレッジ管理まとめ
これまで、Microsoft Loopで社内ナレッジを管理する方法を中心に解説してきました。
Microsoft Loopは、社内に散在しているナレッジを一元管理するのに役立つツールです。ただし、検索性が低く、ページが増えると目的の情報にアクセスしづらくなってしまう懸念があります。
そこで、あらゆる情報を残し、超高精度な検索機能で即アクセスできる仕組みが必要です。また、全社員が簡単に操作できるツールを選定しましょう。
結論、ナレッジ管理に利用すべきなのは、社内のあらゆる情報を残し、生成AIによる「自然言語検索」で誰もが情報にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、適切に社内のナレッジを管理しましょう。
