Microsoft 365を最大限活用するナレッジ管理の方法を一挙紹介！

今日、多くの会社で業務においてMicrosoft 365が導入されています。Microsoft 365にはさまざま機能が搭載されていますが、とくにナレッジ管理に関する機能は豊富にあります。

一方で「Microsoft 365を使ったナレッジ管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Microsoft 365を活用したナレッジ管理の方法や注意点を中心にご紹介します。

Microsoft 365のツールを使ってナレッジを管理したい
自社に最適なナレッジ管理の方法を知りたい
誰でも簡単にナレッジ管理できるツールを探している

という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365を利用したナレッジ管理の仕方だけでなく、自社にあったナレッジ管理の方法が見つかります。

1 ナレッジ管理システムとは
2 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つ
3 【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧
4 Microsoft 365でナレッジ管理をするときの注意点
5 【何ができる？】Microsoft 365 管理センターの機能
6 Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ

ナレッジ管理システムとは

ナレッジ管理システムとは、社員がノウハウとして持つ知識や経験を可視化して、組織内で共有するシステムのことです。

ナレッジ管理（ナレッジマネジメント）を実施することで、個人のノウハウやスキルが属人化しないため、経験や知識の有無を問わず高水準かつ業務品質を均一に保てるようになります。したがって、組織全体の底上げの効果も期待できるのです。

このように、ナレッジ管理は業務を効率化し、生産性を上昇させることにつながります。そのため、ナレッジ管理システムを使って社員一人ひとりが持つナレッジを共有・管理する制度を整えていくべきなのです。

Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法7つ

以下ではMicrosoft 365のツールを使ってナレッジ管理をする7つの方法をご紹介します。

方法1｜Excelを使用する

1つ目の方法はExcelを使用したナレッジ管理です。

まず、Excelシート上に、「ID」「タイトル」「カテゴリ」「内容の要約」「詳細情報」「作成日」「更新日」「担当者」「備考」といった列を作成します。

列を作成したら、任意のセルを選択し、[格子]をクリックします。

[テーブルとして書式設定]を選択し、テーブルの範囲を指定したら、[OK]を押します。

表に情報を入力していくと、以下のようなナレッジ管理表が作成できます。表を作成した後は、忘れずに共有しましょう。

共有するにはリンクを送信するか、メールに添付して送信する方法があります。[共有]をクリックして選択しましょう。

このように、Excelを使ってのナレッジ管理は可能ですが、更新するたびに周知する手間がかかったり、セキュリティが脆弱だったりという問題点があることに注意しましょう。

方法2｜Accessでデータベースを管理する

2つ目の方法は、Microsoft Accessを使ってナレッジデータベースを構築することです。

Accessは、データの管理に特化したソフトウェアであり、社内の情報などをまとめたデータベースを作成することが可能です。また、必要なデータのみの抽出や集計ができるため、すばやく必要なナレッジ情報を得られるのです。

以下は公式サイトで公開されている利用例です。フォーマットを利用して、仕入れ先などの情報を整理できます。

一方で、安定した運用のためにはある程度の専門知識やプログラミングスキルが必要とされるため、管理が属人化してしまいやすいというデメリットがあります。

方法3｜OneNoteを利用する

3つ目の方法は、OneNoteを利用することです。

OneNoteの新規のページにナレッジを追加していくことで、ナレッジ管理が簡単にできます。以下の画像は、OneNoteのページにナレッジを記入した例です。

このように、ノートにメモするような感覚でナレッジの作成がサクサク進みます。また、セクション分けを丁寧にしていくとナレッジを探しやすい仕組みの構築につながります。

近年、Microsoft Teamsのwiki機能が段階的に廃止されるようになり、Teamsで作成したwikiの移行先としてOneNoteの利用が増えています。そのため、wiki機能に関してTeamsを代替できるほどOneNoteは優れていると言えるのです。

しかし、共有のときにリンクを送信する必要があるため、煩雑と言えます。そこで、「ナレカン」のような共有が簡単なツールを選択すれば、共有の手間を大幅に削減できます。

方法4｜Loopを活用する

4つ目の方法として、Microsoft Loopを活用することが挙げられます。

LoopはOneNoteと比較して情報共有能力が高く、同時編集機能も非常に使いやすい仕様になっています。以下は、Loopで作成した社内wikiのワークスペースに追加した「よくあるトラブルの解決方法」のページです。

以上のように、新しいワークスペースを追加して、ナレッジを整理整頓できます。また、OneNoteやTeams、Plannerとの連携も可能で、使用用途に応じたさまざまな使い方があります。

方法5｜SharePointで社内wikiを作る

5つ目の方法は、SharePointで社内wikiを作ることです。

SharePointは、新規のサイトに社内のナレッジを追加していくことができます。以下は、SharePointを使って新規のサイトにナレッジを入力した画像です。

上記の画像の右側にあるツールボックスから好きなパーツを組み合わせてサイトを作成することができます。また、初心者でも直感的に操作でき、プログラミング等の専門的な知識は不要であることが特徴として挙げられます。

方法6｜Microsoft Vivaを利用する

Microsoft Vivaを利用することもナレッジ管理の方法の1つです。

Microsoft VivaとはMicrosoft 365とTeamsに統合されている、従業員エクスペリエンスプラットフォームです。従業員のナレッジ管理や情報共有に役立つツールを多く含んでいます。

たとえば、Microsoft Vivaに含まれているViva Connectionsを利用すると、社内のナレッジを管理・共有できます。下記は公式サイトで紹介されている使用画面の例です。

画像の例のように、社内の情報やお知らせを掲示板のようにして共有することができます。メンバーにわかりやすい形でナレッジ管理が可能です。

方法7｜Copilotを利用する

7つ目の方法はCopilotの利用です。

CopilotとはMicrosoftが開発したAIアシスタントのことです。Microsoft 365に統合されているため、組織内のコンテンツに対してAI検索ができます。

たとえば、社内の膨大なデータから必要な情報を取り出すときに、CopilotのAI検索を利用すれば、話し言葉で検索ができます。

ナレッジは管理するだけでなく、いつでも使えるよう取り出しやすい環境に置いておく必要があるため、AI検索は業務を効率よく進めるのに重要です。

【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧

以下は、今まで紹介してきたMicrosoft 365を使ったナレッジ管理方法7つの一覧表です。それぞれの特徴や注意点を比較し、自社にあったナレッジ管理方法を採用しましょう。

	Excel	Access	OneNote	Loop	SharePoint	Microsoft Viva	Copilot
特徴	データの入力や集計を効率化	データベースの構築に特化	手書きや音声など幅広い形式でナレッジを作成	情報共有能力が優れている	ファイルや情報の共有ができるポータルサイトを作成	ナレッジ管理や共有に適したツールが豊富	AI検索が可能
適したナレッジ	データ一覧や小規模なナレッジ	データ同士の関連付けが必要なナレッジ	業務手順マニュアルなどの階層構造のあるナレッジ	リアルタイムで共有したいナレッジ	アクセス権限を管理したいナレッジ	組織全体で共有したいナレッジ	膨大な数のナレッジ
注意点	・更新が見落とされてしまう・セキュリティ対策が弱い	・多少の専門知識が必要・リアルタイムで共有できない	・ナレッジが増えると動作が重い・検索機能の精度が低い	・社外との共有ができない・データベース機能がない	・デザイン性が低い・小規模なナレッジ管理は不向き	・Viva Goalsは2025年12月31日に廃止・料金プランが複雑	・機密情報を扱うときは注意・法人向けであるMicrosoft 365 Copilotの利用には別途ライセンスが必要
ユーザビリティ	初級者向け	中〜上級者向け	初級者向け	初級者向け	中級者向け	中級者向け	初〜中級者向け

以上のように、同じMicrosoftのツールであってもそれぞれ異なった点があります。そのため、もし一つのツールで必要な機能を全網羅できていない場合は、他のMicrosoftツールを連携して使うことも視野に入れましょう。

Microsoft 365でナレッジ管理をするときの注意点

Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する場合、導入から運用に乗せるまでにどれくらい時間がかかるかという点に注意しなくてはなりません。

Microsoft 365のツールは日常的に使われることが多く、導入ハードルが低い点が魅力です。しかし、どのツールも幅広い業務に対応できるよう設計されており、ナレッジ管理に特化した機能は備わっていません。

そのため、徹底したナレッジ管理をするには複数ツールを連携して機能を補う必要があり、運用までに時間がかかります。そこで、専門のスタッフが導入をサポートしてくれる「ナレカン」のようなナレッジ管理ツールを導入するとすばやく運用に乗せられます。

【何ができる？】Microsoft 365 管理センターの機能

Microsoft 365 管理センターは、組織内の Microsoft 365 に関するさまざまな管理業務を、一か所で扱えるオンラインの管理プラットフォームです。主な機能は次の通りです。

＜機能＞	＜内容＞
ユーザー管理	ユーザーの追加、削除、編集、ライセンス割当、パスワードリセットなど
グループ管理	Microsoft 365 グループ、Teams グループ、配布グループ、共有メールボックスの作成・管理
リソース管理	会議室や備品などの予約管理、SharePointのサイト設定
支払い管理	サブスクリプション情報の確認、請求書管理、ライセンス数確認、購入やキャンセル処理
サポート機能	管理者専用サポートへのアクセスや問い合わせ管理
設定管理	パスワードポリシー、多要素認証、ドメイン管理、アプリ設定など
セットアップ	既存ドメイン管理や機能の未設定項目の確認
レポート	利用状況や生産性スコア、監査レポート等の表示
正常性モニター	サービスの状態確認や障害情報の閲覧