今日、多くの会社で業務においてMicrosoft 365が導入されています。Microsoft 365にはさまざま機能が搭載されていますが、とくにナレッジ管理に関する機能は豊富にあります。
一方で「Microsoft 365を使ったナレッジ管理の方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Microsoft 365を活用したナレッジ管理の方法や注意点を中心にご紹介します。
- Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する方法を知りたい
- Microsoft 365でナレッジ管理する時の注意点をおさえたい
- Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Microsoft 365を利用したナレッジ管理の仕方だけでなく、自社にあったナレッジ管理の方法が見つかります。
目次
ナレッジ管理システムとは
ナレッジ管理システムとは、社員がノウハウとして持つ知識や経験を可視化して、組織内で共有するシステムのことです。
ナレッジ管理（ナレッジマネジメント）を実施することで、個人のノウハウやスキルが属人化しないため、経験や知識の有無を問わず高水準かつ業務品質を均一に保てるようになります。したがって、組織全体の底上げの効果も期待できるのです。
このように、ナレッジ管理は業務を効率化し、生産性を上昇させることにつながります。そのため、ナレッジ管理システムを使って社員一人ひとりが持つナレッジを共有・管理する制度を整えていくべきなのです。
Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法5つ
以下ではMicrosoft 365のツールを使ってナレッジ管理をする5つの方法をご紹介します。
方法1｜Excelを使用する
1つ目の方法はExcelを使用したナレッジ管理です。
- まず、Excelシート上に、「ID」「タイトル」「カテゴリ」「内容の要約」「詳細情報」「作成日」「更新日」「担当者」「備考」といった列を作成します。
- 列を作成したら、任意のセルを選択し、[格子]をクリックします。
- [テーブルとして書式設定]を選択し、テーブルの範囲を指定したら、[OK]を押します。
- 表に情報を入力していくと、以下のようなナレッジ管理表が作成できます。表を作成した後は、忘れずに共有しましょう。
このように、Excelを使ってのナレッジ管理は可能ですが、更新するたびに周知する手間がかかったり、セキュリティが脆弱だったりという問題点があることに注意しましょう。
方法2｜Accessでデータベースを管理する
2つ目の方法は、Microsoft Accessを使ってナレッジデータベースを構築することです。
Accessは、データの管理に特化したソフトウェアであり、社内の情報などをまとめたデータベースを作成することが可能です。また、必要なデータのみの抽出や集計ができるため、素早く必要なナレッジ情報を得られるのです。
一方で、安定した運用のためにはある程度の専門知識やプログラミングスキルが必要とされるため、管理が属人化してしまいやすいというデメリットがあります。
方法3｜OneNoteを利用する
3つ目の方法は、OneNoteを利用することです。
OneNoteの新規のページにナレッジを追加していくことで、ナレッジ管理が簡単にできます。以下の画像は、OneNoteのページにナレッジを記入した例です。
このように、ノートにメモするような感覚でナレッジの作成がサクサク進みます。また、セクション分けを丁寧にしていくとナレッジを探しやすい仕組みの構築につながります。
近年、Microsoft Teamsのwiki機能が段階的に廃止されるようになり、Teamsで作成したwikiの移行先としてOneNoteの利用が増えています。そのため、wiki機能に関してTeamsを代替できるほどOneNoteは優れていると言えるのです。
方法4｜Loopを活用する
4つ目の方法として、Microsoft Loopを活用することが挙げられます。
LoopはOneNoteと比較して情報共有能力が高く、同時編集機能も非常に使いやすい仕様になっています。以下は、Loopで作成した社内wikiのワークスペースに追加した「よくあるトラブルの解決方法」のページです。
以上のように、新しいワークスペースを追加して、ナレッジを整理整頓できます。また、OneNoteやTeams、Plannerとの連携も可能で、使用用途に応じたさまざまな使い方があります。
5つ目の方法は、SharePointで社内wikiを作ることです。
SharePointは、新規のサイトに社内のナレッジを追加していくことができます。以下は、SharePointを使って新規のサイトにナレッジを入力した画像です。
上記の画像の右側にあるツールボックスから好きなパーツを組み合わせてサイトを作成することができます。また、初心者でも直感的に操作でき、プログラミング等の専門的な知識は不要であることが特徴として挙げられます。
【比較表】Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法一覧
以下は、今まで紹介してきたMicrosoft 365を使ったナレッジ管理方法5つの一覧表です。それぞれの特徴や注意点を比較し、自社にあったナレッジ管理方法を採用しましょう。
| Excel | Access | OneNote | Loop | SharePoint | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
データの入力や集計を効率化 |
データベースの構築に特化 |
手書きや音声など幅広い形式でナレッジを作成 |
情報共有能力が優れている |
ファイルや情報の共有ができるポータルサイトを作成 |
| 適したナレッジ |
データ一覧や小規模なナレッジ |
データ同士の関連付けが必要なナレッジ |
業務手順マニュアルなどの階層構造のあるナレッジ |
リアルタイムで共有したいナレッジ |
アクセス権限を管理したいナレッジ |
| 注意点 |
・更新が見落とされてしまう
・セキュリティ対策が弱い |
・多少の専門知識が必要
・リアルタイムで共有できない |
・ナレッジが増えると動作が重い
・検索機能の精度が低い |
・社外との共有ができない
・データベース機能がない |
・デザイン性が低い
・小規模なナレッジ管理は不向き |
| ユーザビリティ |
初級者向け |
中〜上級者向け |
初級者向け |
初級者向け |
中級者向け |
以上のように、同じMicrosoftのツールであってもそれぞれ異なった点があります。そのため、もし一つのツールで必要な機能を全網羅できていない場合は、他のMicrosoftツールを連携して使うことも視野に入れましょう。
Microsoft 365でナレッジ管理をする際の注意点
Microsoft 365のツールを使ってナレッジ管理する場合、導入から運用に乗せるまでにどれくらい時間がかかるかという点に注意しなくてはなりません。
Microsoft 365のツールは普段から使われることも多く、導入ハードルは低いです。一方で、どのツールも幅広い業務に対応できるように豊富な機能が備わっており、ナレッジ管理に特化したツールはありません。
そのため、徹底したナレッジ管理をしようとすると複数のツールを連携して機能を補う必要があり、運用に乗せるまでに時間を要します。しかし、運用が遅れるほど、追加すべきナレッジの数は増えていき、ナレッジの整備が大変になります。
そこで、素早く運用に乗せられるように、ナレッジ管理に特化し機能に過不足のない「ナレカン」のようなITツールを使用すべきなのです。
【必見】Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法
以下では、Microsoft 365よりも簡単にナレッジ管理をする方法をご紹介します。
Microsoft 365を使うとさまざまな方法でナレッジ管理ができます。しかし、幅広い業務に使えるツールであるため、豊富な機能の操作方法を学び、使いこなせるようになるには時間がかかります。
そこで、ナレッジ管理に特化した機能が揃った専用ツールを導入しましょう。また、短期間でツールを確実に社内へ浸透させるために、初期セットアップや操作方法の説明会などのサポートをしっかり実施してくれるかという点にも着目しましょう。
結論、自社が導入すべきは、初期導入支援や既存データの移行支援といった手厚いサポート体制があり誰でも簡単に使えるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンは、既存データの移行や初期セットアップなどの支援があり、導入直後から社内全体で使い始められます。また、ナレカンの操作などに不明点があれば、オンラインミーティングやメールサポートの実施があるため、すぐに解消されます。
充実した初期導入支援が受けられるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法まとめ
これまで、Microsoft 365を使ったナレッジ管理方法5つや注意点を中心にご紹介しました。
Microsoft 365は数多くの機能を備え、なかにはナレッジ管理ができるものもあります。しかし、どのツールもナレッジ管理に特化したものでないため、管理に適したナレッジが限られていたり、検索機能の精度が低かったりなどの問題があります。
そこで、しっかりとナレッジ管理を徹底したいと考えている方は、ナレッジ管理を主眼に置いたITツールを導入するべきなのです。とくに、必要なナレッジに即アクセスできるよう、超高精度な検索機能が備わっているかが重要な点です。
