カルテを取り扱うにあたって特に重要なのが、カルテの保存期間です。カルテは所定期間内に適切に保存すべきなのはもちろん、保存期間が法令で明確に規定されています。
しかし、カルテの正確な保存期間がわからず管理体制も煩雑なことから、長期的な保存が不安だったり紛失リスクがあったりと悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、カルテを残す期間と効率的な保存方法を中心にご紹介します。
- 廃棄したいカルテがあるものの、カルテの正確な保存期間がわからない
- 簡単にカルテを管理する方法を教えて欲しい
- カルテの保存に最適なアプリがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、カルテの正確な保存期間がわかり、カルテの長期的な保存への不安も解消できるようになります。
カルテの保存期間とは
以下では、カルテの保存期間について解説します。カルテの正確な保存期間が分からず困っている方は必見です。
電子カルテの保存期間は5年？
「保険医療機関及び保険医療養担当規則」によると、カルテの保存期間は以下のように定められています。
第九条 保険医療機関は、療養の給付の担当に関する帳簿及び書類その他の記録をその完結の日から三年間保存しなければならない。ただし、患者の診療録にあっては、その完結の日から五年間とする。
また、この規則での「完結」とは患者の診療が完結したときを指します。そのため、継続して診療を受けている患者のカルテだと、5年を経過しても保管する場合があるのです。
紙のカルテは電子カルテと同じ保存期間？
紙のカルテは、電子カルテと同様、法的には「5年間」が保存期間とされています。
ただし、昨今では医療訴訟などの観点から、20年や永久保存を理想としている機関も多く存在します。
以上のように、カルテは最低でも5年間と、長期間保存する必要があります。そのため、管理に手間のかかる紙ではなく、電子で保管する方法がおすすめです。
カルテの保管方法2選
ここでは、カルテを長期的に保管する方法2選をご紹介します。保存期間内でのカルテの紛失リスクを回避するためにも、以下の方法を実践しましょう。
紙のカルテを保管専用ルームで管理する
カルテの保管方法1つ目は、「紙のカルテを保管専用ルームで管理する方法」です。
紙で作成したカルテは、セキュリティや保管場所の観点から、保管専用ルームを設ける必要があります。ルームを出入りできるメンバーや人数に制限をかければ、ほかの書類とカルテの混在を防ぎながらセキュリティの確保もできます。
ただし、定期的にカルテの整理や廃棄をしないと管理が煩雑になるうえ、カルテが増えれば収納棚も増設しなければならない点に注意しましょう。
電子化してクラウド型ツールで管理する
カルテの保管方法2つ目は、電子化したカルテのデータを「クラウド型ツール」で管理する方法です。
カルテをクラウド上で管理すれば、保管スペースが一切不要になるだけでなく、カルテの破損や紛失を招くリスクも大幅に削減できます。また、カルテに変更点があった場合でも、更新した情報が即座に共有されるため、情報共有の遅れを招きません。
このように、クラウドツール上でのカルテ管理は長期的な保存に最適なうえ、情報伝達のスピードも向上できる大きなメリットがあるのです。
紙のカルテ管理に潜むリスクとは
ここでは、紙のカルテ管理に潜むリスクを3つご紹介します。院内にカルテの電子化を浸透させるためにも、以下のリスクをチーム全体で共有しましょう。
属人的な管理がされやすい
紙のカルテ管理に潜むリスクにまず挙げられるのが、属人的な管理がされやすい点です。
カルテは患者ひとりにつき一部となっているため、ほかのメンバーがカルテを使用している場合は、紙であれば同時に複数人での閲覧・編集ができません。そのため、万が一カルテの記載にミスがあった際にも、修正や確認が遅れてしまう恐れがあるのです。
また、属人的な管理により「カルテの管理場所がわからない」となる恐れもあります。このように、患者の対応遅れにも繋がりかねないケースもあるため、紙でのカルテ管理をしている場合は早急に見直すべきなのです。
破損・紛失リスクがある
破損・紛失リスクがあるのも、紙のカルテ管理による弊害です。
カルテを紙で管理していれば、情報が埋もれやすく必要なカルテを取り出すのに時間がかかる場合があります。また、ずさんな管理体制からカルテが破損したり、カルテそのものを紛失したりといった事態も招きかねません。
一方で、カルテを電子化すれば患者の案件ごとに情報を振り分けられるため、情報が埋もれるのを防ぎながら破損や紛失のリスクも軽減できるのです。
情報漏洩の危険性がある
さらに、紙のカルテ管理には情報漏洩の危険性も潜んでいます。
紙のカルテには「誰でも簡単に情報を閲覧できてしまう」という大きなデメリットを抱えています。そのため、カルテの保管専用ルームを設けたとしても、ルームを出入りできるメンバーを制限しなければカルテの情報が漏洩する危険を拭えません。
しかし、カルテを電子化すれば「ルームの出入り」というプロセス自体が省略され、アクセス権限の設定もスムーズに行えます。そのため、メンバーの負担を解消できるだけでなく、カルテ管理の安全性もより強化されるのです。
最も効率的にカルテを残せるツール
ここからは、最も効率的にカルテを残せるツールをご紹介します。
紙でのカルテ管理による非効率さを解消するには、カルテを電子化し、クラウドツール上で管理する必要があります。クラウド上であれば案件ごとにカルテを分けられるため情報が混在せず、情報を閲覧できるメンバーも制限可能だからです。
とはいえ、操作が複雑なツールであればかえって煩雑なカルテ管理となる恐れがあり、操作ミスによる管理不備も発生しかねません。そのため、メンバー全員のITリテラシーを考慮した「誰でも簡単にカルテ管理できるツール」が求められるのです。
そこで、非IT企業の社員でも即日で使いこなせるほどシンプルな「Stock」であれば、強固なセキュリティ下でカルテ管理のストレスを解消できるうえ、カルテを長期的に保存可能な機能が過不足なく搭載されています。
Stockの「ノート」にカルテを記載すれば任意のメンバーのみへ共有できるほか、直感的な「フォルダ」で案件ごとにカルテの情報をわかりやすく振り分けられます。また、ノートの情報は蓄積されるため、作成したカルテを長期的に残すことも可能です。
チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockで電子カルテを管理するイメージ
Stockでは、「ノート」に受診者情報を書き込んだり、カルテをファイル添付したりして、簡単にカルテの管理ができます。
また、ノートに紐づいた「メッセージ」を使えば、話題が混ざることなく各患者について情報をやりとりできるので、コミュニケーションが取りやすいと言えます。
電子化したカルテを保存する際の注意点
ここでは、電子化したカルテを保存する際の注意点を3つご紹介します。管理ミスによるトラブルを避けるためにも、以下のポイントを必ず押さえましょう。
安全性を確保する
電子化したカルテの保存時にまず注意すべきなのが、安全性を確保する点です。
保存期間内においてカルテは常に真正性を保ち、かつ見読可能な状態でなければなりません。そのため、コンピュータウイルスによってデータが破損したり、システムダウンが発生したりといった事態は未然に防ぐ必要があります。
したがって、必ずウイルス対策ソフトを導入するといった対策をとり、システムそのものと通信経路の双方の安全性を確保しましょう。
責任の所在を明確にする
責任の所在を明確にするのも、必ず注意すべきポイントです。
電子カルテの場合、「コピー・上書きによるデータの改変」「なりすまし」といった被害を受けるリスクもあります。そのため、「いつ、どこで、誰がカルテを作成したのか」のように、責任の所在を明確にしておく必要があるのです。
責任の所在が明確であれば、入力の虚偽や不正な書き換え・消去をしていないことを証明可能です。また、作成されたカルテに真正性があるのも簡単に証明できます。
操作が簡単なクラウド型ツールを使う
また、電子化したカルテを保存する際は、操作が簡単なクラウド型ツールを使う点にも注意しましょう。
ツールの操作が複雑であれば、ITリテラシーの低いメンバーの理解が追いつかず、カルテ管理に不備が生じる恐れがあります。また、カルテの情報共有も停滞しかねません。
したがって、電子化したカルテは必ず簡単に操作できるクラウドツール上で保存しましょう。たとえば、ITに不慣れな人でも即日で使いこなせる「Stock」を使うと、誰でもストレスなくカルテの管理・情報共有が行えます。
カルテを残す期間や保存方法まとめ
これまで、カルテを残す期間や効率的な保存方法を中心にご紹介してきました。
カルテは紙・電子を問わず、患者の診療が完結してから5年の保存が法令で定められています。そのため、カルテは紛失や保存期間内での廃棄といった事態を避け、安全かつ適切な状態で保存しなければなりません。
また、カルテの長期的な保存には「クラウドツールの活用」一択になります。クラウドツールを利用すれば、カルテの破損・紛失リスク、情報漏洩リスクを抑えながらカルテに関するチーム間での情報共有も円滑化できるからです。
ただし、メンバーのITリテラシーを考慮すると「誰でもストレスなく扱えるか」が重要な判断材料となります。たとえば、今回ご紹介したStockのように、65歳以上の社員でも簡単にカルテ管理・情報共有ができるツールが必須です。
ぜひ「Stock」を導入し、カルテを長期間残せる管理体制を構築しましょう。
