「フォルダー」を使った管理は、アナログな手法であるものの、持ち運びがしやすかったり低価格なものも多かったりするメリットがあります。そのため、カルテの電子化が進む今日でも、カルテ管理に多く使われているのです。
一方、おすすめのフォルダーがわからなかったり、アナログな管理方法ゆえに、必要なカルテを取り出すのに時間がかかったりすることで悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのカルテフォルダー6選を中心にご紹介します。
- カルテを見やすく整理できるフォルダーを使いたい
- サイズや価格をもとに最適なカルテフォルダーを選びたい
- アナログ管理から電子カルテによる管理への移行を考えている
という方はこの記事を参考にすると、カルテの収納に最適なフォルダーが見つけられ、カルテ管理をさらに効率化する方法もわかります。
目次
カルテフォルダーの効果的な使い方とは
カルテフォルダーの効果的な使い方は、案件ごとにインデックスラベルをつけて、カルテを分類することです。
ラベルをつけておくと、フォルダーを1ページずつ確認しなくても、該当のカルテがどこにあるかすぐに把握できます。また、フォルダーの収納位置を指定しておけば「必要なカルテフォルダーの管理場所がわからない」といった事態を招く心配もありません。
以上のように、フォルダーはアナログな管理方法ではあるものの、使い方を工夫すれば管理体制の煩雑化を防げるのです。
カルテ管理に役立つフォルダー6選
ここでは、カルテ管理に役立つフォルダーを6つご紹介します。「価格やサイズは適切か」も考慮しながら、簡単にカルテ管理できるフォルダーを選定しましょう。
（1）アスクル カルテホルダー
「アスクル カルテホルダー」は、A4タイプのカルテフォルダーです。仕様、タイプによってさまざまなタイプがあるので、用途に合わせて使い分けましょう。
サイズ：縦230×横315mm
価格：100枚入りで￥3,148（税込）
（2）ハピラ カルテフォルダー
「ハピラ カルテフォルダー」は、A4シングルタイプのカルテフォルダーです。また、比較的低価格でのまとめ買いができます。
サイズ：縦230×横315mm
価格：それそれ1パック当たりの価格となります。
- 1～3点：￥2,200（税込）
- 4～9点：￥2,080（税込）
- 10点～：￥1,780（税込）
（3）リヒトラブ カルテフォルダー
「リヒトラブ カルテフォルダー」は、A4見開きタイプのカルテフォルダーです。1セット200枚で販売されています。
サイズ：縦225×横311mm
価格：￥25,306（税込）/1セット
（4）アスクル カルテホルダー インデックス付き（片面）シングル
「アスクル カルテホルダー インデックス付き（片面）シングル」は、A4見開きタイプのカルテフォルダーです。インデックスがついているので、直接情報を書き込め、カルテの管理に役立ちます。
サイズ：縦230×横315mm
価格：50枚入りで￥2,370（税込）
（5）リヒトラブ カルテフォルダー（フラップ付き）シングル縦型
「リヒトラブ カルテフォルダー（フラップ付き）シングル縦型」は、ロングタイプの見出し付きのカルテフォルダーです。ロング見出し用のポケットには患者情報を記載できます。
サイズ：縦245×横312mm
価格：100枚入りで￥9,678（税込）
（6）リヒトラブ カラーカルテフォルダー（ファスナー付き）
「リヒトラブ カラーカルテフォルダー（ファスナー付き）」は、ファスナー付きのカラーフォルダーです。カラー別に分類できるので、情報整理に便利です。
サイズ：縦230×横315mm
価格：クリスタルピンク、クリスタルブルーは50枚入りで￥9,458（税込）
価格：クリスタルグリーン、クリスタルイエローは50枚入りで￥9,898（税込）
比較表｜カルテ管理に役立つおすすめのフォルダー一覧
以下は、カルテ管理におすすめのフォルダー6選の比較表です。
| アスクル カルテホルダー | ハピラ カルテフォルダー | リヒトラブ カルテフォルダー | アスクル カルテホルダー インデックス付き（片面）シングル | リヒトラブ カルテフォルダー（フラップ付き）シングル縦型 | リヒトラブ カラーカルテフォルダー（ファスナー付き） | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| サイズ | 縦230×横315mm |
縦230×横315mm |
縦225×横311mm |
縦230×横315mm |
縦245×横312mm |
縦230×横315mm |
| 価格 | 100枚入りで￥3,148（税込） |
1～3点：￥2,200（税込） |
￥25,306（税込）/1セット |
50枚入りで￥2,370（税込） |
100枚入りで￥9,678（税込） |
50枚入りで￥9,458～（税込） |
| 公式サイト | 「アスクル カルテホルダー」の詳細はこちら |
「ハピラ カルテフォルダー」の詳細はこちら |
「リヒトラブ カルテフォルダー」の詳細はこちら |
「リヒトラブ カラーカルテフォルダー（ファスナー付き）」の詳細はこちら |
フォルダーは種類や製造会社によって価格や使用感も異なります。そのため、選ぶときに何を重視するかを決めて検討しましょう。
【注意】カルテをフォルダーで管理するデメリット
ここでは、カルテをフォルダーで管理するデメリットを3つご紹介します。以下のデメリットを解消するためにも、フォルダーでのカルテ管理を早急に見直しましょう。
（1）セキュリティが不十分である
カルテをフォルダーで管理するデメリットにまず挙げられるのが、セキュリティが不十分な点です。
カルテフォルダーは、保管場所さえ把握していれば、誰でも簡単に内容を閲覧できてしまいます。そのため、外部にカルテの情報が漏洩したり、情報を不正利用されたりといったリスクもあります。
そこで、情報漏えいを防ぐためにカルテフォルダーを管理できるメンバーを制限したり、保管専用のルームを設けたりといったセキュリティ対策をとっておきましょう。
（2）チーム全体での情報共有に不向き
チーム全体での情報共有に不向きな点も、フォルダーでのカルテ管理のデメリットです。
たとえば、カルテの記載内容に変更があった場合、誰かカルテに書き込んでからでしか全体への共有ができないため、迅速な共有が困難です。さらに、情報共有の遅れから「カルテの情報が更新されていなかった」といった事態にもなりかねません。
また、情報共有がメールや電話による場合、情報が正確に蓄積されずチーム全体での内容把握もできません。とくに、医療現場などにおけるフォルダーでのカルテ管理は、情報共有の遅れで重篤なトラブルを生む恐れもある点に注意しましょう。
（3）管理が属人化しやすい
また、管理が属人化しやすくなる点もデメリットです。
カルテをフォルダーで管理していれば、属人的な管理体制から「必要なカルテの管理場所がわからない」という事態も起こり得ます。このような状態を放置すれば、必要なときに必要な情報をすぐに確認できず、業務全体の進行スピードも阻害しかねません。
したがって、管理体制の属人化を解消し、目的のカルテを探す時間を削減するためにも、フォルダーでのカルテ管理を行っている場合は早急に見直しを図りましょう。
なぜ？電子カルテが普及しない理由とは
電子カルテが普及しない要因には、大きく分けて以下の2つが挙げられます。
1つ目に電子カルテの運用には、専用のシステムを導入すると初期費用がかかるだけでなく、月額数万程度の維持費がかかるケースがあります。そのため、紙のカルテと比べて得られるメリットに差がない場合は、導入を見送る病院が多いです。
2つ目に、これまで紙のカルテを使っていた担当者が電子カルテに移行するにあたって、「上手く使いこなせるか不安だ」という声も多く見られます。そのため、無理に電子化せずに、現状のまま乗り切ろうとするケースも少なくありません。
とはいえ、情報保護の観点や、スタッフの業務負担を考慮した場合、今後、電子化していくのは必須だと言えます。したがって、無料プランのあるシステムで使用感を試したり、導入後のサポートが充実しているか確認したりして、導入を検討していきましょう。
カルテ情報を最も簡単かつ安全に電子化できるツール
ここからは、電子カルテを最も効率的に管理できるツールをご紹介します。
ツールの選定にあたり「多くの有名企業が導入しており、知名度がある」といった定性的な判断を軸にするのは避けましょう。多くの企業が利用しているからといって、操作が簡単なツールだとは限らないからです。
そのため、ツール選定の際は必ず「チーム全員が直感的に使いこなせるか」を基準に判断しなければなりません。操作にストレスが生じなければ、カルテの管理・共有にミスが起こる心配もなくなり、セキュリティ不備を招くリスクも回避できるのです。
結論、アナログな手法から脱却するには、強固なセキュリティ下で誰でも簡単に、カルテ管理・情報共有の効率化を実現できるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」にカルテ情報を蓄積・記載すると、任意のメンバーのみに共有されます。また、直感的な「フォルダ」でカルテを案件ごとにわかりやすく分けられるため、フォルダーでのカルテ管理で発生していた、情報が見つからないストレスが発生しません。
誰でも簡単に使いこなせるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
電子化カルテ保存の3原則とは
「電子カルテの保存の3原則」とは、「真正性」「見読性」「保存性」の3つを指します。以下では、各項目のガイドライン上の定義を紹介します。
- 真正性
- 見読性
- 保存性
真正性とは、正当な人が記録・確認を行った情報について、第三者にとって作成の責任の所在が明確であり、かつ、故意又は過失による虚偽入力・書換え・消去・混同が防止されていることである。引用：厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドラインp,12」
見読性とは、電子媒体に保存された内容を、要求に基づき、必要に応じて肉眼で読み取れる状態にすることができることである。見読性とは、本来「診療に用いるため支障がないこと」と「監査等に差し支えないこと」を指し、この両方を満たすことがガイドラインで求められる実質的な見読性の確保である。引用：厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドラインp,13」
保存性とは、記録された情報が法令等で定められた期間にわたって真正性を保ち、見読性が確保された状態で保存されることをいう。引用：厚生労働省「医療情報システムの安全管理に関するガイドラインp,14」
上記のように、記録した電子カルテにはガイドラインに沿って適切に管理する義務が課されています。他にも医療管理者向けの遵守事項があるので、電子カルテの導入前に必ず把握しておきましょう。
フォルダーよりも効率的にカルテを管理する方法まとめ
これまで、カルテ管理に役立つおすすめのフォルダーから、フォルダーよりも効率的にカルテを管理する方法までをご紹介しました。
フォルダーでのカルテ管理は、工夫次第で管理の煩雑化を防げます。とはいえ、アナログな管理方法ゆえにセキュリティが不十分だったり、情報共有の遅れや管理の属人化を招きやすかったりするデメリットがあることも無視できません。
このようなデメリットによる負担を解消するには、ITツールの導入・運用が不可欠です。ただし、操作が複雑なツールでは、ITに不慣れなメンバーによる管理ミスも起こりかねないため「誰でも簡単に使いこなせるツール」が求められるのです。
そこで、ご紹介した非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるツールのStockを使うと、面倒かつ複雑なカルテ管理から脱却できます。現在、非IT企業を中心に240,000社以上が、情報管理・共有を効率化しています。
ぜひ「Stock」を導入し、フォルダーでのカルテ管理によるストレスから脱却しましょう。
