前任者から後任者へ業務内容を引き継ぐ「申し送り」は、主に介護や看護の現場で運用されています。申し送りの内容は、紙のノートを用いてやりとりされるのが一般的です。
しかし、申し送りノートを作成したいが「どのように書けば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、申し送りノートの書き方やコツ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 申し送りノートの作り方のコツを教えてほしい
- 無料で申し送りのExcelテンプレートを使いたい
- 申し送りノートを簡単に作成・共有できるアプリがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、申し送りノートの効率的な作り方が分かるほか、業務負担を解消する方法も見つかります。
目次
【例文あり】看護師・介護職における申し送りノートの書き方
以下では、看護師・介護職における効果的な申し送りノートの書き方や例文をご紹介します。「分かりやすい」と言われる申し送りノートを書きたい方は必見です。
申し送りノートの目的・意味とは？
申し送りノートの目的は、引き継ぎのときに前任者が後任者へ業務内容を詳細に伝えることです。
申し送りをするにあたって、必要事項の伝達漏れや情報の伝達ミスは、トラブルにつながりかねません。そのため、申し送りノートは、担当者が変わっても業務を滞りなく進めていくうえで非常に重要になります。
したがって、スムーズに業務を引き継ぐためにも、申し送りノートを素早く作成し、正確に共有できる仕組みを整えましょう。
【例文あり】分かりやすい申し送りノートの書き方
申し送りノートの書き方が分からない方は、以下の手順に沿って作成しましょう。
- 定型文をつくる
- 申し送る内容を決める
- 定型文に当てはめる
定型文を決めておけば、申し送りが必要な場面で、すぐにノートを作成できます。看護師・介護職における申し送りノートの定型文の例は、以下の通りです。
＜【看護師向け】新規入院患者に関する申し送りノートの定型文＞
（ 名前 ）さん（ 年齢 ）です。（ 日付 ）日に、（ 手術内容 ）のため入院されます。
（ 主訴 ）です。
（ バイタルサイン ）です。
（ 既往歴・服用中のお薬 ）です。
（ 精神面 ）です。
（ 医師からの指示内容 ）です。
よろしくお願いいたします。
＜【介護職向け】施設利用者に関する申し送りノートの定型文＞
（ 時間 ）、（ 名前 ）さんが（ 状態 ）していました。
「（ 声掛け内容 ）」と声を掛けると、「（ 返答内容 ）」と返答がありました。
その後、（ 行動 ）しました。
（ 検討内容 ）を検討しています。
よろしくお願いいたします。
定型文をもとに、申し送るべき内容を決めます。「施設利用者の状態」「医師の指示」「新規入院患者に関する情報」など、申し送る内容をまとめましょう。
最後に、まとめた内容を、作成しておいた定型文に当てはめます。
このように、申し送りノートをテンプレート化することで、忙しいなかでも必要な情報を後任者へスムーズに伝えられるのです。
【無料】看護師・介護職で使える申し送りテンプレート2選
以下では、看護師・介護職で使える申し送りの無料テンプレートを2つご紹介します。自社に適したテンプレートをダウンロードして有効活用しましょう。
（1）Excelで使える介護記録のテンプレート
（2）オーソドックスな申し送りノートのテンプレート
本テンプレートはA4サイズであり、1週間（7日）の情報が記載できるようになっています。シンプルなテンプレートであり汎用性が高い一方で、行数が少ないため情報量が制限される点に注意しなければなりません。
申し送りで多くの情報を共有する施設は、情報量の制限がなく、必要な伝達事項をすべて共有できる「Stock」などのITツールの導入を検討しましょう。
【引き継ぎに必須】申し送りノートを作成する4つのコツ
ここでは、申し送りノートを作成する4つのコツをご紹介します。以下を参考に、後任者にとって分かりやすい申し送りノートを作成しましょう。
（1）時系列で起きたことを記録する
業務中に起きた事実は時系列通りに書きましょう。
時系列で書くことによって、後任者が全体の流れや順序を把握することができます。一方で、時系列ではなく「項目別」で記入した場合、どのような流れで問題が発生したのか分からず、後任者の業務に支障が出るリスクがあるのです。
そのため、申し送りノートは時系列順に記載して、一読しただけで状況を把握できるようにしましょう。
（2）数字を用いて具体的に書く
申し送りは数字や時間といった具体的なデータを用いて、正確に分かりやすく書かなければなりません。
数字や時間のミスは重大な事故につながりかねないので、ダブルチェックの実施など慎重に確認する必要があります。また、記載するときは「〇〇時に、（輸液名）を〇mL/h（点滴速度）で〇ml投与した」と記すなど、正確な情報伝達が求められるのです。
しかし、申し送りノートの内容が抽象的だと、後任者は正確な情報が分からず、前任者に確認する手間が生じます。そこで、各利用者の状態を正しく把握するために、情報は数字を用いて具体的に記載しましょう。
（3）「事実」と「所感」を分けて記載する
「業務中に起こった事実」と「事実に対する所感」は必ず分けて記載しましょう。
「所感」は、判断基準が人によって異なるため、対応に差が出てしまうことがあります。そのため、「事実」と「所感」を分けずに記載すると、後任スタッフが利用者に対して誤ったサポートを施す危険性があるのです。
したがって、誰が見ても「事実」と「所感」を区別できるような表形式で記載するのがおすすめです。
（4）申し送り事項のメモを取っておく
あらかじめ申し送り事項をメモにまとめておけば、必要な情報を忘れることなく、スムーズに申し送りノートを作成できます。
たとえば、以下の内容に注意すると、申し送りノートに役立つメモがとれます。
- 要点や数値を中心にメモする
- 「略語」「矢印」「箇条書き」を活用する
- 視覚的に理解しやすいように、写真を残しておく
また、看護師のメモの取り方として、メモ帳またはワークシートが挙げられます。ただし、紙でメモをとっていると紛失するリスクがあるため注意が必要です。
そこで、「Stock」のようなITツールを使っていれば、スマホから簡単にメモができるほか、撮影した写真も併せて残せます。その結果、情報を見失うこともないため、ストレスなく申し送りノートを作成できます。
廃止されている？ノートでの申し送り書が非効率な3つの理由
紙のノートが使われがちな申し送りですが、「毎回一から手書きで作成しなければならない」などスタッフの負担となっています。そこで、以下ではノートでの申し送り書が非効率な3つの理由を解説します。
（1）ノートの書き方や内容が統一されていない
一つ目の理由は、ノートの書き方や内容が統一されないことです。
たとえば、記載内容の形式や順序がバラバラだと、どこに何が書いてあるのか探す時間がかかります。さらに、重要な項目・情報が漏れたり、誤解されたりするリスクも高まります。
全員が同じ形式で記録することで、内容の把握・確認がしやすくなり、申し送りの精度とスピードが向上するのです。
（2）情報を確認できる時間や場所が限られる
二つ目の理由は、情報を確認できる時間や場所が限られる点です。
申し送りを施設内で1冊のノートで共有する場合、ほかのスタッフがノートを閲覧しているあいだは確認できません。また、手元にノートがないと取りに行く手間がかかってしまううえ、ノートの管理をする必要も生じてしまうのです。
したがって、紙のノートは複数名での情報共有に不向きです。そこで、スタッフ間でスムーズな申し送りの共有を実現するには、それぞれのPCとスマホから時間や場所を問わず使える「Stock」のようなITツールを導入しましょう。
（3）リアルタイムでの情報共有ができない
三つ目の理由は、紙のノートはリアルタイムの情報共有に適していないことです。
多くの現場では、業務中に発生した内容を一時的にメモし、交代時にノートへ転記する運用が一般的です。しかしこの方法では、転記の手間がかかるうえ、情報の伝達にタイムラグが生じやすくなります。
情報共有が遅れると、たとえば体調急変などの緊急事態への対応が遅れる可能性があります。そのため、情報をリアルタイムでやりとりできるITツールを使った迅速な情報共有が求められるのです。
【必見】申し送りの負担を解消するおすすめのアプリ
以下では、申し送りの負担を解消するおすすめのアプリをご紹介します。
申し送りは、患者や施設利用者に適切なサービスをするためには必須な一方で、作成に手間がかかるというデメリットがあります。そのため、テンプレートを使って、項目の抜け漏れなく簡単かつ正確に申し送りを作成しましょう。
しかし、Excelで作成する申し送りは、スマホから見にくく、PCがすぐに開けない現場でスムーズな引き継ぎができません。そのため、簡単に作成できるだけでなく、作成した申し送りをすぐに確認できる環境を整える必要があります。
結論、申し送りノートの共有には、抜け漏れのない申し送りノートを作成でき、簡単に確認できる情報共有ツール「Stock」が最適です。
Stockは、テンプレート機能が備わっており、申し送りのひな形をすぐに呼び起せるので、項目を簡単に統一できます。また、マルチデバイス対応のため“スマホからの申し送りの作成・確認”もスムーズです。
看護師・介護職の申し送りに最適なアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【例文あり】Stockを使った申し送りの作成例
以下は、Stockを使った申し送りの作成例です。
Stockの「ノート」では、自作のテンプレートに情報を入力するだけで簡単に申し送りノートを作成できます。また、表や箇条書きを使ってテキストで情報をまとめるだけでなく、画像やファイルの添付も可能なので、詳細な情報を分かりやすく残せるのです。
また、ノートに紐づいた「タスク」や「メッセージ」を活用することで、引き継ぎに関するやりとりを同じ画面上にまとめて記録でき、情報の見落としや伝達ミスを防げます。
複数施設でも円滑に情報共有できるツールまとめ
これまで、申し送りノートの書き方やコツ、テンプレートをご紹介しました。
申し送りノートは、現在でも紙で運用されるケースが多く見られます。しかし、手書きでは記録に時間がかかるうえ、記載内容の確認や共有にも手間がかかり、業務効率を下げてしまいます。
そこで、「申し送りノートの作成から共有を一括できるITツール」を導入すれば、引き継ぎ業務をスムーズに進められます。また、スマホやタブレットに対応していれば、場所を問わず情報の入力や閲覧が可能となり、紙のノートを確認しに移動する手間も不要です。
結論、申し送りの業務負担を解消するのは、スマホで簡単に申し送りを作成し、リアルタイムで共有できる『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、申し送りを含むあらゆる情報共有がしやすい環境を整えましょう。
