Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。
しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。
- 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい
- Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい
- Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ってあいまい検索する方法を把握しつつ、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。
目次
あいまい検索（部分一致の検索）とは
「あいまい検索」（部分一致の検索）とは、特定のテキストを含むセルを検索することを指します。
たとえば、検索したいキーワードが正確でない場合に、あいまい検索をすれば、テキストの一部が検索キーワードと一致するセルを柔軟に検索可能です。
また、Excelであいまい検索するには、「ワイルドカード」という記号を使います。具体的には、文字数を指定せず任意のテキストを検索する“＊”と、任意の一文字を検索する“？”があります。
Excelであいまい検索する4つの方法
ここでは、Excelであいまい検索する4つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）VLOOKUP関数を使う
1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。
VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを抽出する関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。
＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞
検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。
- ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE)
以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。
検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。
検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。
このように、一番左の列が検索キーワードを含む場合に、任意の列にある値を抽出できます。
＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞
検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。
- ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE)
以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。
このように、一番左の列に、特定のセルに入力したワードが含まれる場合に、任意の列の値を抽出できます。
（2）MATCH関数を使う
2つ目は、MATCH関数を使う方法です。
MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝MATCH(“検索キーワード“,検索範囲,0)
以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。
ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。
このように、縦に長い表があった場合に、任意の検索キーワードが上から何番目にあるのかがすぐにわかるので便利です。
（3）COUNTIF関数を使う
3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。
COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”)
以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。
このように、任意の検索キーワードを含むセルがいくつあるのかを抽出できます。
＜部分一致したら〇を返す検索方法＞
また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。
- ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇“,””)
以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。
このように、任意の検索範囲の中に検索キーワードが含まれるのかを瞬時に処理できます。
（4）FILTER関数を使う
4つ目は、FILTER関数を使う方法です。
FILTER関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルを複数抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝FILTER(検索範囲,検索する行＝”検索キーワード“,”一致しない場合の値“)
以下は、取引先企業が「A社」の表をすべて抽出した画像です。
完成した表は以下の通りです。
このように、FILTER関数を使えば、範囲中の条件に当てはまるものが複数あっても全て抽出できます。
Excelファイルを管理するときの注意点
Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。
Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。
とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいです。このように、Excelファイルの管理では、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意が必要です。
Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール
以下では、Excelファイル自体を管理できる、あいまい検索機能を備えたツールをご紹介します。
Excelでは、ワイルドカードを活用した関数を使うと、シートに記載したデータのあいまい検索ができます。しかし、ファイル自体の管理には、「ファイル名だけでは、必要なデータがどこで管理されているか見つけるのが難しい」という注意点があります。
そこで、「ファイル自体をあいまい検索できるツール」を使って情報管理しましょう。さらに、ExcelやWordファイル内のテキストまで検索できるツールであれば、知りたい情報がどこにあるのかをすぐに把握できます。
結論、自社の情報管理には、すべてのExcelデータをまとめておけるうえ、AIのあいまい検索で直感的に情報にアクセスできるツール「ナレカン」が最適です。
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超高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
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Excelであいまい検索する方法まとめ
これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。Excelであいまい検索する方法として、以下の4つの関数が役立ちます。
- 検索条件と一致するテキストを抽出する「VLOOKUP関数」
- 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを抽出する「MATCH関数」
- 検索条件に一致するセルの件数を抽出する「COUNTIF関数」
- 検索条件に一致するセルを複数抽出する「FILTER関数」
一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。
したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、ファイル内まで誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。
