Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。
しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。
- 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい
- Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい
- Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ったあいまい検索の方法を理解できるだけでなく、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。
目次
【基礎知識】エクセルの「あいまい検索」でできること
エクセルの「あいまい検索」を使うと、正確な文字列を覚えていなくても、条件に近いデータを検索したり抽出したりすることができます。
たとえば、「〇〇株式会社」という取引先名を検索したいときに、正式名称を正確に覚えていなくても、「株式会社」という一部の文字だけで該当するデータを一覧表示させることができます。
このように、あいまい検索は完全な文字列がわからなくても目的のデータにたどり着ける便利な機能であり、エクセルで大量のデータを扱うときには欠かせない検索方法です。
【関数別】エクセルであいまい検索する4つの方法
ここでは、関数別にExcelであいまい検索する4つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）VLOOKUP関数を使って特定データを抽出する
1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。
VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを抽出する関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。
＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞
検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。
- ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE)
以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。
検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。
検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。
このように、一番左の列が検索キーワードを含む場合に、任意の列にある値を抽出できます。
＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞
検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。
- ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE)
以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。
このように、一番左の列に、特定のセルに入力したワードが含まれる場合に、任意の列の値を抽出できます。
（2）MATCH関数を使ってデータの位置を特定する
2つ目は、MATCH関数を使う方法です。
MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝MATCH(“検索キーワード“,検索範囲,0)
以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。
ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。
このように、縦に長い表があった場合に、任意の検索キーワードが上から何番目にあるのかがすぐにわかるので便利です。
（3）COUNTIF関数を使って条件に合う件数を数える
3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。
COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”)
以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。
このように、任意の検索キーワードを含むセルがいくつあるのかを抽出できます。
＜部分一致したら〇を返す検索方法＞
また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。
- ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇“,””)
以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。
このように、任意の検索範囲の中に検索キーワードが含まれるのかを瞬時に処理できます。
（4）FILTER関数を使って該当データを一覧表示する
4つ目は、FILTER関数を使う方法です。
FILTER関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルを複数抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝FILTER(検索範囲,検索する行＝”検索キーワード“,”一致しない場合の値“)
以下は、取引先企業が「A社」の表をすべて抽出した画像です。
完成した表は以下の通りです。
このように、FILTER関数を使えば、範囲中の条件に当てはまるものが複数あっても全て抽出できます。
あいまい検索（ワイルドカード）が機能しないときのチェックリスト
ここでは、あいまい検索（ワイルドカード）が機能しないときに是非見てほしいチェックリストを紹介します。
- 半角の＊ではなく、全角の＊を使っている
ワイルドカードの「*」や「?」は半角で入力しないと機能しません。日本語入力モードのまま記号を入力すると全角になっていることが多く、見た目が似ているため気づきにくいポイントです。一度半角英数モードに切り替えてから入力しましょう。 - 検索対象のデータが「数値」になっている
ワイルドカードは文字列に対して機能する仕組みのため、セルの中身が数値として認識されていると正しく検索できません。数値に見えても実際は文字列として入力されているか、セルの表示形式を確認してみてください。 - ワイルドカードを””（ダブルクォーテーション）で囲み忘れている
関数の中でワイルドカードを使う場合、”山田”のようにダブルクォーテーションで囲む必要があります。囲み忘れると記号がそのままの文字として扱われ、検索がヒットしなくなってしまいます。 - データに「目に見えないスペース（空白）」が混じっている
セルの中に半角・全角のスペースが紛れ込んでいると、見た目は同じ文字列でも検索に一致しなくなります。TRIM関数などで余分なスペースを取り除いてから検索し直すと解決することが多いです。
もしあいまい検索がうまくいかないと感じた場合、このチェックリストを参考にもう一度修正してみましょう。
Excelファイルを管理するときの注意点
Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。
Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。
とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいため、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意しましょう。
Excelファイル自体を管理できるあいまい検索機能を備えたツール
ここでは、実務でよくあるエラーの解決法から、エクセルファイル自体をスマートに管理・検索する最新の方法までを網羅して紹介します。
あいまい検索の正しい方法を知らないまま手作業で目視チェックを続けていると、膨大な時間と労力を浪費して日々の業務効率が低下します。さらに、関数を組んでも「全角・半角のミス」や「目に見えないスペース」によって正しくヒットしないこともあります。
この状態を放置すれば、重要な顧客情報や売上データを見落としたまま業務が進んでしまい、社内で予期せぬ重大なトラブルを引き起こしかねません。こうした課題に対し、VLOOKUPやFILTERなどの関数を駆使したり、エラーの原因をチェックリストで一つずつ潰したりして、エクセル単体での「自力解決」を試みる担当者の方は非常に多いです。
しかし、どれだけシート内の検索テクニックを極めても、ファイル数そのものが増えてくると「どのファイルに目的のデータがあるか分からない」というファイル管理の根本的な限界に直面します。そこで、エクセル内の特定のセルだけでなく、複数のファイルやテキスト情報を「丸ごと横断してであいまい検索できるツール」を導入することが重要です。
その最適な答えとなるのが、社内に散在するエクセルファイルやナレッジを1箇所に集約し、超高精度に検索できるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、生成AIを活用した自然言語検索を搭載しているため、エクセルの複雑な関数の知識がなくても、欲しい情報へ即座にアクセスでき、組織全体の情報管理の悩みを解消してくれます。
高精度の検索機能で欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」
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＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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Excelであいまい検索する方法まとめ
これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。Excelであいまい検索する方法として、以下の4つの関数が役立ちます。
- 検索条件と一致するテキストを抽出する「VLOOKUP関数」
- 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを抽出する「MATCH関数」
- 検索条件に一致するセルの件数を抽出する「COUNTIF関数」
- 検索条件に一致するセルを複数抽出する「FILTER関数」
一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。
したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、ファイル内まで誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。
