Excelでは、あいまい検索が可能です。あいまい検索を活用すると、検索したいキーワードが正確でない場合でも、目的の情報を見つけられます。
しかし、Excelであいまい検索したいが「検索方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介します。
- 関数を使ってExcelであいまい検索する方法を知りたい
- Excelで部分一致したら〇を返す方法を把握したい
- Excelファイル自体を簡単に管理できる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、Excel関数を使ったあいまい検索の方法を理解できるだけでなく、Excelファイルのおすすめの管理方法も分かります。
【基礎知識】エクセルの「あいまい検索」でできること
エクセルの「あいまい検索」を使うと、正確な文字列を覚えていなくても、条件に近いデータを検索したり抽出したりすることができます。
たとえば、「〇〇株式会社」という取引先名を検索したいときに、正式名称を正確に覚えていなくても、「株式会社」という一部の文字だけで該当するデータを一覧表示させることができます。
このように、あいまい検索は完全な文字列がわからなくても目的のデータにたどり着ける便利な機能であり、エクセルで大量のデータを扱うときには欠かせない検索方法です。
【関数別】エクセルであいまい検索する4つの方法
ここでは、関数別にExcelであいまい検索する4つの方法をご紹介します。具体例を画像付きで紹介しているので、担当者の方は必見です。
（1）VLOOKUP関数を使って特定データを抽出する
1つ目は、VLOOKUP関数を使う方法です。
VLOOKUP関数とは、表を縦方向に検索し、検索条件と一致するテキストを抽出する関数を指します。VLOOKUP関数を使うあいまい検索の方法として、「検索キーワードを数値内で指定する」「検索キーワードをセルで指定する」という2種類があります。
＜検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する方法＞
検索キーワードを数値内で指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。
- ＝VLOOKUP(“*検索キーワード*”,検索範囲,列番号,FALSE)
以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。
検索範囲とは、タップタイトねじの個数を求めるために検索する範囲を指します。検索キーワードを検索する列が、検索範囲の左端になるように設定しましょう。
検索範囲の中で、検索したい「個数」は左から3列目なので、列番号は「3」です。
このように、一番左の列が検索キーワードを含む場合に、任意の列にある値を抽出できます。
＜検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する方法＞
検索キーワードをセルで指定してあいまい検索する数式は、以下の通りです。
- ＝VLOOKUP(“*”＆検索キーワードを入力したセル＆”*”,検索範囲,列番号,FALSE)
以下は、売上管理表で、タップタイトねじの個数を検索した具体例です。検索キーワードの「タイトねじ」を、「I8」のセルで指定しています。
このように、一番左の列に、特定のセルに入力したワードが含まれる場合に、任意の列の値を抽出できます。
（2）MATCH関数を使ってデータの位置を特定する
2つ目は、MATCH関数を使う方法です。
MATCH関数とは、表の1列または1行を検索し、検索条件に一致するセルが、列の上または行の左から何番目かを抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝MATCH(“検索キーワード“,検索範囲,0)
以下は、タップタイトねじの売上順位を検索した具体例です。「タイトねじ」を含むセルについて、あいまい検索をしています。
ただし、検索範囲は、昇順に並べておく必要がある点に注意が必要です。
このように、縦に長い表があった場合に、任意の検索キーワードが上から何番目にあるのかがすぐにわかるので便利です。
（3）COUNTIF関数を使って条件に合う件数を数える
3つ目は、COUNTIF関数を使う方法です。
COUNTIF関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルの件数を抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”)
以下は、商材名に「ねじ」が含まれるかをあいまい検索した具体例です。「ねじ」を含むセルの件数が表示されています。
このように、任意の検索キーワードを含むセルがいくつあるのかを抽出できます。
＜部分一致したら〇を返す検索方法＞
また、検索キーワードに部分一致したら〇を返す数式は、以下の通りです。
- ＝IF(COUNTIF(検索範囲,”*検索キーワード*”),”〇“,””)
以下は、部分一致したら〇を返す検索の具体例です。
このように、任意の検索範囲の中に検索キーワードが含まれるのかを瞬時に処理できます。
（4）FILTER関数を使って該当データを一覧表示する
4つ目は、FILTER関数を使う方法です。
FILTER関数とは、検索範囲の中で、検索条件に一致するセルを複数抽出する関数を指します。具体的な数式は、以下の通りです。
- ＝FILTER(検索範囲,検索する行＝”検索キーワード“,”一致しない場合の値“)
以下は、取引先企業が「A社」の表をすべて抽出した画像です。
完成した表は以下の通りです。
このように、FILTER関数を使えば、範囲中の条件に当てはまるものが複数あっても全て抽出できます。
あいまい検索（ワイルドカード）が機能しないときのチェックリスト
ここでは、あいまい検索（ワイルドカード）が機能しないときに是非見てほしいチェックリストを紹介します。
- 半角の＊ではなく、全角の＊を使っている
ワイルドカードの「*」や「?」は半角で入力しないと機能しません。日本語入力モードのまま記号を入力すると全角になっていることが多く、見た目が似ているため気づきにくいポイントです。一度半角英数モードに切り替えてから入力しましょう。 - 検索対象のデータが「数値」になっている
ワイルドカードは文字列に対して機能する仕組みのため、セルの中身が数値として認識されていると正しく検索できません。数値に見えても実際は文字列として入力されているか、セルの表示形式を確認してみてください。 - ワイルドカードを””（ダブルクォーテーション）で囲み忘れている
関数の中でワイルドカードを使う場合、”山田”のようにダブルクォーテーションで囲む必要があります。囲み忘れると記号がそのままの文字として扱われ、検索がヒットしなくなってしまいます。 - データに「目に見えないスペース（空白）」が混じっている
セルの中に半角・全角のスペースが紛れ込んでいると、見た目は同じ文字列でも検索に一致しなくなります。TRIM関数などで余分なスペースを取り除いてから検索し直すと解決することが多いです。
もしあいまい検索がうまくいかないと感じた場合、このチェックリストを参考にもう一度修正してみましょう。
Excelファイルを管理するときの注意点
Excelファイルを管理するときに注意すべきなのは、欲しいデータがすぐ見つかるように、ファイルを共有・保管するのが難しい点です。
Excelのファイル名だけでは、必要なデータがどのファイルで管理されているのか分かりづらいです。そのため、都度ファイルを開いて中身を確認しなければなりません。
とくに、扱うファイル数の多い大企業では、ファイル管理が煩雑になりやすいため、必要なデータを探すのに時間がかかる事態に陥りやすい点に注意しましょう。
Excelであいまい検索する方法まとめ
これまで、Excelであいまい検索する方法を中心にご紹介しました。Excelであいまい検索する方法として、以下の4つの関数が役立ちます。
- 検索条件と一致するテキストを抽出する「VLOOKUP関数」
- 検索条件に一致するセルが、列または行で何番目かを抽出する「MATCH関数」
- 検索条件に一致するセルの件数を抽出する「COUNTIF関数」
- 検索条件に一致するセルを複数抽出する「FILTER関数」
一方、Excelファイルは「どのデータがどのファイルにあるのか」が分からなくなり、データを探すのに時間がかかりやすいです。そのため、「超高精度かつ簡単に検索できるツール」を使って、「目的のデータをすぐに見つけられる仕組み」をつくりましょう。
したがって、自社が導入すべきは、Excelファイルを直接添付して管理できるうえ、ファイル内まで誰でも簡単にあいまい検索できる「ナレカン」です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、ストレスなくExcelファイルを管理しましょう。
