社内通達は、社内の重要な変更や命令を伝えるものであり、全社へ確実に伝わるようにしなくてはなりません。
しかし、「社内通達の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内通達の書き方や例文を中心に紹介します。
- 社内文書を書く上でのルールを確認したい
- 例文やテンプレートをもとに効果的な社内通達文書を作りたい
- 社内文書を簡単に作成・管理できるツールがあれば知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内文書の書き方や作成ポイントだけでなく、作成した社内文書の適切な管理方法まで分かります。
目次
社内通達の概要
以下では、社内通達についてわかりやすく解説します。社内文書の目的や項目を理解し、効果的な社内文書作成に役立てましょう。
社内通達とは
社内通達とは、役職者が全社員または特定のメンバーに向けて、企業の方針や決定事項、手続きに関するお知らせをすることです。
たとえば、「人事異動」や「ITシステムの採用・変更」といった重要な情報を通達します。
社内通達は、社内ルールや規定の策定・改定を全社に伝えるために重要なのです。
社内通達文書の項目
社内通達文書には、厳密な書き方の決まりはありません。しかし、重大なお知らせを伝える文書なので、以下の5つの項目を漏れなく記載して「誰にでも理解できる文書」を作成しましょう。
- 日付・宛先
- 通達者名
- 表題
- 通達内容
- 連絡事項
書き出しには、通達発信の日付と宛先を記載します。基本的に、日付には和暦を使用し、宛先は役職とフルネームを明記します。
通達を発信する通達者名を記載します。通達者名も役職とフルネームを明記しましょう。
通達の表題を記載します。表題は中央寄せで、簡潔に内容をまとめて書きます。
通達内容を記載します。通達内容には決定に至った経緯は記載せず、決定している事項だけを簡潔に記載することを意識しましょう。
通達を受けたメンバーに実行して欲しい項目があれば、箇条書きで記載します。箇条書きの前に中央寄せで「記」、後ろに一行空けて右詰めで「以上」と加えます。
上記の社内通達文書の基本的な項目を記載したうえで、共有する前に抜け漏れがないか確認をしましょう。
【例文あり】社内通達文書の種類
以下では、社内通達文書の種類を5つ紹介します。目的に合った通達文書の作成に役立ちます。
（1）通知・案内に関する通達
1つ目は、通知・案内に関する通達です。上図は、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。
「社内イベント」や「企業の業績発表や株主総会」といった重要な情報や決定事項を社内全体に知らせるための文書です。日付や場所といった必要な情報を正確に、過不足なく伝えましょう。
（2）稟議・提案に関する通達
2つ目は、稟議・提案に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「新規取引の稟議文書」です。
「社内制度」や「新規システムの導入」の決定を行う前に、意見や提案をメンバーから集めるための文書です。いつまでに承認して欲しいかを明確にします。
（3）届出・報告に関する通達
3つ目は、届出・報告に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「有給休暇届の文書」です。
「有給休暇届、退職届」や「事故やトラブルの発生」といった特定の出来事や状況を会社に報告するための文書です。事故やトラブルの発生原因や解決方法を残すことで、社内ナレッジを蓄積することにつながります。
（4）指示・指令に関する通達
4つ目は、指示・指令に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。
「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務を円滑に進められるように指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。
（5）記録に関する通達
5つ目は、記録に関する通達です。上図は、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「会議の議事録」です。
「打ち合わせの議事録」や「月次や四半期の業務実績」のように、社内情報を共有するために記録する文書です。後から見返しても理解ができるように、過不足なく情報を記入しましょう。
メールでの社内通達文書の書き出し
ここでは、メールでの会議のご案内の書き出しについて説明します。メールで社内通達をするときの挨拶文に悩んでいる方は必見です。
件名：「【11月10日】販売会議のご案内」
営業部 各位（社内各位）
お疲れ様です。
○○部 △△です。
標題の件につきまして、11月度の営業会議を下記の通り開催いたします。
なお、営業部門の方につきましては必ずご出席賜りますようお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
記
①日時：11月7日（木）10:00~16:00
②場所：東京本社theブックタワー3F会議室
③アジェンダ：
10:00~10:30 A事業部 販売状況の報告（○○部長）
10:30~11:00 B事業部 販売状況の報告（○○課長）
11:00~12:00 担当報告（各担当15分×4名）
12:00~13:00 ・・・
以上
○○部 △△
メールアドレス：～～
電話番号：～～
このように、メールで社内文書を通達するときは書き出しに「お疲れ様です」などの軽い挨拶を加え、伝えるべき項目を抜け漏れなく記載しましょう。
社内通達を簡単に作成・共有できるツール
以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。
社内通達は、重要事項を確実に周知するため、全員にわかりやすく抜け漏れのない文書作成が求められます。しかし、社内通達を作成するたびに一から文面を作成していては時間がかかります。
そこで、テンプレートを活用したり過去に作成した社内通達書を参考にできると、社内通達書の作成の手間が省けるのです。ただし、テンプレートをWordやExcelなどのファイルで管理していると、必要なときにすぐに探し出せません。
そのため、テンプレートを部署内にすばやく共有し、過去の作成例も簡単に検索できる情報共有ツールを導入しましょう。結論、社内通達に最適なのは、文書の作成から共有までを一元化でき、情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンは”ヒット率100％”の超高精度検索を備えているため、目的の情報をすぐに見つけられます。また、ナレカンの「記事」には、テンプレート機能が備わっており、よく利用する文書の型を素早く呼び起こせるため、フォーマットを統一できます。
【必見】社内通達に効果的な情報共有ツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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社内通達の書き方や例文まとめ
ここまで、社内通達文書の書き方や例文をご紹介しました。
社内通達文書には届出や指示書など、さまざまな種類があります。どの種類でも、情報を過不足なく、かつ簡潔に記載する必要があります。
また、メールやWordで社内通達を作成すると「テンプレートを探す手間がかかる」「過去の作成例を参考にしづらい」といったデメリットがあり非効率です。したがって、社内通達文書を簡単に作成・共有できるツールを活用しましょう。
結論、自社が導入するべきツールは文書の作成から共有・管理まで一元化し、情報に即アクセス可能な「ナレカン」一択です。また、ナレカンはテンプレート機能を備えているため一から文書を作成する必要もありません。
ぜひ「ナレカン」を導入して、社内通達の作成・共有にかかる時間を短縮させましょう。
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