社内通達は、人事異動やルール変更などの重要事項を全社へ共有するための手段です。しかし、メールで通達しても「読まれていない」「現場に浸透しない」と悩む企業は少なくありません。
実際に、「良い社内通達の書き方がわからない」「どうしたら読んでもらえるのか悩んでいる」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、社内通達の書き方や例文だけでなく、社内通達を確実に伝える方法まで分かりやすく紹介します。
- 社内通達を出しても現場に正しく伝わらないことに悩んでいる管理職
- メールで通達をしており、情報が埋もれる状況に困っている部門責任者
- 社内通達の方法を見直し、確実に伝わる仕組みを整えたいと考えている意思決定者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、社内通達文書の基本的な書き方だけでなく、「なぜ社内通達が浸透しないのか」「どうすれば確実に伝わるのか」まで理解できます。
目次
社内通達とは
社内通達とは、会社の方針変更や業務ルールなど、重要事項を社員へ共有するための文書や連絡を指します。
たとえば、「人事異動」「就業ルールの変更」「システム導入」などが代表例です。単なるお知らせではなく、社員へ対応や行動を求めるケースが多い点が特徴です。
しかし、メール中心で社内通達を運用している場合、「ほかの連絡に埋もれる」「誰が確認したか分からない」といった問題が発生しやすく、内容が現場まで浸透しないケースも少なくありません。
そのため、社内通達では、分かりやすい文書を作成するだけでなく、「確実に伝わる仕組み」を整えることが重要です。
社内通達で必ず記載すべき項目
社内通達では、丁寧な文章を書くことよりも、「誰が見てもすぐ理解できること」が重要です。
特に、内容が長すぎたり、対応事項が分かりづらかったりすると、現場で見落とされる原因になります。そのため、以下の項目を簡潔に整理して記載しましょう。
- 通達の目的：何についての通達か
- 変更内容：何が変わるのか
- 対応期限：いつまでに対応が必要か
- 対象者：誰が確認・対応すべきか
- 問い合わせ先：不明点の連絡先
【無料】社内通達文書のテンプレート
以下では、目的別に使える社内通達文書のテンプレートを5つ紹介します。これらのテンプレートを活用しながら、運用面まで整えれば「確実に伝わる社内通達」を実現できます。
（1）社内行事に関する通達
こちらは、Microsoftのテンプレートによる「社内イベントの通知文書」です。
「社内イベント」や「株主総会」、「企業の業績発表」などの社内行事を知らせるときに役立ちます。日付や場所といった詳細な情報も伝える必要があるため、記載する情報量やレイアウトに注意しましょう。
（2）指示・指令に関する通達
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる「指示書」です。
「新しい業務フロー」や「緊急時の対応手順」といった特定の業務の実施を命令するための文書です。業務をスムーズに進められるように、指示内容や手順を分かりやすく伝えることが重要です。
（3）懲戒処分に関する通達
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する懲戒処分に関する通達文書です。
懲戒処分通知書とは、職務上の不正や問題行為があった場合に、企業が従業員に対して懲戒処分をおこなう理由や内容を通知するための文書です。懲戒処分通知書をだすことで、ほかの従業員への警告や教育的な指導のほか、再発防止の効果が期待できます。
メールで社内通達を運用する問題点
以下では、メールで社内通達を運用するときに起こりやすい問題点をご紹介します。社内通達が「読まれない」「浸透しない」と感じている方は必見です。
ほかのメールに埋もれてしまう
社内通達をメールで共有している場合、日々のやり取りに埋もれてしまい、重要な情報が見落とされるケースがあります。
特に、「ルール変更」「システム変更」「重要なお知らせ」などの社内通達は、確認漏れが発生すると、業務ミスや認識ズレにつながる恐れがあります。
そのため、重要な通達を埋もれさせない運用が求められます。
既読状況を把握できない
社内通達では、「送ったかどうか」ではなく、「誰が確認したか」を把握することが重要です。
しかし、メールやLINEでは既読状況を確認しづらく、重要な通達が現場まで浸透しているか把握できないケースがあります。その結果、「聞いていない」「知らなかった」といったトラブルにつながる可能性もあります。
そのため、誰が確認したか把握できる環境を整えることが重要です。
過去の通達を見返しづらい
社内通達は、一度共有して終わりではなく、必要なときに見返せる状態にしておく必要があります。
しかし、メール中心で運用している場合、過去の通達が時系列に埋もれてしまい、「以前のルール変更を確認したい」「過去のお知らせを探したい」と思っても、すぐに見つけられないケースがあります。
そのため、過去の通達をすぐ検索・確認できる状態にしておく必要があります。
社内通達を確実に伝えるための3つの方法
以下では、社内通達を確実に伝えるための方法をご紹介します。単に文書を作成するだけでなく、「現場へ浸透する運用」を整えることが重要です。
通達内容をフォーマット化する
社内通達では、人によって記載内容や表現が異なると、伝達ミスが発生しやすくなります。
そのため、「目的」「変更内容」「対応期限」「対象者」など、記載項目をあらかじめ統一しておくことが重要です。
社内通達をフォーマット化すれば、必要な情報を漏れなく共有しやすくなります。
既読状況を確認できるようにする
重要な社内通達では、誰が確認したか把握できる状態にする必要があります。
既読状況を確認できれば、未確認のメンバーへ個別にフォローしやすくなり、通達漏れの防止につながります。
そのため、リアクション機能や既読確認機能のあるツールを活用するのがおすすめです。
情報を蓄積できるツールを導入する
社内通達では、「誰が確認したか把握できること」だけでなく、「過去の通達をすぐ見返せること」も重要です。
しかし、メールやLINEでは、重要な通達が時系列に埋もれやすく、過去情報を管理しづらいケースがあります。
そのため、社内通達には、過去の情報を検索しやすく、情報共有に特化したツールを導入するのがおすすめです。
【必見】社内通達に役立つ情報共有ツール
以下では、社内通達に役立つ情報共有ツールを紹介します。
社内通達をメールやチャットで共有している場合、ほかの連絡に埋もれてしまい、「確認漏れ」や「認識ズレ」が発生するケースがあります。また、過去の通達を見返したいときに、必要な情報を探しづらい点も課題です。
そのため、社内通達には、「テンプレートで文書を作成できること」だけでなく、「情報を蓄積できること」「既読状況を確認できること」「閲覧メンバーを管理できること」が重要になります。
ただし、高機能すぎるツールだと、ITに詳しくない社員が使いこなせず、社内に定着しない可能性があります。そのため、誰でも直感的に操作できるツールを選びましょう。
こうした条件を満たすのが、ITに詳しくない社員でも簡単に利用できる情報共有ツール「Stock」です。「Stock」にはテンプレート機能が備わっているため、社内通達を統一フォーマットで作成できます。また、作成した通達をノートとして蓄積できるので、過去のお知らせもすぐに見返せます。
社内通達に効果的な情報共有ツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
社内通達の書き方や例文まとめ
ここまで、社内通達文書の書き方や例文を中心にご紹介しました。
社内通達文書はテンプレートを用いて作成すると、情報を過不足なく簡潔に記載できます。しかし、作成した社内通達文書をメールで共有すると、既読状況が把握できないなどのデメリットがあります。
そこで、「社内通達文書をテンプレートの利用により、簡単かつ分かりやすく作成でき、既読状況を確認できるツール」を導入しましょう。また、過去の情報がどんどん埋もれていかず蓄積されるツールだと、社内通達をいつでも見返せます。
なかでも、テンプレートを利用して既読状況を確認するには、誰でも簡単に社内通達の共有ができる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、「聞いていない」「確認していなかった」といった認識ズレを防ぎながら、社内通達をスムーズに運用しましょう。
