紙の書類を適切に管理できていないと、必要な書類がどこにあるのか分からなかったり、情報を探すのに手間や時間がかかってしまいます。そのため、紙書類はすぐに取り出しやすいようにファイリングしておく必要があります。
一方で、「どのように書類を整理したらよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、紙書類を適切にファイル管理する方法を中心にご紹介します。
- 紙の資料を上手くファイル管理するコツや方法が知りたい
- 紙資料のファイルによる管理に限界を感じている
- 探している情報へのアクセスがしやすい環境を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、社員誰もがすぐに欲しい紙書類を見つけられる環境を整える方法が分かるだけでなく、紙媒体での情報をデジタル化するコツも把握できます。
目次
紙の書類を上手くファイリング管理するためのコツ4選
ここでは、紙の書類を上手くファイル管理するためのコツを4つ紹介します。現場に取り入れて、紙資料の管理を最適化させましょう。
（1）書類は立てて管理する
1つ目のコツは、書類を立てて管理することです。
書類を横にして平置きしてしまうと、上に積まれたものをどかして探さなければなりません。一方、書類を縦で管理すれば、紙資料を見渡しやすいうえ、取り出しやすくなります。
したがって、見つけやすい書類管理の環境を整備するには、ファイルボックスや仕切りを使い、書類を立てて収納するのがおすすめです。
（2）ラベルの色分けをする
2つ目のコツは、ラベルの色分けをすることです。
文章の管理にラベルの色分けを活用すれば、書類の所在地が分かりやすくなります。たとえば、赤ラベルを「契約書」、青ラベルを「監査関連資料」というように色分けすれば、該当資料がどこにあるかおおよその見当がつくため、資料を探す負担が軽減します。
以上のように、カテゴリーやジャンルなど、部署ごとに適切な形で反映させましょう。
（3）オープンポケットリフィルを活用する
3つ目のコツは、オープンポケットリフィルを活用することです。
オープンポケットリフィルとは、上部やサイドが開いていて書類の出し入れがスムーズにおこなえるポケットです。このポケットを活用すれば、領収書のような紙のサイズが異なるものでも管理がしやすくなります。
また、ファイリングする資料をまとめて置けるので、一枚ごとにとじ込みする必要がなくなり便利です。ただし、紙資料をまとめておく期間を定め、管理が煩雑にならないように注意しましょう。
（4）インデックスの貼り方を工夫する
4つ目のコツは、インデックスの貼り方を工夫することです。
たとえば、インデックス同士が重なり合って見えなくならないように隙間を開けたり、紙資料を管理している向きに合わせて、インデックスの記載を縦書きにしたり横書きにするなどが挙げられます。
自社の管理方法に合わせて、視覚的に分かりやすく管理するよう努めましょう。
紙で文書を管理するメリット・デメリット
ここでは、紙で文章を管理するメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。
- 〈メリット〉改ざんされにくい
- 〈デメリット1〉情報を共有をしずらい
- 〈デメリット2〉情報を見つけずらい
紙の文章はネットワークにつながっていないため、不正アクセスやウイルスの脅威にさらされません。また、情報の書き換えも痕跡が残りやすく、内容のすり替えも難しいのも改ざんされにくい理由の一つです。
紙の文章を共有するには、人数分のコピーを経て、郵送や手渡しなどをしなければなりません。そのため、手間がかかるうえ、情報を行き渡らせるのに時間もかかってしまいます。
紙媒体で文書を管理していると、共有したい情報を見つけ出すのに時間を要してしまいます。また、誤った場所に保管されていたり、他の社員が持ち出したままになっていると、見つけ出すこと自体難しいので注意が必要です。
上記を参考に、紙で文章を管理するメリット・デメリットを整理して、自社に最適な文章管理を見極めましょう。
【担当者必見】社内情報の共有・管理を最適化する方法
以下では、社内情報の共有や管理を最適化する方法をご紹介します。
紙で書類を管理していると、情報が増えるにつれて管理が煩雑になってしまったり、探している情報源へのアクセスがしづらくなります。そのため、社内情報を管理するには、紙ではなくITツールによるデジタル管理が適切です。
とくに、「検索性の高いツール」であれば、即座に求めている情報を抽出できるので、よりコア業務に多くの時間を割けます。また、編集履歴が残ったり、編集・閲覧権限を設定できるような機能が備わったツールであれば、改ざんなどのリスクも心配ありません。
したがって、自社が導入すべきは、ITに不慣れな社員でも簡単に使用でき、社内の情報管理に必要な機能を過不足なく備えているツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、直感的に情報を書き込めるだけでなく、画像やファイルなどのあらゆる情報も一元管理できます。さらに、テーマごとに「フォルダ」を分けて管理できるうえ、検索機能によって必要な情報をすぐに見つけられます。
ITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせる情報管理ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
紙媒体の情報をデジタル化するコツと注意点
ここでは、紙媒体の情報をデジタル化するコツと注意点を解説します。改革が無駄にならないように、ツール選びの参考として役立てましょう。
社員誰もが使えるツールを選定する
まずは、社員誰もが使えるツールを選ぶことです。
紙媒体の文章をデジタル化すると、情報へのアクセスが容易になり利用しやすくなるといったメリットがあります。しかし、一部の社員しか使いこなせないツールを導入してしまうと、かえって業務が滞ってしまう原因になりかねません。
そのため、自社の情報管理に必要な機能を備え、全社員が使えるツールを選ぶことが大切なのです。また、使い方のマニュアルを作成したり、自社で講習会を開催するのもツールを社内に定着させるために有効です。
セキュリティの高いツールを選定する
次に、セキュリティの高いツールを選定することです。
デジタルでの文書管理は、どこからでもアクセスできるため利便性が高い一方、情報漏えいのリスクも考慮しなければなりません。そのため、高度なセキュリティを備えたツールでサイバー攻撃などから社内情報を守りましょう。
たとえば、国際規格認証のセキュリティ「ISO27001」「ISO 27017」を備えた「Stock」であれば、機能面・安全面でも申し分ないため、安心して紙資料をデジタル化させるツールとして利用できます。
紙書類を上手くファイリングする方法まとめ
ここまで、紙書類をファイル管理する効果的な方法やメリット・デメリットを中心に紹介しました。
紙書類を適切に管理するには、書類をあるべき場所に収めるための土台作りが重要です。たとえば、「書類を立てて管理する」や「ラベルの色分けをする」といった工夫をする必要があります。
ただし、ファイルでの紙文書管理は、目的の情報を探しづらく、他の社員にも共有しづらいため適していません。したがって、「デジタルで紙の文書を適切に管理できるツール」が求められます。
結論、紙書類の管理には、シンプルでいて求められる機能を十分に備えた、検索性に優れた情報管理ツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、文書管理を最適化しましょう。
