見積書や提案書は、ビジネスの場においてプロジェクトの発足時や情報共有時などさまざまな場面で作成される大切な書類です。
一方で、これらの書類は区分が曖昧になりやすく、「見積書と提案書の違いがわからないので適切な管理ができない」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見積書と提案書の違いや書き方を中心に解説します。
- 見積書における書き方のコツを把握し、作成できるようにしたい
- 無料のテンプレートですぐに見積書・提案書を作りたい
- 見積書や提案書を管理できるシンプルなツールを探している
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、見積書と提案書の違いを明確に理解しつつ、効果的な書類の管理手法まで確立できます。
目次
見積書とは
見積書とは、ある商品やサービスを契約したときに生じる費用や条件について記載された文書です。
基本的に、顧客に対し事業者が提出します。顧客は見積書の内容をもとに契約するかを検討するため、契約前に発行する点が特徴です。
このように、見積書は商品・サービスの契約に関わる重要な書類であると言えます。
見積書と提案書の違いとは
見積書と提案書の違いは以下の通りです。
- 見積書
- 提案書
受注者が金額・数量・工程・期間などの取引内容を発注者に対してあらかじめ提示する書類
自社や顧客の抱える課題に対して解決策の提示や、問題に対しての具体的なアプローチをまとめた書類
このように、提出する目的に大きな違いがあります。また、顧客によっては、見積書と提案書で提出する順番も異なります。
とくに、新規顧客に対しては、提案書を提出した後に、具体的なプランや金銭情報を見積書で共有するフローが一般的です。一方、既存顧客に対しては、提案書の前に見積書を提出することが多いという違いもあります。
見積書と提案書における共通点とは
以下では、見積書と提案書の共通点を3つ紹介します。
- 顧客の信用に繋がる
- プロジェクト進行前に作成する
- 顧客の了承を得た後も必要になる
見積書も提案書も顧客の信用を得るために作成します。自社企業に対して懸念点を抱かせないよう、顧客目線で書類を作成する必要があります。
いずれの書類も、企画やプロジェクトの契約を実現させるために作成されます。そのため、プロジェクトが進行する前に作成することが一般的です。
これらの書類は、顧客から了承を得たあとも、実際に企画を進めるときの指標になるため必要です。そのため、社内で書類が正しく管理されていなければ、業務を円滑に進めることができない点に注意が必要です。
以上のように、見積書と提案書はプロジェクトを進めるうえで欠かせない重要な書類です。したがって、見積書や提案書を社内で共有・管理できる環境づくりが大切です。
見積書における3つの目的とは
以下では、見積書を作成する3つの目的について解説します。「見積書がなぜ必要なのか」を社内全体で把握しておくと、抜け漏れやミスの削減にもつながります。
(1)情報を共有するため
見積書を作成する1つ目の目的は、検討に必要な情報を顧客に共有するためです。
見積書には、会社情報や納期・支払い条件に加え、商品情報など依頼内容に関する詳細が記載されています。商品やプロジェクトに関わる詳細なデータが定量的に明記されている見積書を発行することで、相手企業は契約するのか、条件に関して交渉するのかなどの検討がしやすくなります。
また、事前に見積書で情報を共有しておくと、両社が金額に関する事前知識を備えたうえで打ち合わせができ、交渉や検討がスムーズにもなります。
(2)トラブルを回避するため
2つ目の目的は、支払いや認識齟齬によるトラブルを回避するためです。
見積書には、取引に関わる詳細な情報が定量的に明示されています。そのため、契約を結ぶ前に見積書で両社の認識齟齬を無くすことで、トラブルの原因となる契約条件の認識違いが起こりづらくなります。
また、見積書は情報を文字で残せるので、言った言わないという水掛け論の事態も防げるのです。
(3)与信調査のため
見積書を発行する3つ目の理由は、顧客から与信情報として判断されるためです。
見積書に発行の義務はないものの、多くの企業は信用情報の提示という意味も含め見積書を作成しています。見積書の発行は経費計算を企業が正確におこなっている証明であり、取引先の安心感につながるのです。
信用の低下を防ぐため、記載した内容を正確に記載しなければなりません。
見積書における書き方のコツ
ここでは、相手に伝わる見積書作成のコツを解説します。以下のポイントが押さえられていない見積書は、顧客の望むニーズに応えられない可能性があるので注意しましょう。
テンプレートを活用する
見積書の作成には、テンプレートを活用しましょう。
見積書は企画ごとに社内で数多く作成するので、体裁が整っていなければ確認作業が増加し振り返りがしづらくなります。そこで、テンプレートを用いると体裁の整った書類が短時間で作成でき、作成の簡略化とともに振り返りやすさにつながるのです。
また、テンプレートは記載ミスの予防やクオリティの均一化にも貢献するので、顧客にとっても見やすい書類になります。企業や業界によっても求める情報は異なるので、テンプレートを軸に顧客ごとで柔軟に修正できる点もポイントです。
一方、「Stock」のようにシンプルなITツールで、テンプレートで作成した見積書を効率的に管理したり、ツール内でテンプレートを作成してあらゆる業務へ横展開させたりする企業も増加傾向にあります。
金銭情報を詳細に明記する
合計金額や消費税、内訳なども詳細に記載しましょう。
内訳を記入することで、顧客が金銭の流れを意識しやすくなり、結果として信用につながります。さらに、提案書の内容に追加・変更があった場合に、見返しやすい点がメリットです。
また、小計と消費税の記載や、最終的に必要な合計金額は太字で記載するなどの工夫をすると、金額感がイメージしやすい見積書になります。
有効期限を設定する
見積書には有効期限を忘れずに記載しましょう。
見積書における有効期限の記載は法律では定められていないものの、商品やサービスの価格変更に対応できるようにしたり購買意欲を促進させたりする効果が期待できます。
ただし、民法によると、有効期限を設定して交わされた契約は撤回できないので、期限間違いの無いように確認しなければなりません。
見積書・提案書におすすめのテンプレート3選
以下では、見積書や提案書におすすめのテンプレート3選をご紹介します。資料作成の負担を減らしたい方は必見です。
【Excel】シンプルな見積書テンプレート
こちらは、ビズ研が提供するシンプルな見積書のテンプレートです。
シンプルなデザインで基本的な項目がそろっているので、様々な業界・企業で利用できます。また、ロゴや配色のカスタマイズも可能な点がポイントです。
【Excel】基本の提案書テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する基本の提案書テンプレートです。
現状分析や問題点、解決策などの記載スペースがあり、このテンプレートに沿って記載することで、提案の構成が完成します。項目の修正もできるので、自社に最適な提案書を簡単に作成できます。
【Excel】連動して記入される見積書・提案書テンプレート
こちらは、Microsoftが提供する連動して記入される見積書・提案書のテンプレートです。
見積書・請求書・納品書のうち、どれか1枚分のデータを入力すると、自動的に他の書類にも反映される設計となっており、作業時間の短縮に役立ちます。特記事項の記載欄も設けられているので、カスタマイズもしやすいです。
見積書を送付するメールの書き方
以下の文章は、見積書を送付するときの基本的なメールの書き方の例です。
件名：【お見積書送付】〇〇のご提案につきまして
〇〇株式会社
〇〇部
〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
このたびは、〇〇の件につきましてご相談いただき、誠にありがとうございます。
ご依頼内容をもとに検討いたしました結果、下記のとおり、お見積書を作成いたしましたので、本メールに添付のPDFファイルにてお送りいたします。
【添付書類】
・お見積書（〇〇.pdf）
内容をご確認いただき、ご不明点や修正のご要望等がございましたら、
お気軽にお申しつけください。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇株式会社
〇〇部
〇〇
〒〇〇〇-〇〇〇〇
住所：〇〇〇〇
TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
E-mail：〇〇〇〇＠〇〇
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上記を参考に、状況に応じて適切なメール文章を作成しましょう。
あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール
以下では、見積書や提案書を含むあらゆる書類の作成・管理を効率化するITツールをご紹介します。
見積書や提案書を適切に管理するにはITツールの導入がおすすめです。WordやExcelのテンプレートを使った場合、書類の作成は簡単にできる一方で、その後の共有や管理では別のツールを使わなければならず面倒です。
そこで、見積書の共有、管理ができる「ITツール」を使えば、面倒な手間をかけずに進められます。ただし、チャットツールのように情報が流れるツールでは、作成された見積書へのアクセス性が悪く、スムーズな業務進行が阻害されます。
結論、最も簡単に書類管理を効率化させるには、見積書や提案書の共有、管理までを誰でも簡単に進められるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、見積書・提案書のファイル添付やテキストで関連情報を記載して任意のメンバーに共有可能です。さらに、「フォルダ」でノートを階層に分けて管理できるので、煩雑になりがちなファイル管理もスムーズにできます。
最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見積書と提案書の違いと書き方まとめ
ここまで、見積書と提案書の違いや書き方について解説しました。
見積書や提案書は、WordやExcelのテンプレートを利用して効率的に作成できます。しかし、作成だけでなく、その後の管理や関係する社員への情報共有も重要な業務と言えます。
しかし、情報共有を怠ると、社員間で契約についての認識齟齬が発生してしまったり、納期に間に合わなかったりする事態を招きかねないのです。したがって、「共有や管理が簡単にできるITツール」が求められるのです。
そのため、見積書や提案書の共有・管理を効率化するツール「Stock」を使いましょう。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、見積書や提案書をはじめとした情報共有・管理のストレスを取り除きましょう。
