建設業では、現場監督や作業員、協力会社など多くの関係者が連携して業務を進めるため、正確な情報共有が欠かせません。しかし、口頭や電話、LINE、メールなど複数の手段を使っていると、作業指示や進捗状況が分散しやすくなります。
実際に、「人によって言っていることが違う」「昨日共有された内容がLINEやメールに埋もれて見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業の情報共有にありがちな課題や放置するリスク、改善方法を中心にご紹介します。
この記事を参考にすると、現在の情報共有を放置するリスクが分かるだけでなく、自社の現場で情報共有を改善すべきか判断できるようになります。
目次
建設業の情報共有にありがちな5つの課題
以下では、建設業の情報共有にありがちな5つの課題を解説します。「なんとなく課題を感じているものの、具体化できていない」という方は必見です。
（1）人によって作業指示の認識が異なる
1つ目の課題は、人によって作業指示の認識が異なることです。
建設現場では、現場監督から作業員へ直接伝えるだけでなく、職長や別の担当者を介して指示が伝わる場合があります。そのため、伝達する過程で内容の一部が抜けたり、異なる意味で受け取られたりすると、同じ作業について関係者ごとに認識がずれてしまいます。
たとえば、現場監督が「午後から3階の東側で配管作業を進める」と指示したにもかかわらず、職長は「3階の配管作業を優先する」と受け取り、作業員には「東側の作業は午後から」とだけ伝えた場合です。この状態では、作業開始の時間や場所について認識がずれる可能性があります。
こうした作業指示の認識の違いが日常的に起こってしまうと、作業ミスや手戻りが繰り返し発生し、その対応に追われることになるのです。
（2）誰が何の作業をしているか把握しづらい
2つ目の課題は、誰が何の作業をしているか把握しづらいことです。
作業員や協力会社が多い現場では、現場監督が一人ひとりの担当作業や進捗を把握するのは簡単ではありません。担当者や作業状況がまとまっていなければ、確認が必要になるたびに電話をしたり、現場を回って状況を聞いたりする手間が発生します。
たとえば、「資材の搬入は終わったのか」「設備工事はどこまで進んでいるのか」が分からず、担当者を探して確認していると、そのたびに現場監督の業務が中断されるのです。そのため、現場全体の作業状況を把握しづらいことは大きな課題となります。
（3）LINEやメールで共有した情報が埋もれる
3つ目の課題は、LINEやメールで共有した情報がほかのやり取りに埋もれてしまうことです。
LINEやメールは手軽に連絡できる一方、連絡が増えるほど過去の情報を探しづらくなります。とくに、作業変更や進捗報告、確認事項などを同じ場所でやり取りしていると、重要な情報が別のメッセージに紛れてしまう場合があります。
たとえば、前日にLINEで共有された作業内容を確認しようとしても、そのあとに多くのメッセージが送られていれば、画面をさかのぼって該当する内容を探さなければなりません。
したがって、日々の連絡だけでなく、あとから確認する必要がある情報は、必要なときにすぐ見つけられる形で管理することが重要です。
（4）口頭や電話の指示が記録に残らない
4つ目の課題は、口頭や電話で伝えた指示が記録に残らないことです。
現場では急ぎの連絡を口頭や電話で済ませる場面も多いものの、記録を残していなければ、あとから内容を確認できません。また、伝えた側と受け取った側で記憶が異なると、「言った・言わない」という問題にもつながります。
たとえば、電話で作業手順の変更を伝えたあとに記録を残さなければ、別の作業員へ変更内容が共有されず、従来の手順で作業を進めてしまう可能性があります。そのため、口頭や電話のみの情報共有は危険だと言えます。
（5）写真・図面・作業指示の保存場所がバラバラになる
5つ目の課題は、写真や図面、作業指示などの保存場所がバラバラになることです。
現場写真はLINE、図面はメール、作業指示は口頭といったように情報ごとに共有方法が異なると、必要な情報を確認するたびに複数の場所を探さなければなりません。また、どの図面や資料が最新なのか判断しづらくなる場合もあります。
たとえば、施工箇所を確認するときに「写真はLINE、図面はメール、変更内容は電話で聞いた」と情報が分散していると、作業を始める前の確認だけでも時間がかかってしまうのです。
このように、バラバラに情報を保存していると、必要なときにすぐに見返せず、業務がスムーズに進みません。
注意！「今のやり方で問題ない」が危険な理由
今のやり方で大きな問題が起きていないからといって、現場に適した方法だとは限りません。情報共有の方法が統一されていない現場では、確認漏れや認識違いが見えないところで蓄積し、重大なトラブルを招く恐れがあります。
なぜなら、作業員や協力会社が増えるほど、誰がどの情報を把握しているのか分かりにくくなり、伝達の抜けや遅れが起こりやすくなるからです。
普段は問題なく進んでいても、重要な指示が1人に伝わらなければ、古い内容のまま作業が進み、大きな手戻りにつながる可能性があります。
だからこそ、「今のやり方でも仕事は回っている」と安心するのは危険です。大きな事故や手戻りが起きてからでは、原因の特定や関係者への確認にさらに時間がかかります。情報を探す時間や確認の手間、認識違いが少しでも発生しているなら、それは現場の情報共有方法を見直すべきサインです。
情報共有を見直した方がよい建設現場の特徴
建設現場で以下のような状況が日常的に発生している場合、現在の情報共有の方法を見直すべきです。
- 「昨日伝えた内容」を何度も聞かれる
一度伝えた作業指示や変更内容について繰り返し質問される場合、関係者があとから確認できる場所に情報が残っていない可能性があります。 - LINEやメールをさかのぼって情報を探すことが多い
過去の作業指示や進捗報告を確認するたびにメッセージをさかのぼっている場合、必要な情報をすぐに取り出せる状態になっていません。 - 作業員ごとの進捗を1人ずつ確認している
誰がどの作業を担当し、どこまで進んでいるのか分からない場合、現場監督が電話や直接の声かけで確認する手間が発生します。 - 電話や口頭で伝えた内容をあとから確認できない
作業変更や注意事項を電話や口頭だけで共有していると、あとから内容を確認できず、伝えた側と受け取った側で認識がずれる恐れがあります。 - 「その話は聞いていない」が発生する
一部の関係者にしか情報が伝わっていない場合、作業開始後に共有漏れが発覚し、作業の中断や手戻りにつながる可能性があります。 - 特定の現場監督しか状況を把握していない
現場の進捗や変更内容が1人の頭の中に集中していると、その担当者が不在のときに必要な情報を確認できなくなります。
上記に複数当てはまる場合は、個人の確認不足ではなく、情報の共有方法そのものに課題がある可能性が高いため、情報を残す場所や共有ルールを見直すことが重要です。
建設現場の情報共有を改善する3つの方法
ここでは、現場で実践しやすい3つの方法をご紹介します。建設現場の情報共有を改善するには、単に連絡回数を増やすのではなく、情報を残す場所や共有方法を決めることが重要です。
（1）情報共有する場所を統一する
1つ目は、現場に関する情報を共有する場所を統一することです。
情報共有する場所が複数あると、作業員ごとに確認する場所が異なり、最新情報を把握しづらくなります。そこで、作業指示や進捗、写真、図面などを確認する場所を1つに決めることが重要です。
たとえば、「工事に関する正式な情報は指定したツールに残す」と決めておけば、作業内容を確認するときにLINEやメールをそれぞれ探す必要がありません。急ぎの連絡で電話を使った場合も、決定事項だけ指定した場所へ残す運用にすると情報を集約できます。
このように、現場ごとに「ここを見れば必要な情報が分かる」という場所をつくれば、関係者が同じ情報を基準に作業を進めやすくなります。
（2）口頭や電話で決まった内容も記録する
2つ目は、口頭や電話で決まった内容も文章で記録することです。
建設現場では、緊急の連絡まで文章だけでやり取りするのは現実的ではありません。そのため、口頭や電話をなくすのではなく、作業内容の変更や決定事項だけをあとから記録するルールを設けることが効果的です。
たとえば、電話で「午後から資材の搬入時間を変更する」と決まった場合、通話後に「搬入時間を13時から15時へ変更」と記録します。変更点だけを簡潔に残せば、現場監督の負担を増やしすぎず、電話に参加していない作業員も内容を確認できます。
このように、現場で使い慣れた連絡方法は残しつつ、あとから必要になる情報だけ記録する運用にすると、無理なく情報共有を改善できます。
（3）作業内容と担当者をセットで共有する
3つ目は、作業内容だけでなく担当者もセットで共有することです。
「○○を対応する」と作業内容だけを共有しても、担当者が決まっていなければ、誰かが対応するだろうと判断される可能性があります。そのため、「誰が・何を・いつまでに担当するか」が分かる形で共有することが重要です。
たとえば、「3階東側の資材搬入を確認する」だけではなく、「田中さんが3階東側の資材搬入を15時までに確認する」と共有します。担当者と期限まで明確にすれば、現場監督も対応状況を確認しやすくなります。
このように、作業内容と担当者をセットで管理すれば、役割分担が明確になり、作業の抜け漏れを防ぎながら現場全体の進捗を把握しやすくなります。
建設現場の情報を最も簡単に共有・管理できるツール
建設現場で口頭や電話、LINE、メールなど複数の手段でやり取りしていると、作業指示や施工状況、写真、資料が分散しやすくなります。その結果、「最新の情報はどこにあるのか」が分かりづらくなり、必要な情報を確認するのに時間がかかるのです。
こうした状態を放置すると、重要な指示が一部の作業員に伝わらなかったり、古い内容をもとに作業を進めたりする恐れがあります。また、確認のために現場監督への問い合わせが増えれば、施工の手戻りだけでなく、工程管理や安全確認に使う時間も圧迫されます。
とはいえ、LINEやメールではやり取りが増えるほど過去の情報が流れ、必要な指示を探すのに手間がかかります。また、多機能な情報共有ツールを導入しても、操作が複雑であればITに不慣れな現場メンバーに定着せず、結局電話や口頭での共有に戻りがちです。
そのため、建設現場の情報共有を改善するには、作業指示や施工状況、写真、資料などを1か所に蓄積でき、誰でも迷わず使える仕組みが必要です。現場ごとに「ここを見れば必要な情報が分かる」という状態をつくれば、確認する場所を統一できます。
そこでおすすめなのが、ITに不慣れなメンバーがいる建設現場でもシンプルに情報共有・管理できるツール「Stock」です。Stockでは、現場ごとの「ノート」に作業指示・施工状況・写真・資料をまとめられるほか、ノートに紐づく「メッセージ」でやり取りできるため、異なる現場や話題のやり取りが混在しません。
ノート形式で工事情報を共有・管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業の情報共有にありがちな課題まとめ
これまで、建設業の情報共有にありがちな課題や、「今のやり方で問題ない」と考えるリスク、情報共有を改善する方法を中心にご紹介しました。
建設現場で口頭や電話、LINE、メールなど複数の手段で情報を共有していると、作業指示や進捗状況が分散し、確認漏れや認識違いにつながります。そのため、現場ごとに情報を共有する場所を統一し、作業内容や担当者、決定事項をあとから確認できる状態にすることが重要です。
また、情報共有の仕組みを見直す場合は、作業指示や施工状況、写真、資料などを1か所にまとめられるだけでなく、ITに不慣れな現場メンバーでも迷わず使えるシンプルさが欠かせません。
結論、自社で使うべきなのは、現場ごとの情報を「ノート」にまとめ、話題ごとにやり取りできる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、現場の誰もが必要な情報をすぐに確認できる環境を整えましょう。
