日々の業務が複雑化するなか、仕事のタスクを整理し、漏れなく進めるためには「タスク管理ツール」の活用が欠かせない時代になっています。最近では、Web上で使える多彩なタスク管理ツール・アプリが登場し、個人からチームまで幅広く利用されています。
しかし、「タスクを書き出しても整理しきれていない」「仕事用に使いやすいタスク管理ツールが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、仕事で使えるタスク管理ツールの選び方や、無料で使い始められるおすすめツール・アプリを中心にご紹介します。
- 無料で使い始められるタスク管理ツールを比較検討したい
- タスクが整理できず、シンプルで使いやすい管理方法を探している
- 自分に最適なWebタスク管理ツールの選び方が知りたい
という方はこの記事を参考にすると、仕事のタスクがスムーズに整理できるようになるうえ、自分に合った最適なタスク管理ツール・アプリを選べるようになります。
目次
個人向けと仕事向けのタスク管理の違い
個人向けと仕事向けのタスク管理の大きな違いは、管理すべき情報量と共有の前提が異なる点にあります。
個人向けのタスク管理では、自分の予定ややるべき作業を整理することが中心で、シンプルなリスト形式でも十分に対応可能です。一方、仕事向けでは複数人でタスクを共有し、担当者・期限・進捗・関連資料を一元管理する必要があります。
個人であれば、「今日やるべきこと」をアプリに書き留めるだけでもタスク管理が可能です。しかし仕事では、「誰が・いつまでに・どの順番で・どの資料を使いながら進めるか」をチーム全体が確認できなければ、抜け漏れや引き継ぎミスが発生します。
そのため、仕事で利用する場合には、チームメンバーが同じ情報を見ながらタスクを把握できる仕組みが整っているツールを選びましょう。
仕事向けタスク管理ツール・アプリ選びの3つのポイント
ここでは、仕事で使うタスク管理ツールを選ぶ際に必ず押さえておきたい3つのポイントを紹介します。タスクが整理しきれず、チームでの管理に課題を感じている方は必見です。（1）誰でも使えるシンプルな操作性か
まずは、誰でも迷わず使えるシンプルな操作性を備えているツールかが重要です。
たとえば、タスクの登録手順が複雑なツールを導入すると、操作に慣れていないメンバーが入力を後回しにしてしまい、結局タスクが更新されません。さらに、クリック数が多かったり、設定項目が多すぎたりすると、日々のタスク更新に時間を取られ、管理そのものが負担になります。
そのため、初めて使うメンバーでもすぐに操作でき、必要な機能がすぐに見つかるシンプルなツールを選び、継続的なタスク管理につなげましょう。
（2）チームの進捗を共有しやすいか
次に、チーム全員が進捗を把握しやすいになっているかを確認しましょう。
仕事では、タスクの担当者・期限・完了状況を共有しなければ、抜け漏れや重複の発生につながります。たとえば、リアルタイム更新しやすく、チーム全員が同じ画面で状況把握できれば、「誰がどこまで進んでいるのか」を確認する時間を削減できます。
したがって、一覧画面でタスクが共有できたり、通知機能で更新を瞬時に把握できたりと、チームの情報共有を前提としたツールを選ぶことが重要です。
（3）タスクをひと目で見える化できるか
最後に、タスク全体をひと目で見える化できる機能を備えているかを確認しましょう。
仕事では複数のタスクが並行して進むため、「今取り組むべき作業」が分からなくなるケースがあります。たとえば、一覧化されたタスクを、優先度や期限が近い順に並べ替えられる機能があれば、全体の流れを把握しながら作業の順序を判断できます。
タスクの優先順位を見誤るリスクを抑えられるため、視覚的に整理できる機能を持つツールを選ぶのが効果的です。
仕事で使えるおすすめのタスク管理ツール・アプリおすすめ4選
以下では、無料で使い始められる、仕事におすすめのタスク管理ツール・アプリをご紹介します。
タスク管理ツールを導入すると、自身のタスクだけでなくチームの作業状況も全体で共有しやすくなります。しかし、機能が多すぎたり操作が複雑だったりすると、入力が追いつかず、結局タスク管理が形骸化してしまうケースも少なくありません。
そのため、「日々の作業をなるべく手間なく記録でき、タスクに関係する情報もひとつの場所に整理できるツール」を選ぶことが重要です。入力のしやすさと情報のまとまりが確保されていれば、チーム全体でのタスク管理がしやすくなります。
したがって、仕事で使うべきタスク管理ツールは、情報を1か所にまとめられて導入した日からすぐに使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockは、情報共有に必要な機能だけが過不足なく備わっており、初めて使う人でも迷わず「タスク」を登録できます。さらに、タスクと関連する「ノート」や「メッセージ」も同じ場所で扱えるため、「情報がどこにあるのか分からない」という状況を防ぎやすいのも特徴です。
【Stock】タスクと情報をまとめて管理できるツール
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Trello】カンバン方式で進捗が直感的に把握できるツール
Trelloの特徴
- ドラッグ＆ドロップで直感的に使える
- カンバン方式でチーム全体の状況が一目で分かる
カード（タスク）をドラッグするだけでステータスを変更でき、ITツールに慣れていない人でもすぐに運用を開始しやすい点が特徴です。
「To Do」「Doing」「Done」のように工程ごとにタスクを並べられ、ボードを開くだけで誰の作業がどこまで進んでいるかをすぐに把握できます。
Trelloの機能・使用感
- カード内に必要情報を集約できる
- 自動化機能「Butler」で作業を効率化できる
期限、チェックリスト、担当者、添付ファイルを1つのカードにまとめられるため、情報が散らかりにくい仕様です。タスクごとに必要資料をまとめておきたいプロジェクト管理に便利です。
特定の条件でカード移動・期限設定・コメント追加が自動実行されるため、ルーティンタスクを手作業で整理する手間を減らせます。
Trelloの注意点
- タスクが増えるとボードが見づらくなりやすい
- スマホで一覧確認できるウィジェットがない
カンバン方式は直感的な反面、大量のカードを並べるとスクロール量が増え、整理しないと視認性が落ちてしまう点には注意が必要です。
利用しているユーザーからは「モバイルアプリに、ボード内のカードを一覧でリスト確認できるウィジェットがなく不便。」という声があります。（参考：ITreview）
Trelloの料金体系
- FREE：$0
- STANDARD：$6/ユーザー/月（月払い）
- PREMIUM：$12.50/ユーザー/月（月払い）
- ENTERPRISE：〜$17.50/ユーザー/月
【Asana】豊富なテンプレートも備わったアプリ
Asanaの特徴
- 多様な業務に対応できる柔軟性と拡張性
- テンプレート&自動化でセットアップが簡単
Asanaはタスク管理だけでなく、プロジェクト管理・ワークフロー管理まで対応できるワークマネジメントツールです。個人利用から大規模なチーム運用まで幅広く使えます。
あらかじめ用意されたテンプレートを利用すれば、プロジェクトやタスクの構成をゼロから考える必要がありません。ワークフロービルダーやAI支援といった自動化機能も備わっていて、繰り返し作業の効率化に役立ちます。
Asanaの機能・使用感
- 複数の表示形式でタスクを管理できる
- カスタムフィールドやフォームで情報を整理できる
リストビュー、ボード（カンバン）ビュー、カレンダー、タイムラインといったさまざまな視点でタスクやプロジェクトを可視化できます。複数タスク・複数メンバーで動くプロジェクト管理に便利です。
タスクに対して「優先度」「担当部署」「予算」といった独自のフィールドを追加でき、さらにフォーム経由で依頼や申請を受け付けることも可能です。複数の情報軸でタスクを管理したいときに役立ちます。
Asanaの注意点
- 小規模チームには費用負担が大きい
- 高機能なため使いこなすのが大変
機能は強力ですが、チーム利用を前提とした料金体系のため、チーム規模によっては負担に感じやすいです。
利用しているユーザーからは「ツールの入力漏れをチェックしたり、使い方を直す担当者が必要になり、Asanaを正しく使わせること自体が業務になってしまう」という声があります。（参考：ITreview）
Asanaの料金体系
- Personal：0円/ユーザー/月
- Starter：1,475円/ユーザー/月
- Advanced：3,300円/ユーザー/月
- Enterprise：要問い合わせ
- Enterprise+：要問い合わせ
【Google ToDo リスト】Googleサービスと連携できるアプリ
Google ToDo リストの特徴
- Googleサービスとの連携がスムーズ
- シンプルな構造で操作に迷わない
GmailやGoogleカレンダー、Google Keepといったサービスと連携しています。メールからタスク化したり、予定と一緒にタスクを確認できるため、日常的にGoogleサービスを使う人に便利です。
「リスト」「タスク」「サブタスク」のみのシンプルな階層構造のため、複雑な設定が必要なく、誰でも直感的に使えるのが特徴です。
Google ToDo リストの機能・使用感
- Googleカレンダーと予定・タスクを一元管理できる
- Gmailからワンクリックでタスク化が可能
Googleカレンダー上にタスクが表示されるため、予定とタスクの把握がしやすく、行動計画をまとめて確認できます。スケジュールとタスクを同時に管理したい場合に便利です。
Gmailの画面右側からそのままタスク追加ができ、重要なメール内容を忘れずに管理できます。メール起点で動く業務が多い人に適した機能です。
Google ToDo リストの注意点
- 複数人でのプロジェクト管理には向かない
- 細かい分類・整理をしたい場合は物足りない場合も
タスク管理に特化したミニマルな機能構成のため、ガントチャート、カンバン、ワークフローのように本格的なプロジェクト管理機能は備わっていません。
「リスト」「タスク」「サブタスク」というシンプルな階層のみのため、複雑なカテゴリ分けやタグ管理を使いこなしたいユーザーには不向きです。用途が増えるほど整理しづらく感じるケースもあります。
Google ToDo リストの料金体系
Googleにアカウントを登録すれば無料で利用できます。
＜比較表＞仕事におすすめのタスク管理ツール・アプリ4選
以下は、仕事におすすめのタスク管理ツール・アプリ4選です。
| Stock【おすすめ】 | Trello | Asana | Google ToDo リスト | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
タスクと情報をまとめて管理できるツール |
カンバン方式で進捗が直感的に把握できるツール |
豊富なテンプレートも備わったアプリ |
Googleサービスと連携して管理できるアプリ |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| メッセージ機能 |
【〇】 |
【×】※コメント機能はあり |
【×】※コメント機能はあり |
【×】 |
| タスクの絞り込み機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 注意点 |
5名以上での利用が前提 |
タスクが増えるとボードが見づらくなりやすい |
高機能なため使いこなすのが大変 |
複数人でのプロジェクト管理には向かない |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは$6/ユーザー/月～ |
・無料プランあり
・有料プランは1,475円/ユーザー/月～ |
・無料 |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Trello」の詳細はこちら |
「Asana」の詳細はこちら |
「Google Todo リスト」の詳細はこちら |
上記を参考に、自社にあったツールを選びましょう。
仕事ではエクセルよりもタスク管理ツール・アプリを使うべき理由
ここでは、仕事においてエクセルではなくタスク管理ツール・アプリを使うべき理由を3つに分けて解説します。エクセル管理に限界を感じている方は、以下のポイントをもとにツールとの違いを比較してみましょう。
理由1｜複数人での進捗共有がスムーズになる
エクセルよりもタスク管理ツール・アプリを使うべき1つ目の理由は、複数人での進捗共有が圧倒的にスムーズになるためです。
エクセルでは更新の重複によってどれが最新か分からなくなったり、入力ルールの違いで整合性が失われやすいです。その点、タスク管理ツールなら担当者・期限・ステータスが同じように反映されるため、全員が情報をスムーズに確認できます。
共有作業にかかる手間を減らし、状況把握のズレを防ぐためにも、チームで使う場合はエクセルより専用ツールが適しています。
理由2｜タスク管理に必要な機能が揃っている
エクセルよりもタスク管理ツール・アプリを使うべき2つ目の理由として、タスク管理ツールには仕事に必要な機能が揃っていることが挙げられます。
エクセルの場合、ガントチャートを自作したり、変更のたびに日付や依存関係を手作業で調整したりする必要があり、期限通知も自動化できません。一方、タスク管理ツールならガントチャート・期限通知・コメントが最初から連動し、管理の手間を減らせます。
タスクにまつわる管理作業を自動化したい場合は、元から機能が備わったツールを活用することが効果的です。
理由3｜更新作業の手間が減り、抜け漏れを防げる
エクセルよりもタスク管理ツール・アプリを使うべき3つ目の理由は、更新の負担を減らしつつ、抜け漏れを確実に防げることです。
エクセルでは、タスクの追加・変更・ステータス更新をすべて手入力で行う必要があり、作業が増えるほど入力ミスや更新遅れも起こりやすいです。一方、タスク管理ツールならボタン操作でステータス変更やコメント追加ができ、日々の更新をスムーズに進められます。
そのため、チーム全体のタスク状況を常に最新の状態に保ちやすく、抜け漏れを抑えられます。
タスク管理が上手い人の特徴
ここでは、仕事のタスク管理が上手い人に共通する3つの特徴を解説します。「タスクが整理できない」「いつも予定が後ろ倒しになってしまう」と感じている方は、以下のポイントからタスク管理を見直してみましょう。
仕事の可視化ができている
タスク管理が上手い人は、抱えている仕事を過不足なく可視化できているのが特徴です。
担当業務をすべて書き出し、期限・担当者・進捗といった項目を明確に整理していれば、今やるべき作業がひと目で判断できます。さらに、進捗を定期的に更新する習慣があるため、予定のズレや遅延も把握しやすい仕組みができています。
タスクの全体像を把握できれば、思い込みによるタスク漏れや作業順の誤りも未然に防ぎやすくなるのです。
タスクの優先順位づけが習慣化している
タスク管理が上手い人は、優先順位の判断を日常的に行っています。
たとえば、「緊急度」「重要度」「依存関係」の3つを踏まえて順番を決めれば、取り組むべき作業に迷いが生じません。また、予定が変更された際も優先度の再整理をすぐに行うため、全体のタスク進行が滞りにくくなります。
優先順位づけを習慣化すれば、限られた時間でも効率よく仕事を進められるようになるのです。
ツールや仕組みを使い分けている
タスク管理が上手い人は、目的に応じてツールや仕組みを使い分けています。
たとえば、アイデアやメモはスマホのメモアプリで記録し、複数人で進める案件はタスク管理ツールで進捗共有するといったように、用途ごとに管理方法を変えています。また、通知機能やガントチャートといった、作業を補助する仕組みを積極的に活用している点も特徴です。
自身の業務内容に合うタスク管理方法を選べれば、無駄な作業を減らせるうえ、抜け漏れも防げます。
仕事で使えるタスク管理ツール・アプリのまとめ
これまで、タスク管理ツールの選び方やおすすめツール・アプリ、エクセルよりもツールを使うべき理由を中心にご紹介しました。
タスク管理を適切に行うには、担当者・期限・ステータスを可視化し、情報をリアルタイムで共有できる仕組みが欠かせません。しかし、機能が充実していても操作が複雑なツールでは、情報更新そのものが負担になります。
そのため、チーム全員が同じ形式で情報を見られて、タスクの登録・更新・共有を直感的に行えるツールが、仕事におけるタスク管理ツール・アプリの最適解といえます。
結論、仕事に必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも迷わず使えるタスク管理ツールは「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、タスクが抜け漏れしにくい環境を整えて、チーム全体の仕事をスムーズに進められる状態を実現しましょう。
