2017年11月に日本語化されたことが話題になったSlack。
 
今までは主にIT業界・エンジニアの方が利用しているイメージですが、それ以外の業種の方も徐々に興味を持ち始めているのではないでしょうか。
 
Slackのようなチャットツールを使うと気になるのが、タスク管理の方法ですね。現在のところ、Slackにタスク管理の機能はついていませんが、今回はSlackを使いながらタスク管理もうまくできる方法をご紹介させていただきます。
 
うまくSlackを使いこなすことで、業務効率を上げていきましょう。

 


「チャットだと流れていき、ファイル共有だと面倒くさい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
https://www.stock-app.info/

Slackとは?

まず、そもそもSlackとは何なのかについて、確認しておきましょう。

Slackのトップページ

「Slack(スラック)」Where work happens

https://slack.com/intl/ja-jp

■Slackの特徴

1.他のサービスと連携させることができる
 例えば、タスク管理ツールと連携させれば、タスクの作成や完了の通知をSlackで流すことができるようになります。
 
2.カスタマイズ性が高い
 オリジナルの絵文字を作れたり、botを利用できたりと、自分好みのスペースにすることが可能です。

■Slackの主な機能

チャット

Slackのチャット画面

テキストメッセージに加え、絵文字、ファイル添付はもちろんのこと、スラッシュコマンドを利用することもできます。
ファイル共有

Slackのファイル共有画面

チャットに添付されたファイルを一覧で閲覧することができます。

■Slackの導入費用

Slackの料金プランページ

Slackは無料で使うことができますが、過去のメッセージの検索可能数を多くしたり(無料プランでは、10,000件まで)、Slackと連携できるサービスの数を増やすには、有料プランの契約が必要になります。
有料プランは、月額(1人あたり)で850円〜になります。
 
関連記事: Slack(スラック)とは?特徴から使い方まで0から解説!
 


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タスク管理が上手くいかない理由

①タスクを振られても流れていってしまう

誰かから依頼を受けた場合、そのままにしておくとその情報が流れていってしまいます。
そのため、依頼内容をどこかに残しておき、タスクとして設定しておくことで漏れを防止することができます。

②手間がかかり面倒くなってしまう

タスク管理をするためには、タスクの入力、進捗がある度に更新、終わったら完了にする、等入力作業そのものに時間がかかってしまいます。
タスクが無事にスケジュール通り進んでいるのか定期的にチェックし、遅れていたら対策を考えるなど、タスク管理をするための「管理」が必要になります。
 
入力作業や管理そのものが面倒くさくなってしまって、タスク管理に抵抗を感じてしまうようになるかもしれません。

③タスクに関連する情報をまとめることができない

Slackのメッセージ上で様々なやり取りをしている場合、タスクに関するやり取りもその中で行われるかと思います。
その場合、やり取りの情報をまとめておくことができないため、後から振り返ることが難しくなってしまいます。
 
タスク管理をすることで、タスクの内容と関連した情報をまとめて残すことができるため、確認が簡単になります。

④タスクの期限通知を受けれない

せっかくタスクとして分かるようにしたとしても、期限が分からなければ意味がありません。
印をつけるだけでなく、期限前に通知を受けるようにすることで、いつの間にか期限を超えてしまうことを防ぐことができます。
 
関連記事: タスク管理が苦手な原因とは?克服するためのポイントをご紹介


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Slackでタスク管理をするメリット

Slack上で紐付けが可能

Slackで行われているやりとりと紐付けてタスク管理ができます。
詳細な方法は以下で解説しますが、Slackで振られたタスクをそのままタスクとして残すことができたり、タスク管理専用のチャンネルを作ることでチャットと混同せずタスク管理ができます。
 
タスク管理のためにいちいち他のアプリを開かなくてもいいのため、手間をとりません。

過去の情報を共有できる

Slackは後から入ったメンバーでも過去の情報を見ることができます。
情報がSlackにあれば、検索機能を活用することで過去の情報を詳細に確認することができます。
 
過去にどのようなタスクがあったのか、タスクのメモにはどのような注意点があるのか知ることができます。
 
関連記事: ToDoリストの管理ツールおすすめ11選!ポイントは共有・通知・繰り返しができるか!


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Slackでタスク管理する4つの方法

Slackでは、タスク管理専用の機能はありませんが、既存の機能を使って代用することが可能です。

ポストを使う

Slackでは「ポスト」と呼ばれる、Slack上で直接書式付きドキュメントを作成し、共同で編集や共有がすることができる機能があります。
 
ポストの使い方は、PC版Slackで(スマートフォンでは使えません)メッセージ入力左下にある「⚡️」マークをクリックします。
その次に「ポストを作成する」を選択し、チェックボックスを使うなどしてタスク管理が行えます。
 
また、共同で編集が可能なので、議事録としても使用できる汎用性の高い機能となっています。

Slackの機能を使う(スター・ピン留め・タスク専用のチャンネル)

①スターをつける
タスクを割り当てられたメッセージにスターをつけておくことで、「スター付きアイテムリスト」からスターをつけたメッセージだけ絞り込みをすることができるので、タスク管理として利用することができます。
 
・メッセージにカーソルを合わせ、メニューからスターを付けることができます。

Slackのメッセージにスターをつける

 
・画面右上のスターマークをクリックすると、スターが付いたメッセージのみ確認することができます。

Slackのスター付きメッセージの表示画面

 
②メッセージをピン留めする
①と同様にメッセージをピン留しておくことで、後からピン留めしたメッセージだけ絞り込みをすることができるので、タスク管理として利用することができます。
 
・メッセージにカーソルを合わせ、メニューからピン留めすることができます。

Slackのメッセージにピン留めをする

 
・画面上部のピンマークをクリックすると、ピン留めしたメッセージのみ確認することができます。

Slackのピン留めしたメッセージの表示画面

 
③タスク管理専用のチャンネルを作る
To-Doリスト専用のチャンネルを作り、そこでタスクに関するやり取りとすることで、他のメッセージと混ざることがありません。また、①②を併用することで、1つのチャンネルでタスクの内容を全て把握することができるようになります。
 


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botを使う

①タスク管理用のbotを作る
もし、技術的に可能であればタスク管理用のbotを作ってみるのもいいかもしれません。
コマンドを使い、タスクの登録・タスク一覧の表示など、独自に作ることで、自社にマッチしたものを作ることができますし、カスタマイズもできるようになります。
 
②既存のbotを使う
@must-readというbotを使うことで、メッセージをタスク化することができます。

must-readのトップページ

「@MUST-READ」

https://finalem.com/must-read

例えば、@must-readをつけて誰かにメッセージを送ると、メッセージが相手のread-listへ追加されます。
後から、read-listを確認することができますので、タスク一覧として、利用することができます。
 

リマインダーを使う

①ショートカットメニューを使う
・チャンネルかダイレクトメッセージには「⚡️」稲妻アイコンがあります。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

・稲妻アイコンをクリックすると、「自分自身にリマインダーを作成する」があるのでタップすると、「いつ」「時間」「説明」の項目があるので、設定したいタスクの詳細を入力します。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

・すると、「いつ」「時間」「説明」の項目があるので、設定したいタスクの詳細を入力します。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

 
作成が完了すると、時間を指定すると指定した時間に、時間を指定しないと指定した日の午前9時にSlackbotからリマインダーのメッセージが送られます。
 
 
②メッセージからリマインダーを設定する
<パソコンからのやり方>
・メッセージかファイルにマウスポインターを重ね、「その他」をクリックします。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

・「後でリマインドする」が設定できるので、時間枠を設定します。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

 
<スマホ・タブレット端末からのやり方>
・メッセージかファイルをタップし、長押しすると「リマインダーを設定」が出てきます。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

・タップするとリマインドしたい時間を設定できるので、設定します。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

 
時間の指定が完了すると指定した時間にSlackbotからメッセージに関するリマインダーが送られてきます。
 
③/remind(スラッシュコマンド)を使う
・メッセージフィールドに「/remind」を入力すると、自分や他のメンバーにリマインダーを設定することができます。
・「/remind[@マンバー/#チャンネル] [内容] [時間]」というリマインダーの入力形式のテンプレートが出てくるので、@でメンバーを指定、又は、#でチャンネルを指定し、内容と時間を入力しましょう。

Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

 
ここでの注意点は、時間を設定する時には英語で設定するということです。
例えば、16時に毎日通知したいときには「16:00 everyday」、
月曜にの9時にに設定したいときには「9:00 monday」と設定するようにしましょう。


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slackと連携できるタスク管理ツール

他ツールを使うことで、タスク管理がしやすくなります。Slack上でのやり取りだけでは、重要な情報やタスク化したい情報が流れていってしまうので、それらの情報をうまく管理する必要があります。

 

ここでは、情報の蓄積・タスク管理に最適なツールをご紹介させていただきます。

Stock


Stockのトップページ

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

https://www.stock-app.info/

Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、ITに詳しくない60代の方が説明なしで使いこなせているほど、とにかくシンプルなサービスです。

■Stockの特徴

1.ノートに作業依頼内容を記載することができる
誰でも簡単にノートを作成することができます。ノートには、メンバーへの作業依頼を書くことができます。
 
2.ワンクリックでタスク内容を設定
ノートに記載した作業依頼内容に対して、ワンクリックでタスク内容を設定することができるため、タスク漏れを心配する必要がありません。
 
3.メンバーのタスクも一覧で確認できる
自分のタスクはもちろんのこと、メンバーのタスクやその期限も一覧で確認することができます。

■Stockの主な機能

ノート機能

Stockのノート画面

メンバーへの作業依頼などを簡単に書くことができます。
テキストだけでなく、画像やファイルもドラッグ&ドロップで簡単に添付することができ、ファイルの中身もweb上でプレビューすることができます。
タスク一覧

Stockのタスク管理画面

メンバーや自分のタスクを一覧で手軽に管理することができます。
個人的なタスクはもちろんのこと、メンバーのタスクも一覧で簡単に管理できるのがポイントな機能です。
コメント

Stockのメッセージ画面

ノートに記載した作業内容に関するやり取りをすることができます。
色々な話題が混在することなく、作業依頼に関するやり取りだけすることができるので、余計なストレスから解放されます。

■Stockの導入費用

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockは無料プランでも、ほとんどの機能を利用することが可能です(無料で利用できる期間制限もありません)。
無料プランの範囲内以上に使いたい場合でも、1人月額400~500円程度という非常に手頃な価格で利用することができます。

<Stock利用ユーザーの声>

Stockを使って効果的なタスク管理をしている実際の利用ユーザーの声をご紹介いたします。
 
こちらのユーザーさんは、タスク管理機能を持つチャットツールや、エクセル等でのタスク管理を試してきました。しかし、チャットツールのタスク管理は直観的でなく全くタスク管理できるイメージが湧かず、簡単にタスク管理ができるツールを探されていました。
 
そのような中、Stockを導入することで、他ツールのように単にタスク作成するだけでなく、例えば議事録にワンクリックでタスクを簡単に紐づけることが出来るため、今までの悩みが驚くほど解消されたということです!
 
 
 


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Trello


Trelloのトップページ

「Trello(トレロ)」

https://trello.com/

Trelloは、タスクが「カード」となり、かんばん方式でタスク管理ができるツールです。
まるでふせんのように貼ったりはがしたりすることができ、直感的に操作することが可能です。
Trelloは、Slackやchatwork, Google カレンダーと連携することができます。連携することで、簡単にタスクが追加できるようになり、作業効率をあげることができます。

■Trelloの特徴

1.かんばん方式でのタスク管理
 1つのタスクが「カード」として「ボード」と呼ばれる場所で、未着手、着手、完了といった「リスト」に移すことで進捗を管理することができます。
 
2.直感的に操作できる
 タスクをドラッグ&ドロップで移動できることや、シンプルな画面構成になっているので、初めての人も安心して使いこなせるようになります。

■Trelloの主な機能

タスク管理

Trelloのタスク管理画面

タスクが「カード」になり、簡単に移動することができるので、タスク管理がしやすくなります。
タスクの進捗度に合わせて未着手、着手、完了の「リスト」を作ることによって、それぞれのタスクの進捗度も一覧で見ることができるので、自分好みのタスク管理ができるようになります。
これだけ簡単にタスク管理ができると、タスク管理を苦と思わずに楽しくできそうです。

■Trelloの導入費用

Trelloの料金プランページ

基本的な機能は無料で使用することができます。
しかし無料プランだと、連携できるアプリが1つまで、タスクに添付できるファイル容量が10MBまで、チームボードは10件まで、といった制限があるので、制限なく使用したい場合には有料プランの方がいいでしょう。
 


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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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Jooto


Jootoのトップページ

「Jooto」|タスク・プロジェクト管理ツール

https://www.jooto.com/

Jootoは、タスクごとにカードを作成し管理していく、かんばん方式のタスク管理ツールです。
Trelloと同じように、ドラッグ&ドロップでカードを移動させることができるので、簡単に使うことができます。

■Jootoの特徴

1.タスク管理に必要な基本的な機能が揃っている
 タスクをカテゴリー別に分類したり、タスクに様々なファイルを添付することもできます.
また他のツールでは有料であることも多い、ガントチャートも無料で見ることができます。
 
2.カラフルで見やすい画面
 Jootoの特徴の1つとしてカラフルであることが挙げられます。
 タスクに色をつけて分類したり、ボード画面も色が分けられていて、とても見やすくなっています。

■Jootoの主な機能

タスク管理

Jootoのタスク管理画面

JootoはTrelloと同じように、タスクをカードで管理するかんばん方式をとっているので、直感的に利用することができます。
ドラッグ&ドロップでふせんを貼ったりはがしたりするようにタスクの管理をすることができます。

■Jootoの導入費用

Jootoの料金プランページhttps://www.jooto.com/pricing/

4ユーザーまでなた無料で使うことができます。しかし、容量が100MBと少ないので、個人向けの利用となってしまうでしょう。
チームで使うには500円/月のスタンダードプランか、よりセキュリティが強化した980円/月のエンタープライズプランがおすすめです。
 


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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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Backlog


Backlogのトップページ
https://www.backlog.jp/Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

Backlogは、タスク管理とチームの情報共有に強みを持つ、プロジェクト管理ツールです。
導入先としては、IT業界を中心として、広告代理店や新聞社など様々な業界で使われています。

■Backlogの特徴

1.状況に合わせて進捗管理が可能
 ガントチャートでタスクを可視化、かんばんボードでタスクを管理する、スマホアプリでちょっと確認することもできるので、必要な状況に応じてタスク管理をすることが可能です。
 
2.チーム内でのコミュニケーションを促進
 単なるタスク管理ツールとしてではなく、コメント機能や、絵文字の採用、柔らかい色使いのUIが特徴です。
 ITツールの使用への抵抗感を軽減し、誰でも使いやすいコミュニケーションツールとしても活躍してくれます。

■Backlogの主な機能

タスク管理

Backlogのタスク管理画面

「カンバンボード」機能では、各タスクごとの進捗と担当者・期限を可視化でき、ドラッグ&ドロップでステータスを変更できます。
さらに、有料版ではガントチャートでタスクのスケジュールを可視化することができるので、プロジェクトに合わせて管理方法を変えることができます。

Wiki機能

BacklogのWiki画面

「Wiki機能」では社内の情報の一元管理を可能とします。
例えば、会議の議事録、マニュアル、開発要件など、複数人で共有したい情報をWikiにアップすることで、誰でも簡単に投稿・編集でき、情報が散乱するのを防ぐことができます。
そして検索すればすぐに出てくるので、作業の手間も減らすことが可能です。

■Backlogの料金

Backlogの料金プランページ
https://www.backlog.jp/Slackでタスク管理に困っていても大丈夫!タスク管理に困らない3つの方法!

フリープランでは、1プロジェクトのみ10人、容量は100MBまでの利用となっています。
またガントチャートの利用もフリープランではできません。
2,400/円のプランは個人での利用が想定されているので、ビジネスでの利用は11,800円〜/月のプランが良さそうです。
 


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これ以上なくシンプルなツールで、チーム内の情報共有にストレスがなくなります。
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Asana


Asanaのトップページ

「Asana(アサナ)」|Asanaを使ってチームの仕事、プロジェクト、タスクをオンラインで管理

https://asana.com/ja/

Asanaは、SlackやGoogleカレンダーなどの100以上もの有名アプリと連携ができる、タスク管理をするツールです。
社内にどのようなプロジェクトがあり、誰がどのように進めているのかが分かるようになり、「チームの動きを見える化」できる機能が備わっています。

■Asanaの特徴

1. タスク管理のレイアウトが選べる
タスクを縦に一覧化し、完了したら消化する「リスト形式」、未着手・実行中・完了といった縦列にタスクが書かれたカードを追加していく「かんばん方式」からタスク管理のレイアウトを選ぶことができます。
ガントチャート形式タスクを表示することも可能です。
 
2. 豊富な連携機能
Asanaと連携できるアプリは100を超え、Slack、Dropbox、Instagantt、Googleドライブなどのツールと連携できるので、仕事の効率化を促進します。

■Asanaの主な機能

タスク管理

Asanaのタスク管理画面

「リスト形式」と「ボード形式」からタスク管理の好きなレイアウトを選ぶことができます。
登録したタスク同士の依存関係も設定でき、整合性がとれなかった場合はアラートが出ます。
ガントチャートで表示された際には、線で接続された状態で見ることができます。
コミュニケーションツール
Asanaのチャット画面
チーム・プロジェクトごとにスレッドを立ててチャットをする方法、タスクにコメントをつける形でチャットする方法があります。
いちいちコミュニケーションツールを使わなくてもチャットが可能になるので、効率的に仕事を進めることが可能になります。

■Asanaの料金

Asanaの料金プランページhttps://asana.com/ja/pricing

Asanaは、無料プランでも無制限のタスク・プロジェクト・ファイルストレージ(1ファイル100MBまで)を15人まで利用することができます。
メンバーを増やしたい、マイルストーンの設定がしたい、高度な検索とレポート機能などを利用したい場合は、1,200円〜/月の有料プランにする必要があります。
 


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Todoist


Todoistの料金プランページ「Todoist(トゥドゥリスト)」To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用

https://ja.todoist.com/

Todoistは、あらゆるデバイスで手軽に「やることリスト」を登録できるタスク管理ツールです。
簡単な操作でタスクの登録や進捗管理ができます。

■Todoistの特徴

1.タスクの階層化・優先順位付けが簡単にできる
 プロジェクト・タスクの階層化の設定ができるので、どんなに多くのタスクがあっても綺麗に整理することができます。
 また、優先度の高いタスクには色をつけることができ、最も優先度の高いタスクは一番上に表示されます。
 
2.気軽にタスクを共有できる
 Todoistを使っている他のメンバーとプロジェクトを共有して、タスクを割り当てることができます。
 またタスクが振ってきた側にも通知が届くので、気軽に共有することが可能となります。

■Todoistの主な機能

タスク管理

Todoistのタスク管理画面

タスクを階層化して、優先順位をつけて管理できます。
またリマインダー機能がついているので、重要なタスクの漏れを防ぐことができます。

■Todoistの導入費用

Todoistの料金プランページ

無料プランでも十分に使いこなすことができます。
しかし、無料版では最大80プロジェクト、1プロジェクトあたり5人までの利用となるので、ビジネスでの利用であるならば、338円〜/月の有料プランの方が使いやすいでしょう。
 


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Wrike


Wrikeのトップページ

「Wrike」|仕事管理のための優れたソリューション

https://www.wrike.com/ja/

Wrikeは、GoogleやAmazonなどを含めた、世界中で18,000社で導入されているプロジェクト管理ツールです。

■Wrikeの特徴

1. 4つのタスクのレイアウト方式から選べる
 「リスト方式」「かんばん方式」「テーブル方式」「ガントチャート」(有料プランのみ)の4つのレイアウトからタスク管理ができるので、場面ごとに使い分けることが可能です。
 
2. プロジェクトを横断してタスク管理ができる
 多くのプロジェクト管理ツールでは、複数プロジェクトが同時進行している場合、それぞれのワークスペースを行ったり来たりしていたかと思います。
 しかしWrikeでは、プロジェクトを横断してタスク管理ができるので、効率が上げることが可能となります。

■Wrikeの主な機能

タスク管理

Wrikeのタスク管理画面

レイアウトは「リスト方式」「かんばん方式」「テーブル方式」「ガントチャート」から選ぶことができます。
例えば、タスク追加のときは「リスト」スケジュール確認は「ガントチャート」と選ぶことができるため、好みのビューで管理できるのが嬉しいです。
ファイル共有

Wrikeのファイル共有画面

Wrikeではファイルをオンランで編集することができます。
そのため、チームメンバーで1つのファイルを編集する際の、「どれが最新版か分からない」「古いファイルに書き込んでしまった」ということがなくなります。
GoogleドライブやDropboxと連携することができるので、作業効率を高めることができます。
Google DriveやDropboxとの連携をすると、どこにあるファイルでも簡単に共有することができます。

■Wrikeの料金

Wrikeの料金プランページ

Wrikeは、5人まで無料で利用することができます。
しかし、無料プランではガントチャート機能やサブタスク機能、タイムトラッキング機能を利用することができません。
有料プランは1人あたり9.8ドル/月と他のツールに比べて導入費用が高いのでしっかり検討して導入しましょう。
 


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Smartsheet


Smartsheetのトップページ

「Smartsheet」|企業の業績を達成するためのプラットフォーム

https://jp.smartsheet.com/

Smartsheetは、エクセルに似た操作性を持ち、誰でも簡単にタスク管理やガントチャート作成ができるツールです。

■Smartsheetの特徴

1. 仕事で使える数々のテンプレート
 Smartsheetでは簡単に資料が作れるように各種テンプレートが用意されます。
 1から作ると大変なタスク管理やガントチャートのテンプレートを使うことによって、作業の手間を軽減することができます。
 
2. 他社ツールとの連携
 Google G-SuitやMicrosoft Office、Slackなどのツールとの連携ができるため、導入の際に戸惑なく、スムーズにワークフローに追加することが期待されます。

■Smartsheetの主な機能

ガントチャート機能

Smartsheetのガントチャート画面

テンプレートを利用してガントチャートを簡単に作成することができます。
エクセルを操作するように、使いやすいように列をカスタマイズすることができる点が魅力的です。
また、それぞれのタスクに親子関係を設定することができるので、進捗の把握がしやすくなっています。

■Smartsheetの料金

Smartsheetの料金プランページ

Smartsheetは、個人プランでは1,550円/月、ビジネスプランでは一人当たり2,786円/月のプランがあります。
ビジネスでの使用はビジネスプランに必要な機能が入っているため、予算と相談し導入を検討する必要があります。
 


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関連記事: Slackと連携できるおすすめアプリ18選


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まとめ

いかがでしたでしょうか?
 
Slackにはタスク管理機能がありませんが、このような方法を使うことで簡単にタスク管理ができるようになります。
 
Slackでタスク管理ができないと困っていた場合には、今回ご紹介させていただいた方法でタスク管理をしてみてください!

 

関連記事: 【2021年最新版】タスク管理とは?チームで使える19個のオススメ管理ツールも徹底比較