社内の情報共有やコミュニケーションの活性化に貢献する「社内報」は、企業の情報発信のための手段のひとつであり、多くの企業で採用されています。社内報を継続的に発行し、全社で読む文化が浸透していれば、企業理念の浸透による組織の活性化や企業文化の醸成といった効果が期待できます。
 
しかし、定期的に社内報を発行しているものの効果を実感できておらず、作成した社内報を読んでもらえていないと悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、「読まれる」社内報に必要な作成ポイントを中心にご紹介します。
 
  • 社内報への関心を高めて「読まれる」社内報を作成したい
  • 社内報を効果的に運用するポイントを知りたい
  • 現在の社内報の運用方法に懸念があり、読了率の低さが課題となっている
という担当者の方はこの記事を参考にすると、「読まれる」社内報を作成する上で必要なポイントがわかり、効果的な社内報の作成に役立てることができます。


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社内報が「読まれない」理由

「読まれる」社内報を作成するためには、読まれない理由を理解しておく必要があります。そこで、以下では社内報が読まれない大きな2つの要因を解説します。

読みたいと思うコンテンツがない

内容が平凡で新鮮味に欠けるなど、読者の興味を引くコンテンツがないことが読まれない理由のひとつです。
 
社内報を実際に手に取ってもらい読ませるためには、読者が「面白そう」と思う内容を取り上げる必要があります。以前取り上げた企画の使い回しなど、すぐに内容が想像できてしまう企画を取り上げても読者の興味を引くことはできません。
 
読者にとって目新しい企画を採用するなど、読者目線に立ったコンテンツ作りを意識しましょう。

目的・ターゲットの設定が誤っている

目的・ターゲットの設定が誤っていて、読者にとって読む意味のないコンテンツが多いことも社内報が読まれない理由になります。
 
読者が社内報の内容を「自分のこと」と捉えられると、内容に関心を持たれやすいだけでなく集中して社内報を読んでもらえます。
 
社内報が読まれていない場合には「どのような目的を持って社内報を発行しているのか」「どのような悩みを持ち、誰に対しての社内報なのか」の目的やターゲットを今一度見直してみましょう。


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読了感を与える・読まれる社内報を作るためのポイント

ここからは、読まれる社内報作りに必要なポイントを解説します。読まれる社内報に不可欠な「読了感」を読者に与えて閲覧率を高めるためにも、以下の制作時のポイントを正しく理解しましょう。

自社に合った目的・ターゲット設定をする

目的・ターゲットの設定が誤っていると、記事の目的が理解されないうえに読者が読む必要性を感じないため、手に取ってもらえません。
 
社内報の内容を「自分のこと」として捉えてもらうためには、正確に社内の状況を判断し、なぜ・誰に向けて社内報を発行するのかを明確にする必要があります。
 
たとえば、目的を「既存メンバーと新入社員とのコミュニケーション活性化」、ターゲットを「上司・中堅社員」とすると、社内報に掲載された趣味嗜好などがコミュニケーションのきっかけとなる例が挙げられます。
 
目的・ターゲットの設定は社内報の軸にも影響する重要な要素です。社内報ごとに見直しをすると、ミスマッチな内容になるのを防いだり。「社内報を読んでくれない」という状況も回避できます。

「読みたくなる」企画を採用する

読者が読みたくなる企画を採用することも「読まれる」社内報作成に必要なポイントです。
 
たとえば、会社周辺のランチ情報の紹介など、純粋にコンテンツとして楽しめる企画は読者の誰でも関係がある内容なので多くの読者から「読みたい」と感じてもらえます。
 
「読まれる」社内報にするためには、読者が社内報の内容に関心を持つことが重要です。読みたくなるような企画を採用して読者が読むきっかけを作りましょう。

一方通行の情報発信にしない

社内報で一方通行の情報発信をしないことにも注意しなければなりません。
 
とくに、発信者側が読者ニーズを把握しきれておらず、読者のニーズから離れた内容ばかりを発信していると一方通行の発信になりがちです。このような社内報が発行され続けたとしても、社内報への興味・関心が生まれません。
 
そのため、読者のニーズを把握して「他人事」になりそうな内容を減らすことが必要なポイントです。対策として、発行後に効果測定をして内容の改善を図ったり、読者アンケートを用いたりすることで双方向的なコミュニケーションを促進しましょう。
 
このように、社内報を一種のコミュニケーションツールとして利用する意識を持つことが重要です。しかし、紙媒体の社内報では分析が難しいので、「Stock」のようにシンプルな情報共有ツールを活用し、Web社内報に切り替えるのもポイントです。

実務に役立つ内容を掲載する

実務に役立つ内容を掲載することも、読まれる社内報作りのために必要なポイントです。
 
社内報を読んでみて「役に立つ情報が載っている」と認識できれば、自然と手に取ってもらいやすくなります。経営理念の浸透を目的とした、社員紹介や経営陣のインタビューなどのコンテンツも重要ですが、読者である社員が読む意味を感じられなくては意味がありません。
 
読者が社内報を主体的に読みたくなるようなコンテンツを組み込むなどの工夫をして、「読みたい」と思わせることが求められます。

読者の気持ちを考慮する

社内報を読んだときに読者がどのような気持ちになるか考慮することも、社内報が読まれるために必要なポイントです。
 
読者の感情の強さと方向性を意識すると、読み終えてからの「読了感」が高まるため、次回以降の発行時に読んでもらいやすくなります。また、読者の気持ちを考慮すると、掲載する内容や表現の方向性を具体的にイメージできるのです。
 
読者の視点に立って、記事を読んだときに積極的に取り組む気持ちになれるか、「自分ごと」と捉えられる内容かを意識しながら制作しましょう。

読みやすさやレイアウトを考慮する

読者にとって社内報は「読みやすく」「わかりやすい」ものでなければならないため、読みやすさやレイアウトを意識した制作が求められます。
 
すべてがテキストのみで記載されたような「読みにくい社内報」はそもそも読まれません。したがって、見出しや目次を整えたり、画像や図を挿入して読みやすさやレイアウトを工夫したりすることが必要です。
 
とくに、ターゲットにマッチする「読者が読みたい情報」を構造化(話題をまとめたり、箇条書きを用いてわかりやすくすること)すると、内容を詰め込みすぎるあまり、重要な情報を読み飛ばすこともなくなります。


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簡単に社内報の作成から管理までができるツール

以下では、社内報の作成から管理までを簡単に行えるツールをご紹介します。
 
「読まれる」社内報に必要なポイントは「読了感」を与えることです。つまり、社内報の作成段階で、「読了感」を意識した構成を制作メンバー全員が共有できていなくてはなりません。
 
また、共有される側へも紙媒体で共有していれば一方通行の共有となり、紛失・廃棄の可能性も高くなってしまうのです。したがって、社内報を共有「する側」と「される側」の両者における情報共有を効率化するには、Web社内報への切り替えが必須となります。
 
ただし、社内報の作成・共有・管理を複数ツールで行うのではなく、社内報の作成・共有・管理までを「一括で誰でも簡単に行えるツール」を選ぶのがポイントです。
 
結論、効率的に「読まれる」社内報の運用ができるのは、シンプルな操作性で簡単に情報の作成・共有・管理ができる情報共有ツール:「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」や「フォルダ」を使えば、社内報に必要な情報共有や社内報自体の作成・共有・管理も簡単です。また、ノートに紐付いた「メッセージ」で話題が錯綜せず、社内報に関わるコミュニケーションもできる点がほかのツールにはない大きな特徴です。

Web社内報の作成から管理までを効率よく行えるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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「読まれる」社内報にするためのポイントまとめ

ここまで、社内報が読まれない理由と読まれるために必要なポイントをご紹介しました。
 
読者にとって面白いコンテンツがなく、目的のない社内報は発行しても読まれません。読まれる社内報にするためにも、必ず「読者」を想定して制作する必要があります。
 
そして、社内報にはさまざまな目的がありますが、経営に関わる大切な内容をはじめとした「全社で知っておくべき内容」などは、情報として正しく共有・蓄積される必要があります。つまり、社内報を基点とした情報共有を効率化するためにも、非効率な紙媒体ではなく”情報共有ツール”での管理が必須となるのです。
 
たとえば、今回ご紹介したStockのように、非IT企業の65歳以上のメンバーでもシンプルに情報管理ができる情報共有ツールを使えば、作成者と読者の両者にストレスをかけず「読まれる」社内報の作成・管理、情報共有までまとめて効率化させます。
 
無料登録は1分で完了しますので、ぜひ「Stock」を導入し、社内報運用を効率化させましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。