スケジュール管理は、業務の円滑な進行に大きく関わる重要な要素です。多くの顧問先を抱える弁護士でも、抜け漏れや予定のダブルブッキングがないように、スケジュール管理の徹底が不可欠です。
 
しかし、弁護士業でのスケジュール管理に課題を抱えており、トラブルになりかけた方もいるのではないでしょうか。
 
そこで今回は、弁護士のスケジュール管理における課題と、スケジュールの管理手段を解説します。
 
  • 弁護士のスケジュール管理における課題を解決したい
  • 効率的なスケジュール管理ができる手段を、自社に導入したい
  • スケジュール管理が属人化しており、他メンバーのタスクがわからず困っている
という方は今回の記事を参考にすると、弁護士のスケジュール管理における課題を理解しながら、最適な方法でスケジュール管理を徹底できるようになります。


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弁護士のスケジュール管理における課題

以下では、弁護士のスケジュール管理における課題を解説します。他業種でのスケジュール管理と比べ、弁護士のスケジュール管理には以下のような課題が存在します。

複数案件を並行して管理する必要がある

弁護士のスケジュール管理では、複数案件を並行して管理する必要があります。
 
日弁連が2014年に発表した「弁護士実勢調査(弁護士センサス)」によれば、弁護士が同時に抱える案件数は20~30件未満と答えた層が最も多く、約5割以上の弁護士が20件以上の案件を抱えていると分かります。
 
このように、弁護士は並行して業務が進むなかでも、抜け漏れなくタスクを遂行するために、抱える案件のすべてを把握する必要があるのです。

こまめに情報を共有する必要がある

弁護士のスケジュール管理では、こまめな情報共有が求められるのも課題です。
 
業務やスケジュールを弁護士ひとりで管理しているケースは少なく、事務員とスケジュールを管理するのが一般的です。しかし、スケジュールを調整する人数が増えると、共有漏れが生じやすくダブルブッキングの危険性が高まります。
 
このように、スケジュールの重複を防ぐため、弁護士はこまめに情報を共有する必要があるのです。そこでたとえば、ITツールを使って、リアルタイムで情報共有できる仕組みを取り入れると、円滑なスケジュール管理が実現します。


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弁護士のスケジュール管理で使われる手法

ここからは、弁護士のスケジュール管理で使われる手法を紹介します。それぞれメリット・デメリットが異なるので、自社にどの手法を導入するのが最適か見極めましょう。

(1)カレンダーや手帳

カレンダーや手帳にスケジュールを直接記載して管理する方法です。
 
パソコンやインターネット環境がない場所でも使えるので、今もカレンダーや手帳でスケジュールを管理している弁護士は多いです。しかし、カレンダーや手帳はリアルタイムの情報共有が難しく、事務員との間で共有漏れが生じてスケジュール重複などのトラブルに発展する可能性もあります。
 
このように、リアルタイムな情報共有の必要性が注目されている昨今では、カレンダーや手帳での管理は適していないと言えます

(2)Excel

Excelでの管理では、ガントチャートやマイルストーンなどを利用して、スケジュールの管理をします。
 
しかし、Excelでの管理では、データが共有しにくいデメリットがあります。「特定のフォルダ内に必ずファイルを格納する」とルールで決めたとしても、操作ミスによって関数が変わってしまったり、ファイルが無駄に分割されたりする可能性があるからす。
 
さらに、編集と保存のタイミングが重なると、入力したデータが適切に保存されない場合もあるのです。管理の正確性が求められる弁護士業において、データの保存漏れが発生しては「情報を正しく管理できている」とは言えません。

(3)ITツール

昨今、多くの弁護士事務所が選んでいるのが、ITツールによるスケジュール管理です。
 
ツールに登録したスケジュールをリアルタイムで共有できるため、ダブルブッキングなどのトラブルを未然に防げます。さらに、スケジュールだけでなく顧客情報などの情報管理もできるツールを選択すれば、日程調整だけでなく業務全体の効率化も図れます。
 
しかし、ツールによって利用できる機能や特徴には差があるので、導入するときは十分に検討し、最適なツールを選ぶ必要があります。とくに、士業の利用と親和性の高い「Stock」のようなシンプルなツールであれば、導入から運用までもスムーズです。


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弁護士のスケジュール管理に役立つおすすめのツール

以下では、弁護士のスケジュール管理に役立つおすすめのツールを紹介します。
 
弁護士業におけるスケジュール管理の方法は複数ありますが、作業効率向上の観点からITツールでの管理一択と言えます。しかし、ツールを選ぶときには、ツールが自社で浸透するかを十分に見極めなければなりません。
 
すべての社員が使いこなせないツールを選んでしまうと、社内に浸透しないだけでなく、業務効率を低下させる可能性もあるのです。したがって、「誰でも直感的に利用できるか」を必ず確認しましょう。
 
結論、自社で導入すべきツールは、非IT企業における65歳以上のメンバーでも即日で使えるうえ、士業のあらゆる情報を「簡単に」管理・共有できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」へ記載した情報は、リアルタイムでメンバーへの共有が完了します。さらに、ノートに紐づく「タスク」を使えば、話題が混ざらずにタスク共有もできるので、スケジュール管理も簡単になります。

最も簡単に士業の情報共有を効率化できる「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

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弁護士のスケジュール管理における課題のまとめ

ここまで、弁護士のスケジュール管理における課題と、スケジュールの管理手法を解説しました。
 
同時に抱える案件が多く、こまめな情報共有が求められるため、弁護士のスケジュール管理は徹底する必要があります。また、スケジュールの管理手法は複数ありますが、紙やエクセルではリアルタイムな情報共有が難しく非効率なので、ITツールで管理しましょう。
 
しかし、ツールを選ぶときには、スケジュール管理を効率化できるかの見極めが重要です。とくに、スケジュールの登録機能しかないカレンダーアプリを選択すると、更新や修正の連絡を別途ほかのツールで連絡する手間が発生します。
 
そこで、士業のスケジュール管理では、Stockのように、「ノート」「タスク」「メッセージ」の機能に過不足がなく、情報管理の効率化に貢献するツールが必須です。非IT企業を中心に現在200,000社以上に導入され、士業での導入実績・事例も豊富です。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、自社のスケジュール管理を効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。