社員の作業負担を軽減するうえで、業務の代行サービスは重要な役割を担っています。なかでも、顧客管理は入力項目の多さやセキュリティ面での不安といった側面があることから、多くの企業が代行サービスを利用しているのです。
しかし、自社の顧客管理を代行させて負担軽減を図りたいものの、どのような判断基準で代行サービスを選定したら良いか悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客管理の代行サービス5選と選定ポイントを中心にご紹介します。
- 数ある代行サービスのから、自社の顧客管理を安心して任せられる業者を見つけたい
- 顧客管理の代行サービスを選定するにあたり、意識すべきポイントを押さえたい
- 顧客管理に当てる時間を削減し、社員の負担を解消したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な顧客管理の代行サービスを見つけられ、顧客管理に当てる時間を削減できるようになります。
目次
顧客管理を代行で行うメリット
以下、顧客管理を代行で実施するメリットを紹介します。導入の際に、得られるメリットをチーム全員で把握しておくためにも必見です。
業務負担が軽減される
顧客管理を代行で行う場合、顧客管理に関する業務は代行サービスが行うため業務負担が軽減されます。
個人レベルでは、顧客管理に割いていた時間を本業務に割り当てられるので、効率的に業務を行えるのが利点です。チームレベルでは、顧客管理に必要だった人材をほかの業務に配属させることもできます。
以上のように、顧客管理を代行で行えば、業務負担が軽減するだけでなく、時間の確保と人材の適材適所が可能になるのです。
顧客情報の漏洩リスクが低い
顧客管理代行サービスはセキュリティが高く、顧客情報の流出のリスクが低いです。
顧客情報を自社で管理している場合、情報が多く管理が煩雑になると、紛失や漏洩のリスクが高まってしまいます。代行サービスは、顧客管理で情報が漏洩するとサービスの信用問題となるので、セキュリティが非常に強固です。
一方、、顧客管理代行サービスにおけるセキュリティの質は、扱うサービスによって異なるため、自社で採用する際は確認が必須となります。
顧客管理を代行で行うデメリット
以下は、顧客管理を代行で行うデメリットです。顧客管理を代行サービスに委託する際は、以下のデメリットを把握しておくと、選定ミスのリスクも軽減できます。
コストがかかる
顧客管理の代行サービスは、自社でツールを使って管理するよりもコストがかかります。
顧客管理に関わる人材の教育コストがかからない点はポイントですが、扱う情報が膨大になるほど金銭的コストがかさんでしまいます。また、月々の金銭的コストがかかるため、代行サービスをうまく活用できずに運用が頓挫すれば、不必要なコストが膨らみます。
そのため、継続的にかかるコストは問題ないかを考慮し、自社にマッチする料金体系の代行サービスを採用しなければなりません。
顧客対応力が低下するおそれがある
顧客管理を代行サービスに任せると、顧客対応力が低下する可能性があります。
顧客管理に代行サービスを使うと顧客管理業務を委託する形となるので、従来の方法で自社に最適化された顧客ニーズに合わせた対応が難しくなる可能性があるのです。顧客満足度の向上には、定量的な顧客の情報のみではなく「どれほど自社に興味があるのか」など定性的な情報管理も求められます。
したがって、代行サービスを活用する場合は、顧客管理業務は任せつつ、メンバーの顧客対応力を高い質で保つことが必要です。
顧客管理の代行サービスにおける選定ポイント
ここでは、顧客管理の代行サービスにおける選定ポイントを3つご紹介します。
そもそも顧客管理の代行サービスは、依頼元の社員の作業負担を削減するのはもちろん、より安全な状態で顧客管理を行うことを目的に利用されます。したがって、顧客情報の安全性を確保するためにも、選定時には以下のポイントを必ず押さえましょう。
状況の変化に合わせて柔軟に対応できるか
代行サービスを選定するにあたってまず意識すべきなのが、ニーズに合わせて柔軟に代行できるかどうかです。
たとえば、事業の拡大によって登録する顧客数が増えたり、各顧客の個人情報に変更があったりするケースもあります。情報の更新があった場合に、柔軟な対応ができなければ「顧客情報を古いままの状態で扱っていた」といった事態も招きかねません。
そのため、代行サービスを選定する際は、顧客数・顧客情報の変化にも柔軟に対応できる点を重視すべきなのです。
アクセス権限を付与できるか
アクセス権限を付与できる点も、代行サービスの選定時に必ず意識しましょう。
「誰でも簡単に顧客情報を閲覧できる」状態であれば、外部による情報の持ち出しが行われるリスクがあり、情報漏洩へも繋がりかねません。また、万が一顧客情報が漏洩してしまうと、多額の損害賠償を求められる恐れもあるのです。
そのため、サービスを選定する際はアクセス権限を設定できるかを必ず確認して、情報の流出・漏洩が起こるリスクを解消しておきましょう。
誰でもストレスなく利用できるか
また、誰でもストレスなく利用できるサービスかどうかも、顧客情報の安全性を保つうえで欠かせないポイントです。
顧客管理を代行させたとしても、コミュニケーションコストが必要以上にかかったり、欲しい情報へすぐにアクセスできないようなサービスを選択したりすると、現場でのミスが発生しやすくなってしまいます。
このような事態を防ぐためにも、サービスの選定時には必ず「誰でもストレスなく利用できるか」をチェックしましょう。
顧客管理のおすすめ代行サービス5選
以下では、顧客管理のおすすめ代行サービスを5つご紹介します。各サービスの特徴を押さえ、自社に最適なサービスを選定しましょう。
【株式会社FRONT LINE】煩雑な作業を代行できる
「株式会社FRONT LINE」は、顧客データの新規登録から会期後のデータ処理までを代行するサービスです。
株式会社FRONT LINEの料金体系
- 希望に応じて要相談となります。
【株式会社i-STAFF】返金保証を受けられる
「株式会社i-STAFF」は、顧客管理をスピーディーに行えるほか、返金保証も受けられるサービスです。
株式会社i-STAFFの注意点
- アシスタントの変更・指名ができない
アシスタントの変更・指名ができないため、もし担当アシスタントの業務に問題があった場合はカスタマーサポートに問い合わせましょう。
株式会社i-STAFFの料金体系
- ライトプラン：125,400円（税込）/3か月で利用できます。
- ベーシックプラン：102,300円（税込）/6か月で利用できます。
- プレミアムプラン：89,100円（税込）/12か月で利用できます。
- カスタマイズプラン：希望に応じた料金となります。
【株式会社SANKUNET】顧客満足度アップにも貢献
「株式会社SANKUNET」は、顧客の登録や更新といった作業はもちろん、売り上げや問い合わせデータを分析して顧客満足度の向上にも貢献するサービスです。
株式会社SANKUNETの注意点
- 登録できる顧客数は200ブースまでとなっている
登録できる顧客数は200ブースまでとなっているため、それ以上の参画人数である場合は注意しましょう。
株式会社SANKUNETの料金体系
- 希望に応じて要相談となります。
【株式会社フジ子さん】高い専門知識を持ったチームによる代行
「株式会社フジ子さん」は、高い専門知識を持ったアシスタントチームに代行を任せられるサービスです。
株式会社フジ子さんの注意点
- 余った契約期間を繰り越せない
予定よりも早く依頼作業が完了した場合にも、余った契約期間の繰り越しができない点に注意が必要です。
株式会社フジ子さんの料金体系
- 1週間の無料トライアルを利用できます。
- plan20:51,700円/月（税込み）アシスタント実働時間20h
- plan30:75,900円/月（税込み）アシスタント実働時間30h
- plan50:108,900円/月（税込み）アシスタント実働時間50h
【株式会社inet】高度なセキュリティ下での顧客管理が実現
「株式会社inet」は、高度なセキュリティ下での顧客管理を行える代行サービスです。
株式会社inetの料金体系
- 希望に応じて要相談となります。
最も簡単に顧客管理を実現するコツとは
最も簡単に顧客管理を実現するコツとしては、「クラウドツール」の活用一択です。
顧客管理の代行サービスは、数値情報の入力やデータ分析を行ってくれるメリットがあります。しかし、いずれの代行サービスも「利用コストの高さ」が懸念されるのです。
そこで、クラウドツールを導入・運用すれば、代行サービスよりも利用コストを抑えながら顧客管理が行えます。また、自社内で顧客情報の一元管理ができるため、自社のルールに則りながら必要な情報へのアクセスもスムーズになる点も、代行サービスとの大きな違いです。
ただし、操作が複雑なツールでは社員のITリテラシーが及ばず、かえって顧客管理が煩雑化する恐れもあります。このような事態を防ぐためにも、誰でも簡単に使いこなせるツールを選定しましょう。
【必見】顧客情報を簡単に管理できるツール
ここからは、顧客情報を簡単に管理できるツールをご紹介します。
顧客情報を管理するうえでは、利用コストを抑えながら管理の属人化も防げる「クラウドツール」が不可欠です。ただし、ツールの選定にあたり「多くの有名企業で導入されている」といった定性的な判断を軸にするのはおすすめできません。
多くの企業で導入されているからといって簡単なツールであるとは限らず、ツールの操作が複雑では社員の管理ミスによるセキュリティリスクも生じかねないからです。そのため、必ず「社員全員がストレスなく使いこなせるツールか」を基準に選定しましょう。
そこで、非IT企業の65歳以上の社員でも、即日で使いこなせる情報管理ツール：「Stock」を使うと、強固なセキュリティ下で誰でも簡単に顧客管理が行えます。
Stockの「ノート」に顧客情報を蓄積すれば、任意のメンバーへリアルタイムで情報共有できます。また、「フォルダ」で顧客案件ごとに情報がわかりやすく振り分けられるので、代行サービスを利用しなくても顧客管理のストレスがなくなるのです。
非IT企業でも最も簡単に顧客管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
顧客管理の代行サービス5選と選定ポイントまとめ
これまで、顧客管理の代行サービス5選や選定ポイントを中心にご紹介してきました。
代行サービスを選定するうえでは、状況の変化に応じた柔軟な対応ができることはもちろん、セキュリティの高さも意識する必要があります。一方、代行サービスには利用コストが高いデメリットがあることも無視できません。
そこで、自社の経営に関わる情報資産を構築するためにも「クラウドツール」を活用すれば、代行サービスよりも利用コストがかからないうえ、管理の属人化も防げます。ただし、チーム全員のITリテラシーを考慮しなければならず、ツールの選定基準は代行サービスと同様に「誰でも簡単に使いこなせるか」を軸とすべき点に注意しましょう。
今回ご紹介したStockは、誰でも簡単に情報の「更新・共有・管理」が一元化できる情報共有ツールであり、代行サービスを利用しなくても”チームで”安全にあらゆる情報を管理できます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、顧客管理の代行によるコストを抑えながらストレスフリーな情報管理を実現しましょう。
