オンラインコミュニケーションは場所を問わずやりとりを行えるため、対面に比べ迅速な情報共有が可能です。
一方で、認識齟齬が発生するなどオンラインコミュニケーションならではの問題も起こるため、円滑にオンライン上でやりとりを行えていない担当者の方も多いのではないでしょうか。このような場合は他社事例を参考に、自社で工夫を凝らすことが必要です。
そこで本記事では、オンラインコミュニケーションで取り入れるべき工夫とその事例を中心に解説します。
- オンライン上のやりとりでうまく意思疎通できていない
- オンライン上でも社員間のコミュニケーションを活性化させたい
- 他社事例を参考にオンラインコミュニケーションにおける工夫を自社に反映させたい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、オンライン上でのやりとりで必要な工夫事例を知り、円滑なオンラインコミュニケーションを行えるようになります。
目次
オンラインコミュニケーションの工夫事例
以下では、オンラインコミュニケーションの工夫事例について解説します。以下の事例を参考にオンライン上での円滑なコミュニケーションを図りましょう。
Web社内報（株式会社ビットエー）
Web社内報はオンライン上で社内報を発行し、場所を問わず社内の最新情報を共有できるようにしたシステムです。豊富な分析機能を通じ、組織内の課題の洗い出しが可能なため、社内向け施策と目標を共有できます。
たとえば、株式会社ビットエーではWeb社内報サービス「ourly（アワリー）」を活用して、具体的に以下の内容をWeb社内報に掲載し、会社の経営戦略を社内に周知させました。
- 企業理念の発信
- 社員インタビュー
- 事業部ごとの成績
- イベントレポート
結果として、部署を超えたコミュニケーションの活性化に成功しました。このように、Web社内報は場所を問わず自社の最新情報が社員へ共有されるため、自社への帰属意識やモチベーションの向上に繋がります。
オンライン懇親会(ルームクリップ株式会社)
オンライン懇親会はチームや部署間を横断したコミュニケーションが取れるため、交流機会の創出を目的に導入されるケースが多いです。
たとえば、ルームクリップ株式会社ではオンライン飲み会専用のサービスを利用し、参加者全員が同じグラスで乾杯するという工夫を行なった結果、一体感のあるコミュニケーションが生まれました。
「離れていてもみんなで同じものを食べているのがおもしろかった」という意見も散見されたことからも、場所を問わず親密なやりとりができることがオンライン懇親会のメリットと言えます。
このように、業務以外でも社員同士が場所を問わずやりとりできる機会を提供すると、適度な息抜きとなり、雑談から生まれるコミュニケーションが仕事のしやすさにもつながることがわかります。
オンライン社内運動会（株式会社レバレッジ）
オンライン社内運動会は、テレワークが働き方の中心となった今、社員の健康増進とコミュニケーションの活性化を目的に行われるオンラインコミュニケーションイベントです。
株式会社レバレッジでは、オンライン上で実際に一緒に体を動かしリフレッシュする「オンライン社内運動会」を開始。メンバー同士の自然なコミュニケーションが増え、社員間の仲を深めることに成功しています。
「運動不足解消になった」「メンバーの意外な一面を見れて楽しかった」などテレワークで問題となりがちな運動不足の解消や、話す機会の少ないメンバーの素顔が見られるなどのメリットがある点もポイントです。
バーチャルオフィス（株式会社エン・ジャパン）
バーチャルオフィスは、テレワーク導入により心身の不調を訴える社員が増加したことをうけ、社員の孤立を防止する目的で作られたツールです。
株式会社エン・ジャパンではバーチャルオフィスにて業務以外のコミュニケーションの機会を設置しました。そして、社員同士のつながりができるきっかけを創出し、社員が社内で疎外感を抱いてしまうトラブルを未然に防止したのです。
また、新入社員や中途社員でオフィスの雰囲気を知らない場合は、バーチャルオフィスで先に雰囲気を知っておくことで、業務を円滑に行うための手助けとなる点もメリットと言えます。
オンラインランチ（株式会社ウィルゲート）
オンラインランチは、部署や年次を超えた社内コミュニケーションを促進させるために、オンライン上で顔を合わせてランチをとるというオンラインコミュニケーションです。
株式会社ウィルゲートは、テレワークにおいて気軽なコミュニケーションが難しくなっているという課題がありました。そこで、各テーマを決めてランチタイムに社員同士で会話をしながら食事をするオンラインランを導入したのです。
結果として、業務で関わらないメンバーとも話す機会ができ、今後業務上で関わる機会があっても円滑に業務を進められやすくなりました。
オンラインコミュニケーションの種類
以下では、オンラインコミュニケーションの種類について解説します。
事例にあったオンラインコミュニケーションは以下の3つに分類できます。そのため、漠然とオンラインコミュニケーションの活性化に着手するのではなく、分類別のアプローチが必要になる点に注意です。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは文章でやりとりをする方法であり、一般的にはチャットやメールなどを利用します。
テキストとして記録が残るため時間を問わず確認できる一方、メールによるやりとりでは受信した人の確認が遅れる可能性があり、即座に対応すべき内容の連絡には向きません。また、文章の伝え方によっては認識齟齬が起こったり、チャットの場合は情報が流れていってしまったりというデメリットもあるのです。
そのため、テキストコミュニケーションには、「Stock」のように伝達事項が過不足なく伝えられ、情報が正しく蓄積されるツールを利用するとデメリットを解消しながらやりとりができます。
ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションは、電話や通話アプリなどを用いるコミュニケーションを指します。
緊急性の高い内容の伝達に適した方法であり、文面では伝えにくいニュアンスの情報共有に最適です。一方、ボイスコミュニケーションは対応する相手の作業を中断させるため、ボイスコミュニケーションが頻繁に行われると業務効率が低下してしまう可能性もあるのです。
したがって、連絡前には情報共有する内容を吟味し、ボイスコミュニケーションを通じて即座に伝えるべきかどうかを検討することが求められます。
ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションは、ZoomなどのWeb会議システムやビデオ通話を利用して声と動画でやりとりする方法です。
実際に会わずとも相手の表情を見ながらやりとりが行えるため、対面でのコミュニケーションに最も近い方法です。たとえば、顔を合わせられることを活かして、朝礼やミーティング、面接などでビデオコミュニケーションを取り入れられます。また、資料を共有しながらのやりとりもできるのがポイントです。
一方で、テキストコミュニケーションやボイスコミュニケーションと比較すると「インターネット環境に影響されやすい」「人数が多くなると誰が発信したかわかりづらい」というデメリットもあります。
オンラインコミュニケーションのメリット
以下では、オンラインコミュニケーションのメリットについて解説します。メリットを得るためには、全社でオンラインコミュニケーションに対する理解および目的の共通認識が前提である点に注意しましょう。
場所を問わずコミュニケーションができる
インターネット環境さえあれば、場所を問わずに社員とやりとりができます。
たとえば、複数の拠点を跨ぐメンバー間でもコミュニケーションが取れるので、場所の制限がありません。また、今日のトレンドである情報共有ツールを導入すれば、テレワークにも対応できるので多種多様な働き方の選択も可能になります。
とくに、テキストコミュニケーションであれば移動中・外出中における「隙間時間」を利用してやりとりもできるようになる点もポイントです。
時間・経費の削減ができる
オンライン上でやりとりを行うことで、移動時間や経費を削減できます。
離れた場所にいる相手とコミュニケーションをとる場合でも移動する必要がなくなるため、空いた時間を有効活用できます。
たとえば、毎日の通勤時間を削減すると社員にとっては移動時間、会社にとっては交通費を支給する必要がなくなるため、不要な出費や時間的コストの削減にもつながるのです。
業務の生産性が向上する
オンライン上のやりとりは対面に比べて情報共有を気軽に行いやすく、意思決定にかかる時間を短縮できます。
たとえば、ワークフローを完全にオンライン化すると、出社して行う業務が簡略化され、申請から承認までのプロセスが効率化します。
このように、対面で行っていた業務をオンライン上でのやりとりにシフトすると、迅速な意思決定を行えるようになり、業務効率が向上するのです。
オンラインコミュニケーションを最も簡単に効率化するツール
以下では、オンラインコミュニケーションを最も簡単に効率化するツールを紹介します。
オンラインでのやりとりではテキストコミュニケーションが中心となり、ボイス・ビデオコミュニケーションで補う形式が一般的です。しかし、文章のやりとりにはメールやチャットを用いますが、メールでは定型文やCCの設定に時間がかかり、チャットでは情報が流れて情報へのアクセス性が悪くなる点に注意です。
そのため、情報の共有だけではなく「蓄積」も両立できるツールを使いましょう。ただし、多機能なツールの場合は使いこなせない社員が出る可能性が高く、ツールの浸透率を下げてしまうため、機能が過不足なく搭載されてなければなりません。
結論として、最適なツールは機能に過不足がなく、誰でも簡単に使いこなる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報はチャットツールのように流れることはなく、大切な情報が正しく蓄積・共有できます。また、「メッセージ」はノートに紐づいていており、情報の錯綜も起きません。
誰でも簡単にオンライン上でのやりとりを効率化できるツール【Stock】
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
オンラインコミュニケーションにおける工夫事例や種類まとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションの工夫事例や種類を中心に解説してきました。
オンラインコミュニケーションにおける工夫事例にもあったように、各社ITツールを駆使してコミュニケーションの活性化や課題解決をしていることがわかります。ただし、テキスト・ボイス・ビデオのコミュニケーションの3つに分類し、どの手法を用いるかは正しく検討しなければなりません。
なかでもとくに、事例でも多かった「ボイス」「ビデオ」に関しては、社員の自主的な参加を前提としたものとなります。そのため、すぐにでも全社でオンラインコミュニケーションの効率化を実現する場合は「テキストでの情報共有・蓄積」への着手をしましょう。
たとえば、今回ご紹介した「Stock」はノートに正しく情報を蓄積でき、65歳以上のメンバーでも気軽にやりとりが可能なツールです。非IT企業を中心に業界業種問わず120,000社以上が導入し、オンラインでの円滑なやりとりを行っています。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、スムーズなオンラインコミュニケーションを図りましょう。
