多くの部下を抱えている場合、全員の動きを逐一把握するのは困難です。そのため、1日の終わりに業務内容や成果を「日報」で報告させることで、進捗を確認できるようにしています。
しかし、「部下が日報の提出を何度も忘れるので困っている」「日報を業務に活用しようという姿勢が見られない」と悩む方も多いのではないでしょうか。このような問題の主な原因としては、日報に対してマイナスの印象を持ってしまっていることが挙げられます。
そこで今回は、日報に強制感をもつ理由と解決策を中心にご紹介します。
- 日報の提出状況が悪い
- 日報にかかる手間を軽減したい
- 部下が「日報は面倒だ」と感じる原因を改善したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、日報に強制感を持つ理由と改善策が分かるので、部下が自主的に提出する仕組みづくりに役立ちます。
目次
日報の必要性とは
はじめに、日報を作成する必要性を解説します。日報を作成する必要性が分からない状態では、部下に適切なアドバイスができないので、部下を抱える上司は必見です。
時間の使い方を把握する
1つ目の理由は、時間の使い方を把握するためです。
その日の目標や仕事内容、所要時間を日報に書き出すことで「どの業務にどれほど時間をかけたか」「やるべきことを時間内に完了できたか」が明らかになります。仮に計画通りに進まなかった場合は、原因を分析することで対策を講じられるのです。
以上のように、日報は時間を有効活用するために役立つと言えます。
業務を振り返る
2つ目の理由は、業務を振り返るためです。
日報には「その日の業務の成果、結果」や「その結果に至った理由」を記載するので、必然的に業務の取り組み方を振り返るきっかけになります。
「なぜ成功/失敗したのか」を理解できていなければ、別の業務に活かせられないので、日報で業務を振り返る時間を与えましょう。
次にやるべきことを明確にする
3つ目の理由は、次にやるべきことを明確にするためです。
日報にその日の反省点や改善点を書き出せば、それらの課題に対して何をすべきかが分かります。そして、やるべきことが明確になれば「実践→評価→改善」というサイクルを回せられるようになるのです。
以上のように、その日の反省を踏まえてやるべきことを明らかにするために、日報を作成しなければなりません。
日報に強制感をもつ3つの理由とは
ここでは、部下が日報に強制感をもつ3つの理由を解説します。具体的な対策を講じなければ、日報に対するマイナスの要素は払拭できないので注意しましょう。
（1）日報を活用できていない
はじめに、日報を活用できていないことが挙げられます。
日報が部下の成長に活かされることがなく、単なる進捗報告の手段としているケースも少なくありません。その結果、日報は形骸化してしまうのです。
以上のように、日報作成が自身の成長につながると部下が実感できていない場合、上司からの指示で仕方なく日報を書いている状態になりやすいと言えます。
（2）日報へのリアクションがない
次に、上司からの日報へのリアクションがないことです。
たとえば、部下が日報に成果や反省点を書いても、上司からのリアクションがなければ「書いても無駄」という認識を与えかねません。逆に、上司からのリアクションがあれば「評価されている」と分かるので、日報を書くモチベーションにもつながります。
以上のように、上司からの反応が何もなければモチベーションが下がってしまい、日報を書かされているという強制感が大きくなるのです。
（3）時間外に記入しなければならない
最後に、時間外に記入しなければならないことが挙げられます。
たとえば、日報を業務時間外に書くことを禁止していると、部下は仕事が終わってから日報に時間を割かなければなりません。その結果、「時間外にやらされている」という感覚に陥ってしまうのです。
また、日報を書くのに時間がかかって、業務時間を超えてしまうケースもあります。したがって、「時間や場所を問わずに、簡単に日報を書ける仕組み」が必要なのです。
【解決策】 日報を業務に定着させるおすすめのツール
以下では、日報を業務に定着させるおすすめのツールをご紹介します。
日報が部下から上司への一方通行ではモチベーションも下がるので、結果「日報は面倒だ」という感情しか残りません。チームが上手く回っている企業では上司がリアクションをしたり、反省点に対して的確なアドバイスをしたりしているのです。
ただし、紙媒体やエクセルで日報管理すると手間がかかるので、近年では情報共有ツールを使う企業が増えています。ただし、多機能な情報共有ツールでは使いこなすのが難しく、誰も使わなくなるので注意しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、非IT企業の65歳の社員でもすぐに操作できる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に日報を作成すれば、メールやチャットツールを経由せずに上司へ共有できます。また、ノートごとに個別の「メッセージ」が紐づけられているため、コメントを簡単に送れるのも特徴です。
日報の作成から共有までが完結するツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
日報の作成に情報共有ツールを使う3つのメリットとは
以下では、日報を作成するのに情報共有ツールを使うメリットを3つ解説します。情報共有ツールの機能を駆使すれば、従来の手間を軽減できるので必見です。
（1）スマホやタブレットから作成できる
1つ目に、情報共有ツールはスマホやタブレットから使えます。
そのため、時間や場所問わずに日報を書けるので、目の前にパソコンを用意する必要がありません。つまり、帰宅中などの隙間時間も有効活用できるのです。
ただし、情報共有ツールにはパソコンでしか使えないものもあるので、選定するときには注意しましょう。
（2）提出に手間がかからない
2つ目に、提出に手間がかからないことが挙げられます。
情報共有ツールは、日報の「作成」と「管理」の両方ができるので便利です。具体的には、日報をメールやチャットツールで共有する煩わしさを解消できます。
ただし、日報がチーム全員に共有されることに抵抗感がある社員も多いです。そのため、「Stock」のようにアクセス可能なメンバーを制限できるツールを導入すべきだと言えます。
（3）日報へフィードバックできる
3つ目に、日報へフィードバックが簡単にできる点が挙げられます。
上司のフィードバックは、部下のモチベーションを左右するので重要です。しかし、メールや口頭でフォードバックをするのは、次第に負担に感じてきます。
一方、情報共有ツールはメッセージを簡単に送れるので、余計な手間はかかりません。
日報に強制感を持つ理由と解決策まとめ
ここまで、部下が日報に強制感を持つ理由と解決策、おすすめの情報共有ツールを紹介しました。
日報に強制感を持ってしまう原因は「面倒」がもっとも大きな理由です。そのため、情報共有ツールで日報を管理するのであれば、必要な機能に過不足がないシンプルなものを選びましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、日報の作成から共有まで一か所で完結して、非IT企業の65歳でも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するため、ぜひ「Stock」を導入して、部下が自主的に日報を提出する仕組みを整えましょう。
