多くの部下を抱えている場合、全員の動きを逐一把握するのは困難です。そのため、1日の終わりに業務内容や成果を「日報」で報告させることで、進捗を確認できるようにしています。
 
しかし、「部下が日報の提出を何度も忘れるので困っている」「日報を業務に活用しようという姿勢が見られない」と悩む方も多いのではないでしょうか。このような問題の主な原因としては、日報に対してマイナスの印象を持ってしまっていることが挙げられます。
 
そこで今回は、日報に強制感をもつ理由や有意義にする方法を中心にご紹介します。
 
  • 日報を書かない人がいて提出状況が悪い
  • 日報を翌日からの業務に活用する方法が知りたい
  • 上司が押し付けるのではなく、部下が自分から日報を書くようにしたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、日報を意味のある作業にして、部下が自主的に提出する仕組みを整えるのに役立ちます。


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日報の必要性とは

以下では、日報を作成すべき理由について解説します。上司が日報の必要性を説明しないまま部下に日報を書かせていると、部下は「意味のない作業」だと捉える可能性があるため、ここで押さえましょう。

時間の使い方を把握する

日報が必要な1つ目の理由は、時間の使い方を把握するためです。
 
日報へその日の目標や仕事内容と所要時間を書き出すことで「どの業務にどれほど時間をかけたか」「やるべきことを時間内に完了できたか」が明らかになります。仮に計画通りに進まなかった場合は、原因を分析することで対策を講じられるのです。
 
以上のように、日報は時間を有効活用して効率的に業務を進める”タイムマネジメント”の観点で役立つと言えます。

業務を振り返る

日報が必要な2つ目の理由は、業務を振り返るためです。
 
日報には「その日の業務の成果、結果」や「その結果に至った理由」を記載するので、必然的に業務の取り組み方を振り返るきっかけになります。
 
「なぜ成功/失敗したのか」を理解できていなければ、別の業務でも成果を出せない可能性が高いため、日報で業務を振り返る機会を与えるのが重要なのです。

次にやるべきことを明確にする

日報が必要な3つ目の理由は、次にやるべきことを明確にするためです。
 
日報にその日の反省点や改善点を書き出せば、それらの課題に対して何をすべきかが分かります。そして、やるべきことが明確になれば「実践⇒評価⇒改善」というサイクルを回せるため、スピード感のある業務改善が実現するのです。
 
以上のように、その日の反省を踏まえてやるべきことを明らかにさせるために、日報を作成しなければなりません。
 
関連記事: 【例文有】日報の書き方を紹介!上司に評価されるコツとは


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日報に強制感をもつ理由

以下では、部下が日報に強制感をもつ3つの理由を解説します。理由が分からなければ対策を講じられないため、ここで確認しましょう。

理由(1)時間外に記入しなければならない

1つ目の理由は、日報を時間外に記入しなければならないことです。
 
たとえば、日報を業務時間外に書くことを禁止していると、部下は業務が終わってからも日報の作成に時間を確保しなければなりません。その結果、上司の指示で時間外に「やらされている」という感覚に陥ってしまうのです。
 
また、日報の作成に時間がかかって、規定の業務時間を超過してしまうケースもあります。したがって、「日報を業務時間内に短時間で書ける仕組み」を整えましょう。

理由(2)日報を活用できていない

2つ目の理由は、日報を活用できていないことです。
 
たとえば、日報を「単なる進捗状況の報告手段」としていると、部下にとっては日報を作成することがゴールとなってしまいます。その結果、日報が形骸化した作業になってしまうのです。
 
以上のように、部下が日報作成に意義を見出せない状態では「上司からの指示で仕方なく日報を書いている」状態になりやすいと言えます。

理由(3)日報へのリアクションがない

3つ目の理由は、日報へのリアクションがないことです。
 
たとえば、部下が日報に成果や反省点を書いても、上司からのリアクションがなければ「書いても無駄」という認識を与えかねません。また、そもそも上司が読んでいるのかも分からないので、書く意義を見出せないこともあります。
 
以上のように、上司からの反応がなかったり薄かったりすると、日報作成のモチベーションが下がって「書かされている」という強制感が大きくなるのです。


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日報を有意義にする方法

以下では、日報への強制感をもたせないために「日報を有意義にする方法」を3つご紹介します。意味のある日報を主体的に作成するポイントを押さえられるので、担当者の方は必見です。

方法(1)日報の作成時間を短縮する

日報を有意義にする1つ目の方法は、日報の作成時間を短縮することです。
 
たとえば、日報をエクセルで細かく記入させたりノートに手書きさせたりしている場合、日報作成に時間がかかって部下の負担になってしまいます。その結果、日報を時間外に作成することが多くなって「書かされている」と感じやすいのです。
 
したがって、日報を短時間で作成する仕組みを整えなければなりません。たとえば、日報のフォーマットをすぐに貼り付けられるテンプレート機能が備わっているツールがあれば、すぐに日報作成に取りかかれるので便利です。

方法(2)日報に書かせる内容を改善する

日報を有意義にする2つ目の方法は、日報に書かせる内容を改善することです。
 
日報が単なる業務内容の羅列になっていると”書いて終わり”の形骸化した日報になってしまうため、部下は「やらされている」と感じてしまいます。したがって、業務の反省点や課題点を分析させて、次回以降の業務につながる有益な報告書にしましょう。
 
以上のように、翌日以降の業務へつながる内容を記入させて「日報は業務に活用するもの」という意識を引き出すことで、部下が日報へ主体的に取り組みやすくなります。

方法(3)日報へフィードバックをする

日報を有意義にする3つ目の方法は、日報へフィードバックすることです。
 
日報は上司への報告書であるにもかかわらず「上司が日報を読んでいるのか分からない」「日報へ記録した成果が評価されているのか分からない」という状態の会社もあります。
 
したがって、上司が日報へフィードバックする習慣をつけて、部下の日報に対するモチベーションを維持しましょう。ただし、とくに多くの部下を抱えている場合、メールやチャットアプリで一人ひとりにフィードバックを送るのは面倒です。
 
そのため、日報に紐づいたメッセージ機能がある「Stock」のようなツールを使えば、上司の負担は大幅に軽減されます。


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日報を業務に定着させるおすすめのツール

以下では、日報を業務に定着させるおすすめのツールをご紹介します。
 
日報に強制感を感じるのは、作成に時間がかかったり、リアクションがなくモチベーションが下がったりするためです。したがって、簡単に日報を残せるテンプレートや、日報を確認したらすぐにリアクションできるメッセージがあるツールが唯一の対策になります。
 
ただし、高機能なツールは使いこなすのに時間がかかるうえに操作が複雑なので、社内に浸透しづらいです。そのため、「日報を書く機能」「テンプレート機能」「メッセージ機能」の3つが備わっていて、かつ簡単に使いこなせるツールを導入しましょう。
 
結論、日報を業務に定着させるおすすめのツールは日報の運用に必要な3つの機能に過不足がなく、さらに65歳以上の社員でも使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に日報を作成すれば、メールやチャットツールを経由せずとも簡単に上司へ共有できます。また、ノートごとに個別のメッセージが紐づけられているため、フィードバックが送りやすいのも特徴です。

日報の作成から共有までが完結するツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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日報に強制感をもつ理由まとめ

ここまで、日報に強制感をもつ理由や有意義にする方法を中心にご紹介しました。
 
日報に強制感をもってしまうのは「日報作成に時間がかかる」「日報を書いて終わりになっている」という理由があるためです。したがって、日報を短時間で作れて、さらにフィードバックもできるツールを導入しなければなりません。
 
ただし、機能が複雑で操作が難しいと、部下も上司も混乱して上手くいかない可能性があります。したがって、簡単に使いこなせるツールを選びましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは、日報を短時間で作れる「テンプレート」やフィードバックを送れる「メッセージ」が備わっており、かつ誰でも直感的に使えるツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して日報を意味のある作業に改善し、部下が自主的に提出する仕組みを整えましょう。
 
関連記事: 【例文あり】「日報」とは?メリット、書き方のポイントも徹底解説!