今日では、社内SNSやグループウェアを導入してコミュニケーションの活性化や情報共有の効率化を図る企業が増えています。どちらも、従来の紙でのやりとりをなくして無駄なコストを削減し、上司や同僚と気軽にコミュニケーションを取れるツールです。
 
しかし、社内SNSとグループウェアには導入目的の違いがあるので、自社ではどちらのツールを導入すべきか悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、社内SNSとグループウェアの違いとそれぞれの特徴、メリット・デメリットを中心に解説します。
 
  • ツールを用いて社内のコミュニケーション活性化や情報共有の効率化を図りたい
  • 自社の解決すべき課題に適したツールが社内SNSかグループウェアかが分からない
  • 社内SNSとグループウェアのメリットとデメリットを相対的に判断し導入したい
といった担当者の方は本記事を参考にすると、社内SNSとグループウェアの違いや特徴、メリット・デメリットを知ったうえで自社の問題解決に適したコミュニケーション用ツールを導入できます。


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社内SNS・グループウェアの導入目的とは

以下では、社内SNSとグループウェアの導入目的について解説します。社内SNSとグループウェアの導入目的には以下のような違いがあります。
 
  • 社内SNS
  • 社内コミュニケーションの活性化や目標の浸透、エンゲージメント(帰属意識)の向上
  • グループウェア
    情報共有の可視化・迅速化による業務効率の向上
社内SNSを通して社内のコミュニケーションが活性化すると、理念をはじめとした共通目標の浸透にも繋がります。また、社員同士の親交も深まるため、職場環境の風通しが良くなったり、企業への帰属意識を高めたりもできるのです。
 
一方、グループウェアは「情報共有の側面から、全体の業務効率を向上させること」が目的です。グループウェアには部署を横断して使えるスケジュール管理やタスク管理などの機能が備わっており、社内全体での情報共有がスムーズに行えるようになります。
 
このように、ふたつのツールは似ていますがそれぞれ明確に異なる役割を持っているため、自社の課題解決にはどちらのツールが適しているか見極めなければなりません。


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社内SNS・グループウェアの違いとは

ここでは、社内SNSとグループウェアの違いを「特徴・メリット・デメリット」の3軸からご紹介します。以下の内容を総合的に判断して自社へ導入すべきツールを検討することが重要です。

社内SNSの特徴

社内SNSの特徴として以下4つの代表的な機能があります。多くの機能がコミュニケーションの活性化に特化しています。
 
  1. チャット機能:リアルタイムにコミュニケーションが可能
  2. グループ機能:任意のメンバー同士でコミュニケーションが可能
  3. コミュニティ機能:自由に好きなことを投稿し、共有が可能
  4. アップロード機能:文書や動画の共有が可能
チャット機能では個人間でのやりとりはもちろん、グループを作成し複数のメンバーで気軽にメッセージができます。テキスト以外にも画像、動画を送れるので、簡単な情報共有にも利用できます。
 
また、タイムライン機能では業務内容以外にもプライベートに関する投稿が行え、社員同士が親交を深めるきっかけとなる可能性があります。

グループウェアの特徴

グループウェアの特徴として以下9つの機能があります。社内SNSとは異なり、業務効率化に特化した機能が搭載されています。
 
  1. 電子メール機能:Web上で電子メールのやり取りが可能
  2. チャット機能:複数人でのチャットによるコミュニケーション
  3. スケジュール管理機能:個人や、他メンバーのスケジュールの共有
  4. 掲示板機能:全社向けやチームごとに情報の掲載が可能
  5. ファイル共有機能:資料や画像の保管と共有
  6. 施設予約管理機能:会議室など社内施設の予約管理
  7. ワークフロー機能:システム上での円滑な決裁や承認
  8. タスク管理機能:個人や他メンバーのタスクを管理・共有
グループウェアによって搭載されている機能は異なるため、導入する際には必要な機能が過不足なく備わっているかを確認する必要があります。

社内SNSのメリット

以下では、社内SNSを運用するうえでのメリットを解説します。メリットを正しく認識し、自社の課題解決に役立てましょう。

情報の蓄積が可能

社内SNSを使えば、コミュニケーションで発生した情報を社内SNSへ蓄積させられます。
 
仮に、社内SNSを利用せずに情報管理を行なっていると情報共有の手段が口頭やメモ、メールに限定されるので、認識齟齬が発生したりメンバー間で情報量の差が発生したりしてしまうのです。
 
しかし、社内SNSを使えばやりとりはツール内へと集約されるので、あらかじめ備わっている検索機能などを用いればスピーディに必要な情報を見つけ出せます。

より気軽な情報共有ができる

社内SNSでは、メールのような定型文も不要なので気軽にコミュニケーションが取れます。
 
メールを使った情報共有では、宛先の設定や挨拶文、結びの言葉といった「話題の本質とは関係ない情報」も添えて共有しなければなりませんでした。しかし、社内SNSではこのような情報は不要、かつ一般的なSNSと同様の操作感で扱える点もポイントです。
 
また、スマートフォンからのアクセスもできるため、時間と場所を問わず情報共有が可能となります。

部署やチームを超えたコミュニケーションが促進される

社内SNSは任意のメンバーと自由にチャットが可能なため、部署やチームを超えたコミュニケーションが促進されます。
 
業務連絡から雑談まで内容を問わず好きな内容を送信できるため、直接話す機会の少ない他部署のメンバーとも親交を深められます。
 
ただし、投稿に一定のルールを定めておかなければ情報が散らばるうえ、不快に思うメンバーが発生してしまう可能性がある点には十分注意しましょう。

グループウェアのメリット

以下では、グループウェアのメリットについて解説します。メリットが自社の課題に実際に役立てられるかを十分検討しましょう。

情報共有の迅速化による業務効率の向上

グループウェアに備わった各種機能を用いると、社内全体へ迅速に情報共有が可能となり、業務効率の向上に繋がります。
 
社内SNSと違い、グループウェアは「情報共有」を効率化させます。そのため、チームや個人の抜け漏れを防止するタスク管理機能、画像や動画の共有も可能なファイル共有機能など、テキストメッセージだけではなくあらゆる情報を共有できるのがポイントです。

紙の書類を電子化できる

グループウェアで情報管理を行うと、従来紙で配布していた資料を電子書類として配布できるため、印刷コストや時間的コストの削減にもつながります。
 
また、配布だけではなく、紙で管理していた書類も電子化し社内の情報をグループウェア上に蓄積しておけます。

タスク管理が属人化しない

グループウェアの多くはタスク管理機能も備えているので、属人的になりがちなタスク管理を部署全体で管理できるようになります。
 
各メンバーのタスクを見える化させられるので、管理者が各メンバーの進捗状況を適宜確認できます。また、遅れが出ているタスクを早期発見し、作業負荷の高いメンバー・低いメンバーのタスクを平準化することにもつながります。
 
このように個人とチームのタスク管理が同時に実現するので、各メンバーにおける業務負荷の偏りも防げるのです。

社内SNSのデメリット

以下では、社内SNSのデメリットを解説します。社内SNS運用の際には以下のデメリットを抑えられるような適切な運用が求められます。

細かなニュアンスが伝わりにくい可能性がある

文章のみのチャットでは細かなニュアンスが伝わりにくい可能性があります。
 
詳細な説明や事案の重大さは文章だけでは把握しきれない場合があるので、顧客からのクレーム対応など急を要する場合には、通話も交えて伝達しなければなりません。
 
従って、伝えたい内容によって、対面やオンラインミーティングを利用するなどの柔軟な対応を行う必要があるのです。

SNSの利用に慣れた若い世代に利用が偏る可能性がある

社内SNSの浸透度合いに関して、SNS利用経験のある若い世代ばかりに利用が偏る場合があります。
 
従来の情報共有の方法に慣れているメンバーにとって、突然利用したことがない社内SNSを運用することは負担になります。そのため、利用方法に慣れるまでに若い世代とのギャップが発生し、円滑な情報共有が阻まれる可能性があるのです。
 
したがって、運用へとすぐに載せられるように「Stock」をはじめとした、誰でも簡単に使えるシンプルな社内SNSを検討しなければなりません。

グループウェアのデメリット

以下ではグループウェアのデメリットを解説します。グループウェアのメリットや社内SNSのメリット・デメリットと比較し、自社の課題の解決策としてマッチしているかを検討しましょう。

高度なITリテラシーが要求され、社内で浸透しない可能性がある

グループウェアは社内SNSと比べ豊富な機能を備えたツールが多く、運用には一定以上のITリテラシーが要求されます。
 
ITリテラシーが比較的高くないメンバーにとって、グループウェアの機能を全て使いこなすには時間や教育コストがかかるうえ、業務効率化という大前提の目標の達成が難しくなります。また、使わない機能があることで費用対効果も悪くなってしまうのです。
 
そのため、運用に高度なITリテラシーは不要な、即座に運用できる「機能に過不足のないツール」を基準のひとつとして検討するのがおすすめです。

フラットなコミュニケーションが取りづらい

社内SNSは誰でも複数人のチャットグループを作成できる一方、グループウェアでは複数人のチャットグループの作成に管理者の承認が必要な場合が多く、フラットなコミュニケーションは取りづらいです。
 
管理者の承認を待たなければならず、チャットグループの利用目的によっては拒否されてしまう場合もあるため、あくまでも情報共有の効率化のツールという色合いが強いです。


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社内SNS・グループウェアのデメリットをカバーするツール

以下では、社内SNS・グループウェアのデメリットをカバーするツールをご紹介します。
 
グループウェアは効率的な情報共有、社内SNSは気軽なコミュニケーションをとることを目的に用いられます。そして、両者のデメリットに共通する事項として「ITへの慣れや機能の豊富さによってITリテラシーが問われる」という点です。
 
そこで、社内SNSやグループウェアでも「有名」「導入社数が多数」など、わかりやすい指標のみで導入するのは避けましょう。使いこなせないメンバーが発生し、莫大な教育コストがかかるのはもちろん、社内の抵抗感から使われなくなる可能性もあるからです。
 
したがって、「機能に過不足がなく、ITリテラシーを問わず使えるツール」が鉄則です。結論、情報共有に関する機能が過不足なく搭載され、65歳以上のメンバーでもすぐに使える「Stock」一択と言えます。
 
Stockの「ノート」へはテキストはもちろんPDFや画像、動画も簡単に共有でき、ノートに紐づいた「メッセージ」で話題が錯綜せずにコミュニケーションが取れます。グループウェアや社内SNSの「難しさ」を排除している点がほかのツールにはない強みです。

ITリテラシーを問わず65歳以上のメンバーでも安心して使えるツール【Stock】

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社内SNSとグループウェアの違いまとめ

ここまで、社内SNSとグループウェアの違いや特徴、メリット・デメリットを中心に解説してきました。社内SNSとグループウェアの違いは以下です。
 
  • 社内SNS:コミュニケーション活性化を目的とし、気軽にやりとりができるツール
  • グループウェア:情報共有の効率化を目的とし、社内SNSよりも多機能なツール
自社の課題がコミュニケーションにあれば社内SNS、情報共有の遅さにあればグループウェア、というように課題解決には適切なツールを選択する必要があります。また、ツール選定の段階で、ITリテラシーの高くないメンバーがストレスなく利用できるツールに絞ると、社内からの反発なく円滑に社内SNS・グループウェアを導入できます。
 
今回ご紹介したStockは、情報蓄積と共有の効率化を同時に解決、かつ非IT企業の社員でも簡単に使えるツールです。業界業種問わず100,000社以上が、社内コミュニケーションの活性化や情報共有の効率化に成功しています。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、社員同士のコミュニケーションの活性化と情報共有の効率化を両立しましょう。
 
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