紙の書類を整理せずにいると、種類や内容が散乱して紛失のリスクが高まります。そのため、書類の種類や内容ごとにファイリングして保管する「ファイル管理」が必要です。
 
しかし、「どのようにファイリングすれば書類を見つけやすくなるか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、書類整理に役立つ上手なファイリングのやり方を中心にご紹介します。
 
  • 紙の書類が増えて、どこに何があるか分からない
  • 大量の文書から必要なものをすぐに探し出せない
  • 書類の保存方法がバラバラなので、社内で統一したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、社内の情報を分かりやすく管理する方法が分かり、情報へのアクセス性を高めるのに役立ちます。


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書類整理に役立つファイリングのやり方

以下では、書類整理に役立つファイリングのやり方をご紹介します。手順だけでなくコツやポイントも紹介しているため、担当者の方は必見です。

1. 不要な書類を処分する

まずは、不要な書類を洗い出して処分しましょう。
 
たとえば、「電子化してPCに保存した書類」や「保存期間が終了した書類」などは紙で持っておく必要がないので処分します。このとき、書類に個人情報や機密情報が含まれることがあるため、シュレッダーや個人情報保護スタンプの利用が必須です。
 
また、ファイリングによって「必要な情報へすぐにたどり着けるようにする」という意味でも、不要な書類は処分して、過不足のない情報管理をしましょう。

2. 書類を分別する

次に、必要な書類を「使用頻度別・月別・案件別」で分別しましょう。
 
たとえば、書類を使用頻度別に分ければ、使用頻度の高いものだけをデスクの近くに収納できるので、仕事がしやすいオフィスになります。また、経費などの書類は月別に分別すれば、経費計算が合わなかった月の書類をすぐに確認できるのです。
 
以上のように、書類を適切に分別すれば業務自体の改善につながる可能性があります。

3. ファイルに収納してインデックスをつける

最後に、分別した書類をファイルに収納してインデックス(見出し)をつけましょう。
 
このとき、可能な限り資料を探しやすくなるように、ファイル名だけでなく件名・部署名・年度などを記入しておくのがおすすめです。
 
インデックスがなければ、外から見ると「どのファイルに何の書類を収納したか」が分かりません。したがって、必ず見分けるための工夫としてインデックスが必要なのです。


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ファイリングの種類

以下では、ファイリングの種類を3つご紹介します。それぞれのメリット・デメリットも解説しているため、比較して検討しましょう。

バーチカルファイリング

バーチカルファイリングのイメージ画像
バーチカルファイリングとは、フォルダに書類を挟み、垂直に立てて管理する方法です。
 
バーチカルファイリングでは、紙に穴をあけたり綴じたりする必要がないため「手間が少ない」「書類を追加しやすい」というメリットがあります。一方で、「ページをめくって探せない」「ファイルごと持ちだすのが難しい」というデメリットもあるのです。
 
したがって、ファイリングにまとまった時間が取れない場合や、書類の作成頻度は高いが見直す頻度は低い場合などに向いています。

簿冊式ファイリング

簿冊式ファイリングのイメージ画像
簿冊式ファイリングとは、バインダーなど背表紙があるファイルに書類をとじて、書棚に並べて管理する方法です。
 
簿冊式ファイリングは、本のように書類をとじられるため「ページをめくって探せる」「ファイルごと持ち歩ける」というメリットがあります。しかし、「書類の出し入れや並び替えが面倒」というデメリットもあるので、管理がいい加減になりやすいです。
 
したがって、ファイリングに十分な時間を確保できる場合や、ファイルを持ち出す機会が多い場合に向いています。

レターケース

レターケースによるファイリングのイメージ画像
レターケースによるファイリングとは、トレーや引き出しに書類を収納する方法です。
 
レターケースには、引き出しを開ければ「すぐに書類を取り出せる」メリットがある一方で「書類を重ねて平置きしなければならない」というデメリットがあります。
 
したがって、帳簿や見積書など、同じ種類の書類をすぐに取り出せる形で保管したい場合に向いている方法です。


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【注意点】ファイリングのデメリット

以下では、ファイリングのデメリットをご紹介します。デメリットを知らないままファイリングを続けると効率の悪さに気づけないので、ここで押さえましょう。

書類の保管場所を忘れる

1つ目のデメリットは、書類の保管場所を忘れることです。
 
インデックスに記載できる情報には限りがあるため、しばらく使っていない書類はどこに保管したか分からなくなります。とくに、書類を使用頻度別で分類していると、ほとんど使っていないファイルにある書類は忘れ去られてしまうのです。
 
また、書類をバーチカルファイリングやレターケースで管理している場合、フォルダやケース内の書類を一度に見る機会がほとんどありません。その結果、フォルダに何が入っていたのかが分からなくなります。

書類を探すのが面倒

2つ目のデメリットは、書類を探すのが面倒なことです。
 
書類をファイルで大まかに分別していたとしても、該当するファイルから特定の1枚を探すのには手間がかかります。また、そもそもどのファイルに保管したかを忘れてしまったら、すべてのファイルに目を通さなければなりません。
 
以上のように、ファイリングした紙の書類は探すのに時間がかかるため、本来の業務を圧迫しかねないのです。


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ファイリングのデメリットを解決する方法

以下では、ファイリングのデメリットを解決する方法についてご紹介します。
 
ファイリングには3つの方法がありますが、どの方法も「どこに何を保存したか忘れる」「必要な書類を探すのに手間がかかる」という点がデメリットです。
 
書類整理の目的は、書類を紛失するのを防いだり、必要な書類を探したりする手間を省いて、業務効率を向上させることです。したがって、手間がかかる紙文書のファイル管理をやめて、自社でもデジタル化をしなければなりません。
 
文書をデジタル化するツールは多種多様ですが、とくに「保管場所が一目で分かり、必要な書類をすぐに見つけられるツール」であれば、ファイリングのデメリットをすべて解消できます。
 
結論、ファイリングのデメリットを解消するために必須なのは書類を分かりやすく蓄積でき、かつ目的の情報を見つける検索機能が搭載されている「Stock」一択です。
 
Stockでは情報を記載した「ノート」はすべて「フォルダ」で分類できるので、すぐに目的の情報へたどり着けます。また、紙書類からの移行に必要な作業は「ノートにスキャンした書類を貼り付ける」だけなので、非IT企業でも簡単にデジタル化できます。

情報を簡単に残せる・探せるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額500円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。


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上手なファイリングのやり方まとめ

ここまで、ファイリングのやり方や種類、デメリットを中心にご紹介しました。
 
上手なファイリングの手順は「不要な書類の処分、書類の分別、インデックスをつけて収納」です。ただし、分別したりインデックスをつけたりしても、すべての書類の保存場所を記憶するのは難しいと言えます。
 
その結果、書類を探し出すのに手間がかかるのです。したがって、ファイル管理をやめて紙書類をデジタル化し「情報を整理・検索できるツール」で管理する必要があります。
 
たとえば、今回ご紹介したStockは情報を分かりやすく整理でき、かつ検索機能で必要な情報へすぐにたどりつけるツールです。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入して、社内の情報を探しやすい状態で管理しましょう。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」を正式ローンチ。
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