仕事を効率よく進める方法の一つに「ToDo」があります。ToDoを作成することで、やるべきことが明らかになり、仕事の優先順位も決めやすくなります。
しかし、「やるべき仕事や予定があっても忘れてしまう」「期限通りにToDoを完了できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ToDoをやり忘れる原因と対策、役立つアプリを中心にご紹介します。
- ToDoの見落としをなくして、業務のミスを減らしたい
- やることが明確にできていないので、仕事の抜け漏れが起きて困っている
- ToDoを正しく管理できるアプリを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、ToDoのやり忘れを防ぐ方法が分かるほか、ToDo管理に役立つアプリも見つかります。
目次
仕事のToDoをやり忘れる原因
以下では、仕事のToDoをやり忘れる原因について解説します。やり忘れが多い方はここで原因を確認しましょう。
ToDoを可視化していない
ToDoをやり忘れる大きな原因は、ToDoを可視化していないことです。
やるべきことを漏れなく完了するには、ToDoを「見える化」する必要があります。ToDoの内容や順序を整理できていない状況では、必要なタスクを見落としてしまうのです。
このように、やるべきことが見えない状態では抜け漏れが発生しやすいため、ToDoを可視化して整理しましょう。
ToDoリストを確認していない
やるべきことを可視化するためにToDoリストを作っても、確認しなければやり忘れてしまいます。
ToDoリストを確認しない主な理由として「ToDoリストを持ち歩いていない」「リストを開くのが面倒」などが挙げられます。たとえば、ExcelでToDoリストを作成しても、ファイルを開くのが面倒なのでチェックしなくなるのです。
したがって、ToDoをやり忘れないためには、リストを「アクセスしやすい形かつ目につきやすい場所」で管理して、やるべきことを常に把握できる状態にしましょう。
ToDoリストを行動に移さない
作成したToDoリストの項目は、行動に移す習慣をつけましょう。
たとえば、ToDoリストを作るときに、やるべきことの優先順位や重要度を決めると、行動に移しやすくなります。また、ToDoが溜まるとストレスになるので、本日中・今週中・今月中と分けるのも有効です。
ToDoリストを作る段階では「どうすれば行動に移しやすいか」を考えましょう。ToDoはほかの社員が見るものではないので、分かりやすいオリジナルのToDoリストで管理するのがおすすめです。
ToDoに期日を設けない
ToDoをやり忘れるそのほかの原因として、ToDoに期日を設けないことも挙げられます。
期日を設ければ、期日の早い順にToDoを完了していくことでやり忘れを防げます。逆に、期日を設けていないと、ToDoが後回しになって「うっかり忘れていた」というミスが発生するのです。
したがって、ToDoを作成するときは「何をやるべきか」だけではなく、「いつまでにやるべきか」も明らかにしましょう。
仕事のToDoの”やり忘れ”を防ぐのに最適なアプリ
以下では、仕事のToDoの”やり忘れ”を防ぐのに最適なアプリをご紹介します。
タスクのやり忘れを防ぐには、紙やExcelで管理せずにタスク管理アプリを導入しましょう。アプリを使えば、スマホからすぐにタスクを把握できるうえ、通知機能でタスクの期限を知らせてくれるものもあります。
また、仕事のToDoを確認するときは「直感的に使えるか」が重要です。多機能なアプリはさまざまな用途に使えますが、不要な機能によって使うのが面倒になるので、必要な機能に過不足のないシンプルなアプリを選びましょう。
結論、仕事のToDoの”やり忘れ”を防ぐのに最適なアプリは、非IT企業の65歳以上の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は「タスク」が紐づいており、各ToDoをノート単位で管理できます。また、タスクの期限が通知されるのでToDoのやり忘れを防げるうえ、やるべきこともノートを確認すれば一目で分かるので、業務を効率よく進められるのです。
シンプルかつ実用的なタスク管理アプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
仕事のToDoを忘れないための5つの対策
以下では、仕事のToDoを忘れないための5つの対策をご紹介します。やるべきことを忘れる原因を解消するのに欠かせない対策なので必見です。
（1）ToDoリストを作成する
1つ目の対策は、ToDoリストを作成することです。
ToDoを忘れずに実行するには、「やるべきことや順序が正しく把握できていること」が求められます。やるべきことが曖昧だと、そもそもToDoに漏れがあることにも気づけないのです。
したがって、ToDoリストを作成してやるべきことを明確にしましょう。
（2）ToDoリストを目につきやすい場所で管理する
2つ目の対策は、ToDoリストを「目につきやすい場所」で管理することです。
たとえば、ExcelやWordで作成したToDoリストは、わざわざファイルを開かなければ確認できません。ToDoリストを見るまでに手間がかかると、ToDoリストを開くのが面倒になってしまいます。
したがって、業務中によく目にする場所でToDoリストを管理しましょう。
（3）具体的な行動で表す
3つ目の対策は、ToDoを具体的な行動で表すことです。
たとえば、「採用ページの作成」というタスクは、手間や時間がかかりそうなので後回しにされがちです。この場合は「募集要項をリストアップする」「採用ページの構成を設計する」「採用者フローを作成する」と各工程にわけて具体的な行動で示しましょう。
以上のように、業務を具体的な作業・行動レベルに細分化することで、すぐに実行に移せるToDoになるのです。
（4）ToDoに期日を設ける
4つ目の対策は、ToDoに期日を設けることです。
期日を設ければToDoの優先度が明確になります。そのため、タスクの実行漏れがなくなるうえ、「後回しにしていたタスクをやり忘れた」という状況も未然に防げるのです。
以上のように、ToDoの見落としを防ぐには期日の設定が必須です。さらに、通知機能があるアプリでToDoを管理すれば、やり忘れていたタスクを漏れなく完了できます。
（5）アプリを導入する
5つ目の対策は、タスク管理アプリを導入することです。
タスク管理の方法には「紙にメモする」「Excelでチェックリストを作る」などがあります。しかし、紙は書くのが面倒で、Excelはスマホからは確認しづらく、わざわざファイルを開くのが手間です。
したがって、タスク管理の方法として最適なのは、「Stock」のように「簡単にタスクの作成や確認ができるアプリ」だと言えます。
仕事のToDoをやり忘れる原因と対策まとめ
ここまで、仕事のToDoをやり忘れる原因と対策を中心に紹介しました。
仕事のToDoを忘れないために、具体的な行動をリスト化してやるべきことを明確にしましょう。また、ToDoリストは、紙やExcelで管理すると抜け漏れなどが起こるので、期限を設定できる「タスク管理アプリ」が最適です。
一方、タスク管理アプリを選ぶときは、誰もが使いこなせるシンプルなものを選びましょう。多機能なアプリはできることが多いですが、使わない機能によって直感的に使えないデメリットが発生します。
たとえば、今回ご紹介したStockはタスク管理に必要な機能に過不足がなく、直感的に使えるシンプルなアプリです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ToDoを適切に管理しましょう。
