担当者が不在の際、取引先などからの電話内容を伝えるのに役立つのが「伝言メモ」です。しかし、紙の伝言メモは紛失のリスクを伴うので「メモを渡した、渡していないで揉める」「情報が正確に伝わらない」問題が起こりかねません。
そこで、伝言メモを電子化すれば、パソコンやスマホから簡単に情報を確認できます。しかし、伝言メモの電子化を検討する企業の中には「電子化のハードルが高い」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、伝言メモを簡単に電子化する方法や無料で始められるアプリを中心にご紹介します。
- 伝言メモを簡単に電子化する方法を探している
- 伝言メモを電子化し、社内連携のトラブルを防ぎたい
- デジタルに不慣れでも使いこなせる電子メモアプリが知りたい
という方はこの記事を参考にすると、伝言メモに感じていた不満を”電子化”によって解消するのに役立ちます。
目次
紙の伝言メモのデメリット
以下では、紙で伝言メモを残すデメリットを紹介します。伝言メモを紙で管理している企業は、業務の停滞を招く恐れがあるため早急に電子化を検討しましょう。
トラブルのもとになる
紙の伝言メモを利用すると、社員同士や顧客とのトラブルを招く可能性が高まります。
付箋やメモ帳は記載できるスペースが限られており、書ききれない場合は口頭で補足が必要です。しかし、口頭で補足した内容は伝言メモ上には残らないので、やりとりした内容を「言った/言わない」で争う恐れがあるのです。
さらに、伝言メモに記載漏れがあれば、担当者と顧客との間に認識のズレが生じる可能性があります。したがって、伝言メモにはすべての情報を残せないリスクを伴うため、トラブルのもとになりやすいのです。
あとから確認しづらい
紙の伝言メモは、電子で残すメモに比べてあとから確認しづらい点がデメリットです。
付箋や小さなメモ帳に書いたメモは、ほかの書類に埋もれて紛失するリスクが高くなります。伝言を引き継ぐ前にメモをなくした場合、情報の伝達漏れが起こってしまうのです。
また、手書きの文字が乱れていると伝言の内容が正しく読み取れません。以上のことから、伝言メモは電子化してオンライン上で記録・管理すべきだと言えます。
引き継ぎの状況が分かりづらい
引き継ぎの状況が分かりづらい点も紙で伝言メモを残すデメリットのひとつです。
伝言メモを渡したあとは、案件に対する対応状況が把握しづらくなります。そのため、仮に担当者が伝言への対応を放置していた場合「電話対応した社員は伝えたのに、案件は動いていない」状態となり、結果としてトラブルを招くこととなるのです。
このように、紙の伝言メモを利用すると、引き継ぎ状況が分からず担当者に何度も確認する手間がかかります。
伝言メモを電子化する5つの方法
ここでは、紙の伝言メモをデジタルで管理する5つの方法をご紹介します。以下の内容から、自社に適した方法を判断しましょう。
電子ノート
アナログのメモを電子化する方法に「電子ノート」があります。
電子ノートは、タッチペンで記録が残せるメモ専用のデジタル端末で「メモパッド」とも呼ばれます。比較的安価なモデルもあるため、個人的なメモを取るだけであれば、自宅と職場にそれぞれ置いておくような使い方も可能です。
一方で、伝言メモとして利用する際には、担当者へデータを共有する必要があるので、保存や転送機能が必要になります。しかし、メモ以外の機能を備えた高性能な電子ノートは、一台あたり数万円かかるケースが多いので慎重に検討しましょう。
電子メール
伝言メモを「電子メール」に残し、相手に送信して共有する方法もあります。
電子メールは普段の連絡でも利用することからも、使い始めるハードルが低い点がメリットです。電子メールで伝言するときは、件名へ「〇〇様へ折り返しのお電話をお願いします」といった概要を記載し、本文に問い合わせの内容を具体的に残しましょう。
一方、電子メールは別のメールに伝言メモが埋もれて見落としてしまう可能性があるため、メール振り分けなどの対策が必要です。また、アドレスの入力漏れがあると関係者に適切に共有されないので、メール送信前には入力内容を必ず見直しましょう。
手書きアプリ
iPadなどのタブレット端末向け「手書きアプリ」でも、伝言メモを電子化できます。
手書きアプリは専用のペンを使って、デジタルのノートにメモを残せるアプリを指します。紙のメモとほとんど同じ使い心地なうえに、ペンの種類や色、太さを調節して見やすいメモに仕上げられる点がメリットです。
一方、手書きアプリは個人利用を想定して開発されているため、共有機能が不十分なサービスもあります。また、手書き部分は検索機能の対象外になることが多く、あとから目的の情報を探し出すのが困難です。
したがって、ビジネスで手書きアプリを利用する際は、機能面の確認と運用の工夫が必須だと言えます。
チャットアプリ
「チャットアプリ」も伝言メモとして利用可能です。
LINEやSlackなどのチャットアプリは、メッセージ機能を使ってスムーズにコミュニケーションがとれます。メールとは異なり、チャットアプリでは挨拶文や署名なしで気軽に連絡を取れる点がメリットです。
ただし、チャットアプリは「ほかのメッセージのやりとりによって情報が流れる・埋もれる」恐れがあります。とくに、重要な伝言メモが流れてしまうと、その後の対応が遅れてトラブルになりかねません。
したがって、チャットアプリで伝言を残す際は「相手にタスクを設定する」などの対策を実践しましょう。
情報共有アプリ
最後に、伝言メモを社内で共有できる「情報共有アプリ」をご紹介します。
情報共有アプリは、業務に関するあらゆる情報を作成・共有・管理できるアプリです。スマホやPCにダウンロードして使えるので電子ノートのように持ち運ぶ必要がなく、メールやチャットアプリのように情報が流れる心配もありません。
また、伝言メモごとに担当者と連絡をとり合える「メッセージ」や、折り返しの電話を依頼できる「タスク」を備える「Stock」のような情報共有アプリを使えば、確実に連携でき対応漏れを防げるのです。
以上のように、情報共有アプリは、電子ノートやメール、手書きアプリ、チャットアプリのデメリットを補完する特徴があるため、とくにビジネス利用を想定するチームにとって最適と言えます。
【すぐに効率化】情報共有アプリを1番おすすめする5つの理由
以下では、伝言モを電子化する手段として、情報共有アプリが最適な理由を5つご紹介します。情報共有アプリで伝言メモを残せば、業務が円滑に進められます。
（1）テンプレートですぐにメモを残せる
情報共有アプリのなかには、テンプレート機能を備えているものがあります。
テンプレートとは、事前に項目を入力しておいたノートを呼び起こして使える機能です。たとえば、下記のように「電話を受けた日時」「企業名/役職/相手の名前」「用件」などをテンプレートに登録しておけば、すぐに伝言メモを書き始められます。
年 月 日（ ） 時ごろ 様よりお電話がありました
＜先方の情報＞
1. 企業/部署/役職
2. お名前
3. 折り返しの電話番号
＜要件の詳細＞
・折り返し電話してください
・改めて電話します
・メールします
＜伝言＞
情報共有アプリのテンプレート機能を使いこなせば、都度形式を整えて伝言を書く必要がありません。そのため、緊急の電話でも落ち着いて情報が残せたり、伝言の抜け漏れを防いだりできるというメリットがあります。
（2）メモごとにメッセージが送れる
情報共有アプリのなかには、メッセージを送り合えるサービスがあります。
伝言メモだけでなくメッセージも共有できれば、伝言があったことを素早く担当者に伝えられます。また、伝言メモごとに個別のメッセージが紐づいているアプリなら、チャットのように話題が混ざる心配はありません。
したがって、情報共有アプリは伝言メモに関するコミュニケーションをとりやすいと言えます。
（3）折り返しの依頼を設定できる
担当者にタスクを設定できる機能が備わっている情報共有アプリを選べば、対応の抜け漏れは発生しません。
たとえば、電話の折り返しが必要な場合、顧客対応した社員は“担当者”と”折り返し期限”を記入したタスクを設定しましょう。タスクを設定すればその後のステータスが可視化されるので「対応状況はどうなっているか」と担当者に尋ねる必要がなくなります。
以上のように、情報共有アプリは伝言メモの内容に対する対応漏れの対策に役立ちます。
（4）伝言メモが流れない
情報共有アプリを使うと、伝言メモを蓄積できます。
伝言メモは共有するだけでなく、担当者があとから見返せる状態にしなければなりません。しかし、LINEやSlackのようなチャットアプリは簡単にメッセージを送れる一方、別件のメッセージが入れば伝言が流れて見つからなくなってしまいます。
そこで、情報を蓄積可能な情報共有アプリを利用すると、伝言メモを履歴として確実に残せるのです。また、検索機能が優れていれば必要な情報にすぐにアクセスでき、業務が進めやすくなります。
（5）簡単に整理ができる
情報共有アプリを使うと、伝言メモを簡単に整理可能です。
伝言メモを作ってそのまま放置していると、情報が増えすぎて「どこに何のメモを保存したか分からない」という状態になりかねません。しかし、たとえば情報共有アプリ内のフォルダ機能などで分類すると、顧客ごとに伝言メモを分けられます。
以上のように、社員が必要な伝言メモへアクセスしやすくするためにも、情報共有アプリが必須です。
無料で使えるシンプルなおすすめの情報共有アプリ
以下では、無料で使えるシンプルなおすすめの情報共有アプリをご紹介します。
紙の伝言メモの問題点を解消するには「簡単に書き始められるテンプレート」や「担当者とやりとりができるメッセージ」を備えた情報共有アプリが最適です。
しかし、社内メンバーがアプリを使いこなせなければ、伝言の連絡は従来の手書きメモに戻さざるを得なくなります。したがって、情報共有アプリのなかでも「誰でも使えるシンプルなサービス」を選びましょう。
結論、伝言メモに必要な機能に過不足がないうえに、導入初日から説明なしでも使いこなせる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」でテンプレートを呼び起こせば、伝言メモを一から作成する必要がなくなります。また、ノートには担当者とやりとりできる「メッセージ」や、折り返しの電話を依頼する「タスク」が紐づいているので、情報が分散してしまう心配もありません。
電子メモに必要な機能が過不足なく備わった情報共有アプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
伝言メモを簡単に電子化する方法まとめ
これまで、伝言メモを電子化する方法やおすすめの情報共有アプリをご紹介しました。
伝言メモの電子化する方法として、電子メールやチャットアプリという選択肢もあります。しかし、伝言メモがほかの業務連絡に埋もれたり流されたりする大きなデメリットもあるため、対応の抜け漏れが発生しないように運用方法の工夫が必要です。
一方、情報共有アプリを利用すると、情報を蓄積する機能や担当者へタスクを依頼する機能が搭載されており、伝言から対応までの抜け漏れを防げるのです。ただし、多機能なアプリを選ぶと使いこなせず持て余し費用対効果が悪くなってしまいます。
そのため、情報共有に過不足のない機能を備えたサービスを選びましょう。したがって、ビジネスにおいては非IT企業でも導入即日から使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリのStockが必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、伝言メモを電子化して情報を確実に共有しましょう。
関連記事： 【最新】シンプルで簡単なメモアプリ5選！
