業務の引き継ぎや教育、標準化を進めるうえで手順書の整備は欠かせません。とくにWordは多くの企業で利用されており、手順書作成の手段として広く活用されています。
しかし、「Wordで手順書を作ろうとしても、適切な構成が分からない」「作っても読みにくく、結局現場で使われない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Wordで手順書を作るときの適切な作成ステップやよくある失敗とその改善方法を中心にご紹介します。
- 業務の引き継ぎや標準化のためのWordの手順書の書き方が分からない担当者
- 既存の手順書が分かりづらく、属人化を解消できないと感じている現場リーダー
- フォーマットが統一されず、誰でも手順書を作成可能にしたい業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、Wordで手順書を作成するときに、読みやすく再現性の高い構成・書き方を理解し、簡単に手順書を社内へ共有できるようになります。
目次
Wordで手順書を作るときによくある失敗
Wordで手順書を作るときは、「読みにくい・更新されない・属人化する」といった失敗が起こりやすい点に注意が必要です。
- 読みにくい
- 更新されない
- 属人化する
文章が長く、業務の手順や操作内容が明確でない場合、読み手は内容を正しく理解できません。たとえば、段落分けや箇条書きを上手く活用できていない手順書では読むのに時間がかかります。
更新ルールが決まっていなければ、業務変更があっても手順書に反映されません。結果として、古い手順と新しい手順が混在し現場で混乱が発生します。
特定の担当者の知識や経験に依存した内容では、他の人が理解・修正・活用しづらくなります。たとえば、前提知識の説明がないまま専門用語だけで書かれている場合、引き継ぎや業務の再現が難しくなります。
そのため、Wordで手順書を作成するときは、読みやすい構成で記載することに加え、更新ルールを明確にし、誰でも理解・修正できる内容にしましょう。
Wordで最低限押さえるべき手順書の作成ステップ
以下では、Wordで手順書を作成するときに最低限押さえるべきステップについて解説します。読みやすく再現性の高い手順書を作成したい方は必見です。
（1）目的・対象読者を明確にする
まずは、手順書の目的と対象読者を明確にしましょう。
手順書は誰に向けて作るかによって、記載すべき内容が大きく変わります。目的や対象読者が曖昧なまま作成すると、必要な情報が不足したり、不要な説明が増えたりして、実務で使われにくくなります。
例えば、新人向けの手順書であれば専門用語の説明や前提知識の補足が必要になります。一方、経験者向けであれば操作手順のみを簡潔に記載したほうが適切です。
そのため、誰がどの業務をするための手順書なのかを明確にしましょう。
（2）業務の全体像を確認する
次に、対象業務の全体像を整理しましょう。
手順書は一部の作業だけでなく、業務全体の流れの中で位置づけを理解できるようにする必要があります。全体像を把握せずに作成すると、手順の抜け漏れや順序の誤りが発生し、進捗の遅れに発展しかねないのです。
例えば、申請業務の手順書を作る場合、「申請前の準備」「申請作業」「申請後の確認」といった流れを事前に整理しておくことで、どの工程をどの順番で説明すべきかが明確になります。
そのため、作業単位ではなく業務全体の流れを把握したうえで手順書を構成しましょう。
（3）見出しを構成する
続いて、見出し構成を設計しましょう。
見出しは手順書全体の骨組みとなるため、構成が整理されていないと内容が分かりにくくなります。とくにWordでは自由に記述可能なぶん、見出しを設計せずに書き始めると情報が整理されません。
例えば、「手順1：ログイン」「手順2：データ入力」「手順3：確認」といったように、手順ごとに見出しを分けることで、読み手はどこから作業を始めればよいかをすぐに理解できます。手順書を作成する側にとっても、知見やコツを記載しやすいです。
そのため、本文を書く前に見出しを整理し、手順の流れが一目で分かる構成にしましょう。
（4）文章と画像の両方を使う
そして、文章と画像を組み合わせましょう。
文章だけでは操作内容が伝わりにくく、画像だけでは補足情報が不足するため、どちらか一方では理解しづらい手順書になります。とくにシステム操作などは、矢印や枠などの視覚情報があることで理解度が大きく向上します。
そのため、文章と画像を組み合わせ、直感的に理解できる手順書を作成しましょう。
（5）補足・注意点をまとめる
最後に、補足情報や注意点を明確に記載しましょう。
手順だけを記載した場合、イレギュラー対応やミスが発生しやすいポイントが伝わらず、実務でのトラブルにつながります。そこで、注意点を明示することで、作業の精度向上を実現できるのです。
例えば、「入力ミスが多い項目」「承認前に必ず確認すべき内容」などを補足としてまとめておくと、業務性質上発生しやすいミスを未然に防止することが可能です。
そのため、補足や注意点も整理し、実務での失敗を防げる手順書に仕上げましょう。
【重要】Word手順書が向く業務・向かない業務
Wordでの手順書作成には、業務の特徴や具体的なシーンを踏まえて、向き不向きがあります。
| Wordでの手順書作成 | 業務の特徴 | 業務の具体例 |
|---|---|---|
| 向いているケース | 更新頻度が低い業務 | ・年末調整の手続きや決算業務 ・工場の作業手順や現場点検マニュアル ・社内規程に基づく申請フローや監査対応手順 |
| 印刷・オフライン利用が前提の業務 | ||
| 向いていないケース | 複数人で頻繁に更新する業務 | ・営業フローやカスタマーサポートの対応手順 ・社内システムの操作マニュアルや業務ルール集 ・障害対応マニュアルや緊急時の対応フロー |
| 社内全体で共有する必要がある業務 | ||
| 最新情報をすぐに参照する必要がある業務 |
上の表を参考に、自社に合った手順書の運用方法を再検討しましょう。
なぜ？Wordで手順書が定着しない原因とは
以下では、Wordでの手順書作成が定着しない理由について解説します。根本的な原因を理解し、適切に手順書を運用したい方はぜひ参考にしてください。
リアルタイム共有できない
1つ目は、最新情報のリアルタイム共有が困難であるからです。
Wordファイルは個人のローカル環境で編集されることが多く、修正のたびにメールやチャットで再配布する必要があります。この運用では、誰が最新版を持っているのかが分からず、古い手順書を参照したことによる作業ミスが発生します。
したがって、配布の手間が発生するWordは共有のスピード感に欠けるといえます。そのため、情報の更新頻度が高い業務では、作成した手順書がリアルタイムでほかのメンバーに共有される「Stock」のような情報共有ツールを使うのがおすすめです。
検索性が低い
2つ目は、必要な情報に素早くアクセスするための検索性が低いからです。
Wordは1つのファイル内に情報が完結しているため、複数の手順書を横断して検索することができません。特定の作業手順を探したい場合、まず該当するファイルを探し、その中から該当箇所を探すという二度手間が発生します。
したがって、膨大な業務知識を蓄積・活用する場面では、Wordよりも「社内情報を横断して欲しい情報に瞬時にアクセス可能な仕組み」を活用しましょう。
フォーマットが統一されていない
3つ目は、作成者によってフォーマットがバラバラになりやすいからです。
Wordは自由度が高い反面、白紙から作成するため、書き手のスキルや好みに構成が依存してしまいます。その結果、ある手順書は文字ばかりで読みづらく、別の手順書は図解が多いといった「品質のバラつき」が生じます。
したがって、組織全体で手順書の質を一定に保ちたい場合は、テンプレートを活用して書式を統一すべきです。
Wordよりも簡単に手順書・マニュアルを社内で共有する方法
以下では、Wordよりも簡単に手順書・マニュアルを共有する方法を紹介します。
Wordで手順書作成を実施すると、ファイルが個人のデスクトップやフォルダの奥に散在し、必要なときにすぐ見つけられません。その結果、せっかく作成したマニュアルが活用されず、属人化から抜け出せません。
また、Wordは作成や体裁調整に手間がかかるため、多忙な現場では更新が後回しになり、内容がすぐに古くなってしまいます。一方で、ファイルサーバーやリンク共有といった手動の運用だけでは、常に最新の手順を参照できる環境を整えるのは難しいのが実情です。
そのため、「更新が滞りがちなWordファイルでの管理」から、「誰でも簡単に記録・共有できる仕組み」に移行しましょう。
この条件に適しているのが、手順書の記録・共有を一元化できるシンプルなツール「Stock」です。Stockの「ノート」には、テキストや画像を用いて見やすい手順書を作成可能なほか、残した情報がメンバーに即共有されるため、更新もスムーズです。
業務の引き継ぎ・教育をスムーズにする情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
FAQ｜手順書・マニュアル作成に関するよくある質問
以下に、手順書・マニュアル作成に関するよくある質問をまとめました。
（1）マニュアルはエクセルかパワポかどちらで作るべき？
基本的にはパワーポイント（PowerPoint）で作成すべきです。
マニュアルの本質は「視覚的なわかりやすさ」にあり、PowerPointは画像や図解の配置・レイアウトの自由度が最も高いためです。
操作画面のスクリーンショットを貼り、その上に赤枠や矢印で補足を入れる作業は、パワポなら数秒で済みます。一方、エクセルはセルの枠に縛られるため、画像の微調整でレイアウトが崩れやすく、修正に余計な時間がかかります。
メンテナンス性と伝わりやすさの両面から、特別な集計機能が必要ない限りはパワポを選びましょう。
（2）マニュアル作りが上手い人の特徴は？
読み手の知識レベルまで視点を下げられる人です。
自分が知っていることをそのまま書くのではなく、初心者がどこで迷うかを先回りして言語化しているからです。
例えば、「システムを起動する」とだけ書くのではなく、「デスクトップにある青いアイコンの『業務ソフトA』をダブルクリックする」といった、具体的で迷いようのない表現を使います。
常に「初めてこの作業をする人が、横に教育担当がいなくても完結できるか」という基準で書ける人が、真にマニュアル作りが上手い人です。
（3）書類作成はワードとエクセルのどちらがいいですか？
文章メインならワード、数値やデータの整理ならエクセルと使い分けるのが正解です。
Wordは、文章を整えるための設計ツールであり、Excelは、計算・分析するための設計ツールであるからです。
契約書や社内規定など、複数ページにわたる長文はWordが最適です。自動で目次やページ番号を管理でき、検索性も高いためです。逆に見積書や予算管理など、計算式が伴うものはExcel一択となります。
用途を無視しせず、文書の性質に合わせて最適な道具を選びましょう。
（4）手順書とマニュアルの違いは何ですか？
マニュアルは「包括的なルールブック」、手順書は「具体的な作業指示書」という関係性です。
マニュアルは全体像や判断基準（Why/What）を、手順書は具体的な行動ステップ（How）を定義するものだからです。
「接客マニュアル」には、ブランドのコンセプトや身だしなみの基準が書かれています。一方、「レジ操作手順書」には、会計ボタンの押し方や領収書の発行方法がステップ順に書かれています。
「全体方針を示すマニュアルの下に、個別の作業を完遂するための手順書がぶら下がっている」という構造で整理するとスムーズです。
Wordでの手順書作成に関するまとめ
これまで、Wordで手順書を作る前に知っておくべき注意点やよくある失敗、手順書の作成ステップを中心にご紹介しました。
Wordで手順書を作成する際は、構成や記載ルールを事前に設計し、目的や対象読者に応じた内容にすることが重要です。また、読みやすさや更新性を意識しなければ、属人化や形骸化につながるため、運用面まで含めて設計する必要があります。
しかし、複数人での共有や頻繁な更新が発生する業務では、ファイル管理に依存した運用では限界があります。そのため、誰でも簡単に情報へアクセスでき、更新内容がすぐに反映される仕組みを整えることが不可欠です。
なかでも、手順書の作成・共有に最適なのは、ITに詳しくない担当者でも手順を残せ、常に最新情報をチームで活用できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し再現性の高い手順書運用を実現しましょう。
