企業では頻繁に会議がありますが、なかでも「定例会議」は経営方針やプロジェクトの情報を共有する重要な機会となっており、ほとんどの企業で実施されます。
 
しかし、定例会議には多くの社員が集まるので、情報共有だけの場になっている企業が多いのも現状です。そのため、「情報共有だけの会議をするのは無駄ではないか」と考える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、情報共有だけの会議が無駄な理由と解決策を中心にご紹介します。
 
  • 情報共有だけの会議を続けるのに不安がある
  • 無駄な会議を減らす方法を押さえ、業務の負担を軽減したい
  • 情報共有だけの会議からすぐに脱却できる方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、情報共有だけの会議が無駄な理由が分かり、効果的な解決策も実施できるようになります。


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結論|情報共有だけの会議は無駄なので改善すべき

情報共有だけの会議は、業務に割く時間を奪うため早急に廃止すべきです。具体的な理由は以下の3つです。

理由1:目的が曖昧になっている

はじめに、情報共有だけの会議が無駄な理由として、目的が曖昧になっていることが挙げられます。
 
会議は本来「プロジェクトの方向性を決める」など、意思決定を目的として実施されます。しかし、単に情報共有だけの場となっていれば、明確な意思決定がされないまま会議が進むため、議論が進展せず無駄な時間となってしまうのです。
 
したがって、会議の本来の目的である「意思決定」を果たすためにも、情報共有だけの会議は避けなければなりません。

理由2:業務に時間が割けなくなる

次に、業務に時間が割けなくなるのも、情報共有だけの会議にありがちです。
 
会議の日程が決まれば、社員は業務時間を削って参加する必要があります。しかし、情報共有だけの会議は議論が進みづらく、業務の時間を圧迫してしまうのです。
 
したがって、社員が本来の業務により多くの時間と労働力を割くためにも、議論の進まない「情報共有だけの会議」は廃止すべきです。

理由3:集まらないと情報共有できない

最後に、会議へ参加しないと情報共有ができないのも理由のひとつです。
 
情報共有だけの会議が実施される背景には、会議以外で社員への情報共有がしづらいことがあります。具体的には、紙やメールなど「全体へすぐに連絡できない方法」で情報のやりとりをしている場合が多いです。
 
そこで、オンライン上で情報共有が完結する「情報共有ツール」を使うと、わざわざ会議室へ集まらなくても連絡ができるようになります。とくに、必要な機能に過不足のない「Stock」であれば、操作に一切のストレスがかかりません。


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即実践!無駄な会議を減らす3つの解決策

ここでは、無駄な会議を減らすための解決策を3つご紹介します。以下の方法を実践して、必要な会議のみが実施される仕組みをつくりましょう。

対策1:会議の目的を明確にする

まずは、無駄な会議を減らす対策として、会議の目的を明確にするのが大切です。
 
たとえば、「今期の部署の目標を決定する」などのように、意思決定の場であることを明確に示します。その結果、議論が進みやすくなり、無駄な時間を省けるのです。
 
したがって、無駄な会議を減らすためには、会議の本来の目的である「意思決定をすること」を意識して活発な議論を促すのが重要です。

対策2:時間、頻度、人数を検討する

次に、会議を開催する前に「時間・頻度・人数」を検討するのも重要です。
 
たとえば、重要性が低い議題を扱うのに全社員を集めて会議をするのは非効率です。また、週に何度も長時間の会議を実施すれば、本来の業務に十分な時間が割けません。
 
そのため、会議の内容に合わせて時間や頻度、人数を適切に調整しましょう。

対策3:いつでも情報共有できるようにする

最後に、いつでも情報共有できるようにするのも、無駄な会議を減らすのに役立ちます。
 
時間や場所を問わずにやりとりができれば、情報共有のためだけに会議を開く必要がなくなります。その結果、会議の数を減らせるのはもちろん、必要な情報をいつでも振り返れるようになるのです。
 
そこで、あらゆる情報を一元化できる「情報共有ツール」を使えば、些細な確認や報告はすべて「メッセージ機能」で完結します。そのため、会議を実施しても情報共有だけの場になる心配がありません。
 
ただし、多機能な情報共有ツールでは、ITが苦手な社員が使えない恐れもあるので「誰でも簡単に操作できるツール」が必須です。たとえば、非IT企業の65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」を活用すると、情報の共有・管理のストレスを完全に省けます。


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【これで解決】無駄な会議からすぐに脱却できる情報共有ツール

以下では、無駄な会議からすぐに脱却できる情報共有ツールをご紹介します。
 
情報共有だけを目的とした会議は時間が無駄になるため、早急に廃止しましょう。そのためには、社員が簡単に情報共有できる仕組みをつくる必要があります。
 
そこで、時間や場所を問わずにやりとりができる「情報共有ツール」を導入すれば、そもそも会議を開く回数を減らせるのです。ただし、多機能な情報共有ツールは操作が複雑なケースも多いので「必要な機能に過不足がないもの」を選定すべきです。
 
結論、無駄な会議から脱却するには、非IT企業の65歳の方でも簡単に情報を蓄積・共有できる「Stock」が最適だと言えます。
 
Stockの「ノート」に残した情報は瞬時に共有されるほか、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば話題が入り乱れず、細かな報告や連絡も完結します。そのため、会議があっても情報共有だけの場になる心配がありません。

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

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江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

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情報共有だけの会議の解決策まとめ

ここまで、情報共有だけの会議が無駄な理由や解決策を中心にご紹介しました。無駄な会議を減らす解決策は以下の3つです。
 
  1. 無駄な時間をかけないために、会議の目的を明確にする
  2. 議題に合わせて時間や頻度、人数を調整する
  3. 会議自体の数を減らすため、いつでも情報共有できるようにする
とくに、3つ目の「いつでも情報共有できるようにする」は重要です。全体への連絡に時間や場所を問わなければ、そもそも会議を開く回数が減るからです。
 
そこで、あらゆる情報を即座に伝達できる「情報共有ツール」を使うと、メッセージ機能によって細かなやりとりが完結し、情報共有だけの会議をなくせます。とくに、非IT企業であれば必要な機能に過不足のない情報共有ツール「Stock」が最適です。
 
無料登録は1分で完了するのでぜひ「Stock」を導入し、情報共有だけの無駄な会議を減らしていきましょう。


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関連記事: 情報共有の大切さとは?共有不足で起きる問題や改善方法も解説!
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。