プロジェクト全体のスケジュールを見える化するには、ロードマップが欠かせません。たとえば、ロードマップに、案件の目的や期限、マイルストーンなどを記載すれば、メンバー全員が効率よくタスクを進められます。
一方、「ロードマップとマイルストーンの違いが分からず、書き分けが曖昧なまま運用してしまっている」という担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ロードマップとマイルストーンの違いや書き方、作成時の注意点を中心に解説します。
- ロードマップとマイルストーンの違いを把握したい
- ロードマップの正しい作成方法を知り、プロジェクトを円滑に進めたい
- ロードマップを見やすく管理する方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、ロードマップの正しい書き方が分かるだけでなく、効果的に活用できるようになります。
目次
ロードマップの意味とは
ロードマップとは、英語で「Roadmap」と表記し、プロジェクトや案件の計画を時系列でまとめた図を指します。
全体の計画やスケジュールをロードマップで見える化すると、タスクの期限設定がスムーズになり、部署間の連携が促進されます。そのため、プロダクトの開発計画や、複数の部署が連携した新規商品開発など、幅広い場面で用いられるのです。
また、ロードマップがあれば、プロジェクトの開始日から期日までの流れが一目で分かるので、完了日を踏まえて作業に取り組めます。
ロードマップとマイルストーンの違い
「ロードマップ」と「マイルストーン」の違いは、プロジェクトの全体を指すか、中間目標を指すかにあります。
ロードマップは、プロジェクト全体の計画やスケジュールを見える化したもので、細かな情報は記載しません。そこで、ロードマップにマイルストーンを組み込むと、プロジェクト全体に対する進捗を正確に把握できるようになります。
つまり、マイルストーンはプロジェクトの通過点を意味し、計画通りに作業が進んでいるか定期的に確認するために設定します。マイルストーンを設置すれば、計画と実績の差分を検知しやすくなるのでトラブルにも迅速に対処できるのです。
<リニューアル製品のロードマップのイメージ画像>
以上のように、マイルストーンはロードマップの一部であり、プロジェクトが計画通りに進んでいるかをチェックするための指標になります。
ロードマップは意味ない?作成の目的とは
ここでは、ロードマップを作成する目的を解説します。以下を参考にして、担当しているプロジェクトにロードマップが必要なのか判断しましょう。
プロジェクトのスケジュールを見える化する
ロードマップを作成する目的のひとつに、スケジュールの見える化が挙げられます。
スケジュール計画が曖昧なままプロジェクトを進めてしまうと、期限の遅れや作業の抜け漏れにつながります。そこで、ロードマップでスケジュールを見える化すれば「いつまでに何をすべきか」が分かり、効率的かつ着実に作業をこなせるのです。
したがって、プロジェクト全体のスケジュールを俯瞰で把握し業務を確実に進めるために、ロードマップが活用されます。
プロジェクトの計画をメンバーに共有する
ロードマップには、プロジェクトの計画をメンバーに共有する目的もあります。
「担当業務は理解していても、メンバーのタスクまでは把握していない」というケースは少なくありません。ほかのメンバーがどのようなタスクを持っているかが分からなければ、作業量の偏りによって業務が停滞したときにメンバー同士でフォローしづらくなってしまいます。
そこで、ロードマップにタスクの概要を記載しておけば、ほかのメンバーが何をしているのかを簡単に把握できるようになるのです。
5ステップ|わかりやすいロードマップの作り方
ここでは、わかりやすいロードマップの作り方を5ステップでご紹介します。以下の記載方法を社内で統一し、様式がばらつくのを防ぎましょう。
ステップ1. 目的と期限を定める
はじめに、プロジェクトの目的と期限を定めます。
あらかじめ目的や目標を設定して、そのプロジェクトで何を達成しようとしているのかを明確にしましょう。また、プロジェクトの工程ごとに期限を設けて「いつまでに何をするか」を社内で共有しておくことで、最終的なゴールまでの道筋が見えてきます。
このように、目的や期限を設定すれば、目指すべき地点が明らかになり、タスクの期日やマイルストーンを逆算できるので効率よく作業を進められるのです。
ステップ2. マイルストーンを設置する
次に、中間目標であるマイルストーンを設置します。
最終的な目標だけでは、プロジェクトが順調に進んでいるか判断できず、予定より進捗が遅れていても気付けない可能性があります。したがって、納期に間に合わない事態を防ぐためにも、マイルストーンを設定して、計画通りにタスクが消化されているか都度チェックしましょう。
このように、マイルストーンは進捗を定期的に確認できると同時に、進捗遅れのトラブルにいち早く気が付けるメリットがあるのです。
ステップ3. 現状の課題を把握する
次に、現状の課題を把握しましょう。
プロジェクト管理するうえで、課題を洗い出し、目的を達成するために必要な対策を議論することが大切です。たとえば、一人あたりのタスクが多すぎて期日に間に合わなそうな場合は、メンバーを追加したり、作業の振分け方を変えたりするなどの対応が求められます。
このように、事前に課題をピックアップしておけば、仮に問題が起こった場合でもスムーズに対応でき、進捗への影響を最小限に抑えられるようになるのです。
ステップ4. 時系列で工程計画を作成する
次に、時系列で工程計画を作成し、ロードマップ化します。
プロジェクトの開始日から期日までにやるべきことを並べて、プロジェクト全体の流れが一目で分かるようにしておきましょう。たとえば、フローチャートやグラフを使うと視覚的に分かりやすい計画表になります。
このように、やるべきタスクを時系列で整理すれば、計画と実績が乖離していないかも一目で分かるロードマップが作れるのです。
ステップ5. メンバーに共有する
最後に、メンバーがいつでもロードマップを確認できるように共有します。
ロードマップを共有すると、プロジェクトの全体像をメンバー全員が把握して、チームワークを持って作業を進められます。したがって、場所を問わずスムーズに共有できるよう、紙ではなくデジタルでロードマップを作成しましょう。
ただし、ExcelやWordの場合、共有に別のツールを使ったり、更新のたびにバージョン管理したりする手間がかかります。そのため、チャット機能を搭載しており、更新内容がリアルタイムで共有される「Stock」のようなツールが最適です。
ロードマップと併せて活用したい管理手法
以下では、ロードマップと併せて活用したい管理手法をご紹介します。ロードマップでは書ききれない、細かい業務の把握や進捗管理に役立てましょう。
WBS
WBSとは、プロジェクトに必要なタスクを細分化し、各タスクの対応に必要な時間や経費、人員を把握してスケジュールを配分するためのものです。WBSはWork Breakdown Structureの略で、日本語では「作業分解図」と訳されます。
WBSは、まずプロジェクトを工程ごとに大まかにわけ、さらにその内容ごとに細かなタスクを書き出していきます。こうすることでタスク漏れを防ぎ、作業順序通りにプロジェクトを進められるのです。
WBSによってプロジェクト全体の作業内容を把握し、無理のないスケジュールを組みましょう。
ガントチャート
ガントチャートとは、タスクの進捗を管理する工程表です。
縦にタスクを並べ横軸に時間軸をとって、各タスクの作業期間を帯状のグラフで表示します。今どの作業をしているかを一覧で把握できるので、未完了のタスクや滞っている作業が明確になります。
作成したガントチャートは、「Stock」などの情報共有ツールで共有すると情報が属人化しません。ガントチャートを活用し、社内でプロジェクトの各工程の進捗を管理・共有しましょう。
ロードマップを作成するときの3つの注意点
以下では、ロードマップを作成するときの3つの注意点を解説します。誰もが理解しやすいロードマップをつくるためにも必ず押さえましょう。
(1)タスクを細かくしすぎない
はじめに、タスクを細かく書きすぎないように注意しましょう。
ロードマップに詳細なタスクまで書き込むと、プロジェクト全体の流れが掴みにくくなります。そのため、プロジェクト全体が俯瞰できるように、メインのタスクだけを書くなどの工夫が求められるのです。
また、タスクの期限や担当者が一目で分かるように、ガントチャートを追加することもあります。
(2)目標は定量化する
次に、目標は定量化して設定しなければなりません。
「今期の売り上げを前期より増やす」のように、目標が定性的では、プロジェクトが計画通りに進んでいるかを客観的に判断できません。また、認識にズレが生じやすく、重大なミスにつながる可能性もあるのです。
したがって、目標は定量的に表現して、メンバー間の認識を統一しましょう。たとえば、「売上を前期比で200万円増やす」などの具体的な数値を設定すると、マイルストーンも立てやすくなります。
(3)テンプレートを活用する
最後に、テンプレートを活用してロードマップを作成しましょう。
テンプレートがあれば一からロードマップを設置する必要がなく、効率よく作成できます。また、これまでロードマップをつくったことがない場合でも、すぐに運用を始められるのがメリットです。
ただし、ExcelやWordでテンプレートを管理すると、使うたびに目的のファイルを探してコピーする手間がかかります。そこで、フォルダで情報を見やすく管理する「Stock」のようなツールを導入して、効率よく作成しましょう。
【おすすめ】作成したロードマップを効果的に活用できるツール
以下では、作成したロードマップを効果的に活用できるツールをご紹介します。
ロードマップを作成しても、計画通りに進んでいるかこまめに振り返り、必要に応じて軌道修正しなければ、目標は達成されません。そのため、ロードマップをはじめとしたプロジェクトの進捗は、社内で常に共有する必要があるのです。
しかし、プロジェクトの進捗をWordやExcelで管理すると、ファイルを開く手間がかかったり、ほかのファイルに埋もれたりと面倒です。そこで、「簡単に使えて検索機能の充実したITツール」にプロジェクトの情報を残すと、目的の情報がすぐに見つけられます。
したがって、自社が導入すべきツールは、簡単な操作でプロジェクトの進捗を管理できる情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、作ったロードマップのファイルや画像を貼り付けられます。また、ノートは高性能な「検索機能」ですぐに見つかるうえ「タスク」が紐づけられるので、プロジェクト情報とやるべき業務を一か所で管理できるのです。
非IT企業の65歳でもすぐに使いこなせるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
【比較表】ロードマップの管理におすすめのツール4選
ここでは、ロードマップの管理におすすめのツール4選の比較表をご紹介します。
Stock【一番おすすめ】 | 【おすすめ】ナレカン | Jira | Microsoft Teams | |
---|---|---|---|---|
特徴 |
ITに不慣れな方でもすぐに使いこなせるほどシンプルなツール |
ロードマップをはじめとした情報を社内ナレッジとして管理できるツール |
プロジェクトに課題(チケット)を作成できるツール |
Microsoft社が提供するプロジェクト管理ツール |
注意点 |
シンプルさに特化しているので、ガントチャート機能はない |
シンプルさに特化しているので、カンバンボード機能はない |
多機能すぎて操作が難しい |
過去の情報を見つけづらい |
料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/ユーザー/月〜 |
・無料プランあり
・有料プランは1,070円/ユーザー/月~ |
・無料プランあり
・有料プランは500円/ユーザー/月~ |
公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Jira」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
操作方法が複雑だと、ツールの利用が現場社員の負担になってしまいます。そのため、「すべての社員がストレスなく使いこなせるツール」を導入して、ロードマップを円滑に管理しましょう。
ロードマップとマイルストーンの違いまとめ
これまで、ロードマップとマイルストーンの違いや書き方、作成時の注意点を中心に紹介しました。
ロードマップはプロジェクト全体の計画を表したもので、マイルストーンは中間目標としてを設置します。そして、ロードマップには情報を詰め込みすぎず、全体像が一目で分かるようにするのがポイントです。
また、ロードマップは何度も振り返られるように管理するため「パソコンだけでなくスマホからも使えるツール」を導入しましょう。ただし、多機能なツールではメンバーが使いこなせない恐れがあるため「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」が必須です。
結論、自社が導入すべきなのは、ITに詳しくない65歳の方でも直感的に使いこなせるシンプルな「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、「Stock」を導入して、プロジェクトを効率よく進めましょう。