プロジェクト全体のスケジュールや計画を可視化するには、ロードマップの作成が欠かせません。ロードマップには案件の目的や納期、マイルストーンなどの概要を記載・共有し、メンバー内で共通認識を持っておくのが重要です。
 
一方で、ロードマップとマイルストーンの違いを正しく理解せず、書き方があいまいなまま作成・共有してプロジェクトがうまく進まず悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、マイルストーンとの違いに触れながらロードマップの書き方や作成時の注意点を解説します。
 
  • ロードマップの書き方が属人化し、人によって情報量にばらつきが生じている
  • ロードマップが適切に作成できず、スケジュール通りに作業が進められていない
  • 社内でロードマップの書き方を統一し、共通認識を持ってプロジェクトを進めたい
という方は本記事を参考にすると、ロードマップの書き方を適切に把握し、マイルストーンを含めたスケジュールや計画を立てられるようになります。


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ロードマップとは

ロードマップとは、プロジェクトや案件の計画を時系列でまとめた図のことを指します。
 
プロジェクトの着手から納品までの流れが一目でわかるように作成し、状況に応じて途中で書き換え可能です。ロードマップが作成される例としては、プロダクト開発での開発計画や新規商品開発での複数部署の連携を表す際などが挙げられます。
 
全体の計画やスケジュールをロードマップで見える化すると、各タスクの期限設定が容易になったり、部署間の連携を促進したりできるようになります。


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ロードマップとマイルストーンの違い

ロードマップとマイルストーンの違いは、ロードマップは全体の計画を表すのに対して、マイルストーンは中間目標を意味します
 
マイルストーンはプロジェクトの通過点を意味し、計画通りに作業が進んでいるか定期的に確認するために設けます。マイルストーンを設置すれば計画と実績の差分を検知し、トラブルや遅れの発生を早期に発見できるのです。
 
一方、ロードマップはプロジェクト全体の計画やスケジュールを可視化したもので、細かい情報は書き込みません。ロードマップのなかにマイルストーンをいくつか設け、確実に効果測定が行われるようにしておく必要があります。
 
まとめると、マイルストーンはロードマップの一部であり、プロジェクトが計画通りに進んでいるかチェックするために設置します。


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ロードマップの作成目的とは

以下では、ロードマップの作成目的をご紹介します。ロードマップを作成する意義を社内で共有し、共通認識を持って計画書の作成に臨みましょう。

案件の目標を可視化する

ロードマップの作成目的として、案件の目標を可視化することが挙げられます。
 
プロジェクトの目標が曖昧なまま進めてしまうと、チーム内で認識を合わせるのが難しく円滑に作業が行えません。しかし、ロードマップに目標を記載しておけば、うまくいかない場面があっても共通認識を持って打開策を考えられるようになります。
 
このように、案件の目標や目的をロードマップに記載しておくと、各メンバーが目的意識をもって自身の作業に取り組めるようになるのです。

計画をメンバーに共有する

ロードマップは、案件の計画をメンバーに共有する役割もあります。
 
通常、自身の担当する業務内容は理解していても、ほかのメンバーの作業内容を理解していない場合が多々あります。このような状況下では、メンバー同士での連携が進まず作業が属人化してしまいがちです。
 
そのため、ロードマップで各担当部署の作業内容を記載・共有しておくと、メンバー間で連携が深まり作業をスムーズに進められるようになります。加えて、メンバー間の連携はノウハウの共有にもつながり、作業の標準化を促す効果も見込めるのです。
 
また、ロードマップは社外の関係者や顧客と認識をすり合わせるのにも役立ち、プロジェクト円滑に進めるためには欠かせないものになります。


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ロードマップの書き方

以下では、ロードマップの書き方をご紹介します。記載方法を社内で統一し、記載項目に抜け漏れが発生する事態を避けましょう。

案件の目的と期限を定める

ロードマップの作成手順として、まずは案件の目的と期限を定めます。
 
たとえば、システムやアプリケーションの開発なら、顧客に完成品を納品するのが案件の目的になり、期限は顧客が提示した納期になります。一方、売り上げ増加が目的の案件なら、最終的な売り上げ目標をロードマップに記載し、期間も明確に定めましょう。
 
目的や期限を明確に記載すれば、各タスクの期限やマイルストーンの設置箇所を納期から逆算して決められるのです。

マイルストーンの設置

案件の目的と期限を決めたら、中間目標としてマイルストーンを設置します。
 
単に案件目的を定めただけでは、作業が順調に進んでいるか確かめられず納期の遅延につながりかねません。そのため、目的を達成するためにはマイルストーンを設置し、計画通りにタスクが消化されているかチェックするのが重要です。
 
たとえば、新規プロジェクト発足の場合は「企画」「効果測定」など区切りの良い段階でマイルストーンを設置するのがおすすめです。マイルストーンは、作業の進捗状況を定期的に確認すると同時に、社員のモチベーションを保つ役割も果たしています。

現状の課題を把握

マイルストーンの設置後は、現状の課題を把握する作業に移ります。
 
現状抱えている課題を洗い出し、目的の達成に支障をきたすタスクや業務の解決策を議論するのが大切です。たとえば、ひとり当たりのタスクが多く期限内に終わらなそうであれば、追加人員の検討やタスクの振り分け方を変えるなどの対策が考えられます。
 
事前に課題やリスクをピックアップし対策を講じておくと、トラブルや遅延が発生した際にもスムーズに対応でき、進捗への影響を最小限に抑えられるようになるのです。

時系列で工程計画を作成

課題の洗い出し後は、時系列で工程計画を作成します。
 
プロジェクトの着手段階から納期までを時系列で表し、プロジェクト全体の流れが一目でわかるようにしておきましょう。その際に、フローチャートのような図やグラフを用いると視覚的に理解できるようになります。
 
時期ごとにやるべきことを明確化したうえで、計画と実績の乖離が起きないようにマイルストーンを設けて効果測定を行い、進捗管理を徹底するのが重要です。


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ロードマップ作成時に気を付けるべきこと

以下では、ロードマップ作成時に気を付けるべきことをご紹介します。注意点を社内で共有し、一目で理解できるロードマップを作成・共有しましょう。

内容を細かく書きすぎない

ロードマップ作成時に注意点として、内容を細かく書きすぎないことが挙げられます。
 
内容を詰め込みすぎてしまうと、一目でプロジェクトの流れが理解できず全体像をつかみにくくなります。そのため、プロジェクトの全体が俯瞰できるように、月ごとに作業内容を書くなどすぐに内容が把握できるようにしておくのが大切です。
 
タスクごとの期限や担当者は、別途ガントチャートを作成するなどして管理しておくのがおすすめです。このように、ロードマップは細かい内容を省き全体の流れを大まかに記載しておくと、個人の作業と全体の流れに関連性を持たせられるようになります。

目標は定量化する

ロードマップには、目標を定量化して書くのがポイントです。
 
最終目標が曖昧だと中間目標を適切に設定できず、計画通りに作業が進んでいるか管理するのが困難です。たとえば、「今期の売り上げを前期より増やす」という曖昧な目標では案件への取り組み姿勢にもばらつきが生じ、個人間で認識を統一できません。
 
逆に、「売上を前期比で100億円増やす」など具体的な数値を設定すると、中間目標も立てやすく進捗が順調か判断できるようになるのです。また、目標の定量化は、社員によって認識のばらつきが発生する事態も避けられます。


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作成したロードマップを実行に移すために最適なITツール

以下では、作成したロードマップを実行に移すために最適なITツールをご紹介します。
 
ロードマップで案件全体の計画やスケジュールを作成するのは重要ですが、計画を実行に移すにはタスクを設定し担当者を振り分ける必要があります。このタスク管理をアナログな方法やExcelのみで管理しようとすると、抜け漏れが発生するリスクが高いので「タスク管理ツール」の利用が必須となるのです。
 
しかし、ツールにも多くの種類があるなかで多機能で複雑なものを選んでしまうと、社員がタスクの登録および編集がスムーズにできず、管理者も進捗状況を一目で把握できません。そのため、必ず「リテラシーにかかわらずメンバー全員が使いこなせるツール」を使いましょう。
 
たとえば、タスク管理ツールの「Stock」はITに不慣れな社員でも簡単に使いこなせるほどシンプルで、ロードマップのタスク化に必要な機能が過不足なく備わっている今注目のツールです。
 
Stockの「タスク」でメンバーの抱えているタスクを一覧で把握でき、追加タスクが発生した際にも簡単に割り振れます。また、「ノート」にロードマップやプロジェクトに付随するファイルを添付し、マイルストーンにおける効果想定の記録も一元管理できます。

チームのタスクを最も簡単に管理できるツール「Stock」

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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ロードマップの書き方や注意点まとめ

これまで、ロードマップの書き方や注意点を中心にご紹介してきました。
 
ロードマップは案件全体の作業計画を表したもので、中間目標としてマイルストーンを設置します。ロードマップには情報を詰め込みすぎず、全体像が一目でわかるようにしておきましょう。また、案件の目標は数値を用いて定量的に記載するのがポイントです。
 
一方で、ロードマップを実行に移すためには作業をタスクに落とし込む必要がありますが、そこでタスク管理ツールを導入するとタスクを簡単に一元管理できます。ただし、複雑なツールではメンバーが十分に操作できず社内に浸透しないため、誰でも使いこなせるツールが不可欠です。
 
今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの低い人でも導入直後から操作できるほどシンプルなタスク管理ツールであり、非IT企業を中心に100,000社以上が導入して業務効率化を実現しています。
 
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