プロジェクトや案件の進捗を管理するときは、PDCAサイクルを回すことが欠かせません。PDCAサイクルによって、計画を実行する際に判明した問題を早急に改善できれば、重大なトラブルの発生を未然に防げるのです。
一方で、PDCAが上手く回らず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PDCAサイクルを回す方法とおすすめ進捗管理アプリを中心に紹介します。
- PDCAサイクルが上手く回らず困っている
- 案件を計画通りに進める方法を知りたい
- 各メンバーの進捗を簡単に把握したい
という方は本記事を参考にすると、進捗管理でPDCAを上手く回せるようになり、プロジェクト管理の負担を減らせます。
目次
進捗管理におけるPDCAとは
ここでは、プロジェクトの進捗管理におけるPDCAについて紹介します。以下を参考に、各ステップの作業内容を把握しましょう。
Plan｜プロジェクトの進捗計画を策定する
はじめに、全体の計画を立てましょう。
計画や目的が不明確な状態でプロジェクトを進めると、目指すべき方向性が定まらずPDCAサイクルが上手く回りません。そのため、プロジェクトの現状や目標について、全メンバーの認識を合わせる必要があるのです。
また、目標は「新規案件10件獲得」など、数字を使って具体的にしておくことが大切です。ただし、目標数値が高すぎると実行がうまくいかず、PDCAサイクルを回しづらくなるので実現可能な数値にしましょう。
Do｜計画したことをもとにプロジェクトの進捗管理を実行する
次に、プロジェクトを進めつつ計画した通りに進捗を管理します。
具体的には、計画に載っている業務をタスク（作業）に落とし込んだうえでメンバーに割り当て、定期的に進捗を確認しましょう。このとき、作業記録の作成をメンバーに依頼しておくと、スムーズな改善につながるのでおすすめです。
とくに、作業記録はほかのメンバーが確認できる場所に残しておけば、個人的にメモを残すよりも状況が把握しやすくなります。
Check｜進捗を十分に把握できていたか評価する
次に、実践した進捗管理を評価しましょう。
「できた/できなかった」という主観的な判断では、課題を正確に把握できないばかりか改善も進みません。したがって、データを活用して定量的に分析し、本質的な問題を見極める必要があるのです。
ただし、進捗をメールでやりとりしていると、ほかの情報に埋もれて該当のメールを見つけづらくなってしまいます。したがって、テーマごとに情報をやりとりできる「Stock」などのITツールを活用して、必要なデータへアクセスしやすい仕組みを整えましょう。
Action｜進捗の評価で明らかになった課題を改善する
最後に、改善策を検討したうえで実行します。
複数の課題があるときは、プロジェクトに与える影響度や携わる人数を考慮したうえで優先順位をつけましょう。そして、取り組む課題が決まったら改善策を検討したうえでタスク化して、メンバーに割り当てるのがおすすめです。
このように、優先順位をつけたうえで改善策を実行して、問題をひとつずつなくしていきましょう。
進捗管理でPDCAサイクルを回すメリット
以下では「進捗管理でPDCAを回すメリット」を紹介します。メリットを把握して、PDCAを適切に活用しましょう。
問題の解消につながる
PDCAを回すメリットとして、進捗管理の問題を解決できる点が挙げられます。
PDCAは問題を改善する手法なので、適切に回せばボトルネック（根本的な原因）を解消できます。とくに、データを使って定量的に分析すると正確な原因を洗い出すことができ、スムーズな問題解決につながるためおすすめです。
ただし、問題の原因やPDCAを回した結果が正しく記録されていなければ、再び問題が発生したときに振り返って活かすことができません。したがって、PDCAを回したら「Stock」のように情報を蓄積できるツールに記録を残しましょう。
プロジェクトをスムーズに進められる
PDCAを活用すればプロジェクトをスムーズに進められるようになります。
PDCAを回すときは、状況を正確に把握しなければなりません。したがって、各メンバーのタスク量を明らかにすることが求められます。
そして、メンバーの業務量を可視化できれば、手が空いている従業員に作業を割り振るといった柔軟な対応をとれるようになるのです。そのため、プロジェクトをスムーズに進めたい方はPDCAサイクルを活用しましょう。
PDCAを適切に回すポイント
以下では、PDCAを適切に回すポイントを紹介します。以下のポイントを理解して、PDCAサイクルが回りやすい仕組みを整えましょう。
定期的に確認する
PDCAを適切に回すポイントとして、定期的に確認することが挙げられます。
複数の案件を抱えていると日々の作業に追われ、PDCAの「Check（評価）」を後回しにしがちです。しかし、定期的に作業を評価しなければ課題を見落とし、重大なトラブルにつながりかねません。
そのため、問題が起こった時点ですぐに策を講じることができるよう、定期的に確認する時間を作っておく必要があります。たとえば、「毎週月曜日の11時から確認のミーティングを開く」のようにスケジュールに組み込んでおくと、習慣にできるのでおすすめです。
無理のない計画をつくる
実現可能性の高い計画をつくれば、PDCAサイクルが上手く回るようになります。
現実に即さない目標や計画を立てると、予定通りに作業を進められず、従業員のモチベーションが低下する原因になってしまいます。そのため、計画には不測の事態にも対応できるゆとりを持たせて、実現可能性を高める必要があるのです。
また、PDCAサイクルを回しながら計画をブラッシュアップすることで、さらに実行しやすい予定になります。したがって、最初は余裕のある計画を立てて、段階的に改良しましょう。
進捗を可視化する
PDCAサイクルをスムーズに回すには、進捗の可視化が欠かせません。
メンバーの状況が可視化されていなければ「Check（確認）」ができず、PDCAサイクルを回すことが難しくなってしまいます。したがって、進捗管理の業務を改善しやすくするために、メンバーの作業内容が簡単に把握できる仕組みをつくる必要があるのです。
そこで、ITツールを使えば、各メンバーの状況をまとめて把握できるようになります。とくに、PCでもスマホでも使える、操作の簡単なITツールであれば、全従業員が場所を問わず利用できるうえ、導入即日から恩恵を受けられるのです。
したがって、進捗管理をスムーズに改善したい方は、非IT企業の65歳の従業員でも使いこなせるほどシンプルな「Stock」などのITツールを活用しましょう。
PDCAサイクルの成功事例
ここでは、PDCAサイクルを実際に成功させた企業事例を紹介します。自社のPDCAサイクルを改善し、成功に導きたい方は必見です。
ソフトバンクの成功事例
ソフトバンク株式会社は、独自の方法でPDCAを高速で回すことに成功しています。
孫正義社長の秘書となった三木雄信氏は、次々に発生する業務の対応に課題を感じていました。
そこで、孫正義社長の仕事の進め方を分析したところ、常にPDCAに沿って高速で業務を対応していることが判明しました。具体的には、以下のようにPDCAを8つに分けて取り組んでいたのです。
| プロセス | 詳細 |
|---|---|
| （1）大きな目標を決める |
月間単位などの長期的な機関の目標を立てます。 |
| （2）小さな目標を決める |
短期的な機関の目標を立てます。原則、1日における目標を設定するのがポイントです。 |
| （3）目標達成のための手段を挙げる |
目標を達成するための手段をリストにまとめます。 |
| （4）目標達成のための手段を試す |
（3）で挙げた手段をすべて試します。「期間を決める」「同時に試す」ことが重要です。 |
| （5）毎日検証する |
(4)で試した手段の結果を毎日検証します。 |
| （6）検証結果を踏まえて毎日改善する |
検証と同じく、改善も毎日続けます。 |
| （7）最適な手段を明確化する |
目標達成に最も良い方法を明確化します。 |
| （8）最適な手段をブラッシュアップする |
目標達成に最適な手段をさらにブラッシュアップします。 |
上記のPDCAを取り入れることで、業務をスムーズに進めることに成功したのです。
トヨタ自動車の成功事例
トヨタ自動車株式会社では、PDCAのなかで「なぜ」を掘り下げて業務改善を実施しています。
PDCAでは「評価」で計画通り実行できたか分析しますが、異常値が出たり計画と差異がでたときに「なぜを5回繰り返す」ことで原因を究明しています。成功に至らなかった要因を明らかにすれば、適切な対策を検討できるのです。
また、対策が上手くいけば社内へ横展開し、社内全体の業務改善に結びつけています。
無印良品の成功事例
「無印良品」を運営する株式会社良品計画では、PDCAのなかで「なぜ」を掘り下げて業務改善を実施しています。
かつて、良品計画は「業務が非効率」「企業の成長をさぐるシステムがない」点が課題でした。たとえば、何をするにも提案書の作成・承認が必要になり、すぐに実行されない状況が続いていたのです。
そこで、新しく社長に就任した松井忠三氏は、あえてPDCAを「DCAP（実行→評価→行動→計画）」の順に回しました。その結果、構造改革に取り組む必要があることが分かり、業務改善につなげられたのです。
このように、計画段階でPDCAが止まってしまう企業は、実行からスタートする方法もひとつの手段です。
【無料から使える】PDCAサイクルの進捗管理ができるおすすめアプリ
以下では、PDCAサイクルを管理できるおすすめアプリを紹介します。
PDCAサイクルを回すには、タスクの進捗を確認できる仕組みづくりが欠かせません。そこで、ITツールを活用すれば、全メンバーの作業状況をまとめて管理できるので、現状を理解したうえで適切な改善策を打てるようになるのです。
しかし、WordやExcelなどのファイルでは共有に手間がかかるうえ、メッセージのやりとりができません。一方、チャットツールはメッセージを送れますが、大事な資料が流れてしまいます。
そのため、「情報を蓄積できる、メッセージ機能付きの情報共有アプリ」が必要です。したがって、自社が導入すべき進捗管理アプリは、PDCA結果をはじめとした情報をスマホからも簡単に共有できるシンプルなアプリの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では、各メンバーやプロジェクトのPDCAの状況をリアルタイムで共有できます。また、ノートには「メッセージ」を紐づけられるので、PDCAを回すための報告や相談などのコミュニケーションもスムーズです。
最も簡単に情報を管理できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
よくある質問｜PDCAサイクルとOODAループの違いとは
PDCAサイクルに似た言葉にOODAループがありますが、両者は目的が異なります。
PDCAは問題点を把握し、業務を改善していくために使われます。一方で、OODAはObserve（観察）、Orient（状況判断）、 Decide（意思決定）、Act（行動）4つのステップから成り、変化の激しい競争環境でも的確に判断し、行動するために活用されます。
つまり、PDCAでは計画通りに行動することが重視されますが、OODAでは予想外の出来事が起きた時に適切な行動をとることが重視されているのです。状況に応じて、ふたつのフレームワークを使い分けるようにしましょう。
進捗管理でPDCAサイクルを回す方法まとめ
これまで、進捗管理でPDCAサイクルを回す方法や導入するメリットを中心に紹介しました。
PDCAサイクルを回すには、進捗を確認できる仕組みづくりが欠かせません。そこで、ITツールを活用すれば、全メンバーの作業状況をまとめて管理できるので、現状を理解したうえで適切な改善策を打てるようになるのです。
しかし、WordやExcelなどのファイルでは共有に手間がかかるうえ、スマホからは確認しづらく従業員に浸透しない可能性があります。
そのため、デバイスを問わず、進捗管理に必須の機能が過不足なく搭載されている情報共有アプリが必要です。したがって、PDCAをはじめとした社内情報の記録にはスマホからも簡単に情報を共有・確認できる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、PDCAを効果的に活用し、業務を改善しましょう。
