プロジェクトや案件の進捗管理を適切に行うには、PDCAサイクルをうまく回す必要があります。プロジェクトの計画を練り定期的に進捗管理をすれば、改善点を迅速に発見しトラブルの発生も防げるのです。
一方で、プロジェクトの進捗管理においてPDCAサイクルを回そうとしても、目標や計画通りにうまくいかず悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、進捗管理でPDCAサイクルを回す方法とメリットを紹介します。
- 計画を策定しても進捗管理がうまくいかず、なかなか計画通りに案件が進まない
- トップダウンでPDCAを導入したはいいものの、現場に考え方が浸透せず困っている
- プロジェクト管理にPDCAを導入し、適切に各メンバーの進捗状況を把握したい
という方は本記事を参考にすると、進捗管理でPDCAをうまく回す方法を把握でき、プロジェクト全体の進捗をスムーズに行えるようになります。
目次
進捗管理におけるPDCAとは
以下では、進捗管理におけるPDCAについてご紹介します。各ステップで取り組むべきことを把握し、プロジェクトのPDCAサイクルを高速で回しましょう。
【Plan】プロジェクトの進捗計画を策定する
プロジェクトの進捗管理を行うには、はじめに全体の進捗計画を立てる必要があります。
計画や課題設定が不十分なままプロジェクトを進めてしまうと、PDCAサイクルがうまく回らず進捗管理も適切に行えません。そのため、プロジェクトの現状分析や目標設定について議論を重ね、メンバー全員の理解を得られるようにしておくのが重要です。
とはいえ、目標数値が高すぎると実現可能性が下がるうえ、PDCAサイクルにも悪影響を及ぼすので数値の設定には注意しましょう。
【Do】進捗計画をもとにプロジェクトの進捗管理を実行する
計画の策定後は、実際にプロジェクトの進捗管理を実行します。
計画で定めた業務をタスクレベルに落とし込みメンバーに割り当てれば、計画通りに作業が進んでいるかチェックできます。この際に、各メンバーの作業状況を逐一記録しておくと、検証や改善行動に役立つのでおすすめです。
このように、計画と実績の差分を把握し進捗管理が適切にできると、プロジェクトの課題を解決しながらスムーズにタスクを進められます。
【Check】進捗状況を十分に把握できていたか評価する
案件を進めていくなかで、進捗状況を把握できていたかの定期的な評価も重要です。
単に、「よくできていた」「十分にできていなかった」という主観的な判断では現状の改善につながる課題を適切に把握できません。したがって、実行フェーズで蓄積したデータを活用し定量的に分析・評価する必要があります。
「なぜメンバーの進捗状況を追えなかったのか」をデータを通して定量的な分析を行い課題を把握しておけば、次のステップの改善行動につなげられるのです。
【Action】進捗状況の評価で明らかになった課題を改善する
進捗状況の評価で課題を洗い出したら、改善行動を実行します。
課題が複数ある場合は、プロジェクトに与える影響度や携わる人数を考慮しながら優先順位をつけるのが重要です。課題の優先順位が決まったらプロジェクトの計画に盛り込み、タスク化して各メンバーに割り当てます。
このように、改善すべき課題を見極め優先順位をつけた後は、プロジェクトの計画を再度見直し、実行プロセスへと移しながらPDCAサイクルを回していきましょう。
進捗管理においてPDCAを用いるメリット
以下では、進捗管理においてPDCAを用いるメリットをご紹介します。現場にPDCAが浸透していない場合は、以下のメリットを共有しPDCAサイクルを回していきましょう。
進捗管理の課題を解決できる
PDCAを用いるメリットとして、進捗管理の課題を解決できる点が挙げられます。
案件の進捗に関する計画を策定・実行し定期的に評価すれば、進捗管理の課題が明らかになり、改善行動に移しやすくなります。また、継続してPDCAサイクルを回していくと、データが蓄積しより定量的に分析できるため、根拠を持った解決行動を実行可能です。
また、データの蓄積によってそれまでの過程で獲得したノウハウの共有にも役立てられるので、今後の案件にも生かせます。なお、データの蓄積に「Stock」のような操作性に優れたツールを活用すると、データの蓄積・活用が誰でも簡単に行えます。
メンバーごとのタスクを明確にできる
PDCAの活用には、メンバーごとのタスクを明確にできるというメリットがあります。
PDCAサイクルを回せば進捗状況を定期的に把握でき、計画通りにタスクが消化されているかも確かめられます。また、プロジェクト全体の目標が可視化されていると個々の数値目標であるKPI（重要業績評価指標）も明確化し、タスクの優先順位も定めやすくなるのです。
このように、PDCAサイクルを継続して回すと各メンバーが抱えているタスク量が見える化され、追加タスクが発生した際にも業務量が偏ることなく適切なメンバーに振り分けられます。
PDCAを適切に回すポイント
以下では、PDCAを適切に回すポイントをご紹介します。以下のポイントを把握し、計画の策定から改善行動までPDCAサイクルがスムーズに回るようにしましょう。
PDCAが適切に回っているか定期的に確認する
PDCAを適切に回すポイントとして、定期的に確認することが挙げられます。
複数の案件を抱えていると日々のタスクに追われ、PDCAの「Check」が後回しにされがちです。しかし、定期的に進捗管理の評価をしなければ現状の課題を見落とし、タスクの抜け漏れなどのトラブルにつながりかねません。
そのため、定期的に各ステップが十分に行われているか確認し、課題がある場合には迅速に改善策を練るのが大切です。たとえば、毎週月曜日の11時から進捗確認のミーティングを開くなど、スケジュールに組み込んでおくと習慣化しやすいです。
実現可能な計画を策定する
実現可能な計画を策定すれば、PDCAサイクルが順調に回りだします。
仮に、現実に即さない目標や計画を策定してしまうと、計画通りに作業が進められず現場のモチベーション低下も招きます。そのため、最初の計画はバッファ（ゆとり）を持たせ、実現可能性を高めるのが重要です。
そして、PDCAサイクルを何度も回していきながら計画をブラッシュアップしていく必要があります。このように、現状に即した計画を立てると計画通りに進捗が進みやすく、PDCAサイクルを回しながらプロジェクトを円滑に進められるのです。
進捗状況を可視化する
PDCAサイクルをスムーズに回すには、進捗状況の可視化が欠かせません。
綿密な計画を策定してもタスクを可視化して取り組まなければ、計画通りに進めるのが難しくなってしまいます。したがって、タスクに関するトラブルが発生した際は、迅速に誰でも一目で状況が把握できるような環境を整える必要があります。
また、定量的な分析をするには進捗状況を逐一明らかにし、記録・蓄積しておくのが重要です。こうしたタスクの明確化や情報の蓄積を円滑に行うには情報共有ツールの導入が不可欠です。
ツールを活用すればメンバーの進捗状況をリアルタイムで確認可能なうえ、議事録や進捗管理表などプロジェクトを評価する際に必要な資料を一元管理できます。
進捗管理におけるPDCAを管理する最適なITツール
以下では、進捗管理におけるPDCAを管理する最適なITツールをご紹介します。
PDCAサイクルを円滑に回すためには進捗状況を見える化し、計画通りにタスクが消化されているか確認できる状態にしておく必要があります。そこで、ITツールを活用すれば各ステップの情報を一元管理できるほか、コミュニケーションもスムーズに行えます。
とはいえ、ファイル管理ツールではコミュニケーション機能が不足し、チャットツールではデータの蓄積機能に欠けるため、PDCAの一元化を実現できません。そのため、進捗管理に必要な機能が搭載されている、かつ操作性に優れたツールの導入が不可欠です。
たとえば、情報共有ツールの「Stock」はITリテラシーの低い社員でも簡単に操作できるほどシンプルで、進捗管理のPDCAに必要な機能が過不足なく備わっています。
Stockの「タスク」で各メンバーが抱えているタスクのステータスを一覧で把握できるうえ、追加タスクを的確に振り分けられます。また、「ノート」に進捗報告や議事録を作成すれば自動で保存・共有され、「メッセージ」で進捗に関するやりとりも可能です。
プロジェクトの進捗管理を最も簡単に管理するツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツールITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
 池本 健太郎さん きずな綜合会計事務所 |
| 「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
 塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社 |
| 「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
 西尾 太初さん 株式会社ハピネス |
| 「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
＜Stockの料金＞
https://www.stock-app.info/pricing.html
登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも１人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。
進捗管理でPDCAサイクルを回す方法まとめ
これまで、進捗管理でPDCAサイクルを回す方法や導入するメリットを中心にご紹介してきました。以下が、PDCAを適切に回すポイントです。
- PDCAが適切に回っているか定期的に確認し、課題の解決策を実行する
- 実現可能な計画を策定し、サイクルを回していくなかで計画をブラッシュアップする
- 情報を一元管理できるITツールを導入し、進捗状況を可視化する
上記を踏まえると、進捗状況をリアルタイムで追跡できるITツールの導入が不可欠ですが、操作が難しいものを選んでしまうと現場からの反発を招きPDCAサイクルを円滑に回せません。そのため、誰でも簡単に情報の蓄積・閲覧ができるツールの導入が必須です。
今回ご紹介したStockは、非IT企業の社員でも説明不要で使いこなせるほどシンプルな管理ツールであり、業界・業種を問わず120,000社以上が導入して情報共有のストレスを解消しています。
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」でプロジェクトのPDCAサイクルを円滑に回し、進捗管理の効率化を実現しましょう。
