プロジェクトをマネジメントするうえで、プロジェクト管理のノウハウや手法をまとめたPMBOK（ピンボック）を把握しておくことは重要です。とくに、システム開発においてはPMBOKを活用した抜け漏れのない課題解決が求められます。
とはいえ、PMBOKの知識やノウハウをプロジェクトの課題管理に生かそうとしても、概要や問題点が詳しく分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PMBOKにおける課題管理の問題点や成功のコツを中心にご紹介します。
- PMBOKに沿った情報管理の方法を知らないプロジェクトマネージャー
- プロジェクトの課題管理・運用で失敗したくないチームリーダー
- どのツールで情報管理すればよいか迷っているプロジェクト担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、PMBOKにおける課題管理の概要を正しく理解でき、実際のプロジェクトにPMBOKのノウハウを生かせるようになります。
目次
なぜPMBOKの課題管理は上手くいかないのか
PMBOKの課題管理が上手くいかない理由の多くは、情報共有が正しくできていないこと、プロジェクトの成功条件や優先度が曖昧で判断基準が統一されていないこと、そして各タスクの割り振りが適切に行われていないことにあります。
たとえば、課題ログがチーム内で共有されず放置されると、対応漏れや重複作業が発生します。また、優先度が不明確なままタスクを進めると、重要な課題が後回しになりプロジェクト全体の遅延につながります。
このように、PMBOKのフレームワーク自体は有効でも、運用方法や情報共有が不十分だと、課題管理は形骸化してしまうのです。
プロジェクトの課題管理で陥りやすい3つの失敗例
以下では、プロジェクトの課題管理で陥りやすい3つの失敗例をご紹介します。自社のプロジェクトに当てはめて確認し、どの部分を改善すべきか把握しましょう。
情報が整理されていない
プロジェクト全体の情報が整理されていないことは、課題管理の失敗を招きます。
課題やタスクに関する情報が整理されていないと、チーム内での確認作業や意思決定に無駄な時間がかかります。紙や個人のメモ、メールに情報が散在している場合、どの情報が最新で正確か分からず、対応漏れや二重作業が発生しやすくなります。さらに、重要な課題や期限の優先度が把握できないと、チーム全体の進捗管理も困難になります。
したがって、プロジェクトの課題管理を成功させるためには情報を整理することが重要です。
タスクや担当者の責任範囲が曖昧
PMBOKの課題管理で陥りやすい失敗例として、タスクや担当者の責任範囲が曖昧であることが挙げられます。
課題やタスクの担当者や責任範囲が曖昧なままだと、誰も対応していないタスクや、逆に複数人が同じ作業をしてしまうタスクが発生します。
タスクや担当者の責任範囲を明確にするには、チーム全員が担当者と期限を確認できる状態にすることが重要です。これにより、責任範囲が曖昧で起きる混乱を防ぎ、PMBOKに沿った課題管理を確実に運用可能にします。
既存ツールが複雑で運用できていない
すでにプロジェクトの課題管理に使われているツールが複雑な場合も、課題管理の失敗を招く大きな要因です。
Excelや従来のプロジェクト管理ツールは機能が豊富ですが、操作が複雑な場合、チーム全員に定着させるのが難しくなります。そのため、操作が簡単で、課題やタスクをチーム全員がリアルタイムで確認できるツールを選ぶことが、PMBOK課題管理を成功させる鍵となります。
たとえば、「Stock」のように操作がシンプルな情報共有ツールを使えば、更新が面倒で定着しない、管理者しか使用していないといった事態を防止できます。
課題管理で失敗を防ぐためのポイント
以下では課題管理で失敗を防ぐためのポイントをご紹介します。課題管理では、現場で確実に運用できる仕組みを整えることが重要です。
フォーマットの活用
課題管理では、統一されたフォーマットを使うことで、情報を誰が見ても理解できる内容に整理できます。
記載ルールが決まっていないと、担当者ごとに情報の粒度や表現がバラバラになり、同じ課題でも認識にズレが生まれます。たとえば、「課題の内容・原因・対応策・期限」などの項目をあらかじめ定義しておけば、誰が記録しても同じ観点で情報が整理され、状況を正確に把握できます。
そのため、課題管理では一定のルールに基づいて情報を整理し、誰でも同じ基準で判断できる状態をつくることが必要です。
優先度や責任範囲の明確化
課題管理で失敗を防ぐためには、優先度や責任範囲の明確化が重要です。
課題ごとに、担当者と期限を明確化し、優先度まで可視化することで、チーム全員がどの課題から手をつけるべきか一目で分かります。担当者と責任範囲を明示すれば、二重作業や未対応のリスクも減り、効率的なチーム運営につながるのです。
そのため、継続的に課題の棚卸しと共有ができる体制を整えましょう。
定期的なレビューと情報共有の習慣化
定期的なレビューと情報共有の習慣化は課題管理の成功のために重要です。
課題管理は、課題をリストアップして終わりではなく、レビュー時に情報を更新することで、遅延や抜け漏れの早期発見につながります。また、レビュー内容に全員がアクセスできれば、会議に参加できないメンバーがいた場合でも、認識の齟齬や混乱を防ぐことができます。
これにより、PMBOKに沿った課題管理を形だけで終わらせず、現場で実務的に活用できるようになります。
ツールを活用する
課題管理で失敗を防ぐためには、チーム全員で情報共有しやすいツールの活用が欠かせません。
紙やExcelで管理すると、情報が分散しやすく、更新漏れも発生しやすいです。リアルタイムに共有できて、課題やタスクの担当者・期限・進捗を全員が確認しやすいツールを使えば、情報の属人化や管理ミスを防ぎやすくなります。
たとえば「Stock」は、課題の内容をまとめたページ（ノート）に「タスク」を紐づけて管理できます。課題の背景情報やタスク管理など、すべての情報がツール内に一元化されるため、PMBOKに沿った課題管理を現場で確実に運用できます。
【簡単】プロジェクトの課題管理に最適なツール
以下では、プロジェクトの課題管理に最適なツールをご紹介します。
課題管理において、Excelやメールを使っていると、情報が分散して全体像が把握しづらくなります。その結果、担当者の重複や抜け漏れが発生し、プロジェクトの進行が遅れるリスクが高まります。
こうした課題を解消しようとExcelで一覧管理しても、更新の手間や情報の分断により、最新の状況を正確に把握するのは困難です。また、チャットツールでは情報が流れてしまい、過去の課題や対応履歴を整理して管理することができません。
つまり、「情報が分散したままの管理を続ける」のか、「課題・担当・進捗を一元管理できる仕組みを導入する」のかを見直すことが重要です。
この条件に最も当てはまるのが、課題の情報と対応状況を1か所にまとめて管理できる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、PMBOKに沿って課題ごとに「ノート」に情報を整理しながら、「タスク」の担当者・期限・進捗を紐づけて管理できるため、対応状況をチーム全体で把握でき、情報の分散や対応漏れを防ぐ運用が定着します。
最も簡単にプロジェクトの課題ログを残せる情報共有ツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
PMBOKの課題管理にツールが必要な3つの理由
ここでは、PMBOKの課題管理にツールが必要な3つの理由をご紹介します。これまでツールを使っておらず、課題管理が負担となっていた担当者の方は必見です。
（1）メンバー間の連携がスムーズになる
1つ目の理由は、ツールを活用するとメンバー間の連携がスムーズになるためです。
プロジェクトの課題解決には、メンバー同士で進捗や対応状況を共有しながら、適切に連携しなければなりません。ツールを使えば、タスク状況をリアルタイムで確認でき、テキストでのやりとりも1か所に集約されます。そのため、非対面でもスムーズに連携でき、無駄な会議や確認作業を減らせます。
このように、課題管理では情報共有とコミュニケーションを一元化できるツールの活用が重要です。
（2）タスクの抜け漏れを防げる
2つ目の理由は、ツールを活用すればタスクの抜け漏れも防ぐことができるためです。
口頭でのタスクの割り振りではメモを取らないと「言った・言わない」の状態になりやすく、「設定されたはずのタスクを忘れていた」といったトラブルも起こり得ます。しかし、ツールを使えばタスクの期日や担当者などの詳細を設定できるので、タスクの正確な情報をいつでも把握できるのです。
また、タスクの期限をリマインド機能で知らせてくれるツールであれば、ほかの業務に追われている場合でもタスク漏れのリスクを軽減できます。
（3）プロジェクトの情報が見つけやすくなる
3つ目の理由は、プロジェクトの情報が見つけやすくなるためです。
「案件に関する情報はツールに集約させる」というルールを社内で定めれば、属人的な情報管理を防ぎながら、時間や場所を問わず簡単にアクセスできるようになります。また、情報の一元化によって案件に途中参加したメンバーでも情報をまとめて把握できるようになります。
以上のように、ツールでプロジェクトのナレッジ・ノウハウを蓄積すれば、あとから入ったメンバーの教育コストも抑えられるのです。
PMBOKに沿った課題管理の方法や成功のコツまとめ
これまで、PMBOK（ピンボック）における課題管理の方法や成功のコツを中心に解説しました。
PMBOKを課題管理に活かす際は、メンバーの能力に応じて適切なタスク配分をしたり、プロジェクトの成功条件を可視化したりすべきです。また、課題管理を成功させるには、あらゆる情報を一元化できる「プロジェクト管理ツール」が欠かせません。
ただし、チャットツールのように情報を後から振り返りにくいツールでは、課題に関連する情報を瞬時に見つけられず非効率です。そのため、「情報を管理項目ごとに蓄積できるツール」を使いましょう。
ツールの中でも、簡単に情報を蓄積し、チーム全員で共有できる「Stock」は、課題管理に最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でPMBOKの課題管理を成功させ、プロジェクトを円滑に進めましょう。
