ビジネスシーンにおいて、簡潔で伝わりやすい報告書の作成は必要不可欠であるといえます。そのため、社内外問わず提出する相手が「読みづらい」「わかりづらい」と感じてしまう報告書は避けなければなりません。
 
スピーディーにかつ簡潔でクオリティーの高い報告書を作成するためには、どのような点に注意を払えば良いのかを把握する必要があります。しかし、ポイントがわからず報告書の修正が多く入ることでのコストに悩む方、管理者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで、この記事では報告書を書く際に押さえるべきポイントと注意点をご紹介します。
 
  • 簡潔で誰が見ても違和感のない、高クオリティな報告書を作成したい
  • ポイントや注意点を完璧に押さえた報告書を作成し、社内での信頼獲得に繋げたい
  • 作成した報告書の管理を簡潔化し、さらなる業務の効率化を目指したい
という方はこの記事を参考にすると、ビジネスマンとしてより良い報告書の作成の仕方をマスターできるほか、その後の管理の効率化についてもわかります。


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報告書を書く目的とは

ビジネスにおける報告書は、自らが行った業務の結果について『誰が』、『どんな目的で』、『何をした』などといった情報を上司や会社に報告するために作成します。
 
報告書を読む相手のことを意識し、正確な内容を伝えることが目的になります。
 
そのため、読む人が一目で内容を把握できるように、わかりやすく、かつ過不足なく報告内容を記載する必要があるのです。


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報告書を書く際の3つのポイント

以下では、報告書の作成で押さえておくべきポイントを3つご紹介します。報告書に関する教育コストを下げるためにも以下の内容は全社で共通認識を持っておきましょう。

目的を意識する

報告書を作成する際には、誰がどのような目的で使用するのかということを意識する必要があります。読む相手によって記載する情報が異なるため、その都度必要な情報を正確に伝えなければなりません。
 
たとえば、自分よりも立場が上の人間に向けて報告書を作成する場合、多くの案件を抱えているため報告書のチェックに時間をあまり割けないことを踏まえ、内容は簡潔かつ要点を明確にしておくことが望ましいです。
 
一方、部署内に向けた報告書を作成する際は、上司が指示した内容と齟齬が無いように、詳細な情報の記載を求められることがあります。このように、目的によっても求められる情報の粒度が異なる点に注意しましょう。

要点を絞り、具体的に伝える

一文の分量が長くなりすぎない様、箇条書きなどを活用し、要点を絞って記入することで報告するべき内容が相手に伝わりやすくなります。
 
また、数字に関する情報については『たくさん』や『かなり』といった抽象的な表現は避け、5W1Hを活用した定量的な表現を用いることで、情報の記載漏れなどのトラブルを回避しやすくなります。

誤字・脱字に注意する

誤字・脱字の確認はビジネスにおける根幹部分であるといえます。
 
社内外問わずに誤字脱字のない報告書が一番ですが、とくに社外へ提出する場合はより一層注視なければなりません。ミスが多い報告書を提出してしまうと、企業の信用の失墜にもつながってしまうのです。
 
適切な日本語表現が使えているか、『ですます調』と『である調』が混同していないかなど、全体の記載内容とともに入念なチェックを心がけ、完璧な状態で提出をしましょう。


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報告書の基本構成

一般的に、報告書の基本構成はWordやExcelなど、決まったテンプレートが用いられている場合が多いです。そのため、会社ごとの様式に沿い、日時、場所、氏名、内容といった必要事項を記入していくことになります。

必ず記載する項目

報告書に必ず記載する項目は以下の通りです。
 
  • 提出先の宛名
  • 提出日となる日付
  • 部署や担当者名などの差出人
  • 報告書の標題
  • 報告書の内容
  • 最後の締めの言葉(以上)
企業によって記載するフォーマットこそ違うものの、上記の項目は必ず記載されています。そのため、抜け漏れには十分注意しましょう。

順番は「表題・要旨・詳細」

報告書は、「表題・要旨・詳細」の順番で記載していくのが基本構造となっています。
 
最初に報告書の題名である「表題」、次に伝えたい情報を簡潔にまとめた「要旨」、最後に具体的な内容である「詳細」を記入していきます。
 
  • 表題
  • 表題は、報告書の大まかな内容が誰が見ても一目で分かるようにします。報告書の鍵となる部分なので「要旨」または「詳細」よりも先に完成させておきましょう。
  • 要旨
  • 要旨は報告書で伝えるべき内容を簡潔にまとめたものであり、箇条書きなどを活用することでより伝わりやすくなります。
  • 詳細
  • 詳細は、具体的な数値情報などの、「要旨」での内容をより事細かにした内容を記入していきます。
このように、まずは報告書の骨組みを作成し、その後詳細を肉付けしていく書き方が効率的でおすすめです。
 
関連記事: 【報告書のミスをなくすには?ミスの原因と対策について解説


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報告書を作成する際の注意点

ここまで報告書作成に当たって押さえるポイントや基本構造をご紹介してきましたが、同時に以下でご紹介する2つの注意点も押さえておきましょう。

「所感」を深掘りできているか

報告書を作成するにあたり、まず注意すべきなのが「感想」ではなく「所感」について述べ、それを深掘りできているかです。
 
報告書は個人の感想を述べるだけでは報告とは言えません。事実に基づいた客観的なデータがあれば記載し、事象を元にどのような行動を起こすべきなのかの考察まで深掘りすることが求められます。
 
つまり、「所感の深掘り」は改善点や反省点のように、次につながる内容がなければならない点に注意しましょう。

誰が見ても一目で内容が理解できるか

誰が見ても一目で内容の理解ができる報告書を作成するために必要なことは、記載すべき情報を取捨選択することです。
 
読み手に最も伝えるべき項目の優先順位を考え、必要とされる情報をピックアップすることが重要になります。不足している情報を補い、無駄な情報をカットするなどの作業も、より必要事項を伝えやすくさせるために不可欠といえるでしょう。


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わかりやすい報告書を作成するためには

ここまででご紹介した押さえるべきポイントと注意点を踏まえ、わかりやすい報告書を作成するためにはどのようなことを意識すれば良いのかについて解説します。

基本構成を意識する

「表題・要旨・詳細」に則って報告書の記載を進めていく「基本構成の意識」が重要です。
 
その際、最も具体的な部分である「表題」から「詳細」、「要旨」という順番で完成させていくとスムーズに作成できます。

文章全体の見栄えを確かめる

基本構成はもちろん、文章量や余白の適切なバランスがとれていることで、読み手にとっても一層読みやすく伝わりやすい報告書になります。
 
そのため、報告書全体の見栄えやレイアウトについても意識を向けるようにしましょう
 
具体的には、見出しを用いてトピックをわかりやすくしたり、重要な箇所は「」(カギ括弧)を使って強調するなどの手法も有効です。

違和感がないか、完成した報告書は必ず見直しをする

より相手に伝わりやすい報告書を作成するためには、提出前に読み手の立場に立って報告書を読み直すという客観的な視点を入れる時間が必要になります。
 
報告書を読み直すことで誤字・脱字などのケアレスミスを回避するだけでなく、文字量や句読点は読みやすく適切であるか、抜け漏れのある情報はないかなどの重要箇所の確認もできるのです。


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報告書の管理を簡単に効率化できるツール

ここでは、作成した報告書の管理が簡単に効率化できるツールについてご紹介します。
 
作成が完了した報告書は振り返る可能性もあるので、データベースからスムーズにデータを引き出せるようでなければなりません。そのため、作成した報告書のデータが散乱していたり、別の社員によって管理されると「報告書を探すのに必要以上の時間がかかる」というケースに陥ってしまうのです。
 
このような煩雑な書類の管理をそのままにしておくと、社員ごとに管理方法が異なっていき、報告書をはじめとした情報の一元管理が実現しません。
 
しかし、専用のITツールの活用によって、非効率な管理によるストレスは解消されます。ただし、「有名なツールだから」という定性的な判断でツールを導入すると、社員のツールに対する理解が追い付かず、かえって業務に悪影響を及ぼす可能性も懸念されます。
 
したがって、非IT企業の社員でも、すぐに使えるほどシンプルな情報共有ツールである「Stock」のような、誰でも簡単に扱える情報共有ツールが必須なのです。
 
Stockの「ノート」ではテキストでの報告書の作成、報告書のファイルの保存ができるのはもちろん、任意のメンバーへの共有もすぐにできます。また、報告書の作成をさらに効率化するテンプレート機能も備わっているため、報告書の質の均一化にも貢献します。

チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
また、トライアル期間終了後も、累計20ノートまでは永年無料で利用できます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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報告書を書く際に押さえるべきポイントまとめ

ここまで報告書を作成する際に押さえるべきポイントと注意点を中心にご紹介しました。
 
報告書を作成する際は、基本構成にしたがって記入を進めていくほかにも、報告する相手が内容を一目でわかるような文章や文章全体の見栄えも重要です。そして、作成できた報告書は後から見返す可能性もあり、ノウハウとしても蓄積できるので適切に管理されなければなりません。
 
しかし、紙のアナログな管理では場所を取るうえ、必要なときに必要な情報へアクセスできず、無駄に時間的コストを使ってしまうのです。この問題は「ITツールの活用」ですぐに解決できますが、高機能なツールに対して社員のリテラシーを引き上げるのではなく、必ず現場のITリテラシーにITツールを合わせましょう。
 
「ツールが使われなくなってしまう」という状況にならないためにも、今回ご紹介した、報告書をはじめとしたデータ管理がシンプルかつ簡単にできる情報共有ツールのStockが必須です。実際に非IT企業を含む100,000社以上が導入し、情報に関わる業務効率化を実現しています。
 
利用は無料からでき登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で報告書の作成から管理を一貫して効率化させましょう。
 
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