【無料あり】簡単に使える案件管理システム5選とメリットを徹底解説

顧客情報や営業実績などを適切に把握しておくためには、案件管理が必須です。一般的に案件管理にはExcelが多く用いられますが、ストレージからファイルを探すのに手間がかかったり、Microsoft365がなければ同時編集ができなかったりとデメリットがあります。

一方、案件の進捗が一目で分かり、確認作業を効率化させる「案件管理システム」を導入すると、Excelで管理するようなストレスを与えません。しかし、案件管理システムの種類が豊富なので、どれが自社に最適か分からない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、Excelよりも使いやすい案件管理システム5選を中心にご紹介します。

社内の案件を一括管理して分かりやすくしたい
誰もストレスを抱えないような案件管理体制を作りたい
各社員が抱える案件管理の業務を効率化してスピーディーに業務をしたい

という担当者の方はこの記事を参考にすると、すぐに自社にマッチした案件管理システムが分かり、案件管理におけるストレスを解消できます。

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1 案件管理システムとは
- 1.1 案件管理システムの特徴とは
- 1.2 案件管理システムの種類とは
2 Excelだけの案件管理が難しい3つの理由
3 案件管理システムの3つのメリット
4 Excelよりも効率的に案件管理ができるシステム5選
5 案件管理システムのおすすめ5選の比較表
6 おすすめの案件管理システムまとめ

案件管理システムとは

以下では、案件管理システムの概要について解説していきます。特徴や種類を詳細に記載しているため、担当者の方は必見です。

案件管理システムの特徴とは

案件管理システムとは「各社員が抱える案件の進捗が一目で確認できるシステム」です。

案件管理システムの大きな特徴は、単にデータを入力し状況を把握するだけではなく、営業活動を改善し成果を高めていくための機能が備わっているという点です。また、Excelのように管理が属人化せず、全社で案件の情報を一元管理できる点も特徴です。

このように案件管理システムを使うことで、Excelよりも効率よく作業を進められるのです。

案件管理システムの種類とは

案件管理システムには、SFA(営業支援ツール)とCRM(顧客管理ツール)の2つがあります。

SFA(営業支援ツール)

「Sales Force Automation」の頭文字をとっており、営業活動自動化を意味します。営業先や営業担当者の進捗をはじめとする営業に関する情報を管理したい場合に適しています。

CRM(顧客管理ツール)

「Customer Relationship Management」の頭文字で、顧客関係管理をを意味します。顧客満足度を向上させるために顧客情報を個別に管理・分析したい場合に適しています。

また、案件管理システムはプロジェクトに関わるチームメンバー全員が利用するため、選定の際には誰もが説明なく簡単に操作できるかを重視しましょう。

とくに、使いこなすのが難しいツールでは教育コストがかかる点に注意する必要があります。

Excelだけの案件管理が難しい3つの理由

ここでは、Excelだけでは案件管理が難しい理由を3つ解説します。以下の内容が自社の案件管理に当てはまる場合は、早急に案件管理システムの導入を検討する必要があります。

大容量データを処理するのが難しい

一つ目のデメリットは大容量データの処理が難しい点です。

入力する内容に制約はないものの、管理する案件が増えればその分の入力項目も増えます。そのため「記載ルールを明確に設定する」などの工夫がなければ、管理が属人化するリスクもあるのです。

とくに、画像を多く使うとテキストのみのデータよりも、ファイルが開封されるまでの時間がかかります。スピード感の求められるビジネスシーンでは、Excelでの管理が原因で管理業務に必要以上に時間がかかってしまうのは効率的とは言えません。

したがって、Excelでの管理を続ける場合は、自社の営業活動が停滞するというリスクも把握しておく必要があります。

ファイルの共有が面倒

二つ目に、Excelはファイルの共有が面倒という問題も無視できません。

自社で案件を管理しているファイルが少なければさほど問題にならないものの、Excelの編集が案件管理の中心となっている場合は、デスクトップのフォルダにExcelファイルが乱立します。さらに、ファイルは都度開いて確認しなければ中身を確認できません。

つまり、ファイルが多いほど管理工数が増加し、誤って上書きするというミスのリスクも高くなってしまうのです。

また、ファイルの共有方法も社員ごとに異なるケースも多く、方法を統一しなければ社員間の認識齟齬が発生する可能性も高まります。

基本的にリアルタイムで使えない

三つ目は、リアルタイムで使えないケースが多い点もExcelによる管理の大きなデメリットです。

メンバーの誰かが編集作業をしているときにExcelを開くと「読み取り用」になってしまうので、リアルタイムで情報を追うのが難しい傾向にあります。また、更新した情報を共有する場合には、メールやチャットで共有する手間がかかってしまうのです。

このように、Excelでの案件管理はリアルタイム性に欠けるので、すぐに情報を知りたい場合には不向きだと言えます。そのため、情報のリアルタイム性を求めるのであれば、「Stock」のように記載した情報がすぐに反映されるツールがおすすめです。

案件管理システムの3つのメリット

以下では、案件管理システムの3つのメリットをご紹介します。Excelによる管理から脱却し、ツールを導入すれば以下のようなメリットが得られます。

（1）過去の案件情報をストックできる

1つ目のメリットは過去の案件情報がストックできる点です。

過去の案件情報が管理されていれば、いつでもデータを分析できます。そのため、過去の案件ごとに問題点を洗い出せば、進行している業務の効率化が可能です。

たとえば、メンバーの期間ごとの売り上げ実績や、どの商品の売り上げが高いかなどのデータを抽出することで、今後の事業戦略に役立てられます。

このように、蓄積したデータを参考に対策を練ることで、案件の成功率や質を高められるのです。

（2）対応漏れを未然に防止できる

2つ目のメリットは対応漏れを未然に防止できる点です。

進捗が随時更新されるので「未対応・対応中・対応済み」が一目で確認できます。そのため、対応が遅れている案件は分担するなどの対処がしやすいのです。

仮に担当者が変更になってもツールに顧客情報や対応履歴が残っているので、スムーズに引き継ぎできる点もメリットと言えます。

（3）案件の進捗状況を見える化できる

3つ目のメリットは案件の進捗状況を見える化できる点です。

ツールを利用すれば、社員一人ひとりが抱える案件の進捗を一目で確認できるようになり、対応に時間がかかっている案件にもすぐに気づいて対応に回ることができます。このように案件の進捗が可視化されれば、社員一人ひとりの負担を軽減できたり、案件を効率的に進められたりするのです。

とくに、案件管理だけでなく、「Stock」のようにチーム全員のタスクを把握できる「タスク機能」を備えたツールなら、わざわざ複数のツールを併用せずに済みます。

Excelよりも効率的に案件管理ができるシステム5選

以下では、案件管理を効率化するおすすめのシステム5選をご紹介します。案件管理を効率化できるツールを探している方は必見です。

Excelは表形式で案件を管理できるため、案件の業種を問わず汎用的に使えます。しかし、Microsoft365がない限り共同編集ができず「元データのコピーファイルを作成し、編集が完了したら元データへとコピーし直す」という無駄な工数がかかります。

このような管理手法ではミスをしやすくなり、データが消失する可能性もあるのでITシステムを用いた管理が必須です。しかし、多機能なシステムでは社内に浸透せず教育コストもかかるため、必要な機能が過不足なくそろったツールを導入しましょう。

結論、非IT企業の案件管理には、65歳以上のデジタルに詳しくない社員でもストレスなく使えるほどシンプルな案件管理システムである「Stock」一択です。

Stockでは「ノート」を案件ごとに作成して管理し、ノートに紐づいた「メッセージ」で引き継ぎもスムーズです。また、各社員へ仕事を割り振れる「タスク」もあるので、抜け漏れを防ぎながら進捗共有ができます。

【Stock】非IT企業の案件管理に最適なシステム

「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井夕子さん、海野紘子さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社

「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」
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元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

＜Stockの料金＞

フリープラン：無料
ビジネスプラン：500円/ユーザー/月
エンタープライズプラン：1,000円/ユーザー/月

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【ジョブマネ】利用者が30名未満の企業向けシステム

ジョブマネの特徴

機能豊富な案件管理システム

グループウェア、営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、基幹システム（ERP）がデータ連携する多機能なシステムです。経営者、マネージャー、営業、経理など幅広い業務領域をカバーしています。

中小企業向けのグループウェア

ジョブマネは利用者が少ない企業や部門にも利用できます。

ジョブマネの機能・使用感

顧客管理機能

顧客の基本情報や商談履歴などの様々なデータを顧客に紐付けて管理できるので、情報管理の効率を良くしたい場合に便利です。

案件管理機能

原価・工数や利益率、請求書の発行有無など遠見に関する情報を一目で把握できるため、案件ごとの損益を簡単に分析したい場合に適しています。

ジョブマネの注意点

グループウェアプラン(基本料金)でできることが少ない

社員のスケジュール管理や案件ごとの収支管理、ワークフロー、資料の共有等が基本料金で利用できます。顧客管理、商談管理、プロジェクト単位の利益率等、細かい指標まで把握したい場合は別途料金がかかります。

検索機能が乏しい

利用しているユーザーからは「見積や請求書、案件の検索が横断検索ができるようになる等、検索機能が充実していると嬉しい」という声があります。（参考：ITreview）

ジョブマネの料金体系

グループウェアプランは基本料金で、ビジネスプランは追加オプションとなります。

グループウェアプラン（基本料金）

1〜100人まで：1,000円/月/ユーザー
101〜200人まで：2,000円/月/ユーザー
201〜300人まで：3,000円/月/ユーザー

・ビジネスプラン（オプション）

3,000円/月/ユーザー

ジョブマネの詳細はこちら

【SMILE V 2nd Edition】データの相互連携で業務効率化を実現するシステム

SMILE V 2nd Editionの特徴

定型業務を自動化できる

SMILE VのRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）機能は、帳票の定期的な自動出力など、定型業務を自動化できます。また、業務に合わせたカスタマイズが可能な開発ツールで高度な自動化も可能です。

必要な情報を1画面に集約

「運用ビュー」「伝言板」「業務予定」など、1画面で必要な情報を確認できます。

SMILE V 2nd Editionの機能

販売管理機能

在庫管理や受注から支払まですべての情報を管理し、ダブルクリックで分析ができ、販売に関わる業務全般を一元管理するのに便利です。

ドキュメント管理機能

マニュアルや契約書、図面などの文書を電子化できるため、書類を探す手間を削減したい場合に役立ちます。

SMILE V 2nd Editionの注意点

オンプレミス型のため導入に時間がかかる

SMILE Vはオンプレミス型（社内にシステムを構築し、自社で運用する）であるため、導入に時間がかかる可能性があります。

動作が重い

利用しているユーザーからは「起動してログインした後、メイン画面が開くまでに時間がかかる場合がある」という声があります。（参考：ITreview）

SMILE V 2nd Editionの料金体系

料金の詳細については、問い合わせが必要です。

「SMILE V 2nd Edition」の詳細はこちら

【GENIEE SFA/CRM】旧「ちきゅう」のバージョンアップシステム

GENIEE SFA/CRMの特徴

低価格で多機能

リーズナブルな価格設定かつ多機能で、問い合わせへの迅速な対応などサポートも充実しています。

運用開始が短期間で可能

平均1ヶ月〜2ヶ月でほとんどの企業が運用を始めています。項目設定もデータ移行もドラッグ＆ドロップで実行できます。

GENIEE SFA/CRMの機能・使用感

案件管理機能

案件ごとに細かい進捗管理が可能なので、案件ごとの商談を見える化したい場合に適しています。

商談管理機能

ドラッグ&ドロップでかんたんに商談フェーズを変更でき、滞留しているフェーズがを一目で把握できる点が便利です。

GENIEE SFA/CRMの注意点

最低利用期間が1年

最低利用期間が1年であることに加えて10ユーザー以上でないと利用できず、初期費用も発生するので乗り換えにくい可能性があります。

スマホ版の操作性が分かりにくい

利用しているユーザーからは「スマホ版とPC版で操作性が異なり、大変不便」という声があります。（参考：ITreview）

GENIEE SFA/CRMの料金

最低10ユーザーから契約可能となっています。

スタンダード：2,980円/ユーザー/月
プロ：4,980円/ユーザー/月
エンタープライズ：9,800円/ユーザー/月

GENIEE SFA/CRMの詳細はこちら

【Redmine】オープンソース(無償公開されている）のシステム

Redmineの特徴

作業の記録や情報共有ができる

Redmineはプロジェクト管理ができるオープンソースソフトウェアであり「チケット」にタスクを登録することで進捗管理が可能です。

多種多様な機能がある

Redmineにはチケット、ガントチャート、ロードマップ、カレンダーなど、チーム・個人・管理者の作業を支援する豊富な機能があります。

Redmineの機能・使用感

チケット機能

やるべき作業を「チケット」に登録し、担当者や期日、ステータスを設定でき、コメントもできるので進捗共有したい場合に便利です。

ガントチャート機能

登録されたチケットからガントチャートを描画できるため、進捗を可視化して分析したい場合に適しています。

Redmineの注意点

保守管理できる人が社内のなかで限られてしまう

Redmineにおける保守管理・拡張機能の追加は、バックエンドに知見があるメンバーの担当になります。無料で運用できる代わりに、自分たちで保守管理してメンテナンスしなければなりません。

UIが少し使いづらい

利用しているユーザーからは「チケットの重複や関係性を把握しにくく、登録を忘れ得るとチケットが行方不明になる」という声があります。（参考：ITreview）

Redmineの料金体系

こちらのサービスは無料で利用できます。

Redmineの詳細はこちら

案件管理システムのおすすめ5選の比較表

以下は、案件管理システムのおすすめ5選の比較表です。

	Stock【一番おすすめ】	ジョブマネ	SMILE V 2nd Edition	GENIEE SFA/CRM	Redmine
特徴	非IT企業の案件管理に最適なシステム	利用者が30人未満の企業向けシステム	データの相互連携で業務効率化を実現するシステム	旧「ちきゅう」のバージョンアップシステム	オープンソース（無料公開されている）のシステム
注意点	案件ごとの数値分析機能や経費計算機能はついていない	基本料金でできることが少ない	オンプレミス型であるため導入に時間がかかる	最低利用期間が1年	管理できる人が限られる
料金	・無料・有料プランでも1人あたり500円/月〜	・無料プランなし・有料プランは1,000円～/月/ユーザー	・要問い合わせ	・無料プランなし・有料プランは2,980円/月/ユーザー（最低10ユーザーから利用可能)	・無料
公式サイト	「Stock」の詳細はこちら	「ジョブマネ」の詳細はこちら	「SMILE V 2nd Edition」の詳細はこちら	「GENIEE SFA/CRM」の詳細はこちら	「Redmine」の詳細はこちら