近年DXが注目されており、紙媒体での情報管理から電子化する動きが進められています。なかでも、説明書などの書類を電子化すると、印刷・配布の手間が省けたり、いつでもどこでも情報を確認できたりといった、多くのメリットが得られます。
しかし、「説明書を電子化したのに、業務効率化の効果が得られない」「電子化にあたって、どんなツールを使えば良いのかわからない」といった悩みを抱える担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、説明書を電子化して現場が回らなくなる理由や、おすすめのツールを中心にご紹介します。
- 説明書を電子化する方法を知りたい
- 説明書を電子化するメリット・デメリットを理解したい
- 説明書の電子化が簡単にできるツールがあれば教えてほしい
という方はこの記事を参考にすると、説明書の電子化をスムーズに進めるポイントがわかり、効率的な情報共有を実現できます。
目次
説明書の電子化が進む背景
近年、説明書の電子化が進む背景として、以下の要因が挙げられます。
- 業務の変化スピードが急激に上がったこと
- リモートワーク・ハイブリッド勤務の定着
- ナレッジ共有の重要性の高まり
- ペーパーレス化・コスト削減の圧力
DX推進やクラウドサービスの導入により、業務フローや使用ツールが頻繁に更新され、紙では追いつかなくなっています。
オフィスに出勤しない社員が増えたため、どこからでもアクセスできる電子説明書が必須となっています。
人手不足が進んでいるため、属人化解消や引き継ぎ効率化を目指して、検索性・更新性の高い電子説明書が求められています。
ESG・サステナビリティの観点から紙削減が求められ、印刷・保管コストの削減も企業課題として顕在化しています。
このように、急激な社会の変化に対応するために、企業では説明書の電子化が求められつつあるのです。
説明書を電子化するメリットとは
ここでは、説明書を電子化するメリットをご紹介します。
更新・共有が簡単
説明書を電子化するメリットの1つ目として、情報の更新・共有が簡単さが挙げられます。
紙媒体と違い、内容修正のたびに印刷・配布をする手間が省けるうえ、情報をすぐに共有できるので、最新の内容が素早く行き渡ります。さらに、こうした仕組みによって更新作業のハードルが下がり、説明書を常に最新状態に保ちやすくなります。
このように、説明書の電子化によって、最新情報を漏れなく迅速に届けられる環境が整うのです。
検索性が高まる
説明書を電子化するメリットの2つ目として、検索性が高まることが挙げられます。
紙媒体の説明書では、情報が必要になった時にページをめくって探さなければならず、手間がかかります。一方で、電子化した説明書であれば、検索機能を使用することで、ページを跨いでいても瞬時に必要な情報にアクセスできるのです。
このように、説明書の電子化によって、情報を探す手間が大幅に省け、他の重要な業務に時間を割けるようになるのです。
動画やリンクの添付が可能
説明書を電子化するメリットの3つ目として、動画やリンクの添付が可能であることが挙げられます。
文章だけでは伝わりにくい操作手順や業務フローも、動画を使えば直感的に理解できます。また、外部資料や社内ツールへのリンクを貼ることで、必要な情報へスムーズにアクセスでき、説明書を中心に業務知識を一元化できるのです。
このように、電子化された説明書は、文字情報だけでは補いきれない理解をサポートし、利用者の学習効率を高める効果があります。
紛失リスクが減る
説明書を電子化するメリットの4つ目として、紛失リスクが減る点が挙げられます。
紙媒体の説明書は、紛失したり破損したりといったトラブルが起こりやすく、管理にも手間がかかります。一方、電子化された説明書であればデータをバックアップしておくことで、万が一の場合でも簡単に復旧できます。
ただし、電子データには情報漏洩のリスクもあるため、適切なセキュリティ体制を整えましょう。
説明書を電子化するアイディア
ここでは、説明書を電子化するアイディアを3つご紹介します。自社に合う方法を選んで取り入れてみましょう。
- 紙の説明書をスキャンする
- ExcelやWordで作成する
- 情報共有ツールで作成・管理する
紙の説明書をスキャナーやスマートフォンのスキャン機能でPDF化し、そのデータを共有フォルダやITツールで管理する方法です。
ExcelやWordで直接作成したものをPDF化し、共有フォルダやITツールにアップロードして管理する方法です。
情報管理ツール上で直接作成しながら一元管理し、リンク共有やアクセス権限設定によってメンバーがいつでも参照できる体制を整える方法です。
説明書を電子化する方法が多くある中で、近年では「Stock」のように、直感的に説明書を作成でき、リアルタイムでメンバーに共有されるツールを使う企業が増えています。
説明書を電子化して現場が回らなくなる理由
説明書を電子化しても現場の状況が改善しないケースもあります。ここでは、説明書の電子化によって、現場が回らなくなってしまう理由をご紹介します。
（1）PDF化したことで業務が滞る
説明書の電子化によって現場が回らなくなる理由として、PDF化したことによる業務の停滞が考えられます。
書類をPDF化して管理する場合、情報を修正・更新するには原本となるデータを編集しなければなりません。そして、修正のたびに新しいファイルが増えていくと、どれが最新なのか判断しづらくなり、古い情報を参照し続けてしまうリスクが生じます。
結果として、社員間で情報のズレが発生し、業務全体が滞ってしまう場合があるのです。このように、PDFは「上書き前提の運用」には不向きだと言えます。
（2）ツールを選ぶ判断軸を誤る
ツールを選ぶ判断軸を誤ってしまうことも、説明書の電子化によって現場が回らなくなる理由の1つです。
説明書を電子化するためのツールを選ぶ時に、機能が多いものが優れたツールだと考えてしまいがちです。しかし、多機能さよりも「修正が簡単か」「現場が面倒に感じないか」「情報の更新が即反映されるか」といったポイントから判断する必要があります。
多機能すぎるツールでは、現場の社員が使いこなせず、浸透しない可能性があるため、自社に必要な機能が過不足なく備わった、シンプルなツールを選びましょう。
【必見！】電子化を進めるときのポイントとは
ここでは、電子化をスムーズに進めるためのポイントを解説します。説明書の電子化を進める時に、以下のポイントは必ずおさえましょう。
検索しやすい構造にする
説明書を電子化する時には、必ず情報を検索しやすい構造を心がけましょう。
せっかく電子化しても、必要な情報を探すのに時間がかかってしまうと、かえって非効率です。そのため、検索機能が充実したツールや、フォルダ分けして階層構造で情報を管理できるツールを選びましょう。
検索しやすい構造は、実際の業務での使いやすさだけでなく、修正や更新をする時の負担軽減にもつながるため、非常に大切なポイントです。
アクセス権限を徹底する
説明書のスムーズな電子化のためには、情報のアクセス権限を細かく設定することも重要です。
たとえば、「閲覧権限」は新人や現場メンバー、「編集権限」は文書管理の担当者、「公開権限」は管理者、というように、役割ごとに権限を分けることで、運用ルールを明確にできます。また、機密情報を扱う場合でも、適切な権限設定によって意図しない情報漏洩を防げるのです。
このように、ツールの円滑な運用とセキュリティ管理の両立につながるため、アクセス権限を細かく設定できるツールを選びましょう。
説明書の電子化をスムーズに進める方法とは
以下では、説明書の電子化をスムーズに進めるためのポイントをご紹介します。
せっかく説明書を電子化しても、実際の業務に活用されなければ意味がありません。そのため、情報のアクセス性を高めたり、更新の仕組みを整えたりと、現場スタッフが説明書を使えるような体制を整える必要があります。
ただし、電子化した説明書の使い方が複雑だと、ITに不慣れなスタッフが使いこなせない可能性があります。そこで、誰でも簡単に使いこなせるほど、シンプルな操作性であることが重要です。
したがって、説明書の電子化には、必要な情報にすぐにアクセスでき、誰でも使いこなせるほどシンプルな操作性のツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、テキストに加えファイルや画像添付など、手間なく更新できるうえ、任意のメンバーにリアルタイムで共有されます。また、業務ごとにフォルダ分けして管理できるため、情報が混ざることなく体系的に蓄積できるのです。
説明書の電子化に役立つツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
説明書を電子化する方法・ポイントまとめ
これまで、説明書を電子化して現場が回らなくなる理由や、おすすめのツールを中心に紹介しました。
説明書を電子化するにあたって、書類をPDF化してしまうと、内容を修正するたびにファイルが増えてしまい、どれが最新情報なのか分からなくなってしまいます。そのため、説明書を情報共有ツールで作成・管理するのがおすすめです。
しかし、多機能すぎるツールは、現場の社員が使いこなせず、社内に浸透しない可能性があります。そこで、必要な機能を過不足なく備えた、シンプルなツールを選びましょう。
したがって、自社が導入すべきなのは、必要な情報にすぐにアクセスでき、誰でも使いこなせるほどシンプルな操作性のツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って説明書を電子化し、社内のDXをさらに進めましょう。
