チェックリストは複数人で仕事を進める場合や、工程に沿って作業をする際に、業務をミスなく進めるために取り入れます。作業を書き出しておいて完了したら印を付けていくリストで簡単に作業管理ができるので、どのような仕事においても使用されます。
 
しかし、Excelなどでチェックリストを作成するには手間がかかります。効果的に管理するために、どのような項目をチェックリストに組み込めば良いのか、悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
本記事では、チェックリストの作り方やメリット、運用のコツを解説します。
 
  • チェックリストの作成方法やポイントが知りたい
  • チェックリストのメリットを確認して、効果的なリストを作成したい
  • チェックリストを円滑に運用できるコツが気になる
という担当者の方は、今回の記事を参考にすることで効果の高いチェックリストの作成・運用が実現できます。


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チェックリストの作り方

チェックリストの作成方法を解説します。チェックリストを作成する目的を達成できるような項目を準備しましょう。

作業手順を時系列に書き出す

はじめに、チェックリストにしたい業務の作業手順を時系列にすべて書き出します。作業を進めていく順番の通りに、上からチェックボックスを埋めていくとデザイン的にも見やすいため、時系列をおすすめします。
 
このとき、ひとつの作業を大きい区切りにしすぎてしまうと意味がないため、業務を完了するために1歩ずつ進んでいくイメージで作業を洗い出しましょう。

チェックボックスを使用し、リスト化する

作業を書き出したら、チェックボックスなどを活用し、リストとして表示できるようにします。ExcelやWordなどを活用する場合は、表形式で作成するケースもあります。
 
わかりやすいデザインであれば問題ないため、積極的にテンプレートやボックス機能を活用しましょう。

重要な作業やダブルチェックが必要な箇所に色を付ける

リストにした作業の中で業務の区切りとなるような重要な作業や、ダブルチェックが必要なものがあれば、色を付ける、太字にするなどして目立つように編集をしましょう。
 
文字編集でメリハリを付ければ、重要箇所がすぐにわかるのでチェックリストの効果を引き出しやすくなります。

現場の利用者に共有し、改善する

チェックリストを作成したら、現場のメンバーに共有し、フィードバックを得て改善を重ねましょう。
 
管理者からでは見えない作業の見落としを補完し、重要度や優先度を現場とすり合わせられるので、チェックリストの形骸化を防げます。


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チェックリストのメリット

チェックリストを作成し現場で適切に運用できれば、下記でご紹介する代表的な3つのメリットを得られます。

進捗がひと目でわかる

仕事の進捗状況や、完了している作業工程がひと目でわかるため、現場から管理者への報連相コストが削減され、かつ情報伝達が正確になります。
 
進捗が滞り、目標期限より遅延しそうなときは、管理者側が気づいて現場に声かけができるため、マネジメントの効率も向上します。

ミスを防止できる

作業の抜け漏れが生じた場合も自分で気づけるため、業務遂行のスキルに関係なく、ミスを防げます。
 
そのため、新人教育のチュートリアルやマニュアルにチェックリストを取り入れる企業もあります。

業務改善に繋がる

チェックリストを活用しながら業務を進めることで、作業をルーティンワークとして問題なくこなせるようになってきます。慣れてくると、より良くするための改善点が見えてきて、現場からの意見で業務改善に繋がるケースがあります。
 
また、管理者側からもチェックリストを定期的に見直せば、無駄な作業がないかを常に確認し、改善していけます。


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チェックリストを上手く運用するコツ

チェックリストをチーム内で適切に活用するためのコツを3つ解説しています。運用ルールを作成する際には、下記の点に留意してください。

業務プロセスの中に組み込む

チェックリストを確認し更新する作業は、あらかじめ業務プロセスの中に組み込んでおきましょう。そうでないと、更新を失念してしまうという問題が起こりやすくなります。
 
「朝礼の場で各自のチェックリストを確認する」「昼休憩の5分前と就業時間の5分前にチェックリストを確認する」というように、チェックリストを確認・更新するための時間を確保しておくことが重要です。

ルールはできるだけ少なく、シンプルにする

リストを更新・共有する際のルールが複雑すぎても、現場が更新しなくなる原因となってしまいます。
 
たとえば「チェックリストのファイルを更新したら、メールの宛先とCCはこちら宛てで、文面には更新した日時と所感を記載してください」というようなルールだと、リストを更新することが現場の負担となります。
 
リストを更新したらリアルタイムに全員が見られる状態で共有されているようなツールを選び、作業を担当しているメンバーの負担が少ないルールを作成しましょう。

更新の手間がなく簡単なツールを選ぶ

チェックリストの管理にはITツールを用いると効果的です。
 
一方、チェックリストをExcelやWordなどのファイル共有ツールで作成してしまうと、更新のたびに最新のファイルを探して編集し、再度保存をしなければならないため、非常に多くの手間がかかってしまいます。
 
リストが更新されなくなると作成した意味がなくなるため、更新が簡単で、すぐに共有できるツールを選びましょう。


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チェックリスト作成におすすめのツール

チェックリストを作成しただけでは、ミスの防止や業務状況の確認には貢献しません。作成した後、適切に運用・管理されることで効果を発揮します。
 
また、チェックリストの運用を現場に任せておくだけでは、実際には使われず業務の抜け漏れが生じてしまう場合があります。
 
漏れのないようにプリントアウトして手書きで確認できるようにする、掲示物として常に見えるところに貼っておくなどの方法がありますが、ツールを使って管理すると更新もしやすく、必要なときにチェックリストへすぐにアクセスできます。
 
そして、チェックリストの状況はいつでもチームメンバーが共有できる状態が理想ですので、たとえば、80,000社以上の導入実績を誇る、「Stock」に代表されるような情報共有ツールを用いると、チェックリストを効果的に作成・共有可能です。
 
Stockではチェックリスト機能のほかにタスクの設定なども可能なため、業務管理が一元化でき、メッセージ機能で更新情報をリアルタイムで連絡できます。

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

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登録から14日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。また、大容量のファイルも引き続きアップロードできます。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チェックリストの作り方や運用のコツまとめ

これまで、チェックリスト作り方やメリット、運用のコツなどをご紹介してきました。改めて、チェックリストの作成と運用において重要な点は下記の通りです。
 
  1. 作業内容を時系列に書き、重要な作業は色を付けて目立たせる
  2. チェックリストの更新は、業務フローの中に組み込む
  3. 更新の手間がないツールを使用し、ルールもシンプルにする
この3つのポイントを押さえて確実にチェックリストの運用を進めていくためには、チームの誰でもすぐに使える、共有が簡単なツールがおすすめです。
 
ExcelやWordでは、いちいちファイルを開かなければならない、更新連絡が取りづらいという問題があります。それではなかなか浸透しづらく、更新漏れが起こります。
 
一方、今回ご紹介した「Stock」は、非IT企業であっても社内の誰もがすぐに使用できるほどシンプルな設計であり、導入したその日からスムーズなチェックリストの活用ができます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひStockでチェックリストの運用を効率化し、ミスやトラブルの起こらない業務の遂行に繋げましょう。