仕事のパフォーマンスを高めるためにミスを減らすには、チェックリストで確認作業を行って業務の抜け漏れを防ぐことが最適です。
 
しかし、「そもそもチェックリストの作り方が分からない」「チェックリストを作成しても結局使わなくなる」と悩む方も多いのではないでしょうか
 
そこで今回は、Wordを使ったチェックリストの作り方や、チェックリストを業務に浸透させるコツを中心にご紹介します。
 
  • やり残しを防ぐためにタスクを可視化して管理したい
  • 使い慣れたWordでチェックリストを作成する方法が知りたい
  • 作成したチェックリストが無駄にならないように、業務に定着させたい
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、チェックリストを簡単に作成する方法や無駄なく活用する方法が分かります。


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チェックリストの基本的な作り方

以下では、チェックリストの基本的な作り方について解説します。チェックリストの目的である「ミスの削減」のために、以下の手順に沿って作成しましょう。

(1)作業手順を時系列に書き出す

はじめに、チェックリストにしたい業務の作業手順を時系列に書き出します。時系列であるべき理由は、時系列でなければそもそも業務が成立しなくなるためです。
 
正しい順番で効率よく作業するために、必ず時系列に沿って書き出しましょう。

(2)チェックボックスを使用し、リスト化する

作業を書き出したら、チェックボックスを使ってリスト化します。このとき「カテゴリ別に分類する」のが見やすいチェックリストのポイントです。
 
たとえば、「メール送信」「ミーティング準備」といった業務内容や「取引先A」「取引先B」といった顧客情報で分類して見出しを設けましょう。
 
チェック項目が多すぎて見づらいと、確認が面倒になりチェックリストを使わなくなる原因になります。したがって、カテゴリ別に分類して分かりやすくする必要があるのです。

(3)重要な作業やダブルチェックが必要な箇所に色を付ける

リスト化した作業のうち、業務の区切りとなる作業やダブルチェックが必要な作業など、重要なものは「色を付ける」「太字にする」ことによって強調しましょう。
 
チェックリストの項目にメリハリを付ければ、重要箇所がすぐに分かるので確認漏れによる重大なミスの発生を防げます。

(4)現場の利用者に共有し、改善する

チェックリストを作成したら現場のメンバーに共有し、フィードバックを得て改善を重ねましょう。
 
現場の意見を参考にすると、管理者からは見えない作業の見落としを補完できます。また、作業の重要度や優先度をすり合わせて項目の粒度を調整することで、形骸化しないチェックリストになるのです。
 
チェックリストが作成しただけで終わらず実際に活用されるように、必ず現場からのフィードバックを受けて改善しましょう。


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Wordによるチェックリストの作成手順

以下では、Wordによるチェックリストの作成手順について解説します。使い慣れたWordでチェックリストを作成したい際は、以下の手順に沿って進めましょう。

開発タブを挿入する

Wordでチェックリストを作成するには、メニューバー(ワードの画面上部)に開発タブを挿入しなければなりません。そのため、まずは「ファイル」へ移動します。

開発タブを開くための操作1

開発タブを開くための操作2

「ファイル」へ移動したら、画面左下の「オプション」をクリックします。
 
次に、下のような画面が出てくるので「リボンのユーザー設定」を選択し、「開発」にチェックを入れて「OK」をクリックしましょう。

開発タブを開くための操作3

開発タブを開くための操作4

最後に、元の画面に戻るため、下の画像のようにメニューバーに開発タブが追加されているか確認しましょう。

開発タブを開くための操作5

画像はWindowsの操作方法となっています。Macの場合は、まず、メニューバーの「Word」から「環境設定」をクリックします。次に、画面上部の「リボンとツールバー」を選択し「開発」にチェックを入れて保存ボタンを押します。
 
最後に「×」ボタンで環境設定画面を閉じると元の画面に戻るため、開発タブが挿入されているか確認しましょう。

リスト化したい項目を記入する

次に、チェックリストにしたい項目をテキストで入力しましょう。

リスト化したい項目を入力

チェックボックスを挿入する

項目の入力が完了したらチェックボックスを挿入します。開発タブの「コントロール」欄から「チェック ボックス コンテンツ コントロール」をクリックします。

チェックボックスを挿入1

以下のようにチェックボックスが挿入されていれば完了です。

チェックボックスを挿入2

Macでは、開発タブから「チェックボックス」をクリックしてチェックボックスを挿入しましょう。チェックボックスが挿入されていてもチェックできない場合は、開発タブから「フォームの保護」を選択して保護機能をオフにしましょう。


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チェックリスト作成にWordを用いるデメリット

以下では、チェックリスト作成にWordを用いるデメリットを3つご紹介します。Wordは誰でも一度は利用したことがあるため使い始めるハードルが低い反面、以下のようなデメリットもあります。

作成に手間がかかる

1つ目のデメリットは、チェックリストの作成に手間がかかる点です。
 
Wordでチェックリストを作成するためには、開発タブを挿入するという準備が必要です。また、一部の環境ではチェックボックスの一括挿入や一括削除ができないので、チェックボックスをひとつずつ挿入する時間がかかります。
 
以上のように、Wordではチェックリストの作成や編集に手間がかかって本来の業務に支障をきたす可能性があるのです。

更新状況を常に把握できない

2つ目のデメリットは、チェックリストの更新状況がリアルタイムでない点です。
 
Wordが更新された場合は、更新作業をした社員が「最新ファイルを共有」もしくは「更新の連絡」をしなければ、ほかのメンバーは更新に気づきません。つまり、Wordではチェックリストの更新状況を常に把握できるわけではないのです。
 
したがって、Wordを活用してチェックリストを複数人で共有するためには「誰が、いつ、何をチェックしたのか」を逐一報告する必要があります。

チームで運用しにくい

3つ目のデメリットは、Wordのチェックリストはチームで運用しにくい点です。
 
基本的にWordファイルのチェックリストにチェックを入れた場合、更新したファイルをメールやメッセージアプリで共有し直す必要があります。つまり、Wordファイルの管理において、最新情報を共有し続けるには手間がかかるのです。
 
結果、チェックリストの共有にストレスを感じる社員が多くなり、運用が形骸化してしまう恐れがあります。したがって、チームでチェックリストを運用する場合は、更新された瞬間から変更内容が反映される「Stock」のようなツールが必須です。


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チェックリストを業務に浸透させるコツ

以下では、チェックリストを業務に浸透させるコツについて解説します。チェックリストを形骸化させないために、以下の項目に注意して運用しましょう。

業務プロセスの中に組み込む

チェックリストを確認し更新する作業は、あらかじめ業務プロセスの中に組み込んでおきましょう。
 
具体的には、「朝礼の場で各自のチェックリストを確認する」「昼休憩の5分前と就業時間の5分前にチェックリストを確認する」などチェックリストを確認・更新するための時間を確保するという方法があります。
 
チェックリストを無駄なく活用するためには、業務プロセスの中に組み込こんで確認の場を設けることが有効なのです。

ルールは可能な限り少なくする

リストを更新・共有する際のルールを複雑にせず、可能な限り少なくしましょう。
 
たとえば「チェックリストのファイルを更新したら、メールの宛先とCCはこちら宛てで、文面には更新した日時と所感を記載してください」という細かいルールはリストを更新する社員のストレスになりかねないのです
 
したがって、「複雑なルールを敬遠して現場がチェックリストを更新しない」という状況を防ぐために、過不足ないルールを設定しましょう。

簡単に作成・共有・更新ができるツールを導入する

チェックリストを簡単に作成・共有・更新できるツールを導入して、チェックリストを現場に浸透させましょう。
 
WordやExcelは使い慣れたツールという印象があります。一方で、リスト作成には複雑な操作が必要であったり、更新のたびにファイルごと共有し直す手間がかかったりします。結果、面倒な手間が原因でチェックリストが形骸化するのです。
 
したがって、チェックリストの形骸化を防止して業務に浸透させるために、ツールを導入しなければなりません。とくに、部下がチェックリストにチェックを入れた瞬間に、上司の手元ですぐに更新を確認できる「Stock」のようなツールが適しています。


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チェックリストが形骸化せずに運用されるシンプルなツール

以下では、チェックリストが形骸化せずに運用されるツールをご紹介します。
 
チェックリストの作成方法には、ほかの業務で使い慣れたExcelやWordなどがあります。しかし、更新をしたあとに最新のファイルを共有し直したり「いつ、どこをチェックしたのか」を報告したりする手間が発生するのです。
 
チェックリストの運用方法が面倒では、業務のチェックをしなくなるなどの問題にも発展します。したがって、チェックリストの作成だけでなく共有・更新が簡単にできるツールを導入しなければなりません。
 
結論、チェックリストを形骸化させないためにはチェックリストの作成・共有・更新に必要な機能に過不足がなく、かつ65歳でも使いこなせるほど簡単な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」にはチェックボックス機能があるので、ワンクリックで簡単にリストを作成できます。また、「ノート」を更新すると”いつ、誰が更新したのか”が分かるうえに、見落としが心配であれば「メッセージ」で報告されることもできます。

【Stock】最も簡単にチェックリストを作成・共有・更新できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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チェックリストの作り方や浸透のコツまとめ

ここまで、Wordのチェックリストの作り方や、チェックリストを業務に浸透させるコツについて解説しました。
 
Wordでチェックリストを作成する際には、複数の手順を踏む必要があります。また、作成したチェックリストをチームで共有したい場合は、誰かがチェックする度に最新のファイルを共有し直す手間があるので、チェックリストの形骸化の原因になります。
 
したがって、今回ご紹介したStockのように65歳の人でも使いこなせるほど簡単な仕様で、さらに一度共有したチェックリストに更新があった場合は自動で反映されるツールがチェックリストに最適と言えるのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で作業のチェックを定着させ、業務の抜け漏れを防止しましょう。