業務を進めるうえで、作業ミスやトラブルを完全に防ぐことは難しいです。万が一、トラブルが起きてしまった際には、社内や社外の取引先に向けて経緯報告書を提出し、原因や適切な改善策を伝えなければなりません。
 
しかし、「社外向けの報告書として適切なものが書けているか不安だ」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は社外向けの報告書に書くべき項目や、誠意を伝えるために注意すべきポイントを中心にご紹介します。
 
  • 社外向けの報告書の正しい書き方が分からない
  • 今すぐに使えるテンプレートで簡単に報告書を作成したい
  • トラブルやミスの改善策速やかに実行し、取引先との信頼関係を再構築したい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、手間をかけずに形式的な経緯報告書を作成し、スピード感を持ってトラブルを対処できます。


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経緯報告書とは?

経緯報告書とは、業務で生じた未解決のミスやトラブルの経緯や現状を関係者へ伝えるための報告書です。経過報告書とも呼ばれます。
 
経緯報告書には、社内向けと社外向けの2種類があります。とくに、社外向けの場合は、ミスやトラブルに関する事実だけでなく、お詫びの気持ちを伝えることが重要です。誠意が伝わる報告書を作成し、信頼を取り戻さなければなりません。
 
また、経緯報告書に似たものとして顛末書(てんまつしょ)が挙げられます。顛末書とは、トラブルが完全に解決したあとに作成する書類です。そのため、トラブルの対応中に書く経緯報告書とは作成のタイミングが異なります。


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経緯報告書に書くべき項目とテンプレート

以下では、経緯報告書に書くべき項目と無料で使えるテンプレートをご紹介します。必要な項目やテンプレートをあらかじめ用意しておくと、実際に作成するときに構成を考える必要がないため、手間がかかりません。

報告書に書くべき項目

経緯報告書に書くべき基本項目は、以下の10点です。例文付きでご紹介しています。
 
貴社製品〇〇の納期遅延に関する経緯報告書
 
株式会社△△御中
 
①謝罪文
平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中と申します。
この度は、貴社に多大なるご迷惑をお掛けいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
2021年9月10日に発生いたしました貴社製品〇〇の納期遅延の経緯について、詳細を以下にご報告させていただきます。
 
②作成日:2021年9月13日(月)16:30
③作成者:株式会社〇〇 製造管理課 田中 太郎
④発生日:2021年9月10日(金)17:30頃
⑤発生場所:株式会社〇〇 八王子工場
 
⑥内容
2021年9月10日(金)17:30頃、弊社八王子工場内で、加工部品の不足が発覚し、12日(日)に納品予定であった〇〇の納品遅延が発生いたしました。
 
⑦現状
9月13日(月)時点で納品遅延の8割である〇〇個は納品済
未納品数は〇〇個
 
⑧経過
9月10日(金)17:40頃 加工部品を発注
9月11日(土)18:00頃 加工部品が到着し、製造ラインを2倍に増やして対応
9月12日(日)12:00 予定納品量の2割である〇〇個を貴社に納品
9月13日(月)15:00 予定納品量の8割である〇〇個を貴社に納品
 
⑨原因
①部品発注担当者が発注予定日に急遽欠勤となり、業務の共有が出来ていなかったという問題が発生いたしました。
 
②部品を保管しておく倉庫の容量が小さく、余分な在庫を置いておく場所が用意出来ていなかったことが判明いたしました。
 
⑩対策
①各担当者の業務を共有し、タスクの管理を行う情報共有ツールの導入を決定いたしました。11月1日より現場で運用できるよう準備を進めて参ります。
 
②八王子工場の近くの貸倉庫を既に確保し、10月1日より加工部品のストックを保管しておける環境を整える予定です。
 
 
社外向けの経緯報告書では、謝罪の気持ちを伝えなければなりません。したがって、ほかの報告書で必要になるような「内容」や「対策」より前に謝罪文を記載しましょう。

すぐに使える無料テンプレート

経緯報告書を一から作成するのは手間と時間がかかります。そのため、以下のようなテンプレートをダウンロードして、効率的かつ内容に注力できるようにしましょう。

シンプルな経緯報告書テンプレート

シンプルな経緯報告書テンプレート

こちらは、シンプルなビジネス文書形式の経緯報告書テンプレートです。ワード形式になっているため、必要に応じて冒頭に謝罪文を追加できます。
 

表形式の経緯報告書テンプレート

表形式の経緯報告書テンプレート

こちらは、表形式の経緯報告書テンプレートです。経緯の詳細を一覧表形式で整理できるため、視覚的に理解しやすいのが特徴です。
 


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誠意が伝わる経緯報告書の書き方とコツの注意点

以下では、誠意が伝わる経緯報告書の書き方とコツの注意点について解説します。顧客や取引先との信頼関係を再構築するためには、単に経緯を伝えるだけでは不十分です。以下のポイントを押さえて、分かりやすく、かつ誠意が伝わる報告書を作成しましょう。

正確な事実を客観的に伝える

経緯報告書には、正確で客観的な事実のみを記載しましょう。
 
社外向けに提出する報告書は個人からではなく、会社から先方へと提出するものです。したがって「〇〇だと思います」といった個人の意見は求められません。
 
個人の意見は誤解を招いたり相手を混乱させたりする可能性があります。そのため、あくまでも事実として「現場で何が起きたのか、それによってどんな結果が生まれたのか」を記載しましょう。

5W1Hを意識して作成する

トラブルやミスの経緯を漏れなく報告するために、5W1Hを意識して経緯報告書を作成しましょう。5W1Hとは下記の要素を指します。
 
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:誰が
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • How:どのように
5W1Hの要素に漏れがあると、事実を正確に伝えられず顧客や取引先に不信感を抱かせる可能性があります。5W1Hを意識して、情報の不足がないように記載しましょう。

簡潔なレイアウトにまとめる

経緯報告書では、トラブルの内容によっては記載内容が多くなることがあります。
 
分量が多くなる場合は内容を省略せず、箇条書きや番号付きリストを活用して簡潔で視覚的に理解しやすいレイアウトを意識しましょう。
 
読み手に正確に伝わらなければ意味がないため、内容のボリュームに関わらず分かりやすく記載されていることが重要なのです。

原因と対策を明記する

ただトラブルを記載するだけではなく「原因」と「対策」を明記しましょう。
 
原因が記載されていなければ、”トラブルを解決しようとする動きがない”と解釈されかねません。また、対策が記載されていなければ、”同じミスを繰り返すのではないか”と捉えられる可能性があります。
 
顧客や取引先の信頼を失わないために原因と対策を明記して、誠意が伝わる経緯報告書を作成しましょう。

迅速に作成・提出する

トラブルが起きたらすみやかに経緯報告書を作成・提出しましょう。経緯報告が遅れると、顧客との関係が悪化する恐れがあるためです。
 
しかし、経緯報告書を作成するには、担当部署とトラブルの原因や改善策を確認・共有しなければなりません。そのため、従来の方法では部署間の情報共有に手間がかかり、経緯報告書の作成が遅れてしまう可能性があるのです。
 
したがって、あらゆる部署間でトラブルに関する情報を共有できる仕組みが必要です。たとえば、社内の情報を簡単に集約・整理できる「Stock」を利用すれば、経緯報告書の作成に必要な情報共有がスムーズになります。


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経緯報告書を効率的に作成・共有する方法

自社と取引先との間で「トラブルの事実確認と対応策の整理し実施し、再発を防止する」ために、経緯報告書の作成は必須です。しかし、経緯報告書を担当部署が十分に確認できず改善がされないと、報告書としての意味を成しません
 
それゆえに、速やかに改善策を実行し取引先の信頼を取り戻すためには、「簡単に経緯報告書を作成し、そのまま関係者に共有できるか」が重要なポイントなのです。したがって、報告書の迅速な作成・共有が実現するITツールの導入が必須です。
 
ツールを導入する際は「使いやすさ」を基準にして選びましょう。多機能や高機能なツールは全社員が使いこなせるわけではないため、結果的に情報共有が滞ったり、改善策を確認しない社員が出てくる可能性があります。
 
結論、社員のITリテラシーに差がある企業でもストレスなく経緯報告書を作成・共有できるツールは、65歳の社員でも簡単に報告書の作成と共有ができる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」で報告書を作成すると、任意のメンバーにそのまま共有されます。また、ノートに紐づいた「タスク管理機能」が搭載されているため、報告書の閲覧をタスクに設定すれば経緯報告書の見落としも一気に減ります。

【Stock】最も簡単に経緯報告書を作成できるツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

池本健太郎さん画像
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
★★★★★ 5.0

少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん画像
西尾 太初さん
株式会社ハピネス
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました!」
★★★★★ 5.0

従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock(ストック)を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

https://www.stock-app.info/pricing.html

登録から30日間は、全ての機能を無料で試すことができます。
無料トライアル終了後に有料プランに申し込むことで、そのままノートを制限なく作成できる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能も継続して利用できます。そして、大容量のファイルも引き続きアップロード可能です。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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社外向け経緯報告書の書き方まとめ

ここまで、社外向け経緯報告書に書くべき項目や書き方のコツについてご紹介しました。
 
社外向けの経緯報告書で顧客や取引先に誠意を伝えるには、単に謝罪したり事実を述べたりするだけでは不十分です。報告書に記載した再発防止の対策を社員に周知し、速やかに実践しなければなりません。
 
それゆえに、経緯報告書をすぐに作成して共有するためには、オンライン上で報告書の作成・共有が簡単にできるITツールの導入が必須です。ただし、複雑で使いこなすのが難しいツールはかえって情報共有を停滞させる可能性があるので注意しましょう。
 
たとえば、今回ご紹介したStockはITに詳しくない65歳の人でも使いこなせるほど簡単なツールなので、非IT企業における経緯報告書の作成・共有に最適です。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了します。ぜひ「Stock」を導入し、経緯報告書の作成と共有をスムーズに進め、トラブル対応を迅速にしましょう。
 
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