業務を進めていくうえで、トラブルを完全に防ぐことは難しいです。万が一トラブルが起きてしまった際には、最大限の対応を実施するために、経緯報告書を作成し社内や社外の取引先に向けて提出する必要があります。
 
経緯報告書の作成には、問題の管理能力がそのまま現れてしまうため、社外へ向けて作成する際にはとても気を使います。決まったフォーマットがないことで、どのような構造で書けばいいのかがわからず、困った経験がある方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、社外向けの報告書に書くべき項目から、すぐに活用できるテンプレートまでご紹介しています。
 
  • 社外向けの経緯報告書の書き方が知りたい
  • 経緯報告書のテンプレートを活用して作成の手間を減らしたい
  • 経緯報告書の効果的な共有方法が知りたい
という担当者の方は、この記事を参考にすると手間をかけずに経緯報告書を作成・共有が効率的され、スピード感を持ってトラブルの解決へ進むことができます。


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経緯報告書とは?

経緯報告書とは、作業の間になにか事故やトラブルが生じてしまい、それを関係者へ報告するためのもので、経過報告書とも呼ばれることがあります。主にトラブルや事故の内容と、現在の状態を読み手へ伝えることが目的で、社外向けの経緯報告書は、社内向けと書き方が異なるため注意が必要です。
 
また、似ているものとして顛末書(てんまつしょ)というものがありますが、これはトラブルが完全に解決した後に作成する文書となります。そのため、トラブルの対応中に書く経緯報告書とは用途の違うものとなります。


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経緯報告書に書くべき項目とテンプレート

経緯報告書に書くべき内容と、すぐに活用できるテンプレートをご紹介します。あらかじめフォーマットを用意しておくことで、報告書を効率的に作成できます。

報告書に書くべき項目

経緯報告書に記載するべき基本項目は、下記の通りです。
 
  • ①作成日
  • ②作成者名
  • ③トラブル発生日
  • ④トラブル発生場所
  • ⑤内容
  • ⑥現状
  • ⑦経過
  • ⑧原因
  • ⑨対策
社外向けの場合は、謝罪の気持ちを伝える文章を記載することが必要です。その場合は、作成者名の後、文書本文の1番始めに書きましょう。

すぐに使えるテンプレートのご紹介

発生したトラブルについて誰が読んでも理解できるように、要約し記載しましょう。
 
貴社製品〇〇の納期遅延に関する経緯報告書
 
株式会社△△御中
 
平素より大変お世話になっております。株式会社〇〇の田中と申します。
この度は、貴社に多大なるご迷惑をお掛けいたしましたことを、深くお詫び申し上げます。
2021年9月10日に発生いたしました貴社製品〇〇の納期遅延の経緯について、詳細を以下にご報告させていただきます。
 
作成日:2021年9月13日(月)16:30
作成者:株式会社〇〇 製造管理課 田中 太郎
発生日:2021年9月10日(金)17:30頃
発生場所:株式会社〇〇 八王子工場
 
内容
2021年9月10日(金)17:30頃、弊社八王子工場内で、加工部品の不足が発覚し、12日(日)に納品予定であった〇〇の納品遅延が発生いたしました。
 
現状
9月13日(月)時点で納品遅延の8割である〇〇個は納品済
未納品数は〇〇個
 
経過
9月10日(金)17:40頃 加工部品を発注
9月11日(土)18:00頃 加工部品が到着し、製造ラインを2倍に増やして対応
9月12日(日)12:00 予定納品量の2割である〇〇個を貴社に納品
9月13日(月)15:00 予定納品量の8割である〇〇個を貴社に納品
 
原因
①部品発注担当者が発注予定日に急遽欠勤となり、業務の共有が出来ていなかったという問題が発生いたしました。
②部品を保管しておく倉庫の容量が小さく、余分な在庫を置いておく場所が用意出来ていなかったことが判明いたしました。
 
対策
①各担当者の業務を共有し、タスクの管理を行う情報共有ツールの導入を決定いたしました。11月1日より現場で運用できるよう準備を進めて参ります。
②八王子工場の近くの貸倉庫を既に確保し、10月1日より加工部品のストックを保管しておける環境を整える予定です。
 


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経緯報告書作成の注意点

経緯報告書を作成する場合に注意すべき4つのポイントを解説します。下記の点を押さえておけば、非常にわかりやすくトラブルの内容を先方に伝えることができ、対応を迅速化できます。

正確な事実を客観的に伝える

経緯報告書には、正確で、客観的な事実のみを記載しましょう。
 
社外向けに提出する報告書は、自分からではなく、自分の会社から先方へと提出するものとなります。そのため、たとえば「私は〇〇だと思います」というような、自分の意見や感想などは一切必要ありません。
 
あくまでも事実として、現場で何が起きたのか、それによってどんな結果が生まれたのかを記載します。

5W1Hを意識して作成する

記事や文書を書く際の基本である5W1Hを活用すれば、必要な情報を過不足なく伝えることができます。具体的には、下記の要素を盛り込みましょう。
 
  • When:いつ
  • Where:どこで
  • Who:誰が
  • What:何を
  • Why:なぜ
  • How:どのように
また、時系列に沿って記載すれば、より理解しやすい文章となります。

簡潔なレイアウトにまとめる

報告書では、トラブルの内容によっては記載内容が多くなることがあります。しかし、読み手に正確に伝わらなければ意味がないので、内容のボリュームに関わらずわかりやすく記載されていることが重要です。
 
その場合は、箇条書きや番号付きリストを活用して、簡潔なレイアウトを意識しましょう。
 
また、わかりやすいレイアウトをフォーマットとして登録しておけば、次回以降すぐに対応できます。

原因と対策を明記する

信頼関係が大切であるビジネスでの取引相手の失態となると、当然評価は厳しいものとなります。普段は気にならないような些細なことでもクレームに繋がりかねないため、顧客との信頼関係を維持しながら対処を進めていく必要があります。
 
そのため、ただトラブルを記載するだけではなく「なぜその問題が起こったのか」「どのように再発を防止するのか」という、トラブルの原因と対策の明記が非常に重要です。
 
原因が複数ある場合には、それぞれの原因に対する対策を確実に記載しましょう。


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社外への報告書の共有におすすめな情報共有ツール

経緯報告書の作成により、自社と取引先との間で「トラブルの事実確認と対応策の整理ができ、トラブルの再発を防止できる」といったメリットが得られます。しかし、経緯報告書を担当部署が十分に確認できておらず、改善案が実施されないと、報告書としての意味を成しません。
 
トラブルの際は、より早く、より正確に情報が共有されることが求められているので、経緯報告書へ報告をすぐに書き込み、そのまま簡単に関係者への共有ができるかどうかは、大変重要なポイントです。そのため、経緯報告書の管理にはWordやExcelなどのアナログな管理手法や、メールなどの送付方法ではなく、ツールを利用した管理・共有が必要になります。
 
しかし、報告書作成ために扱いが難しい多機能なツールを選定してしまうと、社員や外部の取引先担当者が使いこなせないため、誰でも使えるツールの導入が不可欠です。結論、リテラシーが異なる社内でもすぐに使えるツールは、非IT企業を含む導入実績が70,000社を超える「Stock」一択です。
 
シンプルさにこだわりを持って設計されているので、導入したその日からスムーズな情報共有が実現できます。

チームの情報を簡単に残せるツール『Stock』

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「Stock」|チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残すことが可能です。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくないチーム向けのツール
    ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始めることができます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残すことができます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、また「タスク管理」も直観的に行うことができます。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

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20ノートまでは無料で利用できます。
有料プランにすることで、ノート数が無制限になる他、「誤削除防止機能」や「編集履歴機能」などのビジネスに必須の機能が利用でき、大容量のファイルもアップロードできるようになります。
有料プランでも1人あたり月額300〜400円程度からという非常に手頃な価格で利用できます。




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経緯報告書(社外)の書き方 まとめ

これまで、経緯報告書に必要な項目や注意点などをご紹介してきました。改めて、経緯報告書を作成・保存するうえで重要なポイントは、下記の通りです。
 
  1. 事実を確認し、客観的に簡潔に作成する
  2. 必ず原因と対策を記載し、取引先が求めている結果に繋げるための信頼関係を築く
  3. 報告書で提案された対策案を業務へ反映し、トラブルの再発を防ぐ
経緯報告書は作成することがゴールではなく、取引先にトラブルの進捗を報告し、業務を前に進めることが目的となります。そのため、報告書の作成後は利用しやすい環境での保存が重要です。
 
作成した経緯報告書が最大限活用されるためにも、ITツールを使った効率的な報告書管理が必要です。ご紹介した「Stock」は、シンプルな操作性で見やすく、取引先ごとに整理ができるうえ、フォルダやノートに保存した報告書も簡単に共有ができる情報共有ツールです。
 
記載したノートに紐づくメッセージ機能を活用すれば、経緯報告書に関する質問や追加の連絡も全てStock内で完結できるため、トラブルの管理や対応がより早く、正確に行えます。
 
利用は無料からでき、登録も1分で完了するので、ぜひ「Stock」で経緯報告書の作成と共有を効率化しましょう。